Lastschriften

kutego^® bietet dir die Möglichkeit, Lastschriften direkt über eine verbundene Bank-Schnittstelle oder manuell über den Export von Zahlläufen zu verwalten.
Nachfolgend wird der gesamte Prozess der Verwaltung von Lastschriften erläutert:

1. Zahllauf generieren: Klicke oben rechts auf den blauen Button Zahllauf generieren.
   Alle offenen Rechnungen, mit der Zahlart Lastschrift und einer erreichten Fälligkeit, werden dabei zu einem Zahllauf zusammengefasst.
2. Zahllauf-Übersicht: Der generierte Zahllauf erscheint in der Lastschriften-Übersicht. Ein neu erstellter Zahllauf hat den Status offen.
   Über den hellblauen Button mit der Lupe kannst du dir die enthaltenen Rechnungen im Detail ansehen. Falls nötig, kannst du über dieses Fenster auch einzelne Rechnungen aus dem Zahllauf löschen.
3. Zahllauf abschließen: Wenn alle Rechnungen korrekt sind, schließe den Zahllauf über den orangenen Button Zahllauf abschließen ab. Danach ist der Zahllauf zur Übergabe an die Bank bereit.

Lastschriften über die Bank-Schnittstelle einreichen

Damit du Lastschriften direkt über die BankingAPI einziehen kannst, müssen einige wichtige Einstellungen und Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Aktivierung der Zahlart Lastschrift
   Gehe zu Finanzen > Einstellungen > Bezahlmethoden und aktiviere Lastschrift als Zahlart. Dies ist notwendig, damit du Lastschriften in kutego^® verwalten und über die Bank-Schnittstelle einreichen kannst.
2. Gläubiger-ID
   Um Lastschriften einziehen zu können, benötigst du eine Gläubiger-ID. Falls du noch keine Gläubiger-ID hast, kannst du diese bei der zuständigen Stelle beantragen. Die Gläubiger-ID ist ein notwendiger Identifikationsschlüssel für den Lastschrifteinzug.
3. Zahllauf-Einzugsdatum festlegen
   Das Zahllauf-Einzugsdatum bestimmt, wie viele Bankarbeitstage zwischen der Übertragung des Lastschriftlaufs und dem tatsächlichen Einzug durch deine Bank vergehen.
   Sprich unbedingt mit deiner Bank über diesen Wert, um sicherzustellen, dass die Einstellung korrekt vorgenommen wird und der Einzug reibungslos funktioniert.
4. Aktivierung der benötigten Schnittstellen
   Unter Finanzen > Einstellungen solltest du neben der normalen XS2A-Schnittstelle (notwendig für die Anzeige von Transaktionen) auch die FinTS / HBCI-Schnittstelle aktivieren.
   Diese ist für die Kommunikation mit deiner Bank und den Lastschrifteinzug notwendig.

Unter Finanzen > Lastschriften kannst du anschließend über deine verbundene Bank-Schnittstelle mit nur wenigen Klicks Lastschriften direkt an deine Bank übertragen.
Hierfür bitte lediglich den Button Lastschriften einreichen klicken, um die Daten an deine Bank zu übertragen.
Um die Daten zu übermitteln, ist es erforderlich, dass du dich bei deiner Bank mit deinem Sicherheitsverfahren legitimierst.

Zahllauf kontrollieren und abschließen

Nachdem du einen Zahllauf generiert hast, kannst du diesen über das blaue Lupen-Icon noch einmal überprüfen. Dabei hast du die Möglichkeit, bei Bedarf einzelne Rechnungen aus dem Zahllauf zu löschen.

• Zahllauf abschließen: Wenn du mit dem Zahllauf zufrieden bist, klicke auf den orangenen Button „Zahllauf abschließen“, um den Prozess zu beenden. Falls eine Bank-Schnittstelle verknüpft ist, kannst du den Zahllauf anschließend über den grünen Button „Zahllauf einreichen“ an deine Bank übertragen.
• Übertragung an die Bank: Beim Einreichen öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in dem du dich mit deinem Sicherheitsverfahren bei deiner Bank legitimieren musst. Nach erfolgreicher Legitimation wird der Zahllauf an die Bank übermittelt und gemäß der hinterlegten Bankarbeitstage bearbeitet.
• Automatische Zahlungsstatus-Aktualisierung: Die Software setzt den Zahlungsstatus aller Rechnungen in diesem Zahllauf automatisch auf „bezahlt“. Sollte es in den folgenden Tagen zu einer Rückmeldung der Bank kommen, dass eine Lastschrift nicht eingelöst wurde, wird der Status der entsprechenden Rechnung wieder auf „offen“ gesetzt. Zusätzlich kann, falls hinterlegt, eine Rücklastschriftgebühr als Rechnungsposition hinzugefügt werden.

Rückmeldung und automatische Anpassung des Zahlstatus

Nachdem du die Lastschriften erfolgreich über die Bank-Schnittstelle übertragen hast, werden alle zugehörigen Rechnungen automatisch auf den Zahlstatus bezahlt gesetzt.

