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Vertragslaufzeiten

Vertragsmodelle für Dauerkurse​

Mit kutego® kannst du für deine Dauerkurse flexible Vertragsmodelle erstellen und dabei verschiedene Laufzeiten und Abrechnungsmöglichkeiten festlegen.
Hier findest du eine Übersicht der verschiedenen Optionen:

Kartenverträge​

Kartenverträge ermöglichen es Kunden, eine bestimmte Anzahl von Kursterminen im Voraus zu buchen:

  • Automatische Einbuchung: Der Kunde wird für die festgelegte Anzahl von Terminen (z. B. zehn Termine bei einer Zehnerkarte) automatisch eingebucht.
  • Freie Tageswahl: Der Kunde kauft ein Kontingent (z. B. zehn Termine) und wählt über sein Kunden-Login individuell die Termine aus.
    Ein gebuchter Tag wird automatisch vom Kontingent abgezogen. Du kannst diese Verträge mit kursübergreifender Nutzung anbieten.
    Sollte der Kunde sich ordnungsgemäß von einem Termin abmelden (siehe Kurse > Kurskategorie > Nachholung), wird der Termin seinem Kontingent wieder hinzugefügt.
    Bei einem Kartenvertrag mit automatischer Einbuchung greift das Nachholsystem, sodass der Kunde den verpassten Termin in einem anderen Kurstermin nachholen kann.

Kartenvertrag anlegen​

Um einen Kartenvertrag zu erstellen, folge diesen Schritten:

  • Kartenvertrag anlegen: Klicke oben rechts auf den Button Anlegen.
  • Status aktivieren: Schalte den Status auf aktiv, um den Vertrag nutzbar zu machen.
  • Bezeichnung festlegen: Gib der Vertragslaufzeit eine aussagekräftige Bezeichnung, z. B. „Zehnerkarte“.
    Du kannst außerdem in der Zeile Highlights besondere Konditionen dieser Laufzeit hervorheben, die der Kunde bei der Kursbuchung einsehen kann.

Automatische Einbuchung​

Über den Schalter automatische Einbuchung kannst du entscheiden, ob der Kunde automatisch für die nächsten zehn Termine fest eingebucht wird.
Wenn du den Schalter automatische Einbuchung deaktivierst, kann der Kunde sich selbst die gewünschten Kurstermine auswählen und einbuchen.

tipp

Hinweis:
Wenn du einen Kartenvertrag ohne automatische Einbuchung anbietest, sollte das Kunden-Login in den Unternehmenseinstellungen als Pflicht festgelegt sein,
damit der Kunde über sein Login die Termine auswählen kann.

Anleitung: Kartenvertrag mit kursübergreifender Nutzung erstellen​

Mit dieser Anleitung kannst du einen Kartenvertrag anlegen, der deinen Kunden maximale Flexibilität bietet und für mehrere Kurse gleichzeitig nutzbar ist.

1. Kartenvertrag anlegen​

  1. Freie Tageswahl aktivieren:
    Lege einen Kartenvertrag an und deaktiviere den Schalter “Automatische Einbuchung”, um die freie Wahl der Kurstage durch den Kunden zu ermöglichen.
  2. Kursübergreifende Nutzung aktivieren:
    Aktiviere den Schalter “Kursübergreifende Nutzung”, damit der Kartenvertrag in allen passenden Kursen genutzt werden kann.
  3. Gültigkeitsdauer festlegen:
    Lege einen Zeitraum fest, in dem der Kunde das Kontingent der Karte aufbrauchen soll.

2. Preise definieren​

  1. Standardpreis festlegen:
    Wechsle in den Reiter “Preise” und gib den Standardpreis für die Karte ein.

3. Startgebühr hinzufügen (optional)​

  1. Startgebühr festlegen:
    Füge eine Startgebühr für die Teilnahme hinzu.
  2. Gebühr benennen:
    Benenne die Gebühr frei, z. B. “Aufnahmegebühr” oder “Startpaket”.

