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Endkunden-Handbuch

Dieser Abschnitt erläutert euren Endkunden die Funktionen, damit sie ihren Kundenbereich bestmöglich nutzen können.
Du kannst diese Texte direkt verwenden oder individuell an dich und deine Kunden anpassen.

Dein Kundenkonto – einfach erklärt​

Willkommen in deinem persönlichen Kundenbereich!
Hier kannst du alle Informationen zu deinen Kursen, Zahlungen und Buchungen übersichtlich an einem Ort verwalten.
Über dein Kundenkonto bleibst du immer auf dem Laufenden und kannst viele Dinge selbstständig erledigen – einfach, schnell und digital.

1. Willkommen im Kundenbereich​

Über dein persönliches Kundenkonto kannst du alle wichtigen Informationen rund um deine gebuchten Kurse, Termine, Zahlungen und den Kommunikationsverlauf bequem an einem Ort einsehen.
Du erhältst deinen Zugang direkt von deinem Anbieter oder durch deine Buchung.
Nach der Anmeldung siehst du sofort deine persönliche Startseite, die dich freundlich begrüßt und dir einen schnellen Überblick bietet.

So ist dein Kundenbereich aufgebaut​

  • Linke Navigation: Hier findest du alle wichtigen Bereiche deines Kontos. Je nachdem, welche Funktionen dein Anbieter nutzt, können die Reiter leicht variieren. Mögliche Bereiche sind zum Beispiel:
    • Übersicht – dein Startbereich mit allen wichtigen Infos auf einen Blick
    • Meine Termine – deine kommenden Kurse oder Unterrichtseinheiten
    • Nachholtermine – Ersatztermine, falls du einen Termin verpasst hast
    • Rechnungen, Gutscheine, Dokumente, E-Mails, Stammdaten – weitere Verwaltungsbereiche
    • Verträge,Karten, Pakete, Mitgliedschaften, Ratenverträge – je nach gebuchten Leistungen
  • Obere Begrüßung: Du wirst persönlich mit deinem Namen begrüßt und siehst den Namen deines Anbieters.
  • Schnellübersicht: In farbigen Kästchen siehst du:
    • Offene Rechnungen
    • Deinen nächsten Termin
    • Dein aktuelles Guthaben
  • Nächste Termine: Direkt darunter werden dir deine anstehenden Termine mit Datum, Kurs, Teilnehmer und Status angezeigt.

2. Die wichtigsten Funktionen im Kundenkonto​

Dein Kundenkonto bietet dir viele praktische Möglichkeiten, um deine Kurse und Termine selbst zu verwalten.

Vom Termin abmelden
Wenn du an einem Kurstermin nicht teilnehmen kannst, kannst du dich direkt über den roten Button in der Spalte Aktion abmelden. Deine Abmeldung wird automatisch erfasst.

Alle Termine im Überblick
Im Reiter „Termine“ findest du alle deine gebuchten Kurse und Termine. Hier kannst du:

  • kommende Termine sehen,
  • dich abmelden,
  • oder – bei einem Kartenkontingent – neue Termine selbst buchen.

Mit Kartenkontingent Termine buchen
Wenn du ein Kartenkontingent wie beispielsweise eine 10er-Karte erworben hast, findest du deine Verträge im Reiter Karten. Über den blauen Button “Termin auswählen” kannst du alle verfügbaren Kurstage einsehen:

  • Weiß = bereits gebuchte Termine
  • Grau = mögliche Auswahltermine
    Durch einen Klick auf deinen gewünschten Kurstag buchst du dich direkt ein. Dabei wird automatisch ein Tag deines Kontingents abgezogen, und dein Kursleiter wird über deine Anmeldung informiert. So kannst du flexibel entscheiden, wann du teilnehmen möchtest.