Sollte jedoch nach einigen Tagen eine Rückmeldung von der Bank kommen, dass ein Konto nicht gedeckt war, greift ein automatischer Prozess:

1. Zahlstatus-Anpassung: Die betroffene Rechnung wird wieder auf den Zahlstatus offen gesetzt.
2. Rücklastschriftgebühr: Falls in den Finanzeinstellungen eine Rücklastschriftgebühr hinterlegt ist, wird diese automatisch zur betroffenen Rechnung hinzugefügt.

Dieser Prozess stellt sicher, dass die Buchhaltung stets aktuell bleibt und unbezahlte Rechnungen erneut eingefordert werden können.

info

Eine Rechnung kann nur in einem Zahllauf enthalten sein.
Möchtest du eine Rechnung erneut einziehen, entferne sie bitte aus dem vorherigen Zahllauf, indem du auf das rote X in der Detailansicht klickst.
Anschließend kannst du einen neuen Zahllauf erstellen und die Rechnung erneut einziehen.

Sicherheit

Die Software wird niemals ohne deine ausdrückliche Zustimmung Zahlungen in Auftrag geben.
Selbst bei der Verwendung der Bank-Schnittstelle musst du dich mit dem von deiner Bank geforderten Sicherheitsverfahren legitimieren.
Erst nach erfolgreicher Authentifizierung wird der Zahllauf an die Bank übertragen. Diese Sicherheitsmaßnahmen sorgen dafür, dass alle geltenden Standards eingehalten werden.

Lastschriften ohne Bank-Schnittstelle verwalten

Solltest du keine aktive Bank-Schnittstelle eingerichtet haben, kannst du den Zahllauf manuell generieren und als Datei herunterladen, um ihn bei deiner Bank hochzuladen. Der Prozess läuft folgendermaßen ab:

• Zahllauf herunterladen: Falls die Bank-Schnittstelle nicht aktiv ist, kannst du den Zahllauf über den lila Button “Bankdatei herunterladen”, um diesen manuell in dein Bankportal hochzuladen.
• Zahlstatus verwalten: Sobald der Zahllauf erfolgreich von deiner Bank eingezogen wurde, kannst du über den grünen Haken-Button den gesamten Zahllauf auf eingezogen setzen.
  Dies bewirkt, dass der Zahlungsstatus der darin enthaltenen Rechnungen auf bezahlt gesetzt wird.

Kundenbenachrichtigung

Optional kannst du deine Kunden während des gesamten Prozesses per E-Mail informieren – sowohl über den Einzug der Lastschrift als auch über die generelle Durchführung des Zahllaufs.

Für eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung haben wir eine Klickanleitung erstellt, die dich bei jedem Schritt durch den Prozess begleitet:

Rücklastschriften richtig bearbeiten

Eine Rücklastschrift entsteht, wenn eine eingereichte Lastschrift von der Bank nicht ausgeführt werden konnte.
Das passiert zum Beispiel, wenn das Konto deines Kunden nicht ausreichend gedeckt ist, wenn eine falsche Bankverbindung hinterlegt wurde oder wenn das Konto nicht mehr existiert.
kutego^® unterstützt dich in solchen Fällen dabei, die Rücklastschrift korrekt zu verbuchen und die Rechnung wieder auf „offen“ zu setzen, damit du den Betrag entweder erneut einziehen oder über eine andere Zahlungsart einfordern kannst.

Es gibt dabei verschiedene Szenarien, die sich danach unterscheiden, wie du deine Lastschriften einreichst und ob du die Bankschnittstelle nutzt.

Grundszenario: Einzug per kutego^® oder per Bankdatei
Wenn du Lastschriften über kutego^® einreichst, dann werden die betroffenen Rechnungen zunächst automatisch auf „bezahlt“ gesetzt.
Wenn du dagegen eine Bankdatei exportierst und selbst bei deiner Bank hochlädst, musst du im Anschluss daran den entsprechenden Zahllauf manuell auf „bezahlt“ setzen. Erst dadurch weiß kutego^®, dass diese Rechnungen erfolgreich eingezogen wurden.

Automatische Rücklastschriften mit der XS2A-Schnittstelle

Hast du die XS2A-Schnittstelle verbunden, meldet dir deine Bank automatisch zurück, wenn eine Lastschrift nicht eingelöst werden konnte.
Wenn die Rücklastschrift korrekt erkannt und zugeordnet werden kann, führt kutego^® folgende Schritte automatisch aus:

• Die betroffene Rechnung wird als Rücklastschrift markiert.
• Der Zahlstatus der Rechnung wechselt von „bezahlt“ zurück auf offen.
• Die Zahlart wird automatisch von „Lastschrift“ auf Überweisung geändert (es sei denn, du hast in deinen Finanzeinstellungen den erneuten Einzug nach X Tagen hinterlegt – siehe unten).

Wichtig: Damit dieser automatische Prozess funktioniert, muss die Rechnung ursprünglich mit Zahlart = Lastschrift angelegt und bereits auf bezahlt gesetzt gewesen sein. Nur dann kann die Bankrückmeldung eindeutig zugeordnet werden.

