Mahnwesen

Ein Mahnlauf besteht aus mehreren Mahnstufen, die in einer zeitlichen Abfolge aufeinander folgen.
Diese Mahnstufen setzen sich aus einem oder mehreren Zahlungserinnerungen und Mahnungen zusammen.
Jede Mahnstufe wird nach einem festgelegten Zeitplan ausgelöst, der entweder vor oder nach der Fälligkeit einer Rechnung definiert werden kann.

Das Mahnwesen orientiert sich stets an der Fälligkeit der Rechnung und ist besonders relevant für die Zahlungsmethode Überweisung.
Die Zahlarten Zahlung vor Ort oder Lastschrift sind vom Mahnwesen ausgeschlossen, da du in diesen Fällen entweder selbst den Zahlungszeitpunkt steuerst oder der Kunde vor Ort zahlt.

Unter dem Menüpunkt Finanzen > Mahnwesen > Mahnläufe findest du einen vorgefertigten Standard-Mahnlauf, der in allen Kursterminen hinterlegt ist.
Dieser Standard-Mahnlauf kann individuell angepasst werden, um deinen spezifischen Anforderungen gerecht zu werden.

Anpassung des Standard-Mahnlaufs

Mit einem Klick auf den orangefarbenen Bearbeiten-Button kannst du den Standard-Mahnlauf ändern.
Generell kannst du folgende Anpassungen vornehmen:

• Anzahl der Mahnstufen festlegen: Du kannst entscheiden, wie viele Mahnstufen vorhanden sein sollen.
• Typ der Mahnstufen: Du kannst festlegen, ob eine Mahnstufe als Zahlungserinnerung oder als Mahnung gilt. Beachte, dass in der Mahnlaufübersicht nur die Mahnungen angezeigt werden. Eine Zahlungserinnerung ist noch keine Mahnung, sondern nur eine E-Mail mit Informationsgehalt.
• Auslöser definieren: Entscheide, ob eine Mahnstufe vor oder nach Erreichen der Fälligkeit ausgelöst wird.
• Text inhaltlich anpassen: Du kannst den E-Mail-Betreff und E-Mail-Text, der bei Erreichen der Mahnstufe an deinen Kunden versendet wird, komplett selbst gestalten und in einem Wortlaut formulieren, der zu dir und deinem Unternehmen passt. Platzhalter stehen dir zur Verfügung.

info

Für jede Mahnstufe gibt es die Option, die Mahnung per Briefpost zu versenden.
Wenn diese Option aktiviert ist, wird die Mahnung nicht nur per E-Mail versendet, sondern auch automatisch an einen Briefdienstleister übermittelt, der die Mahnung im Namen des Unternehmens per Post zustellt.
Dieser Service kostet 1,10 € pro Mahnung, die in der monatlichen Abrechnung verrechnet werden.

Mahngebühren und Inkasso

• Mahngebühren: Bei jeder Mahnstufe kannst du eine Mahngebühr festlegen, die automatisch als zusätzliche Rechnungsposition zur Rechnung hinzugefügt wird.
• Inkasso-Schnittstelle: Falls du in den Finanzeinstellungen die Inkasso-Schnittstelle aktiviert hast, erscheint ein zusätzlicher Schalter, um die Forderung an ein Inkasso-Unternehmen zu übergeben. In diesem Fall übernimmt unser Inkasso-Partner die weiteren Schritte. Der Inkasso-Service ist in der Regel kostenfrei, solange es nicht zu einem Gerichtsverfahren kommt. Etwaige Kosten werden dem Schuldner in Rechnung gestellt.

Individuelle Mahnläufe – Anpassung für spezielle Kunden und Kurse
Neben dem vorgefertigten Standard-Mahnlauf hast du auch die Möglichkeit, individuelle Mahnläufe zu erstellen. Diese können gezielt für spezielle Kunden oder bestimmte Kurse verwendet werden, sodass du noch flexibler auf unterschiedliche Situationen reagieren kannst.

Anlegen eines individuellen Mahnlaufs

Zusätzlich zum Standardmahnlauf kannst du einen individuellen Mahnlauf hinterlegen:

1. In der Kurskategorie hinterlegen: Du kannst in einer spezifischen Kurskategorie einen individuellen Mahnlauf hinterlegen. Dieser wird dann ausschließlich für alle Kurse dieser Kategorie verwendet. Standardmäßig ist immer der allgemeine Standard-Mahnlauf hinterlegt, aber du kannst diesen durch einen maßgeschneiderten Mahnlauf ersetzen, der besser zu den Bedingungen dieser Kurse passt.
2. Manuelles Anlegen einer Rechnung: Beim manuellen Anlegen einer Rechnung kannst du ebenfalls bestimmen, welcher Mahnlauf angewendet werden soll. Das gibt dir die Möglichkeit, je nach Situation einen passenden Mahnlauf auszuwählen.