4. Funktionsweise des Kartenvertrags​

  • Der Kartenvertrag mit kursübergreifender Nutzung kann in allen Kursterminen eingesetzt werden, in denen diese Laufzeit hinterlegt ist.
  • Die Software zieht die genutzten Tage automatisch vom Kontingent des Kunden ab, wodurch maximale Flexibilität gewährleistet wird.

Freie Tageswahl und Gültigkeitsdauer​

Falls der Kartenvertrag eine freie Tageswahl ermöglicht, lege die Gültigkeitsdauer fest, innerhalb derer der Kunde seine Kurstermine wahrnehmen kann.

Finanzoptionen​

Im Bruttobetrag gibst du den Preis für die Karte an.
Definiere außerdem den Erstattungspreis pro Kurseinheit, falls ein Kurstag ausfällt und du eine anteilige Rückerstattung anbieten möchtest (z. B. wenn keine Nachholmöglichkeit besteht).

Wochen- und Monatslaufzeiten​

  • Wochenlaufzeit: Der Kunde bucht eine bestimmte Anzahl von Wochen (z. B. fünf Wochen) und ist für diesen Zeitraum fest in den Kurs eingetragen. Eine automatische Verlängerung ist möglich.
  • Monatslaufzeit: Eine der häufigsten Optionen in Dauerkursen. Hier kannst du eine Erstlaufzeit definieren und, falls sich der Vertrag verlängern soll, optional eine abweichende Folgelaufzeit.
    Du kannst außerdem in der Zeile Highlights besondere Konditionen dieser Laufzeit hervorheben, die der Kunde bei der Kursbuchung einsehen kann.

Finanzoptionen und Preisgruppen

In den Finanzoptionen kannst du den Preis für die Vertragslaufzeit festlegen und einen Erstattungspreis pro Kurseinheit definieren.
Der Erstattungspreis wird verwendet, wenn ein einzelner Kurstag ausfallen muss und anteilig erstattet werden soll.
Falls die Rechnung bereits bezahlt wurde, erstellt die Software automatisch eine Stornorechnung, die über Finanzen > Stornierungen dem Kundenkonto zugeordnet und mit der nächsten Vertragsabrechnung verrechnet werden kann.
Hat die Rechnung zum Zeitpunkt der Teilstornierung noch den Zahlstatus = offen, so wird der fällige Rechnungsbetrag korrigiert, eine neue Rechnungsversion angelegt und der Kunde darüber per E-Mail informiert.
In diesem Fall wird keine Stornorechnung angelegt.

Falls Kunden zu abweichenden Konditionen teilnehmen, kannst du eine Preisgruppe hinzufügen und für bestimmte Kundengruppen einen anderen Preis hinterlegen.
Die Software erkennt die Zugehörigkeit des Kunden zu dieser Preisgruppe automatisch und berechnet den hinterlegten Preis.

Zahlungsarten und -optionen​

Du hast die Möglichkeit, die Zahlungsweise für die Vertragslaufzeit festzulegen.
Beispielsweise kann bei einer Laufzeit von drei Monaten gewählt werden, ob die Zahlung monatlich oder als Gesamtbetrag fällig ist.
Falls die Zahlweise auf optional bleibt, werden dem Kunden alle aktivierten Zahlungsmethoden aus den Finanzeinstellungen zur Auswahl angeboten.

Verlängerungsoptionen​

Wochen- und Monatslaufzeiten bieten flexible Verlängerungsoptionen:

  • Automatische Verlängerung: Die hinterlegte Laufzeit verlängert sich 1:1. Der Vertrag verlängert sich, bis der Kunde kündigt. In diesem Fall einfach nur den Schalter automatische Verlängerung aktivieren.
  • Anschlusslaufzeit: Falls du eine Erstlaufzeit (z. B. drei Monate) und eine abweichende Anschlusslaufzeit (z. B. ein Monat) wünschst, kannst du diese Option aktivieren.
    Hier kannst du eine abweichende Kündigungsfrist und Anschluss-Zahlweise festlegen.
    Sobald die Erstlaufzeit endet, wird automatisch die Anschlusslaufzeit herangezogen und in Rechnung gestellt und wiederholt sich so lange, bis der Kunde den Vertrag kündigt.

