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Einstellungen

Unternehmenseinstellungen konfigurieren​

Die Unternehmenseinstellungen in kutego® sind ein grundlegender und wichtiger Bereich, den du bei der Ersteinrichtung deines Accounts sorgfältig einrichten solltest. Diese Einstellungen bilden die Basis für alle rechtlichen und organisatorischen Vorgaben in deinem Unternehmen und wirken sich auf verschiedene Bereiche der Software aus.
Eine einmalige, sorgfältige Konfiguration stellt sicher, dass rechtliche und organisatorische Anforderungen erfüllt sind. Dies schützt dich vor rechtlichen Risiken, optimiert deine internen Prozesse und sorgt für ein professionelles Auftreten gegenüber deinen Kunden.

1. Reiter: Unternehmen​

Im ersten Reiter hinterlegst du die grundlegenden Informationen zu deinem Unternehmen.
Angaben, die du eintragen solltest:

  • Firma
  • Branche
  • Rechtsform
  • Inhaber / Geschäftsführer
  • Inhaltlich Verantwortlich
  • Strasse
  • Postleitzahl
  • Stadt
  • Ort
  • Land
  • Deutschland
  • Telefon
  • Telefax

Wirkung dieser Angaben:
Diese Daten werden automatisch in das Impressum eingefügt.
Sie erscheinen auf allen offiziellen PDF-Dokumenten (z. B. Rechnungen) am unteren Rand.
Hinweis: Sobald die Informationen korrekt hinterlegt sind, musst du diese Einstellungen nur anpassen, wenn sich grundlegende Unternehmensdaten ändern.

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Wenn du eine Hundeschule betreibst, gib die Branche als “Hundeschule” an. Dadurch ändert sich die Bezeichnung von “Teilnehmer Vorname / Teilnehmer Nachname” zu “Rufname Hund / Hunderasse”. Die Software unterscheidet zwischen Kunde und Teilnehmer: Kunde = Mensch, Teilnehmer (bei einer Hundeschule) = Hund. So kannst du bei der Buchung direkt Informationen zum Hund abfragen. Optional kannst du über benutzerdefinierte Felder zusätzliche Abfragefelder platzieren (Kastriert, geimpft, …)

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Wenn du allgemein mit Tieren arbeitest, wähle die Branche “Tiere” aus. Die Teilnehmer-Bezeichnung lautet dann flexibel Tier / Teilnehmer.

2. Reiter: Logo und Favicon​

Für dein Branding ist es essenziell, dein Logo in der Software zu hinterlegen. Dein Logo wird automatisch auf allen offiziellen Dokumenten eingebunden, darunter:

  • Rechnungen
  • Terminlisten
  • E-Mails
  • Gutscheine
    So hinterlässt du bei deinen Kunden einen professionellen und einheitlichen Eindruck.

Zusätzlich kannst du ein Favicon hinterlegen. Das Favicon ist das kleine Symbol, das in der Registerkarte deines Browsers (oben im Tab) angezeigt wird. Es sorgt für Wiedererkennbarkeit und unterstreicht dein Branding auch im digitalen Umfeld.

So hinterlegst du dein Logo und Favicon:​

1. Navigiere zu den Einstellungen: Gehe zum Bereich Unternehmen > Einstellungen und wähle den Reiter Logo & Favicon.
2. Logo hochladen: Klicke auf Logo hochladen. Wähle eine passende Bilddatei (z. B. .png oder .jpg) von deinem Computer aus. Achte darauf, dass das Logo in guter Qualität und ohne Hintergrund (falls möglich) hochgeladen wird.
3. Favicon hinzufügen: Klicke auf Favicon hochladen. Wähle ein quadratisches Bild, vorzugsweise im Format .ico, .png oder .svg. Ideal ist eine Größe von 16x16 oder 32x32 Pixel.
4. Änderungen speichern: Vergiss nicht, nach dem Hochladen auf Speichern zu klicken, um deine Anpassungen zu übernehmen.

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Überprüfe nach dem Hochladen, wie dein Logo und Favicon auf den verschiedenen Dokumenten und im Browser dargestellt werden. So stellst du sicher, dass dein Branding optimal wirkt.

3. Reiter: Rechtliches​

AGB (Allgemeine Geschäftsbedingungen)​

Hinterlege deine AGB im ersten Abschnitt.
Die Software stellt eine leere Beispielvorlage bereit, die dir zeigt, welche Punkte in den AGB geregelt sein sollten.

Warum sind AGB wichtig?
Kunden müssen bei jeder Buchung den AGB, den Datenschutzrichtlinien und der Widerrufsbelehrung zustimmen.
Falls ein Kunde auf die verlinkten AGB klickt und dort keine hinterlegten Geschäftsbedingungen vorfindet, kann dies rechtliche Konsequenzen für dich nach sich ziehen.
In den AGB kannst du zudem Stornobedingungen festlegen, um dich im Falle einer Stornierung rechtlich abzusichern.

