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Kursterminübersicht

In der Übersicht unter Kurse > Kurstermine findest du alle von dir angelegten Kurstermine.
Diese Liste kannst du individuell anpassen: Blende dir die Spalten ein, die für dich relevant sind, und blende andere aus. So bekommst du alle wichtigen Informationen auf einen Blick.

Kursnummer: Mit einem Klick auf die Kursnummer in der ersten Spalte öffnest du den jeweiligen Kurstermin zur Bearbeitung oder Einsicht.
Kurskategorie: Mit einem Klick auf die Kurskategorie gelangst du direkt in die Kurskategorie und kannst dort Anpassungen vornehmen.
Bezeichnung: Wir empfehlen dir, die Bezeichnung deiner Kurstermine eindeutig und individuell zu gestalten. Das hilft dir später z. B. bei Massenmitteilungen, wenn du mehrere Kurse gleichzeitig anschreiben möchtest. Du wählst dann anhand der Bezeichnung aus, daher lohnt sich ein internes, für dich logisches System zur Kennzeichnung.

Teilnehmerliste öffnen und nutzen​

Teilnehmerzahl (Spalte “Max”): Über den blauen Kasten in der Spalte „Max“ öffnest du die Teilnehmerliste des Kurstermins.
Anwesenheiten verwalten: In der Teilnehmerliste siehst du, welche Teilnehmenden zum nächsten Kurstag angemeldet sind. Über das Fragezeichen-Symbol rechts in der jeweiligen Zeile kannst du die Anwesenheit pflegen. Zur Auswahl stehen:

  • Teilgenommen
  • Krank (nur relevant bei Kursrücktrittsversicherung, ansonsten rein informativ)
  • Entschuldigt
  • Unentschuldigt
  • Zur Nachholung abgemeldet (wird auf das Kontingent zurückgebucht oder zur Nachholung freigegeben)

Weitere Aktionen in der Teilnehmerliste​

Drei-Punkte-Menü hinter einem Teilnehmer:

  • Abonnement hinzufügen (für Kursreihen / Blockkurse)
  • Stufe ändern
  • Teilnehmer verschieben (nur in Blockkursen – in Dauerkursen erfolgt die Verschiebung über den Vertrag)
  • Terminliste versenden oder ansehen
  • Tagesliste oder gesamte Teilnehmerliste ausdrucken
    Tools für Massenaktionen stehen dir ebenfalls zur Verfügung (z. B. Statusänderung, Terminliste versenden etc.).

Weitere Funktionen in der Kursterminübersicht​

Zurück in der Übersicht findest du am Ende jeder Zeile den „Aktion“-Button, über das du weitere Möglichkeiten hast:

  • Teilnehmerliste ansehen
  • Bearbeitungsmodus öffnen
  • Zertifikate generieren (für den gesamten Kurszeitraum)
  • Kurstermin kopieren: Besonders praktisch, wenn du einen ähnlichen Kurs zu anderen Zeiten erneut anbieten möchtest. Alle Angaben werden übernommen – du änderst nur die relevanten Parameter, generierst neue Kurstage und speicherst den neuen Termin. Wenn du in der Kategorie das Abonnement aktiviert hast und mit Kursreihen arbeitest, kannst du den Folgekurs des ausgewählten Kurses über die Funktion “Kopieren” anlegen.
  • Kurs verschieben: Alle Kurstage werden 1:1 um eine bestimmte Wochenzahl verschoben. Optional kannst du den Kurs auch verlängern.
  • Kurstermin absagen, löschen oder archivieren

Archivfunktion​

Wenn du einen Kurs archivierst:

  • wird er automatisch inaktiv gesetzt,
  • ins Archiv verschoben,
  • Teilnehmer und Daten bleiben erhalten,
  • du kannst den Kurs auch nachträglich noch anschreiben und bei Bedarf wieder reaktivieren.
    Das Archiv erreichst du über den weißen Button „Archiv“ oben rechts. So bleibt deine Kursterminübersicht immer aufgeräumt und zeigt nur die aktuell relevanten Termine an.

Datumsfilter in der Spalte „Teilnehmer“​

In der Kursterminübersicht kannst du in der Spalte „Teilnehmer“ optional nach einem Datum filtern. Sobald du einen Tag auswählst, passt sich die Übersicht wie folgt an:

  • Es werden nur die Kurse angezeigt, die an diesem Datum stattfinden – alle anderen Kurstermine werden ausgeblendet.
  • Du siehst direkt, wie viele Teilnehmer für diesen Kurstag eingebucht sind, statt der Gesamtteilnehmerzahl über den ganzen Kurszeitraum.
  • Mit einem Klick auf die Teilnehmerliste springst du direkt zum ausgewählten Kurstag – ein manuelles Suchen des passenden Termins ist nicht mehr nötig.

