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Systemmails & Vorlagen

Versendete Mails

Diese Übersicht zeigt alle vom System automatisch und manuell versendeten Mails an Deine Kunden. Jede Spalte kann mittels eines Suchbegriffes gefiltert oder sortiert werden. Mails, die außerhalb des Systems, über Outlook, Mozilla, Thunderbird oder einen andern Mailclient versendet wurden, sind in dieser Auflistung nicht zu finden.


E-Mail Vorlagen

Bei vielen automatischen Vorgängen werden vom System Mails versendet. Je nach Art der Information können diese an verschiedene Empfänger gehen. Interne Mitteilungen werden je nach Einstellung an Dich oder Deine Mitarbeiter versendet.

Bestätigungen und Benachrichtigungen zu Kursen werden an Kunden oder Mitglieder versendet. In diesem Bereich findest Du alle Vorlagen für diese automatischen Mails.

Jede Vorlage kann von Dir individuell angepasst werden

Bitte beachte, die Angaben in eckigen Klammern [……] 

Platzhalter

sind für Daten die automatisch eingefügt werden wie
Name [first_name] [last_name]
Rechnungsnummer [order_no]

Dabei können in der jeweiligen Vorlage nur die im unteren Bereich
zur Verfügung stehenden verwendet werden.

Nachdem Du Textanpassungen vorgenommen hast, erkennt das System nach dem Speichern,
dass es eine neue Version der Vorlage gibt und verwendet ab sofort diese in einem automatischen Prozess.
Eine EIGENE Vorlage kann jederzeit gelöscht werden, das System greift dann auf das Original zurück.

DSGVO - Datenschutz

Die Datenschutzbestimmungen sind für die
*TOM´s - technischen organisatorischen Mittel
*vollständig durch uns abgedeckt.

Ergänzende eigene Angaben zum Datenschutz werden empfohlen
wenn folgende Inhalte zutreffend sind:

Wenn Du Fragen hast, wende Dich bitte an Miriam

Bild als PDF & Checkliste herunterladen

⚑ DSGVO & Angebote für Kinder unter 16 Jahren

Richten sich Deine Angebote hauptsächlich an Kinder,

ist laut DSGVO Folgendes zu beachten

In den Einstellungen unter Unternehmen kannst Du einstellen, ob es einer expliziten Zustimmung der Eltern bedarf,
wenn sich Deine Angebote hauptsächlich an die Zielgruppe Kinder unter 16 Jahren richten.

Wenn diese Einstellung aktiv ist, wird die Datenschutzerklärung automatisch um den entsprechen Eintrag ergänzt.


Im Buchungstunnel

wird dann folgendes angezeigt


Kinder und Jugendschutz

Nach *§ 1 JuSchG Abs. 1 Nr. 4 wird empfohlen, dass insbesondere bei der Arbeit mit Kindern
alle Mitarbeiter eine entsprechend sensibilisierte Datenschutzschulung und einen einwandfreien Leumund
mittels erweitertem *Führungszeugnis* nachweisen können.

Pflichtangabe Signatur

Die Signatur als Fuß jeder Nachricht aus dem System legst Du unter 

Kommunikation - Einstellungen fest

Die Signatur ist eine Pflichtangabe

Filterregeln im Webmailer

Oben rechts öffne die Einstellungen und dort findest Du die *Filter*regeln
https://webmail.kurs.software/"":https://webmail.kurs.software/

Urlaubsbenachrichtigung = Autoresponder

Wähle + Filter hinzufügen und die folgenden Schritte

  • Der Regel einen Namen geben
  • Nach Bedarf eine Bedingung setzen
  • die gewünschte Aktion wählen = Urlaubsbenachrichtigung

Über die Tage wird geregelt, dass erst nach diesen Tagen ein erneuter Autoresponder verschickt wird,
wenn der Kunde bereits einen erhalten hat.

Beispiel:

  • Eingestellt sind 2 Tage
  • Ich schicke dir eine E-Mail und bekomme einen Autoresponder
  • Ich schicke dir 1 Tag später nochmal eine E-Mail und erhalte keinen Autoresponder
  • Ich schicke dir am 3. Tag nochmal eine E-Mail und erhalte erneut den Autoresponder

Andere Aktionen
  • Verschieben nach = Mail wird nach Erkennen der Regel in einen gewünschten Zielordner verschoben
  • Weiterleiten = Mail wird nach Erkennen der Regel an eine Ziel-Mailadresse weitergeleitet.
  • Ablehnen = wenn E-Mails eines bestimmten Absenders nicht gewünscht sind

Anlegen und Verwalten von Emailkonten

Mailkonten einrichten

Mailkonten kannst Du für bestimmte Vorgänge oder Mitarbeiter im Unternehmen anlegen.
Erstelle ein Mailkonto unter Angabe des Namens oder der Bezeichnung _(Kleinschreibung)
und vergib ein_ Passwort. Beachte die Passwortregeln, um die Sicherheit zu gewährleisten
und einen Fremdzugriff zu vermeiden.