Impressum​

Standardmäßig wird das Impressum aus den Angaben im Reiter Unternehmen automatisch generiert.
Alternativ kannst du ein eigenes Impressum erstellen.

Kontrolliere, ob folgende Angaben ergänzt werden müssen:

  • Quellennachweise.
  • Berufsverbände.
  • Berufshaftpflichtversicherung.
  • Aufsichtsbehörden.

Aktiviere die entsprechenden Schalter und trage die erforderlichen Informationen ein, um dein automatisches Impressum zu vervollständigen.

Datenschutzerklärung​

Oben links findest du einen Link zu unserer Standard-Datenschutzerklärung, die alle DSGVO-Anforderungen erfüllt.
Wichtige Punkte:

  • kutego® ist zu 100 % DSGVO-konform und speichert Kundendaten rechtskonform auf Servern in Deutschland.
  • Die Kundendaten werden für 10 Jahre aufbewahrt.

Kontrolliere die Abfrageschalter:

  • Gibt es in deinem Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten?
  • Sind deine Mitarbeiter im Datenschutz geschult?
  • Wurden mit externen Dienstleistern AVV- und DSGVO-Vereinbarungen getroffen?
  • Werden zusätzliche Daten in benutzerdefinierten Feldern abgefragt?
  • Werden personenbezogene Daten an Dritte weitergegeben? Falls ja, hinterlege Empfänger und Grund.

Widerrufsbelehrung​

Die Software stellt dir eine Standard-Widerrufsbelehrung zur Verfügung, die du optional anpassen kannst.
Unser Standardtext entbindet dich vom Widerrufsrecht bei terminierten Dienstleistungen (z. B. Kurse, Termine). Dies entspricht den rechtlichen Vorgaben und passt optimal zu den typischen Angeboten in kutego®.

4. Reiter: Manuelle Zeiterfassung​

Hinterlege manuelle Tätigkeiten, die nicht automatisch durch die Software erfasst werden (z. B. Aufräumarbeiten oder administrative Aufgaben).
Weise jeder Tätigkeit einen Standard-Stundenlohn zu. Dieser kann im Mitarbeiterkonto individuell angepasst werden.
Die hinterlegten Tätigkeiten werden im Bereich Unternehmen > Zeiterfassung als Kategorie angezeigt.

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Wichtiger Hinweis:
Für Kursleiterzeiten nutzt die Software die automatische Zeiterfassung (siehe Kurse > Einstellungen).
Die automatische Zeiterfassung funktioniert nur, wenn in der Kurskategorie ein Stundenlohn für den Mitarbeiter hinterlegt ist.

5. Reiter: E-Mail-Einstellungen​

  • Seiten-E-Mail
    Funktion: Lege eine E-Mail-Adresse fest, die für die Außendarstellung verwendet wird.
    Diese E-Mail-Adresse wird z. B. auf deiner Webseite angezeigt oder in PDF-Dokumenten wie Rechnungen und Terminlisten verwendet.
  • Absender-E-Mail-Adresse
    Funktion: Definiere die E-Mail-Adresse, die für den Versand von Systemnachrichten verwendet wird.
    Optionale Einstellung: Du kannst einen abweichenden Absendernamen hinterlegen, der in den E-Mails angezeigt wird.

SMTP-Versand aktivieren​

Warum SMTP verwenden?
Der SMTP-Versand ermöglicht es kutego®, E-Mails in deinem Namen direkt über deinen E-Mail-Server zu versenden. Dies verbessert die Zustellbarkeit und sorgt dafür, dass die Nachrichten als vertrauenswürdig erkannt werden.

Benötigte SMTP-Daten:

  1. SMTP- Host: Der Postausgangsserver deines E-Mail-Anbieters.
  2. SMTP- Benutzername: In der Regel deine Absender-E-Mail-Adresse.
  3. SMTP- Passwort: Dein E-Mail-Konto-Passwort.
  4. Versandlimit: Frage bei deinem E-Mail-Anbieter nach, wie viele E-Mails pro Minute versendet werden dürfen, und hinterlege diesen Wert, um Massenmails gestaffelt zu versenden, ohne deinen Mailserver zu überlasten.

SMTP-Einstellungen testen:
Hinterlege die SMTP-Daten in den entsprechenden Feldern.
Sende eine Test-E-Mail, um sicherzustellen, dass die Einstellungen korrekt sind.
Wenn der Test erfolgreich ist, speichere die Einstellungen.