Nachholtermine buchen
Wenn du einen Kurstermin verpasst hast, kannst du – falls dein Anbieter diese Funktion aktiviert hat – über den Reiter Nachholtermine einen Ersatztermin wählen. Unter Aktion findest du:

  • Gelber Button: Jetzt Nachholtermin suchen – zeigt verfügbare Ausweichtermine.
  • Blauer Button: Einstellungen ändern – ermöglicht, Tage, Uhrzeiten oder Standorte einzugrenzen oder E-Mail-Benachrichtigungen zu aktivieren.
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Tipp: Wenn keine Nachholtermine angezeigt werden, prüfe deine Einstellungen – mit weiteren Kriterien erscheinen oft mehr Optionen.

Entschuldigung selbst rückgängig machen („Wieder anmelden”)​

Du kannst dich eigenständig vom Status „entschuldigt” zurück auf einen Kurstag anmelden – ohne dass du deinen Anbieter kontaktieren musst. Der Button „Wieder anmelden” erscheint im Kundenbereich direkt beim betreffenden Termin.

Voraussetzungen
Alle vier Bedingungen müssen gleichzeitig erfüllt sein, damit der Button angezeigt wird und die Aktion möglich ist:

  • Der Teilnehmer hat für diesen Kurstag aktuell den Status „entschuldigt”.
  • Für diesen Kurstag wurde kein Versicherungsfall im Rahmen der Kursrücktrittsversicherung eingereicht.
  • Das Datum Anmeldung bis aus den Einstellungen der jeweiligen Kurskategorie ist noch nicht abgelaufen.
  • Der Kurs ist nicht überbucht – es muss also noch dein Platz frei sein.

Ist eine der Bedingungen nicht erfüllt, wird der Button nicht angezeigt und die Anmeldung ist nur nach Rücksprache mit deinem Kursanbieter möglich.

Wo findest du den Button?

Im Kundenbereich unter „Meine Termine” erscheint bei einem Termin mit Status „entschuldigt” der Button „Wieder anmelden”, sofern alle Voraussetzungen erfüllt sind. Nach dem Klick wirst du direkt wieder für den Kurstag eingetragen.
Kursrücktrittsversicherung beachten: Wurde für den betreffenden Kurstag bereits ein Versicherungsfall eingereicht, ist eine eigenständige Wiederanmeldung nicht möglich.

3. Weitere Funktionen im Kundenbereich​

Neben deinen Terminen findest du im Kundenkonto weitere hilfreiche Bereiche für Zahlungen, Kommunikation und persönliche Daten.

Rechnungen
Im Reiter „Rechnungen“ kannst du:

  • alle Rechnungen einsehen,
  • den Zahlungsstatus prüfen,
  • und Rechnungen als PDF herunterladen.

Gutscheine
Im Reiter „Gutscheine“ siehst du alle Gutscheincodes, die bereits in Kundenguthaben umgewandelt wurden, sowie Kaufgutscheine, die du selbst erworben hast. Wenn erlaubt, kannst du einen neuen Gutscheincode in Kundenguthaben umwandeln. Das ist praktisch, da der Betrag dann automatisch bei deiner nächsten Buchung verrechnet wird.

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Hinweis: Die Umwandlung ist nur möglich, wenn der Gutschein keine Einschränkungen hat. Gutscheine für bestimmte Angebote können nicht umgewandelt werden.

Dokumente
Im Reiter „Dokumente“ kannst du:

  • Unterlagen deines Anbieters herunterladen,
  • und eigene Dokumente hochladen.

E-Mails
Hier findest du eine Übersicht aller Nachrichten, die du von deinem Anbieter über die Plattform erhalten hast – z. B. Buchungsbestätigungen oder Kursinfos.

Stammdaten & Einstellungen
Unter „Stammdaten“ kannst du:

  • deine persönlichen Daten prüfen oder ändern,
  • ein Profilbild hochladen.
  • Im Reiter „Einstellungen“ kannst du: deine Adresse aktualisieren und z.B. deine Bankverbindung ändern (notwendig bei Lastschrift).
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Tipp: Halte deine Daten aktuell, damit dein Anbieter dich immer erreichen kann.