Weiterleitungen & Catch-All

Unter Weiterleitungen kannst Du für alle Mails, die an_ *nicht-eindeutig*@deine-domain.de_
gesendet werden in einem Sammelkonto "auffangen".

Beispiel

Ein Kunde möchte eine Mail an Dein Unternehmen schreiben und vertippt sich bei der Bezeichnung vor dem @. Diese Mail kann keinem Konto eindeutig zugeordnet werden und würde dem Kunden als nicht zustellbar zurückgesendet werden. Mit der Einstellungen des Sammlers kommt jede Mail an und kann zu einem Zeitpunkt Deiner Wahl geprüft werden, ohne dass die anderen Konten angesprochen werden.

  1. Erstelle unter E-Mail-Konten ein Konto mit der Bezeichnung sammler@deine-domain.de.
  2. Lege das catchall@deine-domain.de an und gibt den Sammler als das Ziel der Umleitung an.

Du kannst die Umleitung natürlich auf jede andere Mailadresse Deiner Wahl legen.


In den folgenden Bereichen erfährst du, auf welchen Wegen du deine Mailkonten abrufen kannst

  • Webmail = Abruf der Mails im Browser mit geschützten Login
  • IMAP - POP3 - SMTP = Daten für den Abruf der Mail über Mail Clients
  • Microsoft Exchange

In einem E-Mail Client gibst Du zum Abrufen der Mail folgende Daten ein,
dabei ist die Mailadresse immer der Benutzername.

Unternehmensrelevante Einstellungen

Wichtige Informationen legst du in den folgenden Reitern an
  • Inhaber
  • Rechtliches
  • Stundenlöhne
  • E-Mail Empfänger
  • Einstellungen

WICHTIG
Deine AGB fügst du als Text ein.

Bitte beachte Folgendes:

Formatierungen
werden ggf. nicht oder nicht wie bisher abgebildet.
Wir empfehlen einen unformatierten Text einzufügen und die Formatierung
mittels WYSIWYG Editor vorzunehmen.

Passe die AGB gegebenenfalls an
da es evtl. Abweichungen zu deiner bisherigen Verwaltungsart geben kann.
_Bsp.: Einen "Anmeldebogen" wird es nicht mehr geben,
da sich alle Kunden in Zukunft direkt online anmelden werden._

Das Impressum

wird automatisch erstellt und mit deinen Angaben in den Feldern aktualisiert.
_Alternativ kannst du ein eigenes Impressum anlegen, in dem du die
entsprechende Auswahl bestätigst._

Widerrufsbelehrung

Hinterlege für deine privaten Endkunden = Verbraucher
die Widerrufsregeln. Siehe: Widerrufsrecht nach §§ 312g und 355

Die Datenschutzbestimmungen
haben wir für dich bereits erstellt. Sie entsprechen allen gesetzlichen Vorschriften unter Angabe der verwendeten Schnittstellen. Diese wird nach dem Aktivieren deines Accounts angepasst erstellt.


Löhne

Die hier erstellen Stundenlöhne dienen als globale Vorlage für
die manuelle Zeiterfassung der Mitarbeiter.
Zusätzlich lassen sich individuelle Stundenlöhne
direkt zu jedem Mitarbeiter erstellen.

Diese werden dann in den Kursen oder Terminen verknüpft.


E-Mail
Seiten E-Mail

ist die Hauptemailadresse deines Unternehmens. Diese E-Mail-Adresse wird zur Außendarstellung verwendet, wie z.B. als Kontaktmöglichkeit auf deiner Webseite oder in den PDF-Dateien.

Absender E-Mail

Diese E-Mail-Adresse wird bei jeder vom System versendeten E-Mail als Absender verwendet. Wichtig! Hinterlegst du nachfolgend ein SMTP Konto, verwende hier bitte unbedingt die dazugehörige E-Mail-Adresse!


SMTP Zugangsdaten

Um einen reibungslosen E-Mail Versand zu gewährleisten, empfehlen wir die E-Mails über einen gültigen SMTP-Server der Absender E-Mail Adresse zu versenden. Dadurch wird vermieden, dass E-Mails die über die Webseite versendet werden, als Spam eingestuft werden.

  • SMTP Host = Emailserver: mail.kurs.software (wenn bei uns gehostet - andernfalls Daten beim Anbieter erfragen)
  • SMTP Benutzername = Deine E-Mail-Adresse
  • SMTP Passwort = Das ist das Passwort der E-Mail-Adresse

Email-Empfänger

Entscheide, wer die Benachrichtigungen für die jeweiligen Informationen
aus den Systembereichen erhalten soll.
—-

Einstellungen

Sind deine Kunden ausschließlich Firmenkunden, kannst du das aktivieren.
Der Firmenname wird bei den Kundenangaben dann zum Pflichtfeld.
Im letzten Reiter entscheidest du die Zeitspanne in der das System die Seite
schließt, nach der ein Benutzer untätig war. In diesem Falle ist ein neuer Login erforderlich.