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Inkasso

Inkasso-Schnittstelle​

Über unseren Partner, die Debtist GmbH, kannst du unbezahlte Rechnungen deiner Kunden einfach und direkt ins außergerichtliche Mahnverfahren übergeben.
Dieser Service ist für dich kostenfrei!
Entstehende Kosten sind von deinen Kunden im Rahmen des Forderungseinzugs als Verzugsschaden direkt an das Inkassounternehmen zu tragen.
Sollten alle außergerichtlichen Mahnversuche ohne Erfolg bleiben, bleibt dir die Möglichkeit, individuell zu entscheiden, ob du kostenpflichtige gerichtliche Schritte einleiten möchtest.

Nach der Aktivierung der Inkasso-Schnittstelle in deinem Account hast du die Möglichkeit unter Finanzen > Mahnwesen > Mahnläufe, festzulegen,
ab welcher Mahnstufe die Forderung abgetreten wird und das Inkassoverfahren für den Kunden beginnt.
Dies sorgt für eine nahtlose Integration in deinen bestehenden Mahnprozess und sichert dir eine effektive und zeitsparende Lösung bei offenen Forderungen.

In der Detailansicht der Rechnung findest du alle wichtigen Informationen zur Forderungsbearbeitung.
Hier sind die komplette Kommunikation und der aktuelle Bearbeitungsstatus einsehbar. Zusätzlich sind alle erstellten Dokumente übersichtlich hinterlegt.

Falls du Fragen hast oder direkt mit der Debtist GmbH zu dieser speziellen Rechnung in Kontakt treten möchtest, steht dir in der Detailansicht ein Kontakt-Button zur Verfügung.
So kannst du unkompliziert Unterstützung erhalten und eventuelle Anliegen zu diesem Inkasso-Fall schnell klären.

Wie funktioniert das Inkasso-Verfahren bei Kutego?​

Sobald eine Rechnung in Kutego überfällig ist, kannst du sie direkt an Debtist weiterleiten.
Debtist übernimmt dann den gesamten Inkasso-Prozess:

1. Vorgerichtliches Inkasso
Debtist kontaktiert den Schuldner und fordert die Zahlung an – per E-Mail, Brief, SMS oder Anruf. Oft kommen Teil- oder Vollzahlungen dabei zurück.
Für dich fallen hier normalerweise keine Kosten an, da die Schuldner die Gebühren übernehmen.

2. Gerichtliche Abwicklung
Wenn das vorgerichtliche Inkasso nicht erfolgreich ist, kann Debtist nach Absprache mir dir das gerichtliche Mahnverfahren einleiten.
Dieses Verfahren kann bis zur Pfändung von Vermögenswerten führen.
Die Kosten für das gerichtliche Verfahren müssen zunächst von dir vorgestreckt werden, werden aber im Erfolgsfall vom Schuldner zurückgezahlt.

Was tun, wenn Kunden trotz Zahlung eine Mahnung erhalten?​

  • Zahlung prüfen und verbuchen
    Überprüfe zuerst, ob die Zahlung korrekt eingegangen und verbucht ist. Aktualisiere dann die Informationen in Kutego, damit der Inkassoprozess gestoppt wird.
  • Debtist informieren
    Sobald du die Zahlung bestätigt hast, teile dies Debtist mit. Dadurch wird verhindert, dass weitere Mahnungen an den Kunden verschickt werden.
  • Fall klären, wenn direkt an Kutego gezahlt wurde
    Hat der Kunde nach der Mahnung direkt an Kutego gezahlt, läuft der Inkassoprozess trotzdem weiter, um die Gebühren einzufordern.
    Wenn der Kunde diese nicht zahlt, muss der Gläubiger (also du) die Inkassogebühren übernehmen.
  • Inkassoverfahren beenden
    Ein Inkassoverfahren kann beendet werden, wenn alle Zahlungen, einschließlich der Inkassogebühren, bei Debtist eingegangen sind.
    Möchtest du das Inkassoverfahren vorzeitig beenden können Stornokosten anfallen.

Ist es möglich, ein eingeleitetes Inkassoverfahren zu beenden, wenn der Kunde bezahlt hat?​

Ja, es ist möglich, ein eingeleitetes Inkassoverfahren zu beenden, wenn der Kunde bezahlt hat.
Wichtig ist jedoch, dass der komplette Betrag inklusive der Inkassogebühren an Debtist gezahlt wird.
Sollte der Kunde direkt an Dich oder über Kutego gezahlt haben, muss der ausstehende Betrag trotzdem noch bei Debtist beglichen werden.
Die Zahlung, die an Kutego geleistet wurde, wird dem Kunden gutgeschrieben.
Weigert sich dieser, ist Debtist gezwungen, die Gebühren (RVG-Gebühr) mit dem Gläubiger abzurechnen.
Auf die Zahlung der Zinsen und Mahnkosten verzichtet Debtist in diesem Fall.
Erst wenn alle Zahlungen bei Debtist eingegangen sind, wird der Inkassoprozess gestoppt und der Fall abgeschlossen.

Wie können angelaufene Inkassoprozesse gestoppt werden?​

Um den Inkassoprozess zu stoppen, musst Du Debtist über die betroffenen Fälle schnellstmöglich informieren.
Dazu kannst Du in Kutego die entsprechenden Zahlungen als beglichen markieren oder direkt aus der Rechnungsdetailansicht Kontakt mit Debtist aufnehmen.
Sobald Debtist die Bestätigung erhält, dass die Forderung beglichen ist oder ein Fehler vorliegt, prüfen sie den Fall und stoppen den Inkassoprozess.
Eine zeitnahe Kommunikation zwischen Dir, Kutego und Debtist ist entscheidend, um unnötige Mahnungen zu vermeiden und den Prozess rechtzeitig zu beenden.

Generell gilt: wenn Du Dich entscheidest, Inkasso zu stoppen, und Debtist bereits losgelegt hat, fallen Stornokosten für Dich als Gläubiger an.
Die sind in Höhe der Inkassogebühr mit einem Faktor von 1,3 (ohne Zinsen & Mahngebühr).
Dabei spielt es keine Rolle, ob Du die Zahlung erhalten hast oder aus anderen Gründen beenden willst, denn Debtist hat bereits Arbeit investiert.
Passiert das bis zu einem Tag nach dem Start der Forderung schließt Debtist den Fall aus Kulanz ohne Kosten.

Warum bekomme ich weniger Geld vom Inkassobüro ausgezahlt?​

Inkassobüros müssen auf ihre Dienstleistungen 19% Umsatzsteuer abführen.
Diese Steuer kann dem Schuldner nicht in Rechnung gestellt werden, sondern wird von deinem Auszahlungsbetrag abgezogen.

Das Wichtigste für dich:
Falls du umsatzsteuerpflichtig bist, kannst du diesen Steuerbetrag einfach beim Finanzamt zurückfordern.
Dadurch entstehen dir am Ende keine zusätzlichen Kosten – der Inkasso-Service bleibt für dich kostenfrei.