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Bankkonto

Verknüpftes Bankkonto durch Bankschnittstelle​

Diesen Bereich siehst du nur, wenn du die Bankschnittstelle in deinen Finanzeinstellungen aktiviert hast.

Die Bankkonto-Schnittstelle ermöglicht es dir, Zahlungseingänge einfach und automatisch mit offenen Rechnungen abzugleichen.
Dabei werden keine Banktransaktionen in der Software gespeichert.
Stattdessen siehst du nur eine Übersicht deiner Kontobewegungen – ähnlich wie durch ein „Schlüsselloch“, durch das du auf deine Bankaktivitäten schaust.

Die Zuordnung der Zahlungseingänge zu den Rechnungen ist nur vorübergehend und dient ausschließlich dem Abgleich.
Um Missbrauch zu verhindern, unterbrechen Banken die Verbindung zur Schnittstelle in unregelmäßigen Abständen.
Wir informieren dich, damit du die Verbindung erneuern kannst.
Rechnungen, die bereits als bezahlt markiert wurden, bleiben davon unberührt, während die Zuordnungen in der Transaktionsliste nach der erneuten Verbindung nicht erhalten bleiben.
Dies ist so gewollt, da die Verknüpfung nur für den Abgleich besteht.

Automatischer Bankabgleich​

Der automatische Bankabgleich ist derzeit nur für Banken in Deutschland und Österreich verfügbar.
Einmal aktiviert, gleicht die Bankschnittstelle zweimal täglich automatisch Zahlungseingänge mit offenen Rechnungen ab.
Der Betrag wird anhand des Verwendungszwecks zugeordnet, der Status der Rechnung wechselt von OFFEN auf BEZAHLT, und der Kunde erhält automatisch eine Zahlbestätigung.
Falls nötig, kann der Abgleich auch manuell ausgelöst werden.
Voraussetzung für die automatische Zahlungszuordnung ist die richtige Angabe des Verwendungszweckes in der Überweisung des Kunden.

Dank hoher Sicherheitsstandards und einem strikten Legitimationsverfahren bei der Bankschnittstelle kannst du dich darauf verlassen, dass alle Daten sicher verarbeitet werden.

Erkennung der Daten für den Abgleich:

  • Rechnungen mit generiertem Verwendungszweck (z. B. R01234567G) werden immer erkannt, unabhängig vom Rechnungsstatus.
  • Mahnungen mit dem generierten Verwendungszweck (z. B. M01234567G) werden der zugehörigen Rechnung zugeordnet.
  • Bei Daueraufträgen, Verträgen oder Ratenzahlungen wird die nächst offene Rechnung zugeordnet.
    Der Verwendungszweck der Erstrechnung (die den Vertrag erstellt hat) kann für die gesamte Vertragsdauer und alle Folgerechnungen verwendet werden.

Erweiterter Abgleich (optional):
Mit aktiviertem, erweitertem Abgleich und der Festlegungen zusätzlicher Verwendungszwecke Finanzen > Bezahlmethode > Überweisung werden zusätzlich:

  • Zahlungen mit anderen Verwendungszwecken bei offenen Rechnungen erkannt.
    Wir empfehlen jedoch nur im Ausnahmefall den erweiteren Abgleich zu nutzen, da die Zahlungszuordnung über den generierten Verwendungszweck erfahrungsgemäß am besten funktioniert.

Manuelle Überprüfung:
Da menschliche Eingaben nie zu 100 % automatisch zugeordnet werden können, bleibt eine manuelle Überprüfung wichtig.
Transaktionen werden rückwirkend bis zum Zeitpunkt deiner Registrierung ausgelesen und abgeglichen.

Es ist sinnvoll, wenn man mit der Zahlart: Überweisung arbeitet, seine Kunden über Finanzen > Optionen > zusätzlicher Rechnungstext
auf die korrekte Angabe des Verwendungszwecks hinzuweisen, damit Zahlungen fehlerfrei zugeordnet werden können.
Zahlt der Kunde via Zahlungs-QR-Code wird die Zahlung immer korrekt zugeordnet.

Manuelle Zuordnung​

Wenn Zahlungen nicht automatisch zugeordnet werden können, kannst du diese manuell zuweisen.
Zahlungen von anderen Zahlungsdienstleistern (wie PayPal) werden nicht automatisch zugeordnet, da diese bereits während der Zahlung verarbeitet werden.
Für eine manuelle Zuweisung klickst du in der Transaktionsliste auf den orangenen Button ganz rechts in der Zahlungszeile und wählst die entsprechende Rechnung aus.

Teilzahlungen und Überzahlungen:​

Wenn ein Kunde weniger als den fälligen Betrag überweist, wird der gezahlte Betrag automatisch von der offenen Rechnung abgezogen.
Der Kunde erhält eine Anzahlungsbestätigung mit dem Hinweis auf den noch offenen Restbetrag.

Bei einer Überzahlung wird die Rechnung als vollständig bezahlt markiert, und der Kunde bekommt eine Bestätigung. Der Administrator wird über den zu viel gezahlten Betrag informiert. Es muss manuell entschieden werden, ob der überschüssige Betrag dem Kundenkonto gutgeschrieben oder auf eine andere offene Rechnung angerechnet wird.

Im Fall einer Überzahlung ist Handeln erforderlich:

  • Den überschüssigen Betrag manuell dem Kundenkonto zuweisen, mit Angabe des passenden Grundes, um die Nachvollziehbarkeit sicherzustellen
  • Alternativ den Betrag auf eine weitere offene Rechnung des Kunden anwenden.

kutego® erleichtert diesen Prozess, indem du Kundenguthaben mit Belegen erstellen und jeden manuellen Eingriff dokumentieren kannst, was besonders bei einer Steuerprüfung wichtig ist.