4. Verträge, Pakete und Mitgliedschaften​

Je nach Buchung findest du in deinem Kundenkonto zusätzliche Bereiche zur Verwaltung deiner Leistungen.

Verträge
Im Reiter „Verträge“ siehst du:

  • deine laufenden und abgeschlossenen Verträge,
  • den Status, die Laufzeit und die Kosten,
  • sowie die Möglichkeit zur fristgerechten Kündigung.

Pakete
Im Reiter „Pakete“ findest du: deine gebuchten Pakete, dein Restkontingent und kannst direkt aus dem Login heraus Leistungen buchen, ohne zur Webseite deines Anbieters wechseln zu müssen.

Mitgliedschaften
Im Reiter „Mitgliedschaften“ (oder „Mitglieder“) siehst du alle Informationen zu deiner Mitgliedschaft, inklusive Laufzeit, Konditionen und Kündigungsmöglichkeiten.

Ratenverträge
Im Reiter „Ratenverträge“ findest du alle Informationen zu deiner Ratenvereinbarung: Fälligkeiten der Raten, bereits gezahlte Beträge und eine grafische Übersicht deiner Zahlungen.
Du kannst aktuelle Rechnungen direkt herunterladen und behältst so den Überblick über alle Zahlungen.

5. Kursrücktrittsversicherung​

Dein Kursanbieter kann dir optional eine Kursrücktrittsversicherung anbieten – entweder als Zubuchoption beim Buchungsvorgang oder bereits im Kurspreis enthalten.
Die Versicherung schützt dich, wenn du einen gebuchten Kurs aufgrund bestimmter unvorhergesehener Ereignisse nicht antreten kannst. Sie wird in Zusammenarbeit mit der Würzburger Versicherung angeboten und läuft direkt über dein Kundenkonto – du musst dich nirgendwo separat anmelden.

Wann greift die Versicherung?
Die Versicherung greift, wenn du aus einem der folgenden Gründe nicht am Kurs teilnehmen kannst:

  • Erkrankung oder Unfall
  • Schwangerschaft
  • Arbeitsplatzwechsel

Bietest dein Kursanbieter Kurse mit Tieren an (z. B. Hundeschule), sind auch Leistungsfälle für deinen angemeldeten Hund oder deine Katze mitversichert. Es gibt keine Selbstbeteiligung.

Wichtig: Die Kursrücktrittsversicherung gilt ausschließlich für deinen eigenen Rücktritt vom Kurs. Fällt ein Kurs seitens des Anbieters aus oder wird abgesagt, greift die Versicherung nicht.

Wie buchst du die Versicherung?​

Wenn dein Anbieter die Versicherung als Option anbietet, kannst du sie direkt beim Buchungsvorgang hinzuwählen. Die Prämie beträgt 6 % des Kurspreises und wird auf deiner Rechnung separat ausgewiesen. Ist die Versicherung bereits im Kurspreis enthalten, wird sie automatisch für dich abgeschlossen – ohne zusätzliche Kosten auf deiner Rechnung.

Versicherung nachträglich buchen​

Du kannst eine Kursrücktrittsversicherung auch nachträglich zu einer bereits bestehenden Buchung abschließen. Klicke dafür im Reiter „Versicherungen” auf den Button „Versicherung hinzufügen” und wähle aus deinen Buchungen aus, für welche du den Versicherungsschutz noch ergänzen möchtest. Nach Bestätigung und Einsicht der vorvertraglichen Informationen kannst du die Versicherung kostenpflichtig abschließen.

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Der Versicherungsschutz beginnt bei einer nachträglichen Buchung erst ab dem Folgetag. Kurstage, die zu diesem Zeitpunkt bereits stattgefunden haben, sind nicht mehr versicherbar.

