Vertragslaufzeiten

Vertragsmodelle für Dauerkurse

Mit kutego^® kannst du für deine Dauerkurse flexible Vertragsmodelle erstellen und dabei verschiedene Laufzeiten und Abrechnungsmöglichkeiten festlegen.
Hier findest du eine Übersicht der verschiedenen Optionen:

Kartenverträge

Kartenverträge ermöglichen es Kunden, eine bestimmte Anzahl von Kursterminen im Voraus zu buchen:

• Automatische Einbuchung: Der Kunde wird für die festgelegte Anzahl von Terminen (z. B. zehn Termine bei einer Zehnerkarte) automatisch eingebucht.
• Freie Tageswahl: Der Kunde kauft ein Kontingent (z. B. zehn Termine) und wählt über sein Kunden-Login individuell die Termine aus.
  Ein gebuchter Tag wird automatisch vom Kontingent abgezogen.
  Sollte der Kunde sich ordnungsgemäß von einem Termin abmelden (siehe Kurse > Kurskategorie > Nachholung), wird der Termin seinem Kontingent wieder hinzugefügt.
  Bei einem Kartenvertrag mit automatischer Einbuchung greift das Nachholsystem, sodass der Kunde den verpassten Termin in einem anderen Kurstermin nachholen kann.

Kartenvertrag anlegen

Um einen Kartenvertrag zu erstellen, folge diesen Schritten:

• Kartenvertrag anlegen: Klicke oben rechts auf den Button Anlegen.
• Status aktivieren: Schalte den Status auf aktiv, um den Vertrag nutzbar zu machen.
• Bezeichnung festlegen: Gib der Vertragslaufzeit eine aussagekräftige Bezeichnung, z. B. „Zehnerkarte“.
  Du kannst außerdem in der Zeile Highlights besondere Konditionen dieser Laufzeit hervorheben, die der Kunde bei der Kursbuchung einsehen kann.

Automatische Einbuchung

Über den Schalter automatische Einbuchung kannst du entscheiden, ob der Kunde automatisch für die nächsten zehn Termine fest eingebucht wird.
Wenn du den Schalter automatische Einbuchung deaktivierst, kann der Kunde sich selbst die gewünschten Kurstermine auswählen und einbuchen.

tipp

Hinweis:
Wenn du einen Kartenvertrag ohne automatische Einbuchung anbietest, sollte das Kunden-Login in den Unternehmenseinstellungen als Pflicht festgelegt sein,
damit der Kunde über sein Login die Termine auswählen kann.

Freie Tageswahl und Gültigkeitsdauer

Falls der Kartenvertrag eine freie Tageswahl ermöglicht, lege die Gültigkeitsdauer fest, innerhalb derer der Kunde seine Kurstermine wahrnehmen kann.

Finanzoptionen

Im Bruttobetrag gibst du den Preis für die Karte an.
Definiere außerdem den Erstattungspreis pro Kurseinheit, falls ein Kurstag ausfällt und du eine anteilige Rückerstattung anbieten möchtest (z. B. wenn keine Nachholmöglichkeit besteht).

Wochen- und Monatslaufzeiten

• Wochenlaufzeit: Der Kunde bucht eine bestimmte Anzahl von Wochen (z. B. fünf Wochen) und ist für diesen Zeitraum fest in den Kurs eingetragen. Eine automatische Verlängerung ist nicht möglich.
• Monatslaufzeit: Eine der häufigsten Optionen in Dauerkursen. Hier kannst du eine Erstlaufzeit definieren und, falls sich der Vertrag verlängern soll, optional eine abweichende Folgelaufzeit.
  Du kannst außerdem in der Zeile Highlights besondere Konditionen dieser Laufzeit hervorheben, die der Kunde bei der Kursbuchung einsehen kann.

Finanzoptionen und Preisgruppen

In den Finanzoptionen kannst du den Preis für die Vertragslaufzeit festlegen und einen Erstattungspreis pro Kurseinheit definieren.
Der Erstattungspreis wird verwendet, wenn ein einzelner Kurstag ausfallen muss und anteilig erstattet werden soll.
Falls die Rechnung bereits bezahlt wurde, erstellt die Software automatisch eine Stornorechnung, die über Finanzen > Stornierungen dem Kundenkonto zugeordnet und mit der nächsten Vertragsabrechnung verrechnet werden kann.
Hat die Rechnung zum Zeitpunkt der Teilstornierung noch den Zahlstatus = offen, so wird der fällige Rechnungsbetrag korrigiert, eine neue Rechnungsversion angelegt und der Kunde darüber per E-Mail informiert.
In diesem Fall wird keine Stornorechnung angelegt.

Falls Kunden zu abweichenden Konditionen teilnehmen, kannst du eine Preisgruppe hinzufügen und für bestimmte Kundengruppen einen anderen Preis hinterlegen.
Die Software erkennt die Zugehörigkeit des Kunden zu dieser Preisgruppe automatisch und berechnet den hinterlegten Preis.

Zahlungsarten und -optionen

Du hast die Möglichkeit, die Zahlungsweise für die Vertragslaufzeit festzulegen.
Beispielsweise kann bei einer Laufzeit von drei Monaten gewählt werden, ob die Zahlung monatlich oder als Gesamtbetrag fällig ist.
Falls die Zahlweise auf optional bleibt, werden dem Kunden alle aktivierten Zahlungsmethoden aus den Finanzeinstellungen zur Auswahl angeboten.

Verlängerungsoptionen

Monatslaufzeiten bieten flexible Verlängerungsoptionen:

• Automatische Verlängerung: Die hinterlegte Laufzeit verlängert sich 1:1. Der Vertrag verlängert sich, bis der Kunde kündigt. In diesem Fall einfach nur den Schalter automatische Verlängerung aktivieren.
  
• Anschlusslaufzeit: Falls du eine Erstlaufzeit (z. B. drei Monate) und eine abweichende Anschlusslaufzeit (z. B. ein Monat) wünschst, kannst du diese Option aktivieren.
  Hier kannst du eine abweichende Kündigungsfrist und Anschluss-Zahlweise festlegen.
  Sobald die Erstlaufzeit endet, wird automatisch die Anschlusslaufzeit herangezogen und in Rechnung gestellt und wiederholt sich so lange, bis der Kunde den Vertrag kündigt.
  

Mit diesen umfangreichen Anpassungsmöglichkeiten kannst du für jeden Kurstyp und jede Kundenanforderung das passende Vertragsmodell erstellen und flexibel verwalten.