Durch diese Flexibilität im Mahnwesen kannst du sicherstellen, dass unterschiedliche Kundengruppen oder Kurstypen angemessen und individuell betreut werden.

tipp

Möchtest du, dass Zahlungserinnerungen auch in der Übersicht der Mahnungen angezeigt werden?

Setze dazu den Status im Mahnlauf auf Mahnung. Im Text kannst du weiterhin das Wort Zahlungserinnerung verwenden.
Beachte, dass es sich nur dann um eine Mahnung handelt, wenn der Kunde tatsächlich im Zahlungsverzug ist.
Ein Zahlungsverzug tritt ein, wenn der Kunde die Zahlung nicht zum vereinbarten Datum leistet.
Zahlungserinnerungen, die lediglich eine Vorankündigung oder einen informativen Charakter für eine noch ausstehende Zahlung haben, sind rechtlich keine Mahnungen.

Übersicht der Mahnungen

Unter dem Menüpunkt Mahnungen findest du eine Listenansicht aller versendeten Mahnungen. Diese Übersicht bietet detaillierte Informationen über jede Mahnung, einschließlich:

• Bezug zur Rechnung: Welche Rechnung der Mahnung zugrunde liegt.
• Kundeninformation: An welchen Kunden die Mahnung versendet wurde.
• Ursprünglicher Rechnungsbetrag und der Mahnbetrag, falls eine Mahngebühr hinzugefügt wurde.

Status der Rechnung

Der Status gibt an, ob die entsprechende Rechnung:

• Offen (noch unbezahlt)
• Bezahlt
• Storniert
• oder an Inkasso übergeben wurde.

Mahnungen im Detail einsehen

Mit einem Klick auf die Lupe kannst du den entsprechenden Beleg der Mahnung als PDF aufrufen.
Jede Mahnung erhält einen eigenen Verwendungszweck, der automatisch generiert wird.

Wenn eine Mahnstufe erreicht wird, führt das System folgende Schritte automatisch aus:

1. Korrektur der Rechnung bei hinterlegter Mahngebühr
2. Anpassung des Verwendungszwecks der Rechnung
3. Versand der Mahnung per E-Mail an den Kunden
4. Automatisierte Weitergabe an unseren Briefdienstleister (optional, wenn hinterlegt)
5. Übergabe an Inkassodienstleister (optional, wenn hinterlegt)

Mahnwesen manuell auslösen oder stoppen

In der Detailansicht einer Rechnung (Klick auf Rechnungsnummer) hast du die Möglichkeit, das Mahnwesen individuell zu steuern.
Über den blauen Zahnrad-Button oben rechts kannst du:

• Das Mahnwesen manuell auslösen: Damit startest du den Mahnprozess für die jeweilige Rechnung, auch wenn der automatische Ablauf nicht aktiviert ist.
• Das Mahnwesen stoppen: Dies erlaubt es dir, in speziellen Fällen den Mahnprozess zu unterbrechen oder komplett zu deaktivieren, selbst wenn das Mahnwesen für diese Rechnung ursprünglich aktiv war.
  Mit dieser Funktion kannst du flexibel auf individuelle Situationen reagieren und direkt in das hinterlegte Mahnwesen eingreifen, wenn es erforderlich ist.

Mahnwesen in Kurskategorien oder Kundenaccounts deaktivieren

Du hast die Flexibilität, das Mahnwesen gezielt zu deaktivieren, wenn es in bestimmten Fällen nicht erforderlich ist.

Dafür stehen dir zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

1. Deaktivierung in der Kurskategorie: In den Einstellungen einer Kurskategorie kannst du das Mahnwesen komplett deaktivieren.
   Dadurch werden alle Rechnungen, die in dieser Kategorie erstellt werden, vom Mahnprozess ausgeschlossen.
2. Deaktivierung im Kundenaccount: In den Einstellungen eines Kundenaccounts hast du ebenfalls die Möglichkeit, das Mahnwesen für diesen speziellen Kunden zu deaktivieren.
   Somit erhält der Kunde keine Zahlungserinnerungen oder Mahnungen, unabhängig von den sonstigen Systemeinstellungen.