Mitarbeiter

Mitarbeiter anlegen

• Klicke auf den blauen Button „Anlegen“, um einen neuen Mitarbeiter zu erstellen.
  Stelle sicher, dass der Account aktiv mit Login ist, damit sich der Mitarbeiter ins Backend einloggen und z. B. Kurse sowie Teilnehmerlisten einsehen kann.
• Aktiviere den Schalter Vollzugriff, wenn der Mitarbeiter nahezu alle Rechte erhalten soll.
• Alternativ kannst du eine zuvor erstellte Benutzerrolle zuweisen.
• Möchtest du, dass der Mitarbeiter:
  > - Als Kursleiter in Angeboten auswählbar ist, setze den entsprechenden Haken.
  > - Im Teammodul oder bei einem Standort angezeigt wird, aktiviere ebenfalls den Haken.
  > - Nutzt du das Teammodul, kannst du deine Mitarbeiter über Kategorien strukturieren. Andernfalls kann dieses Feld ignoriert werden.
• Hinterlege die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters. Diese ist erforderlich, damit System-E-Mails (z. B. zu neuen Teilnehmern, Abmeldungen, Kontaktanfragen) an ihn gesendet werden können.
• Weise dem Mitarbeiter ein Passwort zu oder lasse automatisch ein sicheres Passwort generieren.

Reiter: Personendaten

Im Reiter Personendaten kannst du folgende Angaben hinterlegen:
Öffentlich angezeigter Name: Dieser Name wird deinen Kunden angezeigt (z. B. im Kursleiterprofil).
Optionale Angaben:

• Adresse des Mitarbeiters kann im Reiter Adresse optional hinterlegt werden
• Beschreibung
• Ein Bild deines Mitarbeiters kann optional im Reiter: Bild hinterlegt werden und wird an verschiedenen Stellen in den Modulen angezeigt.

info

Bei Nutzung der Zeiterfassung können die Angaben Sozialversicherungs- und Krankenversicherungsnummer
ergänzt werden. Diese werden auf den Ausdrucken zum Stundenkonto ausgegeben.

Reiter: Einstellungen

Im Reiter Einstellungen kannst du festlegen, über welche Nachrichten der Mitarbeiter per E-Mail informiert werden soll:

Der Mitarbeiter kann nur Benachrichtigungen erhalten, die im Rahmen seiner Berechtigungen liegen.
Beispiele:

• Informationen zu neuen Teilnehmern.
• Benachrichtigungen über Abmeldungen.
• Kontaktanfragen und neue Buchungen

Reiter: Honorar

Im Reiter Honorar werden nur manuelle Zeiterfassungen angezeigt. Diese hast du zuvor unter Unternehmen > Einstellungen > manuelle Zeiterfassung erstellt und kannst an dieser Stelle für den einzelnen Mitarbeiter einen abweichenden Stundenlohn hinterlegen.
Die Software unterstützt jedoch eine automatische Zeiterfassung:

1. Aktiviere die automatische Zeiterfassung unter Kurse > Einstellungen.
2. Hinterlege unter Kurskategorie > Zeiterfassung einen Stundenlohn für den Mitarbeiter.
   Die Zeiten aus gegebenen Terminen oder Kursen werden automatisch erfasst und in die Honorarübersicht eingetragen.

Reiter: Dokumente

Im Mitarbeiterkonto steht dir ab sofort der Reiter „Dokumente“ zur Verfügung. Hier kannst du personenbezogene Dokumente direkt auf Mitarbeiterebene speichern – übersichtlich, sicher und datenschutzkonform.

Wo finde ich den Dokumentenbereich?

1. Öffne das entsprechende Mitarbeiterkonto.
2. Navigiere zum Reiter „Dokumente“ in der oberen Leiste.

Welche Dokumente kann ich dort speichern?
Du kannst hier alle relevanten Dateien hinterlegen, zum Beispiel:

• Arbeitsverträge
• Zertifikate oder Schulungsnachweise
• Notizen oder Auswertungen
• Absprachen oder Vereinbarungen

Wer hat Zugriff auf die Dokumente?
Die hinterlegten Dokumente sind standardmäßig nur für den Eigentümer oder mit Vollzugriff sichtbar.
Andere Mitarbeitende sehen diese Dokumente nur, wenn sie über eine entsprechende Berechtigung zum Einsehen fremder Mitarbeiterkonten verfügen.

Vorteile

• Zentrale Ablage wichtiger Unterlagen
• DSGVO-konforme Speicherung
• Zugriff direkt im Mitarbeiterprofil

Reiter: QR-Code

Im Reiter QR-Code findest du den QR-Code des Mitarbeiters. Dieser kann z. B. auf einem Mitarbeiterausweis verwendet werden, in Kombination mit dem QR-Code-Türöffner. Der Code ermöglicht eine einfache Identifikation und Zugangskontrolle.