Wenn die Bank keine Rücklastschrift-Codes liefert

In den meisten Fällen übermittelt deine Bank die Rücklastschrift mit einem eindeutigen Code/Kennzeichnung. In seltenen Ausnahmefällen geschieht dies jedoch nicht oder nur unvollständig.
In solchen Fällen kann kutego^® die Rücklastschrift nicht automatisch erkennen. Du musst den Vorgang manuell anstoßen:

# Gehe im Menü zu Finanzen > Bankkonto.

# Suche die betreffende Rückzahlung

# Klicke auf den orangenen Button am Ende der Transaktionszeile, um die Rücklastschrift der zugehörigen Rechnung zuordnen.

# Kutego erledigt dann für dich automatisch folgende Schritte:

• Die Rechnung wird auf offen gesetzt.
  *Die Zahlart wird auf Überweisung geändert.
• Die in deinen Finanzeinstellungen hinterlegte Rücklastschriftgebühr wird automatisch als zusätzliche Rechnungsposition ergänzt.

Wichtig: Damit dieser Prozess funktioniert, muss die Rechnung ursprünglich mit Zahlart = Lastschrift angelegt und bereits auf bezahlt gesetzt gewesen sein. Nur dann kann die Bankrückmeldung eindeutig zugeordnet werden.
So stellst du sicher, dass auch in diesem Sonderfall deine Buchhaltung korrekt bleibt und die Gebühren für die Rücklastschrift nicht vergessen werden.

Wiedereinzug nach x Tagen (z. B. 7 Tage)

Viele Anbieter möchten Lastschriften nicht einfach offenlassen, sondern nach einigen Tagen erneut versuchen einzuziehen. In kutego^® kannst du in den Finanzeinstellungen eine Option hinterlegen, mit der ein erneuter Einzug nach einer von dir gewählten Anzahl an Tagen erfolgt.
Wenn diese Option aktiviert ist, passiert bei einer Rücklastschrift Folgendes:

• Der Zahlstatus der Rechnung wird auf offen gestellt.
• Die Zahlart bleibt auf Lastschrift bestehen, da du die Rechnung erneut einziehen möchtest.
• Die Rechnung wird automatisch aus dem ursprünglichen Zahllauf entfernt, denn eine Rechnung kann technisch immer nur in einem Zahllauf enthalten sein.
• Das Einzugsdatum wird auf den von dir hinterlegten Termin (z. B. 7 Tage später) gesetzt.
  Die Rechnung wird automatisch zum Einzugsdatum in den von dir generierten Zahllauf aufgenommen und kann erneut eingezogen werden.
  kutego^® bereitet also alles so vor, dass du ohne manuelle Nacharbeit den neuen Einzug starten kannst.

Arbeiten ohne Bankschnittstelle – Rücklastschriften komplett manuell bearbeiten

Wenn du gar nicht mit der XS2A-Schnittstelle arbeitest, sondern alles manuell über deine Bank erledigst, musst du Rücklastschriften auch manuell in kutego^® bearbeiten.
Der Ablauf sieht dann so aus:

# Öffne den entsprechenden Zahllauf in Kutego.

# Suche die betroffene Rechnung und klicke auf das orangene Dreieck am Ende der Zeile. Damit markierst du die Rechnung als Rücklastschrift.

• Der Zahlstatus wird dadurch automatisch auf offen gestellt.
• Die Zahlart wird automatisch von „Lastschrift“ auf Überweisung geändert (es sei denn, du hast in deinen Finanzeinstellungen den erneuten Einzug nach X Tagen hinterlegt – siehe unten).
• Die in deinen Finanzeinstellungen hinterlegte Rücklastschriftgebühr wird automatisch als Rechnungsposition hinzugefügt.

Falls du die Option Erneuter Einzug nach x Tagen aktiviert hast, musst du die Rechnung nur als Rücklastschrift markieren. Alles Weitere (Statusänderung, neues Einzugsdatum, Gebühr hinzufügen) erledigt kutego^® automatisch.
Bei erreichtem Einzugsdatum kann die Rechnung automatisch in den von dir generierten Zahllauf aufgenommen und erneut eingezogen werden.

• Mit XS2A-Schnittstelle: Rücklastschriften werden in der Regel automatisch erkannt, sofern die Bank die Codes korrekt liefert.
• Ohne XS2A-Schnittstelle: Rücklastschriften müssen manuell zugeordnet werden.
• Mit Wiedereinzug nach x Tagen: Rechnung wird automatisch auf ein neues Einzugsdatum verschoben und für den nächsten Zahllauf vorbereitet.
• Ohne Wiedereinzug: Rechnung bleibt auf offen und die Zahlart wird auf Überweisung geändert.

info

Änderungen an Rechnungen werden NICHT automatisch im Zahllauf berücksichtigt. Um eine Rechnungsänderung im Zahllauf zu aktualisieren, entferne die Rechnung aus dem Zahllauf und generiere diesen neu. Daher sollte der Zahllauf nicht im Voraus erstellt werden, sondern erst unmittelbar vor dem Zahlungseinzug.