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Kurs-Einstellungen

In kutego® hast du eine Vielzahl an Einstellungen, mit denen du deine Kurse optimal verwalten und anpassen kannst.
Diese Einstellungen bieten dir Flexibilität in der Zeiterfassung, Benachrichtigung, Rechnungsstellung und Verwaltung von Abonnements für Kurse.

Automatische Zeiterfassung für Mitarbeiter​

Du kannst festlegen, ob du die automatische Zeiterfassung für deine Mitarbeiter aktivieren möchtest.
Bei Aktivierung und hinterlegtem Stundenlohn in der entsprechenden Kurskategorie, erfasst kutego® automatisch alle Zeiten, zu denen ein Kursleiter eingetragen ist.
Diese Daten kannst du unter Unternehmen > Zeiterfassung anzeigen und auswerten.

Benachrichtigungen bei Teilnehmeränderungen​

Über die An- und Abmelde-Info-Mail kannst du entscheiden, ob der Kursleiter bei neuen Anmeldungen oder Abmeldungen (Entschuldigungen) von Teilnehmern benachrichtigt werden soll.
Diese Benachrichtigung informiert den Kursleiter über Teilnehmer, die sich über ihren Kunden-Login für einen Kurstermin angemeldet oder abgemeldet haben oder durch eine neue Buchung als Teilnehmer eingetragen werden.

Stornierung und Teilrückerstattung bei Kursabsagen​

In den Kurseinstellungen kannst du den Abzug bereits vergangener Kurstage bei einer Stornierung aktivieren.
Dadurch wird bei einer Stornierung der bereits absolvierte Kurstag vom Erstattungsbetrag abgezogen.
Der Kunde erhält somit eine Stornorechnung nur für die zukünftigen Kurstage.
Ist diese Einstellung deaktiviert, kannst du im Einzelfall manuell entscheiden, wie die Stornierung abgewickelt wird.

Platzreservierung im Buchungstunnel​

  • Verhindert Doppelbuchungen: Während des Check-Out-Prozesses wird der Kursplatz automatisch reserviert, um Überschneidungen zu vermeiden.
  • Reservierungszeit einstellen:
    • Die Dauer der Reservierung kannst du individuell unter Kurse > Einstellungen festlegen.
    • Läuft die Reservierungszeit ab, wird der Buchungsvorgang abgebrochen, und der Kunde muss den Prozess erneut starten.

Erinnerungsmail zur Vertragsverlängerung​

Um deine Kunden bestmöglich zu informieren, bietet kutego® jetzt eine neue Funktion:
Automatische Erinnerungsmails zur bevorstehenden Vertragsverlängerung bei Verträgen mit Kündigungsfrist.

Wo stelle ich das ein?

  • Gehe links in der Navigation zu: Kurse > Einstellungen
  • Einstellung für Erinnerungsfrist: In den Kurseinstellungen kannst du festlegen, wie viele Wochen vor Ende der Kündigungsfrist eine automatische E-Mail zur Ankündigung der Vertragsverlängerung an den Kunden versendet wird.
  • Ziel dieser Mail: Der Kunde wird rechtzeitig daran erinnert, dass sich sein Vertrag bald verlängert – das schafft Transparenz und Vertrauen.

Du willst keine Erinnerungsmails versenden?
Wenn du keine E-Mail-Benachrichtigung zur Vertragsverlängerung wünschst, kannst du das in der Laufzeitvorlage entsprechend steuern:

  • Aktiviere in der Laufzeitvorlage die Option Stille Verlängerung.
    In diesem Fall wird keine Erinnerungsmail (bei der Zahlart Lastschrift auch keine Rechnung) versendet – der Vertrag verlängert sich automatisch stillschweigend.

Abonnements / Kursreihen​

kutego® ermöglicht dir das Einrichten von Kursreihen, bei denen verschiedene Blockkurse in Reihe geschaltet werden.
Ein Kunde, der einen Kurs im Abonnement bucht, hat automatisch einen Platz in allen nachfolgenden Kursen reserviert, bis er sein Abonnement kündigt.

