Mitarbeiter

Mitarbeiter anlegen

• Klicke auf den blauen Button „Anlegen“, um einen neuen Mitarbeiter zu erstellen.
  Stelle sicher, dass der Account aktiv mit Login ist, damit sich der Mitarbeiter ins Backend einloggen und z. B. Kurse sowie Teilnehmerlisten einsehen kann.
• Aktiviere den Schalter Vollzugriff, wenn der Mitarbeiter nahezu alle Rechte erhalten soll.
• Alternativ kannst du eine zuvor erstellte Benutzerrolle zuweisen.
• Möchtest du, dass der Mitarbeiter:
  > - Als Kursleiter in Angeboten auswählbar ist, setze den entsprechenden Haken.
  > - Im Teammodul oder bei einem Standort angezeigt wird, aktiviere ebenfalls den Haken.
  > - Nutzt du das Teammodul, kannst du deine Mitarbeiter über Kategorien strukturieren. Andernfalls kann dieses Feld ignoriert werden.
• Hinterlege die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters. Diese ist erforderlich, damit System-E-Mails (z. B. zu neuen Teilnehmern, Abmeldungen, Kontaktanfragen) an ihn gesendet werden können.
• Weise dem Mitarbeiter ein Passwort zu oder lasse automatisch ein sicheres Passwort generieren.

Reiter: Personendaten

Im Reiter Personendaten kannst du folgende Angaben hinterlegen:
Öffentlich angezeigter Name: Dieser Name wird deinen Kunden angezeigt (z. B. im Kursleiterprofil).
Optionale Angaben:

• Adresse des Mitarbeiters kann im Reiter Adresse optional hinterlegt werden
• Beschreibung
• Ein Bild deines Mitarbeiters kann optional im Reiter: Bild hinterlegt werden und wird an verschiedenen Stellen in den Modulen angezeigt.

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Bei Nutzung der Zeiterfassung können die Angaben Sozialversicherungs- und Krankenversicherungsnummer
ergänzt werden. Diese werden auf den Ausdrucken zum Stundenkonto ausgegeben.

Reiter: Einstellungen

Im Reiter Einstellungen kannst du festlegen, über welche Nachrichten der Mitarbeiter per E-Mail informiert werden soll und seine regulären Arbeitstage definieren:

Der Mitarbeiter kann nur Benachrichtigungen erhalten, die im Rahmen seiner Berechtigungen liegen.
Beispiele:

• Informationen zu neuen Teilnehmern.
• Benachrichtigungen über Abmeldungen.
• Kontaktanfragen und neue Buchungen

Die im Mitarbeiterkonto hinterlegten Arbeitstage bilden die Grundlage für verschiedene automatische Berechnungen im System – insbesondere für die korrekte Ermittlung von Urlaubs- und Abwesenheitstagen.
Nur wenn die tatsächlichen Arbeitstage eines Mitarbeiters (z. B. Montag bis Freitag) sauber definiert sind, kann das System Wochenenden und arbeitsfreie Tage korrekt berücksichtigen und Fehlberechnungen vermeiden.

Reiter: Honorar

Im Reiter Honorar siehst du alle Stundenlöhne, die für die Zeiterfassung dieses Mitarbeiters gelten, und kannst seinen Stundennachweis ausdrucken. Der Reiter ist in drei Bereiche aufgeteilt.

1. Honorare für die manuelle Zeiterfassung
Im oberen Bereich hinterlegst du die Honorare für Tätigkeiten, die du manuell erfasst, zum Beispiel Büroarbeit, Vor- und Nachbereitung oder Pauschalen. Die Tätigkeiten kannst du optional zuvor unter Unternehmen > Einstellungen > manuelle Zeiterfassung anlegen. Für jede Tätigkeit trägst du hier den Betrag ein und wählst die Einheit aus, zum Beispiel „pro Stunde“ oder „pro Minute“. Über den Button Honorar für manuelle Zeiterfassung hinzufügen ergänzt du weitere Tätigkeiten für diesen Mitarbeiter.

2. Honorare aus Kurskategorien
Darunter siehst du alle Kursleiterhonorare, die du in den Kurskategorien für diesen Mitarbeiter hinterlegt hast, mit Kurskategorie, Honorar und Einheit. So erkennst du auf einen Blick, in welcher Kategorie der Mitarbeiter welchen Stundenlohn für die automatische Zeiterfassung erhält.

Diese Honorare kannst du hier nicht bearbeiten. Möchtest du ein Kursleiterhonorar ändern, klicke auf den Namen der Kurskategorie oder öffne sie unter Kurse > Kurskategorie und passe den Stundenlohn für den Mitarbeiter im Reiter „Zeiterfassung“ an. Die Anzeige im Mitarbeiterkonto aktualisiert sich anschließend automatisch.

3. Stundennachweis für Aushilfskräfte
Im unteren Bereich findest du den Stundennachweis des Mitarbeiters. Wähle oben rechts den gewünschten Zeitraum aus, und kutego® zeigt dir alle erfassten Zeiten für diesen Zeitraum an. Über den Button Drucken erstellst du einen Ausdruck, zum Beispiel für die Lohnabrechnung. Hast du im Reiter „Personendaten“ Sozialversicherungs- und Krankenversicherungsnummer hinterlegt, werden diese auf dem Ausdruck mit ausgegeben.

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Damit die automatische Zeiterfassung für Kursleiter funktioniert, muss sie unter Kurse > Einstellungen aktiviert sein und in der Kurskategorie ein Stundenlohn für den Mitarbeiter hinterlegt sein. Ohne hinterlegten Stundenlohn wird die Zeit für diesen Mitarbeiter nicht erfasst und die Kategorie erscheint nicht unter „Honorare aus Kurskategorien“.

Reiter: Dokumente

Im Mitarbeiterkonto steht dir ab sofort der Reiter „Dokumente“ zur Verfügung. Hier kannst du personenbezogene Dokumente direkt auf Mitarbeiterebene speichern – übersichtlich, sicher und datenschutzkonform.

Wo finde ich den Dokumentenbereich?

1. Öffne das entsprechende Mitarbeiterkonto.
2. Navigiere zum Reiter „Dokumente“ in der oberen Leiste.

Welche Dokumente kann ich dort speichern?
Du kannst hier alle relevanten Dateien hinterlegen, zum Beispiel:

• Arbeitsverträge
• Zertifikate oder Schulungsnachweise
• Notizen oder Auswertungen
• Absprachen oder Vereinbarungen

Wer hat Zugriff auf die Dokumente?
Die hinterlegten Dokumente sind standardmäßig nur für den Eigentümer oder mit Vollzugriff sichtbar.
Andere Mitarbeitende sehen diese Dokumente nur, wenn sie über eine entsprechende Berechtigung zum Einsehen fremder Mitarbeiterkonten verfügen.

Vorteile

• Zentrale Ablage wichtiger Unterlagen
• DSGVO-konforme Speicherung
• Zugriff direkt im Mitarbeiterprofil

Reiter: QR-Code

Im Reiter QR-Code findest du den QR-Code des Mitarbeiters. Dieser kann z. B. auf einem Mitarbeiterausweis verwendet werden, in Kombination mit dem QR-Code-Türöffner. Der Code ermöglicht eine einfache Identifikation und Zugangskontrolle.