Versicherung bei bestehendem Abo oder Vertrag ändern​

Du kannst die Versicherung für ein bestehendes Abonnement oder einen bestehenden Vertrag jederzeit eigenständig über dein Kundenlogin hinzubuchen oder wieder entfernen, wenn du sie für zukünftige Abrechnungen nicht mehr nutzen möchte. Die Änderung wirkt sich dabei ausschließlich auf zukünftige Abrechnungszeiträume aus – bereits gestellte Rechnungen und vergangene Zeiträume bleiben davon unberührt.

So geht’s:

1. Klicke im Reiter „Versicherungen” auf das braune Icon „Automatische Verlängerung beenden” bei der betreffenden Versicherung.
2. Die Änderung gilt ab dem nächsten Abrechnungszeitraum – die aktuelle, bereits gestellte Rechnung bleibt unverändert versichert.”

Deine Versicherungen im Kundenkonto​

Der Reiter „Versicherungen” ist unabhängig vom Zahlungsstatus deiner Rechnung sichtbar – du siehst deine abgeschlossenen Versicherungen also auch, bevor du die zugehörige Rechnung bezahlt hast. Einen Versicherungsfall einreichen kannst du allerdings erst, sobald die Rechnung als bezahlt markiert ist.
Über den Button „Versicherung hinzufügen” kannst du eine Kursrücktrittsversicherung auch nachträglich zu bereits bestehenden Buchungen abschließen. Dabei wählst aus einer Liste deiner Buchungen (Kurs, Teilnehmer, Zeitraum, Prämie) die gewünschten Buchungen aus und bestätigt den Abschluss nach Einsicht der vorvertraglichen Informationen.

Alle abgeschlossenen Versicherungen findest du im Reiter „Versicherungen” in der linken Navigation deines Kundenkontos. Dort siehst du Datum und Bezeichnung der jeweiligen Versicherung sowie drei Aktionen:

Grüner Button (Dokument-Icon): Lädt deine Versicherungsbestätigung als PDF herunter.
Gelber Button (Schadensicon): Hierüber kannst du einen Versicherungsfall einreichen.
Dunkler Button (X-Icon): Hierüber kannst du deine Versicherung eigenständig kündigen, wenn die Frist noch nicht abgelaufen ist.

Versicherung selbst kündigen​

Du kannst eine abgeschlossene Kursrücktrittsversicherung jederzeit eigenständig über den dunklen Button (X-Icon) im Reiter “Versicherungen” kündigen – ohne deinen Kursanbieter kontaktieren zu müssen.

Die Kündigung ist bis einschließlich zum Tag vor Kursstart möglich. Das für dich geltende Datum wird dir direkt unter der jeweiligen Versicherung als “Kündbar bis TT.MM.JJJJ” angezeigt.
Nach Ablauf dieser Frist steht dir die eigenständige Kündigung nicht mehr zur Verfügung.

Diese Frist ist identisch mit der Stornofrist gegenüber dem Versicherer. Nach dem Tag vor Kursstart ist keine Rückerstattung der Versicherungsprämie mehr möglich.

Was passiert mit deiner Rechnung?​

Kündigst du die Versicherung, wird die entsprechende Position automatisch von deiner Rechnung storniert – du erhältst dazu eine Stornorechnung.

  • War die Rechnung noch offen, reduziert sich einfach der noch zu zahlende Betrag.
  • War die Rechnung bereits bezahlt, erhältst du den Betrag entweder zurücküberwiesen oder als Guthaben auf deinem Kundenkonto gutgeschrieben – je nachdem, wie dein Kursanbieter die Rückerstattung vornimmt.

Hast du eine Rechnung noch nicht bezahlt, zeigt dir kutego® bei der jeweiligen Versicherung zusätzlich das Label “Zahlung offen” an. Das betrifft nur die Geltendmachung von Versicherungsansprüchen: Kündigen kannst du die Versicherung innerhalb der Kündigungsfrist trotzdem jederzeit.

Wie meldest du einen Versicherungsfall?​

Klicke im Reiter „Versicherungen” auf den gelben Button neben der betreffenden Versicherung und folge den Schritten zur Fallmeldung. Die weitere Abwicklung erfolgt über die Versicherung.

tipp

Melde einen Versicherungsfall möglichst zeitnah, sobald feststeht, dass du nicht teilnehmen kannst. Je früher die Meldung erfolgt, desto reibungsloser läuft die Abwicklung.