Anleitung: Vertrag anlegen und konfigurieren​

Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung kannst du ganz einfach einen neuen Vertrag anlegen und konfigurieren, um deine Kurse optimal zu organisieren.

1. Vertrag anlegen​

1. Klicke auf “Anlegen”.
Aktiviere den Status “Aktiv”, damit der Vertrag verwendet werden kann.
2. Vergib eine Bezeichnung für den Vertrag.
Wähle eine aussagekräftige Bezeichnung, die dir und deinen Kunden Orientierung bietet.
3. Mindestlaufzeit und Berechnungszeitraum festlegen.

  • Gib die gewünschte Mindestlaufzeit (in Wochen oder Monaten) an.
  • Definiere den Zeitraum, der für die Berechnung der Vertragskosten gilt.

2. Preise definieren​

  1. Standardbetrag festlegen.
    Trage im Reiter “Preise” den Standardpreis für die Laufzeit ein.
  2. Erstattungspreis pro Einheit definieren.
    Dieser Preis wird für die anteilige Berechnung verwendet und ist wichtig, um nicht genutzte Tage korrekt abzurechnen.

3. Anteilige Berechnung konfigurieren (optional)​

  • Entscheide, ob der Vertrag anteilig berechnet werden soll.
  • Bei aktivierter anteiliger Berechnung wird das System automatisch ausgefallene Kurstage berücksichtigen. Weitere Informationen dazu findest du im Abschnitt “Anteilige Berechnung”.

4. Startgebühr hinzufügen (optional)​

  • Lege eine Startgebühr für die Teilnahme fest.
  • Benenne die Gebühr frei, z. B. “Aufnahmegebühr” oder “Einmalzahlung bei Vertragsbeginn”.

5. Automatische Verlängerung aktivieren​

1. Schalter aktivieren:
Wechsle in den Reiter “Verlängerung” und aktiviere den Schalter “Automatische Verlängerung”.
2. Laufzeitverlängerung festlegen:

  • Wenn sich die Laufzeit exakt 1:1 verlängern soll, reicht die Aktivierung des Schalters “Automatische Verlängerung”.
  • Für abweichende Anschlusslaufzeiten (z. B. eine andere Dauer für die Verlängerung) kannst du diese über die Anschlussoptionen definieren.

Optionen beim Vertragsbeginn​

  • Ab Buchungsdatum: Der Vertrag startet unmittelbar nach der Buchung.
  • Zum nächsten Ersten des Kalendermonats: Der Vertrag beginnt ab dem 1. Tag des kommenden Monats.
  • Anteilig bis zum nächsten Ersten des Kalendermonats: Kunden starten ab dem nächsten freien Termin und erhalten eine anteilige Erstabrechnung. Jede weitere Abrechnung erfolgt zum 01. des Kalendermonats.
  • Frei wählbar durch den Kunden: Kunden können den Startzeitpunkt selbst festlegen.
info

Änderungen am Berechnungszeitraum in der Vertragsvorlage gelten für zukünftig erstellte Verträge. Rückwirkende Änderungen sind nur manuell möglich.

Neue Optionen bei Kündigungsfristen​

Definiere flexible Kündigungsoptionen:

  • Zum Ende der Laufzeit
  • Zum Ende eines Quartals
  • Zum Jahresende

Anleitung: Anteilige Abrechnung einrichten und nutzen​

Mit der neuen anteiligen Abrechnung kannst du flexibel und transparent sicherstellen, dass Kunden nur für tatsächlich stattgefundene Kurstage zahlen. Stornierungen werden durch diese Funktion überflüssig, da das System automatisch ausgefallene Tage erkennt und berücksichtigt.

