Ratenvereinbarungen

Ratenvereinbarungen ab 01.07.2026

Mit der neuen Ratenvereinbarung erstellst du eine einzige Gesamtrechnung, die mehrere Zahlungsziele mit individuellen Fälligkeitsdaten enthält. So behältst du den Überblick, arbeitest buchhalterisch sauber und kannst Rechnungen bei Bedarf auch an ein Inkassobüro übergeben – ohne mit Einzelrechnungen jonglieren zu müssen.

So funktioniert die Ratenvereinbarung

Wenn du eine Ratenvereinbarung anlegst, wird eine Gesamtrechnung über den vollen Betrag erstellt. Unterhalb der Rechnung werden die einzelnen Raten mit ihren jeweiligen Fälligkeitsdaten aufgelistet.
Der Kunde erhält beim Anlegen der Ratenvereinbarung die Gesamtrechnung mit allen Zahlungszielen auf einen Blick.

Anzahlung anrechnen

Hast du bereits eine Anzahlung erhalten, kannst du diese direkt im Feld Bereits gezahlt eintragen. Der eingetragene Betrag wird wie ein Guthaben auf die Gesamtrechnung angerechnet.

_Beispiel: Du hast eine Rechnung über 1.000 € und eine Anzahlung von 250 € erhalten. Du möchtest den Restbetrag auf drei Raten aufteilen:
Teile die Rechnung auf vier Raten auf (nicht drei – die Gesamtrechnung bleibt der Bezugspunkt).
Trage im Feld Bereits gezahlt den Betrag von 250 € ein.
Die erste Fälligkeit wird automatisch auf „bezahlt” gesetzt.
Die verbleibenden drei Raten werden mit je 250 € angelegt._

Einzelne Raten bearbeiten

Jede Rate kann unabhängig von den anderen bearbeitet werden. Für jede Rate kannst du individuell anpassen:

Betrag
Fälligkeit
Bereits geleistete Zahlung
Zahlmethode

Du kannst deine Raten vollkommen individuell gestalten und jederzeit flexibel anpassen. Öffne dazu die gewünschte Rate über den Bearbeiten-Button in der Ratenübersicht unterhalb der Rechnung.

Verwendungszweck von Ratenvereinbarungen

Der Verwendungszweck bleibt für alle Raten gleich – es sei denn, du hast für einzelne Raten unterschiedliche Parameter definiert. In diesem Fall erhält der Kunde verschiedene Verwendungszwecke, damit die Zahlungen korrekt zugeordnet werden können.

Ratenrechnung endfällig stellen

Entscheidet sich dein Kunde dazu, den offenen Betrag doch auf einmal zu begleichen, kannst du die Rechnung endfällig stellen.
Das bedeutet: Alle noch offenen Raten werden storniert und der gesamte Restbetrag wird als eine neue Forderung mit einem neuen Fälligkeitsdatum angelegt.
So gehst du vor:

Öffne die Detailansicht der Rechnung.
Klicke rechts oberhalb der Ratenübersicht auf Endfällig stellen.
Trage die neue Fälligkeit ein.
Optional: Hinterlege einen Grund und wähle, ob der Kunde per E-Mail informiert werden soll.
Bestätige mit Endfällig stellen.

Im Dialog siehst du vorab, wie viele Raten noch offen sind und welcher Betrag fällig gestellt wird.
Diese Funktion ist ebenfalls hilfreich, wenn du Rechnungen an ein Inkassounternehmen übergeben möchtest.

Zahlung über den Zahlungslink

Bezahlt dein Kunde über den Zahlungslink die nächste Rate, kann er dort auch einen höheren Betrag als die definierte Rate eingeben. Der überzahlte Betrag wird automatisch als Guthaben auf die Gesamtrechnung angerechnet – genauso wie eine Anzahlung. Dadurch kann die nächste Rate bereits teilweise oder die gesamte Rechnung auf einmal bezahlt werden.

