Inkasso

Inkasso-Schnittstelle

Über unseren Partner, die Debtist GmbH, kannst du unbezahlte Rechnungen deiner Kunden einfach und direkt ins außergerichtliche Mahnverfahren übergeben.
Dieser Service ist für dich kostenfrei!
Entstehende Kosten sind von deinen Kunden im Rahmen des Forderungseinzugs als Verzugsschaden direkt an das Inkassounternehmen zu tragen.
Sollten alle außergerichtlichen Mahnversuche ohne Erfolg bleiben, bleibt dir die Möglichkeit, individuell zu entscheiden, ob du kostenpflichtige gerichtliche Schritte einleiten möchtest.

Nach der Aktivierung der Inkasso-Schnittstelle in deinem Account hast du die Möglichkeit unter Finanzen > Mahnwesen > Mahnläufe, festzulegen,
ab welcher Mahnstufe die Forderung abgetreten wird und das Inkassoverfahren für den Kunden beginnt.
Dies sorgt für eine nahtlose Integration in deinen bestehenden Mahnprozess und sichert dir eine effektive und zeitsparende Lösung bei offenen Forderungen.

In der Detailansicht der Rechnung findest du alle wichtigen Informationen zur Forderungsbearbeitung.
Hier sind die komplette Kommunikation und der aktuelle Bearbeitungsstatus einsehbar. Zusätzlich sind alle erstellten Dokumente übersichtlich hinterlegt.

Falls du Fragen hast oder direkt mit der Debtist GmbH zu dieser speziellen Rechnung in Kontakt treten möchtest, steht dir in der Detailansicht ein Kontakt-Button zur Verfügung.
So kannst du unkompliziert Unterstützung erhalten und eventuelle Anliegen zu diesem Inkasso-Fall schnell klären.

Wie funktioniert das Inkasso-Verfahren bei Kutego?

Sobald eine Rechnung in Kutego überfällig ist, kannst du sie direkt an Debtist weiterleiten.
Debtist übernimmt dann den gesamten Inkasso-Prozess:

1. Vorgerichtliches Inkasso
Debtist kontaktiert den Schuldner und fordert die Zahlung an – per E-Mail, Brief, SMS oder Anruf. Oft kommen Teil- oder Vollzahlungen dabei zurück.
Für dich fallen hier normalerweise keine Kosten an, da die Schuldner die Gebühren übernehmen.

2. Gerichtliche Abwicklung
Wenn das vorgerichtliche Inkasso nicht erfolgreich ist, kann Debtist nach Absprache mir dir das gerichtliche Mahnverfahren einleiten.
Dieses Verfahren kann bis zur Pfändung von Vermögenswerten führen.
Die Kosten für das gerichtliche Verfahren müssen zunächst von dir vorgestreckt werden, werden aber im Erfolgsfall vom Schuldner zurückgezahlt.

Was tun, wenn Kunden trotz Zahlung eine Mahnung erhalten?

• Zahlung prüfen und verbuchen
  Überprüfe zuerst, ob die Zahlung korrekt eingegangen und verbucht ist. Aktualisiere dann die Informationen in Kutego, damit der Inkassoprozess gestoppt wird.
• Debtist informieren
  Sobald du die Zahlung bestätigt hast, teile dies Debtist mit. Dadurch wird verhindert, dass weitere Mahnungen an den Kunden verschickt werden.
• Fall klären, wenn direkt an Kutego gezahlt wurde
  Hat der Kunde nach der Mahnung direkt an Kutego gezahlt, läuft der Inkassoprozess trotzdem weiter, um die Gebühren einzufordern.
  Wenn der Kunde diese nicht zahlt, muss der Gläubiger (also du) die Inkassogebühren übernehmen.
• Inkassoverfahren beenden
  Ein Inkassoverfahren kann beendet werden, wenn alle Zahlungen, einschließlich der Inkassogebühren, bei Debtist eingegangen sind.
  Möchtest du das Inkassoverfahren vorzeitig beenden können Stornokosten anfallen.

Ist es möglich, ein eingeleitetes Inkassoverfahren zu beenden, wenn der Kunde bezahlt hat?

Ja, es ist möglich, ein eingeleitetes Inkassoverfahren zu beenden, wenn der Kunde bezahlt hat.
Wichtig ist jedoch, dass der komplette Betrag inklusive der Inkassogebühren an Debtist gezahlt wird.
Sollte der Kunde direkt an Dich oder über Kutego gezahlt haben, muss der ausstehende Betrag trotzdem noch bei Debtist beglichen werden.
Die Zahlung, die an Kutego geleistet wurde, wird dem Kunden gutgeschrieben.
Weigert sich dieser, ist Debtist gezwungen, die Gebühren (RVG-Gebühr) mit dem Gläubiger abzurechnen.
Auf die Zahlung der Zinsen und Mahnkosten verzichtet Debtist in diesem Fall.
Erst wenn alle Zahlungen bei Debtist eingegangen sind, wird der Inkassoprozess gestoppt und der Fall abgeschlossen.

Wie können angelaufene Inkassoprozesse gestoppt werden?

Um den Inkassoprozess zu stoppen, musst Du Debtist über die betroffenen Fälle schnellstmöglich informieren.
Dazu kannst Du in Kutego die entsprechenden Zahlungen als beglichen markieren oder direkt aus der Rechnungsdetailansicht Kontakt mit Debtist aufnehmen.
Sobald Debtist die Bestätigung erhält, dass die Forderung beglichen ist oder ein Fehler vorliegt, prüfen sie den Fall und stoppen den Inkassoprozess.
Eine zeitnahe Kommunikation zwischen Dir, Kutego und Debtist ist entscheidend, um unnötige Mahnungen zu vermeiden und den Prozess rechtzeitig zu beenden.

