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E-Mail-Konten

E-Mail-Konten & Webmailer​

Mit dem kutego®-Webmodul erhältst du automatisch eine eigene Domain sowie die Möglichkeit, unbegrenzte E-Mail-Konten einzurichten. Diese Adressen kannst du sowohl für den Versand von kutego®-Nachrichten nutzen als auch vollständig unabhängig davon – als eigenständiges Postfach für die direkte Kommunikation mit deinen Kunden.

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Hinweis: Die Verwaltung von E-Mail-Konten steht ausschließlich dem Eigentümer-Account zur Verfügung. Dieses Recht kann nicht über die Berechtigungsfunktionen an Mitarbeiter vergeben werden.

E-Mail-Konten einrichten​

Schritte zur Einrichtung:

  1. Gehe in den Bereich E-Mail-Konten.
  2. Erstelle über das grüne +-Icon ein neues Mailkonto.
  3. Gib einen Namen oder eine Bezeichnung für das Konto ein (in Kleinschreibung). Beispiel: buchhaltung@deine-domain.de oder info@deine-domain.de.
  4. Vergib ein sicheres Passwort und beachte die Passwortregeln, um Fremdzugriffe zu vermeiden.
  5. Speichere die Einstellungen.

Weiterleitungen & Catch-All einrichten​

Weiterleitungen:​

Du kannst E-Mails automatisch an andere Adressen weiterleiten lassen.
Dies ist hilfreich, um E-Mails zentral zu sammeln oder an spezifische Mitarbeiter weiterzuleiten.

Catch-All-Funktion:​

Weiterleitungen
Du kannst eingehende E-Mails automatisch an eine andere Adresse weiterleiten lassen – zum Beispiel, um E-Mails zentral zu bündeln oder direkt an bestimmte Mitarbeiter zu verteilen.

Catch-All-Funktion
Die Catch-All-Funktion sorgt dafür, dass auch E-Mails ankommen, die an nicht existierende Adressen deiner Domain gesendet wurden – etwa wenn sich ein Absender vertippt hat.

Einrichtung:

  1. Erstelle ein Konto, z. B. sammler@deine-domain.de.
  2. Erstelle ein weiteres Konto, z. B. catchall@deine-domain.de.
  3. Lege eine Weiterleitung an, die alle nicht eindeutig zuordenbaren E-Mails an sammler@deine-domain.de weiterleitet.

Der Absender erhält keine Fehlermeldung über unzustellbare Nachrichten, und du kannst alle eingegangenen E-Mails später in Ruhe prüfen.

Zugriff auf deine E-Mail-Konten​

E-Mail-Konten können über verschiedene Wege abgerufen werden:

E-Mails abrufen​

Webmailer
Du erreichst deinen Webmailer direkt über den Browser unter: webmail.kutego.cloud
Logge dich mit deiner E-Mail-Adresse und dem zugehörigen Passwort ein. Der Webmailer ist vollständig unabhängig von deinem kutego®-Account – Antworten, die Kunden direkt auf deine E-Mail-Adresse schicken, landen hier und nicht in deinem kutego®-Postfach.
Den Link zum Webmailer findest du auch im Reiter Webmail unter Unternehmen > E-Mail-Konten.

E-Mail-Client (z. B. Outlook, Apple Mail, Thunderbird)
Du kannst deine E-Mails auch über einen Mail-Client abrufen. Die notwendigen Serverdaten findest du unter Unternehmen > E-Mail-Konten:

  • IMAP/POP3 – Posteingangsserver zum Empfangen von E-Mails
  • SMTP – Postausgangsserver zum Senden von E-Mails

Hinweis: Deine vollständige E-Mail-Adresse ist immer der Benutzername bei der Konfiguration. Stelle sicher, dass IMAP/POP3 und SMTP korrekt eingetragen sind.

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Tipp: Hinterlege die SMTP-Daten zusätzlich in kutego® unter Webseite > E-Mail > SMTP-Versand, damit der E-Mail-Versand aus kutego® heraus reibungslos funktioniert.

Abwesenheitsnotiz einrichten​

Wenn du im Urlaub oder längere Zeit nicht erreichbar bist, kannst du im Webmailer eine automatische Abwesenheitsnotiz einrichten.

So gehst du vor

  1. Öffne den Webmailer unter webmail.kutego.cloud und melde dich an.
  2. Gehe zu Einstellungen > Filter.
  3. Klicke auf + Filter hinzufügen.
  4. Vergib einen Namen für den Filter, z. B. Abwesenheit.
  5. Unter Bedingungen kannst du festlegen, für welche eingehenden Nachrichten die Regel gelten soll – oder du lässt die Voreinstellung „Alle eingehenden Nachrichten” bestehen.
  6. Wähle unter Aktionen den Typ Urlaubsbenachrichtigung. Fülle die folgenden Felder aus:
  • Antwortintervall (Tage): Wie oft dieselbe Person maximal eine automatische Antwort erhält (Standard: 1 Tag)
  • Empfänger: Trage hier deine eigene E-Mail-Adresse ein
  • Betreff (optional): z. B. Ich bin aktuell im Urlaub
  • Nachricht: Dein individueller Abwesenheitstext
    7. Klicke auf Erledigt, um den Filter zu speichern.
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Denke daran, den Filter nach deiner Rückkehr wieder zu deaktivieren oder zu löschen.

Passwort eines E-Mail-Kontos ändern​

Das Passwort kann aus Sicherheitsgründen nicht direkt im Webmailer geändert werden. Die Änderung ist ausschließlich über den Administrationsbereich möglich.

So änderst du das Passwort

  1. Melde dich als Administrator in deinem kutego®-Account an.
  2. Gehe zu Unternehmen > E-Mail-Konten.
  3. Wähle das gewünschte E-Mail-Konto aus und aktualisiere das Passwort.
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Hinweis: Mitarbeiter können ihr Passwort im Webmailer nicht selbst ändern. Diese Funktion ist ausschließlich Administratoren vorbehalten. Wenn du keinen Administratorzugang hast, wende dich an den Verantwortlichen in deinem Unternehmen.