Mahnwesen für Ratenzahlungen

Für Ratenvereinbarungen gibt es einen eigenen Mahnlauf. Diesen findest du unter: Finanzen > Mahnwesen > Standardmahnlauf Ratenzahlungen

Hinweis: Es erfolgt keine automatische Benachrichtigung zu den einzelnen Zahlungszielen, da diese bereits mit der Gesamtrechnung übermittelt wurden. Das Mahnwesen wird bei Fälligkeit automatisch aktiv. Um Kunden vorab an eine Rate zu erinnern, kann im Mahnwesen eine Erinnerungs-E-Mail eingerichtet werden – beispielsweise einen Tag vor dem jeweiligen Fälligkeitsdatum.

Vorteile auf einen Blick

Alle Zahlungsziele in einer einzigen Rechnung – übersichtlich und buchhalterisch sauber
Ideal für die Übergabe an ein Inkassobüro
Anzahlungen werden automatisch als Guthaben angerechnet
Flexible Bearbeitung jeder einzelnen Rate
Endfälligstellung mit einem Klick möglich
Kunden können beim Zahlungslink flexibel mehr zahlen und die Gesamtrechnung schneller begleichen

Alte Ratenvereinbarungen (erstellt vor 01.07.2026)

Unter dem Menüpunkt Finanzen > Ratenvereinbarungen erhältst du eine Übersicht über alle angelegten Ratenverträge.
Hier kannst du auf einen Blick sehen:

Wie viele Raten für den jeweiligen Vertrag angelegt wurden.
Wie viele Rechnungen bereits erstellt wurden.
Den aktuellen Status jeder Rechnung.

Mit einem Klick auf den orangefarbenen Bearbeiten-Button am Ende jeder Zeile kannst du bestehende Ratenverträge anpassen oder ändern.

Ratenzahlungen direkt im Kurstermin einrichten

Du hast die Möglichkeit, Ratenzahlungen direkt im Kurstermin anzubieten.
Dafür aktiviere in Blockkursen > Kundenpreise den Schalter Ratenzahlung und lege fest, welche Raten möglich sind.
Bitte markiere immer auch 1 Rate, damit der Kunde stets die Möglichkeit behält, den Betrag auf einmal zu zahlen.

Der im Kurs angegebene Grundpreis muss in der Ratenberechnung aufgehen.
Das System ermittelt aus dem Grundpreis und der jeweils gewählten Ratenanzahl die Teilbeträge.

info

Bitte beachte, dass es bei einer Ratenzahlung kein Aufschlag auf den Kurspreis eingestellt werden kann.

Manuellen Ratenvertrag anlegen oder bereits gestellte Rechnung umwandeln

Wenn du eine Rechnung manuell anlegst, kannst du dabei ebenfalls die Ratenzahlung auswählen.
Alternativ kannst du eine bereits erstellte Rechnung nachträglich in einen Ratenvertrag umwandeln, falls der Kunde sich später für eine Ratenzahlung entscheidet.
Dazu bearbeite die Rechnung und wähle die Option “Ratenzahlung” aus.
Speichere die Änderungen und informiere den Kunden optional per E-Mail.
Nach dem Speichern wird der Gesamtbetrag der Rechnung in die erste Ratenzahlung umgewandelt und eine neue Rechnungsversion erstellt.
Ein Ratenvertrag wird automatisch angelegt.

Funktionsweise von Ratenverträgen

Bei einem Ratenvertrag wird die erste Rate direkt bei der Buchung erstellt.
Danach generiert das System automatisch monatlich neue Ratenrechnungen, bis der Gesamtbetrag vollständig bezahlt wurde.

Vertragsstatus

Ein Ratenvertrag kann drei verschiedene Status haben:

Laufend: Die erste Rate wurde erstellt, und das System generiert weiterhin monatlich neue Ratenrechnungen gemäß der Ratenvereinbarung.
Beendet: Alle Raten wurden erstellt, und der Vertrag generiert keine neuen Rechnungen mehr.
Wenn du einen Vertrag beenden möchtest, kannst du den Status auf “Beendet” setzen.
Bisher erstellte Rechnungen bleiben bestehen, aber es werden keine neuen Rechnungen erstellt.
Storniert: Der Vertrag sowie alle zugehörigen Rechnungen werden storniert.
Dies sollte nur geschehen, wenn dem Kunden aus der Ratenvereinbarung keine Rechnungen gestellt werden sollen und alle Rechnungen hinfällig sind.