Generell gilt: wenn Du Dich entscheidest, Inkasso zu stoppen, und Debtist bereits losgelegt hat, fallen Stornokosten für Dich als Gläubiger an.
Die sind in Höhe der Inkassogebühr mit einem Faktor von 1,3 (ohne Zinsen & Mahngebühr).
Dabei spielt es keine Rolle, ob Du die Zahlung erhalten hast oder aus anderen Gründen beenden willst, denn Debtist hat bereits Arbeit investiert.
Passiert das bis zu einem Tag nach dem Start der Forderung schließt Debtist den Fall aus Kulanz ohne Kosten.

Warum bekomme ich weniger Geld vom Inkassobüro ausgezahlt?

Inkassobüros müssen auf ihre Dienstleistungen 19% Umsatzsteuer abführen.
Diese Steuer kann dem Schuldner nicht in Rechnung gestellt werden, sondern wird von deinem Auszahlungsbetrag abgezogen.

info

Das Wichtigste für dich:
Falls du umsatzsteuerpflichtig bist, kannst du diesen Steuerbetrag einfach beim Finanzamt zurückfordern.
Dadurch entstehen dir am Ende keine zusätzlichen Kosten – der Inkasso-Service bleibt für dich kostenfrei.

Inkasso-Schnittstelle einrichten

Mit der Inkasso-Schnittstelle hast du die Möglichkeit, offene Rechnungen unkompliziert an unseren Inkasso-Partner Debtist zu übergeben. Debtist übernimmt anschließend das Einziehen der offenen Forderungen für dich.

Welche Kosten fallen bei Nutzung der Inkasso-Schnittstelle für mich an?

Der Service ist für dich grundsätzlich kostenfrei.

1. Wird das Inkasso-Verfahren seitens Debtist eingestellt, ohne dass es zu einem erfolgreichen Eintreiben der Forderung kommen konnte, fallen für dich keine Kosten an.
2. Entscheidest du dich für ein gerichtliches Verfahren, informiert dich Debtist vorab über die voraussichtlichen Kosten, sodass du deine Entscheidung auf dieser Grundlage treffen kannst.
3. Nur in einem speziellen Fall können Kosten entstehen: Wenn du eine Rechnung bereits an Debtist übergeben hast und das Inkasso-Verfahren später selbstständig wieder einstellen möchtest, weil du z. B. eine Zahlung falsch zugeordnet hast.

• Erfolgt die Rücknahme innerhalb von 24–48 Stunden, ist dies in der Regel aus Kulanz kostenlos.
• Erfolgt die Rücknahme zu einem späteren Zeitpunkt, wenn Debtist bereits aktiv Forderungen gestellt hat, musst du die entstandenen Kosten übernehmen.

Wie kann ich Rechnungen an Inkasso übergeben?

Du hast zwei Möglichkeiten, Rechnungen an Debtist zu übergeben:
1. Automatisiert über den Mahnlauf:

• Aktiviere zunächst die Inkasso-Schnittstelle unter Finanzen > Einstellungen.
• Gehe dann zu Finanzen > Mahnläufe und aktiviere in der gewünschten Mahnstufe den Schalter “an Inkasso übergeben”. Jede Rechnung, die diese Mahnstufe erreicht, wird dann automatisch an Debtist übergeben.

tipp

Stelle am besten eine Mahnstufe vor der Inkasso-Übergabe so ein, dass die Mahnung zusätzlich per Briefpost versendet wird. So stellst du sicher, dass der Kunde die Forderung zuverlässig erhält – auch wenn E-Mails im Spam-Ordner landen.

2. Manuell aus der Rechnungsansicht

• Aktiviere zunächst die Inkasso-Schnittstelle unter Finanzen > Einstellungen.
• Öffne die Detailansicht der betreffenden Rechnung.
• Klicke oben rechts auf den blauen Zahnrad-Button.
• Wähle den Menüpunkt Rechnung an Inkasso übergeben.

Diese manuelle Übergabe ist sinnvoll, wenn du Rechnungen zunächst selbst nachverfolgen und nur in Ausnahmefällen an Inkasso übergeben möchtest.

Kommunikation mit Debtist über kutego^®

Um die reibungslose Funktion der Schnittstelle zwischen kutego^® und Debtist sicherzustellen, beachte bitte folgende Hinweise:

• Keine direkte Arbeit über debtist.de:
  Das Anfordern eines neuen Passworts oder die direkte Anmeldung auf debtist.de würde die Schnittstelle deaktivieren und zu Kommunikationsproblemen führen.
• Alles im kutego^®-Backend erledigen:
  In der Detailansicht der jeweiligen Rechnung findest du:
• den gesamten Kommunikationsverlauf mit Debtist
• die Möglichkeit, bei Bedarf direkt Kontakt mit Debtist aufzunehmen

Wichtiger Hinweis:
Bitte fordere kein neues Passwort über debtist.de an. Dies deaktiviert die verbundene Schnittstelle mit kutego^®. Alle relevanten Daten und Funktionen sind im kutego^®-Backend verfügbar. So stellst du sicher, dass die Verbindung stabil bleibt und keine Unterbrechungen auftreten.

Bei weiteren Fragen oder Unklarheiten wende dich bitte an den Support von kutego^®.