System-E-Mails – unsere Absender-IP-Adressen​

Unsere System-E-Mails (z. B. Terminbestätigungen, Erinnerungen oder Rechnungen) werden aktuell über folgende IP-Adressen verschickt:
*157.90.98.163
157.90.98.166*
Damit diese E-Mails sicher bei deinen Empfängern ankommen und nicht im Spam-Ordner landen, kannst du diese IP-Adressen auf deinem E-Mail-Server bzw. in deiner Firewall freigeben.

Tipp:
Wenn du auf Nummer sicher gehen möchtest, kannst du auch direkt unser gesamtes Subnetz freigeben:
157.90.98.160/27

So bist du automatisch vorbereitet, falls wir in Zukunft weitere IP-Adressen aus diesem Bereich für den Versand verwenden. Du musst dann nichts mehr anpassen.

6. Reiter: E-Mail-Empfänger​

Hier kannst du festlegen, an welche E-Mail-Adressen systemgenerierte Nachrichten von uns an dich versendet werden sollen.

  • Thematische Strukturierung: E-Mails zu Kursen, Finanzen oder anderen Themen können an verschiedene Adressen geschickt werden.
  • Standard-Einstellung: Wenn keine spezifischen Adressen hinterlegt werden, verwendet die Software die E-Mail-Adresse des Account-Eigentümers.

7. Reiter: Einstellungen​

  • Mehrsprachigkeit – Angebote auf Englisch bereitstellen
  • B2B-Geschäft: Wenn du ausschließlich ein Geschäft mit anderen Unternehmen führst, aktiviere den Schalter für B2B. Damit wird im Buchungstunnel automatisch die Abfrage nach dem Firmennamen ergänzt.
  • Mitarbeiter-Chat

Mehrsprachigkeit​

Kutego unterstützt die Möglichkeit, deine Buchungsseite und Angebote zusätzlich auf Englisch anzubieten. So erreichst du auch internationale Kunden, die kein Deutsch sprechen.

1. Sprache aktivieren: Navigiere zu Unternehmen > Einstellungen > Einstellungen. Dort kannst du Englisch als zusätzliche Sprache aktivieren und festlegen, welche Sprache als Standardsprache verwendet werden soll.
2. Sprachumschaltung für Kunden: Sobald die zusätzliche Sprache aktiviert ist, erscheint auf deiner Buchungsseite im Kopfbereich eine Sprachauswahl. Deine Kunden können dort jederzeit zwischen der Standardsprache und der zusätzlichen Sprache wechseln.
3. Eigene Texte übersetzen: Nach der Aktivierung steht dir in allen Texteingabefeldern ein zusätzliches Eingabefeld für die englische Übersetzung zur Verfügung. Das betrifft unter anderem:

  • Kurskategorien und Kursbeschreibungen
  • Angebotsbeschreibungen
  • Weitere individuell pflegbare Textfelder
  • Seitentitel (Webmodul)
  • Seiteninhalte (Webmodul)
    Hinterlege dort jeweils die englische Version deines Textes, damit deine Kunden beim Sprachwechsel die passenden Inhalte angezeigt bekommen.

4. Automatische Übersetzungen: Alle systemseitigen Bezeichnungen im Frontend werden automatisch übersetzt. Dazu gehören beispielsweise:

  • Spaltenbezeichnungen und Schaltflächen
  • Beschriftungen im Buchungstunnel
  • Angaben zu Vertragslaufzeiten
  • Allgemeine Bedienelemente und Hinweistexte
    Für diese Elemente ist keine manuelle Übersetzung nötig.

Interner Mitarbeiter-Chat​

Den Mitarbeiter-Chat aktivierst du unter Unternehmen > Einstellungen > Einstellungen. Sobald er aktiv ist, steht im Backend unten rechts ein grüner Chat-Button zur Verfügung, über den sich deine Mitarbeiter DSGVO-konform austauschen können – einzeln, nach Benutzergruppen oder mit dem gesamten Team. Es werden keine Daten an Dritte weitergegeben.

In den Einstellungen des jeweiligen Mitarbeiterkontos kannst du per Schalter festlegen, ob ein Mitarbeiter den Chat nutzen darf.
So behältst du die volle Kontrolle darüber, welche Teammitglieder über den Chat kommunizieren dürfen.

Widerrufsbutton komplett ausblenden​

Schließt du deine Verträge ausschließlich per E-Mail oder auf Papier ab, findest du unter Unternehmens-Einstellungen jetzt die Option Widerrufsbutton komplett ausblenden?. Sie blendet den Button überall aus – in der Buchungsbestätigungs-E-Mail, im Kundenkonto, im Checkout, im Footer und auf der Widerrufsseite selbst.
Wichtig: Nutze diese Option nur, wenn du wirklich keine Verträge online abschließt – die rechtliche Verantwortung dafür liegt bei deinem Account.