Wichtige Einstellungen für Abonnements:

  • Abo-Kündigungsfrist: Die Frist bezieht sich immer auf den Start des Folgekurses.
    Vor Ablauf der Kündigungsfrist wird der Abonnent in der Teilnehmerliste als „Abonnent“ angezeigt.
    Nach Ablauf dieser Frist wird der Teilnehmer fest eingebucht und erhält eine Rechnung.
  • Abo-Admin-Benachrichtigung: Wenn du eine Altersprüfung in deinen Kursen aktiviert hast, kannst du über die Abo-Admin-Benachrichtigung bestimmen,
    wann das System diese Prüfung durchführen soll.
    Diese Benachrichtigung sollte immer vor der Kündigungsfrist liegen, damit du bei Nichterfüllen der Kriterien den Kunden rechtzeitig kontaktieren und ggf. umplanen kannst.
    So kannst du frei gewordene Plätze wieder neu vergeben.

Was ist ein Abonnement?​

Ein Abonnement bei Blockkursen ermöglicht es, verschiedene Blockkurse in einer Kursreihe hintereinander anzubieten.
Kunden, die sich für ein Abonnement einbuchen, erhalten eine automatische Platzreservierung in allen aufeinanderfolgenden Kursen der Reihe.
Das bedeutet, dass sie ohne weiteren Aufwand automatisch für jeden Folgekurs gebucht werden, solange sie das Abonnement nicht kündigen.

Diese Einstellung ist besonders nützlich für Kursreihen mit ähnlicher Teilnehmerkonstellation, da Kunden dadurch eine verlässliche Garantie auf einen Platz in den zukünftigen Kursen der Reihe haben.
Aus unternehmerischer Perspektive bietet das Abonnement den Vorteil, dass der Kunde aktiv werden muss, um zu kündigen, während keine Aktion erforderlich ist, um das Abonnement fortzusetzen.

Das Abonnement bietet daher eine bequeme und zuverlässige Option sowohl für Kunden als auch für Kursanbieter.

Wie kann ich Abonnements / Kursreihen anlegen?​

Mit Kursreihen kannst du mehrere Blockkurse automatisch hintereinander schalten, sodass eine fortlaufende Reihe entsteht.

So funktioniert’s:
1. Abonnement aktivieren: Gehe in die gewünschte Kurskategorie und aktiviere dort die Funktion Abonnement.
2. Ersten Kurstermin anlegen: Lege wie gewohnt deinen ersten Kurstermin unter Kurstermine an.
3. Folgekurs erstellen: Öffne die Kursterminübersicht und wähle Aktion > Kopieren beim Erstkurs.

  • In der Maske siehst du jetzt die Zeile Folgekurs von: “Dein Erstkurs”.
  • Passe bei Bedarf alle Parameter an (Zeitraum, Bezeichnung, Uhrzeit, Preise, Kurskategorie etc.).
  • Speichere den neuen Kurstermin.
    4. Weitere Kurse anhängen: Wiederhole den Kopiervorgang für jeden weiteren Folgekurs in der Reihe (zu jedem gewünschten Zeitpunkt).

Teilnehmer mit Abonnement​

Wenn sich bereits Teilnehmer im Erstkurs mit einem Abo eingebucht haben, erscheinen sie im Folgekurs unterhalb der Teilnehmerliste als vorgemerkt mit Platzreservierung.
Diese werden bereits auf die maximale Teilnehmerzahl angerechnet.
Nach Ablauf der von dir definierten Abonnement-Kündigungsfrist (unter Kurse > Einstellungen) werden die Teilnehmer automatisch in den Folgekurs eingebucht.
Sie erscheinen dann in der Teilnehmerliste mit offener Rechnung.

info

Damit die automatische Umbuchung funktioniert, muss der Folgekurs vor Ablauf der Kündigungsfrist erstellt und im Status aktiv geschaltet sein.

Abo-Info-Text für Abonnement-Kunden​

Bietest du Kurse im Abonnement an, erscheint beim Buchungsprozess ein* Pop-up-Fenster* für den Kunden,
das erklärt, was ein Abonnement ist und welche Vorteile es bietet.
Der hier hinterlegte Standardtext wird im Pop-up angezeigt, den du jedoch nach Belieben anpassen kannst, um ihn an dein Business und deine Zielgruppe anzupassen.