Pausieren einer Ratenvereinbarung

Es ist möglich, eine Ratenvereinbarung individuell zu pausieren.
Dazu kann das Datum der nächsten Rechnungsstellung geändert werden.
Standardmäßig liegt dieses Datum einen Monat nach der letzten Rechnungsstellung.
Du kannst jedoch ein spezifisches Datum festlegen, ab dem die nächste Rate generiert wird.
Nach diesem Datum erstellt das System wieder monatlich Ratenrechnungen, es sei denn, das Datum wird erneut angepasst.

Du hast die Aktion Verschieben zur Verfügung, wenn du das Datum der nächsten Rechnungsstellung um x Monate nach hinten verschieben möchtest.
Diese Aktion kann auch über Tools (grüner Button oben rechts in der Übersicht) als Massenaktion durchgeführt werden.

Gutscheine und Kundenguthaben

Falls der Kunde einen Gutschein oder ein vorhandenes Guthaben auf die Ratenvereinbarung anwenden möchte,
wird dieses Guthaben gleichmäßig auf alle Raten aufgeteilt.
Das System erstellt dann entsprechend angepasste, gleichmäßige Raten.

info

Ein Rabatt muss direkt bei der Erstellung der Ratenvereinbarung eingetragen werden.
Ein nachträglicher Rabatt wird nicht berücksichtigt, da die Ratenvereinbarung auf der ersten Rechnung basiert.

Stundung einer bereits erstellten Ratenzahlungsrechnung

Es besteht die Möglichkeit, eine bereits erstellte Ratenzahlungsrechnung zu stunden, was bedeutet, dass die Rate ausgesetzt wird und sich die Laufzeit des Ratenvertrags entsprechend verlängert.
Beachte, dass dieser Vorgang nicht rückgängig gemacht werden kann.

Funktionsweise der Stundung
Wenn eine Ratenrechnung gestundet wird, wird die ursprüngliche Rechnung storniert, da sie hinfällig geworden ist.
Der Ratenvertrag verlängert sich durch diese Stundung automatisch um einen zusätzlichen Monat.
Die nächste fällige Rate verschiebt sich somit um einen Monat nach hinten.

Dieses Vorgehen bietet Flexibilität für den Kunden, falls eine Rate in einem bestimmten Monat nicht gezahlt werden kann.
Beachte jedoch, dass die gesamte Restlaufzeit des Ratenvertrags durch jede Stundung verlängert wird.

Automatische Ratenübersicht & flexibles Beenden von Ratenverträgen

Generell wird bei allen Ratenrechnungen automatisch eine Ratenübersicht im PDF mit angehängt.
So behalten deine Kunden jederzeit den Überblick:

Welche Raten wurden bereits bezahlt?
Welche stehen noch aus?
Wie setzt sich der Gesamtbetrag zusammen?
Das sorgt für maximale Transparenz und reduziert Rückfragen.

Ratenvertrag beenden & Restbetrag abrechnen – so geht’s

Wenn du einen Ratenvertrag vorzeitig beenden möchtest, um den Restbetrag gesammelt in einer Rechnung zu stellen, gehst du wie folgt vor:

Ratenvertrag bearbeiten und den Status auf beendet setzen. Änderungen speichern.
Letzte Ratenrechnung bearbeiten. Neue Rechnungsposition (Typ „Sonstiges“) hinzufügen. Restbetrag eintragen. Rechnung speichern & versenden.

Was passiert dabei im Hintergrund?

Der Ratenvertrag wird gestoppt > keine weiteren Rechnungen werden erzeugt
Bereits erstellte Rechnungen bleiben unverändert bestehen
Die finale Rechnung enthält keine Ratenübersicht mehr, da der Vertrag beendet ist