Besonders hilfreich für Auswertungen und Auslastungsanalysen: So kannst du z. B. gezielt prüfen, wie viele Teilnehmer an einem bestimmten Kurstag eingebucht sind – etwa um die Auslastung einzelner Wochentage oder Uhrzeiten zu vergleichen, Personalbedarf (Kursleiter) besser einzuschätzen oder freie Kapazitäten für Nachbuchungen zu identifizieren.

Teilnehmer in einen anderen Kurstermin umbuchen​

Manchmal kommt es vor, dass ein Teilnehmer nicht wie geplant an einem Kurs teilnehmen kann und in einen anderen Kurstermin wechseln möchte. In kutego® gibt es dafür verschiedene Wege, die je nach Kurstyp und Konditionsänderung unterschiedlich ablaufen. Damit du den Überblick behältst, schauen wir uns die drei Varianten nacheinander an.

Welche Umbuchungsvariante brauche ich?

  • Variante 1: Teilnehmer wechselt von einem Blockkurs in einen anderen Blockkurs, Konditionen bleiben gleich → Umbuchung über Teilnehmerliste.
  • Variante 2: Teilnehmer wechselt von einem Dauerkurs in einen anderen Dauerkurs, Konditionen bleiben gleich → Umbuchung über den Vertrag.
  • Variante 3: Teilnehmer wechselt in einen Kurs mit geänderten Konditionen → Rechnung stornieren und neue Rechnung erstellen.

Variante 1: Umbuchung Blockkurs → Blockkurs (gleiche Konditionen)​

In diesem Fall ändert sich am Rechnungsbetrag nichts. Eine Stornierung der bestehenden Rechnung ist nicht erforderlich.
Schritte:

  • Öffne die Teilnehmerliste des aktuellen Kurses.
  • Klicke beim gewünschten Teilnehmer auf den Button mit den drei Punkten.
  • Wähle den Menüpunkt Teilnehmer in anderen Kurstermin verschieben.
  • Wähle den neuen Kurstermin aus und lege das Wechseldatum fest:
    • Standard: aktuelles Datum belassen → Teilnehmer wird sofort vollständig umgebucht. Nur, falls der Teilnehmer erst ab einem bestimmten Kurstag wechseln soll, gib hier ein Datum ein.
Vorteil: Der Wechsel erfolgt unkompliziert, ohne dass Rechnungen angepasst werden müssen.

Variante 2: Umbuchung Dauerkurs → Dauerkurs (gleiche Konditionen)​

Bei Dauerkursen erfolgt die Umbuchung nicht über die Teilnehmerliste, sondern über den Vertrag des Kunden.
Schritte:

  • Öffne den Vertrag des Teilnehmers.
  • Gehe in den Reiter Vertragsdaten und wähle den neuen Kurstermin aus, in den der Teilnehmer wechseln soll. Speichere den Vertrag.
info

Du kannst nur in Kurstermine wechseln, die mit der gleichen Vertragslaufzeit verknüpft sind.
Wenn du in einen Kurs wechseln möchtest, der mit einer anderen Vertragslaufzeit verknüpft ist, handelt es sich um geänderte Konditionen. In diesem Fall ist die Vorgehensweise wie bei Variante 3 (aktuellen Vertrag kündigen oder beenden und neuen Vertrag abschließen).

Variante 3: Umbuchung mit geänderten Konditionen (Blockkurs A → Blockkurs B)​

Wenn sich durch die Umbuchung die Konditionen ändern (z. B. Preis), ist eine reine Verschiebung nicht möglich. Stattdessen wird der Wechsel über eine Stornierung der Rechnung und Neubuchung abgewickelt.
Schritte:

  • Bestehende Rechnung stornieren: Dadurch wird der Teilnehmer automatisch aus dem bisherigen Kurstermin entfernt. Ein bestehender Vertrag kann automatisch beendet werden.
  • Falls die Rechnung bereits bezahlt war: Über Finanzen → Stornierungen den Betrag dem Kundenguthaben gutschreiben.
  • Lege anschließend eine neue Rechnung für den neuen Kurstermin mit den neuen Konditionen an. Falls Kundenguthaben vorhanden ist, kannst du dieses mit der neuen Rechnung verrechnen. Der Kunde zahlt dann nur noch den eventuellen Differenzbetrag.

Vorteil: Der Kunde erhält eine korrekte Abrechnung, die sowohl den alten Kurs storniert als auch den neuen Kurs zu den aktuellen Konditionen berücksichtigt.

Wenn ein Kunde zu neuen Konditionen in einen anderen Dauerkurs wechseln möchte, ist eine Stornierung der Rechnung nicht zwingend erforderlich. Der Wechsel kann gegebenenfalls erst zur nächsten Abrechnungsperiode erfolgen. In diesem Fall kannst du den bestehenden Vertrag kündigen oder beenden und den Teilnehmer über eine Rechnung zum gewünschten Stichtag in den neuen Kurs einbuchen. Eine Stornierung der bestehenden Rechnung ist in diesem Szenario nicht notwendig.