1. Funktionsweise der anteiligen Abrechnung​

  • Automatische Anpassung bei ausgefallenen Tagen:
    • Das System prüft bei der Monatsabrechnung automatisch, ob Kurstage ausgefallen sind.
    • Ausgefallen markierte Tage werden prozentual vom individuellen Rechnungs-Gesamtpreis abgezogen und deinem Kunden direkt eine anteilige Rechnung für den Folgemonat erstellt.
  • Rückwirkende Ausfälle:
    • Fällt ein Tag kurzfristig aus und die Rechnung wurde bereits gestellt, wird eine Gutschrift automatisch im Kundenkonto hinterlegt.
    • Diese Gutschrift wird mit der nächsten Abrechnung verrechnet.

2. So richtest du die anteilige Abrechnung ein​

  1. Anteiliges Berechnen aktivieren: Aktiviere die Funktion Anteilige Berechnung in der Vertragslaufzeit.
  2. Schließtage nicht berechnen: Aktiviere im jeweiligen Kurstermin den Schalter Schließtage nicht berechnen, um sicherzustellen, dass nur tatsächlich stattfindende Tage berechnet werden.
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Anteilige Berechnung aktivieren: Stelle sicher, dass die Funktion in der entsprechenden Laufzeitvorlage aktiviert ist.
Schließtage nicht berechnen: Der Schalter muss im Kurstermin aktiviert sein, um ausgefallene Tage zu berücksichtigen.

Anteilige Berechnung bei ausgefallenen Kurstagen​

Das System berechnet Erstattungen basierend auf der prozentualen Anzahl der tatsächlich stattgefundenen Kurstage im Verhältnis zur geplanten Gesamtanzahl.

Beispiel zur Berechnung

  • Geplante Kurstage: 4
  • Tatsächlich stattgefundene Kurstage: 3
  • Das entspricht 75% der geplanten Tage.
  • Rechnungsbetrag: 105€
  • Erstattungsbetrag: 75% von 105€ = 78,75€

Wichtig: Der Erstattungspreis pro Kurstag spielt für die Berechnung keine Rolle. Es wird immer ein prozentualer Anteil des ursprünglichen Rechnungsbetrags erstattet.

Dieses Verfahren gewährleistet eine konsistente und transparente Berechnung der Erstattungen, wobei individuelle Kundenrabatte und -konditionen berücksichtigt werden.

4. Vorteile der anteiligen Abrechnung​

  • Kunden zahlen nur für tatsächlich genutzte Leistungen.
  • Automatische Anpassungen und Gutschriften sorgen für maximale Transparenz.
  • Stornierungen sind nicht mehr notwendig, da die Abrechnung flexibel und automatisiert erfolgt.

Mit diesen Einstellungen kannst du deinen Kunden ein transparentes, faires Abrechnungsmodell bieten.

Startgebühr hinzufügen​

Hinterlege optional in deiner Vertragsvorlage eine frei benennbare Startgebühr, z. B. eine Aufnahmegebühr oder ein Startpaket. Diese Gebühr wird einmalig bei Buchung des Vertrags erhoben.

Vertragsverlängerung​

  • Automatische Verlängerung: Aktivieren, um die Laufzeit automatisch zu wiederholen.
  • Stille Verlängerung: Geeignet für Lastschriftzahlungen – keine Rechnungszustellung an den Kunden, nur Lastschrifteinzug.
  • Verlängerungsoptionen: Unterschiedliche Erstlaufzeiten und Folgelaufzeiten möglich (z. B. Erstlaufzeit 6 Monate, Folgelaufzeit monatlich). Falls die Folgelaufzeit von der Erstlaufzeit abweicht, lege hier fest, unter welchen Bedingungen der Vertrag verlängert wird.

Vertragshistorie​

Alle Änderungen an Verträgen werden im neuen Reiter “Historie” dokumentiert, inklusive Datum und verantwortlichem Mitarbeiter. So kannst du Änderungen jederzeit nachvollziehen.