Quittungen

Kundenguthaben und Quittungserstellung

In kutego^® gibt es für Einzahlungen ins Kundenguthaben, wie zum Beispiel bei der Annahme von Bargeld vor Ort oder bei der Überzahlung einer Rechnung durch den Kunden, einen automatisierten Prozess zur Erstellung einer Quittung.
Diese Quittungen gewährleisten eine lückenlose Buchhaltung.
Ebenso wird beim Auszahlen des Kundenguthabens ein Quittungsbeleg erzeugt.

Auswahl der Zahlart bei Einzahlung

Beim Einzahlen des Kundenguthabens stehen verschiedene Einzahlarten zur Auswahl:

• Saldenvortrag: Diese Option wird gewählt, wenn ein bestehendes Guthaben ins System übertragen wird. Hierbei wird keine Quittung erstellt.
• Kulanz: Interne Absprache zwischen dir und dem Kunden. Auch hier wird keine Quittung erstellt.
• Zahlung vor Ort: Barzahlung oder andere vor Ort akzeptierte Zahlungsarten.
• Lastschrift: Guthaben wird per Lastschriftverfahren aufgeladen.
• Überweisung: Übertragung durch eine Banküberweisung.
• Paypal: Einzahlungen über den Zahlungsanbieter PayPal.
• Zahlung auf Rechnung: Nutzung externer Zahlungsanbieter oder auf Rechnung.

Für alle Zahlarten, außer Saldenvortrag und Kulanz, wird automatisch ein Quittungsbeleg erstellt.
Optional kann dieser per E-Mail an den Kunden gesendet werden.

Interne Bearbeitung des Kundenguthabens

info

Wenn ein Kundenguthaben rein intern bearbeitet werden soll, ohne dass eine Buchhaltungsdokumentation erforderlich ist, kannst du es entweder als Kulanz buchen oder, falls es aus der Vergangenheit stammt, über die Option Saldenvortrag ins System übertragen. Beide Optionen erzeugen keinen Quittungsbeleg.

Quittungsübersicht

Alle Quittungen sind fortlaufend durchnummeriert und können unter dem Menüpunkt Finanzen > Quittungen eingesehen werden.
In der Quittungsübersicht siehst du auch den Status der jeweiligen Quittung:

• intern verrechnet: Das Kundenguthaben wurde erfolgreich eingezahlt.
• extern zu erstatten: Das Kundenguthaben wurde ausgezahlt, aber die Rückerstattung an den Kunden wurde noch nicht durchgeführt.
• rückerstattet: Das Kundenguthaben wurde ausgezahlt und die Rückerstattung an den Kunden wurde erfolgreich durchgeführt.

Beachte, dass für die Durchführung einer Rückerstattung durch die Software die Kontodaten des Kunden in der Kundenakte hinterlegt sein müssen.
Ohne diese Angaben kann die Rückerstattung nicht ausgeführt werden.

Über den Button Aktion rechts am Ende der Zeile kannst du eine einzelne Quittung bearbeiten, während du über Tools eine Massenaktion durchführen kannst.
So kannst du beispielsweise den Zahlstatus ändern oder die Quittung erneut per E-Mail an den Kunden versenden.

Manuelle Änderungen einzelner Guthabenpositionen sind nachträglich nicht möglich.
Diese Vorgehensweise entspricht den Vorgaben des § 146a der Abgabenordnung (AO).