Endkunden-Handbuch

Dieser Abschnitt erläutert euren Endkunden die Funktionen, damit sie ihren Kundenbereich bestmöglich nutzen können.
Du kannst diese Texte direkt verwenden oder individuell an dich und deine Kunden anpassen.

Dein Kundenkonto – einfach erklärt

Willkommen in deinem persönlichen Kundenbereich!
Hier kannst du alle Informationen zu deinen Kursen, Zahlungen und Buchungen übersichtlich an einem Ort verwalten.
Über dein Kundenkonto bleibst du immer auf dem Laufenden und kannst viele Dinge selbstständig erledigen – einfach, schnell und digital.

1. Willkommen im Kundenbereich

Über dein persönliches Kundenkonto kannst du alle wichtigen Informationen rund um deine gebuchten Kurse, Termine, Zahlungen und den Kommunikationsverlauf bequem an einem Ort einsehen.
Du erhältst deinen Zugang direkt von deinem Anbieter oder durch deine Buchung.
Nach der Anmeldung siehst du sofort deine persönliche Startseite, die dich freundlich begrüßt und dir einen schnellen Überblick bietet.

So ist dein Kundenbereich aufgebaut

• Linke Navigation: Hier findest du alle wichtigen Bereiche deines Kontos. Je nachdem, welche Funktionen dein Anbieter nutzt, können die Reiter leicht variieren. Mögliche Bereiche sind zum Beispiel:
  • Übersicht – dein Startbereich mit allen wichtigen Infos auf einen Blick
  • Meine Termine – deine kommenden Kurse oder Unterrichtseinheiten
  • Nachholtermine – Ersatztermine, falls du einen Termin verpasst hast
  • Rechnungen, Gutscheine, Dokumente, E-Mails, Stammdaten – weitere Verwaltungsbereiche
  • Verträge,Karten, Pakete, Mitgliedschaften, Ratenverträge – je nach gebuchten Leistungen
• Obere Begrüßung: Du wirst persönlich mit deinem Namen begrüßt und siehst den Namen deines Anbieters.
• Schnellübersicht: In farbigen Kästchen siehst du:
  • Offene Rechnungen
  • Deinen nächsten Termin
  • Dein aktuelles Guthaben
• Nächste Termine: Direkt darunter werden dir deine anstehenden Termine mit Datum, Kurs, Teilnehmer und Status angezeigt.

2. Die wichtigsten Funktionen im Kundenkonto

Dein Kundenkonto bietet dir viele praktische Möglichkeiten, um deine Kurse und Termine selbst zu verwalten.

Vom Termin abmelden
Wenn du an einem Kurstermin nicht teilnehmen kannst, kannst du dich direkt über den roten Button in der Spalte Aktion abmelden. Deine Abmeldung wird automatisch erfasst.

Alle Termine im Überblick
Im Reiter „Termine“ findest du alle deine gebuchten Kurse und Termine. Hier kannst du:

• kommende Termine sehen,
• dich abmelden,
• oder – bei einem Kartenkontingent – neue Termine selbst buchen.

Mit Kartenkontingent Termine buchen
Wenn du ein Kartenkontingent wie beispielsweise eine 10er-Karte erworben hast, findest du deine Verträge im Reiter Karten. Über den blauen Button “Termin auswählen” kannst du alle verfügbaren Kurstage einsehen:

• Weiß = bereits gebuchte Termine
• Grau = mögliche Auswahltermine
  Durch einen Klick auf deinen gewünschten Kurstag buchst du dich direkt ein. Dabei wird automatisch ein Tag deines Kontingents abgezogen, und dein Kursleiter wird über deine Anmeldung informiert. So kannst du flexibel entscheiden, wann du teilnehmen möchtest.

Nachholtermine buchen
Wenn du einen Kurstermin verpasst hast, kannst du – falls dein Anbieter diese Funktion aktiviert hat – über den Reiter Nachholtermine einen Ersatztermin wählen. Unter Aktion findest du:

• Gelber Button: Jetzt Nachholtermin suchen – zeigt verfügbare Ausweichtermine.
• Blauer Button: Einstellungen ändern – ermöglicht, Tage, Uhrzeiten oder Standorte einzugrenzen oder E-Mail-Benachrichtigungen zu aktivieren.

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Tipp: Wenn keine Nachholtermine angezeigt werden, prüfe deine Einstellungen – mit weiteren Kriterien erscheinen oft mehr Optionen.

Entschuldigung selbst rückgängig machen („Wieder anmelden”)

Du kannst dich eigenständig vom Status „entschuldigt” zurück auf einen Kurstag anmelden – ohne dass du deinen Anbieter kontaktieren musst. Der Button „Wieder anmelden” erscheint im Kundenbereich direkt beim betreffenden Termin.