Versicherung bei einer Umbuchung​

Wirst du von deinem Anbieter in einen anderen Kurstermin umgebucht, übernimmt kutego® deine bestehende Kursrücktrittsversicherung automatisch für den neuen Termin. Der Versicherungsschutz gilt ab dem Zeitpunkt der Umbuchung.

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Reiche eventuelle Versicherungsfälle für deinen bisherigen Kurstermin unbedingt vor der Umbuchung ein. Danach siehst du im Reiter „Versicherungen” nur noch den neuen Kurstermin und kannst auch nur noch dafür einen Versicherungsfall einreichen. Bereits eingereichte Versicherungsfälle zur alten Versicherung werden davon unabhängig im Hintergrund weiterbearbeitet.

QR-Code zum Einchecken nutzen​

Wenn dein Anbieter mit einer QR-Code-Einlasskontrolle arbeitet, findest du bei deinen anstehenden Terminen den Button „QR-Code anzeigen”. Ein Klick öffnet ein Fenster mit deinem persönlichen Einlass-QR-Code, den du beim Betreten des Kurses vorzeigst.

Der QR-Code ist bereits vor dem eigentlichen Kurstag in deinem Kundenkonto sichtbar – du musst also nicht bis zum Veranstaltungstag warten, um ihn abzurufen.
Die tatsächliche Prüfung erfolgt erst beim Scanvorgang selbst: Erst zur gebuchten Kurszeit lässt sich der Code auch tatsächlich einlösen.
Zusätzlich kannst du den Code direkt über den Button „Hinzufügen zu Wallet” in deiner Wallet speichern, um ihn auch offline und ohne Login jederzeit griffbereit zu haben.

6. Symbole in der Kopfzeile​

In der oberen Leiste deines Kundenkontos findest du nützliche Symbole, mit denen du wichtige Funktionen schnell erreichst.

Barrierefreiheit
Hier kannst du den Kontrast erhöhen und die Schriftgröße anpassen – für bessere Lesbarkeit.

Nachrichten
Über das Briefsymbol gelangst du in den Bereich „Nachrichten“. Hier findest du deinen gesamten Schriftverkehr mit deinem Kursanbieter. Über den Button „Neue Nachricht“ kannst du ihn direkt kontaktieren – schnell und unkompliziert.

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Tipp: Nachrichten über das System werden automatisch deinem Konto zugeordnet – so bleibt alles ordentlich dokumentiert.

Abmelden
Über das Abmelde-Symbol meldest du dich sicher aus deinem Kundenkonto ab. Das schützt deine Daten, besonders auf öffentlichen Geräten.

7. Passwort vergessen oder Login-Probleme​

Wenn du dein Passwort vergessen hast, kannst du es ganz einfach selbst zurücksetzen.
Passwort zurücksetzen

  • Öffne die Login-Seite deines Kundenkontos.
  • Klicke auf Passwort zurücksetzen.
    Bitte gib die E-Mail-Adresse ein, mit der du dein Kundenkonto erstellt hast.
  • Folge dem Link in der E-Mail, um ein neues Passwort zu vergeben.
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Tipp: Wenn du keine E-Mail erhältst, prüfe bitte deinen Spam-Ordner.

Angemeldet bleiben
Wenn du regelmäßig auf dein Konto zugreifst, kannst du das Feld „angemeldet bleiben“ aktivieren. So musst du dein Passwort nicht jedes Mal erneut eingeben.

warnung

Wichtig: Verwende diese Funktion nur auf deinem eigenen Gerät.

Login mit Passkey (optional)
Wenn dein Gerät es ermöglicht, kannst du dich alternativ mit einem Passkey anmelden – z. B. per Fingerabdruck oder Gesichtserkennung. Das ist besonders sicher und bequem.