Ticketvorlagen
Klickst du auf Ticket Vorlagen, findest du hier eine Listenansicht aller angelegten Ticket Vorlagen. Über den hellblauen Button Spalten oben rechts kannst du zusätzliche Informationen ein- oder ausblenden, um die Listenansicht individuell nach deinen Bedürfnissen zu konfigurieren.
Der orangene Button Aktionen in der letzten Spalte bietet dir verschiedene Bearbeitungsmöglichkeiten für einzelne Ticket Vorlagen. Du kannst eine Vorlage bearbeiten, kopieren, Teilnehmer löschen, die Vorlage komplett löschen oder archivieren. Archivierte Ticket Vorlagen findest du über den weißen Button Archiv oben rechts und kannst sie bei Bedarf wiederherstellen.
Mehrfachaktionen kannst du über den grünen Button Tools durchführen.
Erstellen einer Ticket Vorlage
Das Anlegen einer Ticket Vorlage ermöglicht es dir, Standorte und Ressourcen über deine Homepage zur Buchung anzubieten. Die folgenden Schritte und Reiter-Optionen leiten dich durch den Prozess und die Konfiguration der Vorlage.
1. Ticket Vorlage anlegen
Um eine neue Ticket Vorlage zu erstellen, klicke oben rechts auf den blauen Button Anlegen. In den Ticket Details kannst du dann den Status auf „aktiv“ schalten, sodass die Tickets über die Homepage buchbar sind und gebuchte Tickets im Dashboard angezeigt werden.
2. Auswahl der Ticket Kategorie
Wähle die gewünschte Ticket Kategorie aus, unter der die Ticket Vorlage angelegt werden soll. Über die Ticket Kategorie kannst du die Beschreibung und die hinterlegten Bilder steuern. Zusätzlich kannst du in der Kategorie Handouts oder Flyer hinterlegen, die bei der Buchung automatisch versendet werden.
3. Standortverwaltung
Die wichtigste Ressource im Ticket ist der Standort. Dieser sollte unbedingt ausgewählt werden, damit Kurse oder Einzeltermine, die während der buchbaren Zeiten an diesem Standort stattfinden, automatisch blockiert werden.
4. Details zur Ticketvorlage
Gib der Ticketvorlage eine Bezeichnung und lege die Dauer pro Ticket fest. Optional kannst du eine Zeit zwischen den Buchungen angeben, um eine Wechselzeit sicherzustellen. Bei festen Veranstaltungen stellt die Dauer pro Ticket die Veranstaltungsdauer dar, während eine Wechselzeit bei Veranstaltungsbuchungen nicht erforderlich ist. Bei Standortvermietungen kann eine Wechselzeit hingegen nützlich sein.
5. Reiter „Zeiten “
Im Reiter Zeiten kannst du die buchbaren Zeiten festlegen. Bei Veranstaltungen gibst du hier das Start- und Enddatum sowie das genaue Veranstaltungsdatum an. Für die Standortvermietung ohne festes Datum können hier wiederkehrende Zeiten ohne Datumshinterlegung definiert werden.
6. Reiter „Kundenpreise“
Lege im Reiter Kundenpreise den Standardpreis fest und wähle, ob dieser Preis pro Teilnehmer oder pro Buchung gilt. Alternativ kannst du eine Preisgruppe hinzufügen, um bestimmten Kundengruppen rabattierte Preise anzubieten. Wenn bei Umsatzsteuersatz und Zahlungsmöglichkeiten keine Einschränkungen hinterlegt sind, gelten die allgemeinen Angaben aus den Finanzeinstellungen. Andernfalls kannst du hier besondere Einschränkungen festlegen, die nur für dieses spezielle Angebot gelten.
7. Reiter „Einschränkungen“
Im Reiter Einschränkungen hast du folgende Möglichkeiten:
- Nur für Mitglieder buchbar
- Nur für spezielle Kundengruppen buchbar
- Nur per Hotline buchbar (keine Online-Buchung möglich; stattdessen wird die Hotline als alternative Buchungsmöglichkeit angezeigt)
- Unternehmensinterne Buchung (Keine Einwilligung zu AGB, Datenschutz und Widerruf erforderlich; nur für interne Veranstaltungen wie Mitgliederversammlungen oder Ausflüge empfohlen)
Zusätzlich kannst du eine Altersprüfung hinzufügen. Dabei wird das Geburtsdatum des Teilnehmers geprüft, nicht zum Zeitpunkt der Buchung, sondern zum Zeitpunkt des Veranstaltungsbeginns.
8. Reiter „Optionen“
Unter Optionen kannst du einen zusätzlichen Infotext hinterlegen. Dieser Text wird in der Buchungsbestätigung und in der Terminliste ausgegeben. Falls du eine Erinnerungsmail am Vortag eingerichtet hast, wird dieser Infotext auch in dieser Mail angezeigt. Dieses Feld ist ideal, um dem Kunden spezifische Informationen zur Veranstaltung zukommen zu lassen.
9. Reiter „Produkte“
Im Reiter Produkte kannst du Produkte, die in der Navigation unter Produkte angelegt wurden, mit dem Ticketkauf verknüpfen. Dabei kannst du festlegen, ob ein Produkt verpflichtend ist oder dem Kunden als optionale Kaufmöglichkeit im Buchungsprozess angezeigt wird.
10. Reiter „Mitteilungen“
Im Reiter Mitteilungen kannst du zeitgesteuerte Nachrichten für das Ticketangebot erstellen. Diese Funktion ist besonders für feste Veranstaltungen mit einem Stichtag geeignet. Du hast die Möglichkeit, den Kunden z. B. kurz vor der Veranstaltung eine Erinnerung zu senden oder nach der Veranstaltung eine Mitteilung zu schicken, um Feedback und Bewertungen zu sammeln.
11. Reiter „Interne Notizen“
Notiere hier interne Informationen zur Ticketbuchung, die nur für dein Team sichtbar sind. Diese Notizen sind nicht für den Kunden einsehbar.
12. Reiter „Erinnerungen“
Im Reiter Erinnerungen kannst du eine Erinnerungsmail oder eine SMS am Vortag der Veranstaltung aktivieren. Die SMS-Funktion setzt voraus, dass im Kundenkonto eine Handynummer hinterlegt ist.
Tickets manuell vergeben
Du kannst Tickets manuell vergeben, indem du im Dashboard auf die gewünschte Zeit im Kalender klickst und die Option Ticket anlegen wählst. Beachte, dass auf diese Weise lediglich der Termin im Dashboard eingetragen wird, jedoch für den Kunden noch keine Rechnung gestellt wird.
Möchtest du deinem Kunden die Rechnung erst zu einem späteren Zeitpunkt erstellen, kannst du dies tun, indem du im Dashboard auf das Ticket klickst und den blauen Button Rechnung anlegen auswählst. Soll die Rechnung direkt erstellt werden, ist es sinnvoll, dass du den Kunden direkt über die Rechnungsstellung für das Ticket einbuchst.
Dazu klickst du auf Rechnung anlegen, wählst den Kunden aus, gibst als Rechnungsposition Ticket an und legst den Zeitpunkt fest, zu dem das Ticket für den Kunden angelegt werden soll. Auf diese Weise erhält der Kunde eine Buchungsbestätigung mit allen generierten Anhängen. Der Kunde ist damit automatisch im Dashboard eingebucht und alle nötigen Dokumente werden korrekt versendet.