Voraussetzungen
Alle vier Bedingungen müssen gleichzeitig erfüllt sein, damit der Button angezeigt wird und die Aktion möglich ist:

• Der Teilnehmer hat für diesen Kurstag aktuell den Status „entschuldigt”.
• Für diesen Kurstag wurde kein Versicherungsfall im Rahmen der Kursrücktrittsversicherung eingereicht.
• Das Datum Anmeldung bis aus den Einstellungen der jeweiligen Kurskategorie ist noch nicht abgelaufen.
• Der Kurs ist nicht überbucht – es muss also noch dein Platz frei sein.

Ist eine der Bedingungen nicht erfüllt, wird der Button nicht angezeigt und die Anmeldung ist nur nach Rücksprache mit deinem Kursanbieter möglich.

Wo findest du den Button?

Im Kundenbereich unter „Meine Termine” erscheint bei einem Termin mit Status „entschuldigt” der Button „Wieder anmelden”, sofern alle Voraussetzungen erfüllt sind. Nach dem Klick wirst du direkt wieder für den Kurstag eingetragen.
Kursrücktrittsversicherung beachten: Wurde für den betreffenden Kurstag bereits ein Versicherungsfall eingereicht, ist eine eigenständige Wiederanmeldung nicht möglich.

3. Weitere Funktionen im Kundenbereich

Neben deinen Terminen findest du im Kundenkonto weitere hilfreiche Bereiche für Zahlungen, Kommunikation und persönliche Daten.

Rechnungen
Im Reiter „Rechnungen“ kannst du:

• alle Rechnungen einsehen,
• den Zahlungsstatus prüfen,
• und Rechnungen als PDF herunterladen.

Gutscheine
Im Reiter „Gutscheine“ siehst du alle Gutscheincodes, die bereits in Kundenguthaben umgewandelt wurden, sowie Kaufgutscheine, die du selbst erworben hast. Wenn erlaubt, kannst du einen neuen Gutscheincode in Kundenguthaben umwandeln. Das ist praktisch, da der Betrag dann automatisch bei deiner nächsten Buchung verrechnet wird.

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Hinweis: Die Umwandlung ist nur möglich, wenn der Gutschein keine Einschränkungen hat. Gutscheine für bestimmte Angebote können nicht umgewandelt werden.

Dokumente
Im Reiter „Dokumente“ kannst du:

• Unterlagen deines Anbieters herunterladen,
• und eigene Dokumente hochladen.

E-Mails
Hier findest du eine Übersicht aller Nachrichten, die du von deinem Anbieter über die Plattform erhalten hast – z. B. Buchungsbestätigungen oder Kursinfos.

Stammdaten & Einstellungen
Unter „Stammdaten“ kannst du:

• deine persönlichen Daten prüfen oder ändern,
• ein Profilbild hochladen.
• Im Reiter „Einstellungen“ kannst du: deine Adresse aktualisieren und z.B. deine Bankverbindung ändern (notwendig bei Lastschrift).

tipp

Tipp: Halte deine Daten aktuell, damit dein Anbieter dich immer erreichen kann.

4. Verträge, Pakete und Mitgliedschaften

Je nach Buchung findest du in deinem Kundenkonto zusätzliche Bereiche zur Verwaltung deiner Leistungen.

Verträge
Im Reiter „Verträge“ siehst du:

• deine laufenden und abgeschlossenen Verträge,
• den Status, die Laufzeit und die Kosten,
• sowie die Möglichkeit zur fristgerechten Kündigung.

Pakete
Im Reiter „Pakete“ findest du: deine gebuchten Pakete, dein Restkontingent und kannst direkt aus dem Login heraus Leistungen buchen, ohne zur Webseite deines Anbieters wechseln zu müssen.

Mitgliedschaften
Im Reiter „Mitgliedschaften“ (oder „Mitglieder“) siehst du alle Informationen zu deiner Mitgliedschaft, inklusive Laufzeit, Konditionen und Kündigungsmöglichkeiten.

Ratenverträge
Im Reiter „Ratenverträge“ findest du alle Informationen zu deiner Ratenvereinbarung: Fälligkeiten der Raten, bereits gezahlte Beträge und eine grafische Übersicht deiner Zahlungen.
Du kannst aktuelle Rechnungen direkt herunterladen und behältst so den Überblick über alle Zahlungen.

5. Kursrücktrittsversicherung

Dein Kursanbieter kann dir optional eine Kursrücktrittsversicherung anbieten – entweder als Zubuchoption beim Buchungsvorgang oder bereits im Kurspreis enthalten.
Die Versicherung schützt dich, wenn du einen gebuchten Kurs aufgrund bestimmter unvorhergesehener Ereignisse nicht antreten kannst. Sie wird in Zusammenarbeit mit der Würzburger Versicherung angeboten und läuft direkt über dein Kundenkonto – du musst dich nirgendwo separat anmelden.

Wann greift die Versicherung?
Die Versicherung greift, wenn du aus einem der folgenden Gründe nicht am Kurs teilnehmen kannst:

• Erkrankung oder Unfall
• Schwangerschaft
• Arbeitsplatzwechsel

Bietest dein Kursanbieter Kurse mit Tieren an (z. B. Hundeschule), sind auch Leistungsfälle für deinen angemeldeten Hund oder deine Katze mitversichert. Es gibt keine Selbstbeteiligung.

Wichtig: Die Kursrücktrittsversicherung gilt ausschließlich für deinen eigenen Rücktritt vom Kurs. Fällt ein Kurs seitens des Anbieters aus oder wird abgesagt, greift die Versicherung nicht.

Wie buchst du die Versicherung?

Wenn dein Anbieter die Versicherung als Option anbietet, kannst du sie direkt beim Buchungsvorgang hinzuwählen. Die Prämie beträgt 6 % des Kurspreises und wird auf deiner Rechnung separat ausgewiesen. Ist die Versicherung bereits im Kurspreis enthalten, wird sie automatisch für dich abgeschlossen – ohne zusätzliche Kosten auf deiner Rechnung.

Deine Versicherungen im Kundenkonto

Alle abgeschlossenen Versicherungen findest du im Reiter „Versicherungen” in der linken Navigation deines Kundenkontos. Dort siehst du Datum und Bezeichnung der jeweiligen Versicherung sowie zwei Aktionen:

Grüner Button (Dokument-Icon): Lädt deine Versicherungsbestätigung als PDF herunter.
Gelber Button (Schadensicon): Hierüber kannst du einen Versicherungsfall einreichen.

Wie meldest du einen Versicherungsfall?

Klicke im Reiter „Versicherungen” auf den gelben Button neben der betreffenden Versicherung und folge den Schritten zur Fallmeldung. Die weitere Abwicklung erfolgt über die Versicherung.

tipp

Melde einen Versicherungsfall möglichst zeitnah, sobald feststeht, dass du nicht teilnehmen kannst. Je früher die Meldung erfolgt, desto reibungsloser läuft die Abwicklung.

6. Symbole in der Kopfzeile

In der oberen Leiste deines Kundenkontos findest du nützliche Symbole, mit denen du wichtige Funktionen schnell erreichst.

Barrierefreiheit
Hier kannst du den Kontrast erhöhen und die Schriftgröße anpassen – für bessere Lesbarkeit.

Nachrichten
Über das Briefsymbol gelangst du in den Bereich „Nachrichten“. Hier findest du deinen gesamten Schriftverkehr mit deinem Kursanbieter. Über den Button „Neue Nachricht“ kannst du ihn direkt kontaktieren – schnell und unkompliziert.

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Tipp: Nachrichten über das System werden automatisch deinem Konto zugeordnet – so bleibt alles ordentlich dokumentiert.

Abmelden
Über das Abmelde-Symbol meldest du dich sicher aus deinem Kundenkonto ab. Das schützt deine Daten, besonders auf öffentlichen Geräten.

7. Passwort vergessen oder Login-Probleme

Wenn du dein Passwort vergessen hast, kannst du es ganz einfach selbst zurücksetzen.
Passwort zurücksetzen

• Öffne die Login-Seite deines Kundenkontos.
• Klicke auf Passwort zurücksetzen.
  Bitte gib die E-Mail-Adresse ein, mit der du dein Kundenkonto erstellt hast.
• Folge dem Link in der E-Mail, um ein neues Passwort zu vergeben.

tipp

Tipp: Wenn du keine E-Mail erhältst, prüfe bitte deinen Spam-Ordner.

Angemeldet bleiben
Wenn du regelmäßig auf dein Konto zugreifst, kannst du das Feld „angemeldet bleiben“ aktivieren. So musst du dein Passwort nicht jedes Mal erneut eingeben.

warnung

Wichtig: Verwende diese Funktion nur auf deinem eigenen Gerät.

Login mit Passkey (optional)
Wenn dein Gerät es ermöglicht, kannst du dich alternativ mit einem Passkey anmelden – z. B. per Fingerabdruck oder Gesichtserkennung. Das ist besonders sicher und bequem.