Warteliste

Wartelistenverwaltung

Unter Kurse > Warteliste findest du eine umfassende Übersicht aller Wartelisten-Einträge in einer praktischen Listenansicht.
Hier stehen dir verschiedene Aktionen zur Verfügung:

• Buchen: Der Teilnehmer wird in einen Kurs aufgenommen.
• Bestätigungsmail: Falls noch keine Bestätigung versendet wurde, kann der Versand erneut ausgelöst werden.
• Bearbeiten: Du kannst die Auswahlkriterien des Wartelisten-Eintrags ändern.
• Löschen: Der Teilnehmer wird ohne Benachrichtigung aus der Warteliste entfernt.

Über die Spaltenfunktion kannst du weitere Informationen wie die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer des Kunden einblenden lassen, um Wartelisten-Einträge schneller zu bearbeiten.

Einrichten der Warteliste im Kurstermin

Ein Wartelisten-Eintrag wird automatisch erstellt, wenn du im Kurstermin > Optionen den Schalter Warteliste aktivierst und der Kurs den Status ausgebucht erhält.
Dies bedeutet, dass sich Kunden nur auf die Warteliste für diesen Kurstermin setzen lassen können und keine direkte Buchung mehr möglich ist.

Alternativ kannst du den Status ausgebucht auch manuell im Kurstermin aktivieren.
So wird ebenfalls der Wartelisten-Modus für diesen Kurs gestartet und ermöglicht es Kunden, sich auf die Warteliste setzen zu lassen.

Manuelles Anlegen eines Wartelisten-Eintrags

Du kannst Wartelisten-Einträge auch selbst hinzufügen.
Gehe hierzu in die Wartelisten-Übersicht und klicke oben rechts auf den blauen Button Anlegen.

Beim Anlegen eines neuen Wartelisten-Eintrags:

• Wähle den Kunden.
• Bestimme die Kurskategorie und den Standort.
• Gib die verfügbaren Tage und Zeiten des Kunden an.

Die Software fügt den Kunden ebenfalls als Wartelisten-Eintrag unterhalb der Teilnehmerliste für alle Kurstermine auf, die diesen Kriterien entsprechen.
Kunden haben jederzeit die Möglichkeit, über ihr eigenes Login die Kriterien für ihren Wartelisten-Eintrag anzupassen oder sich von der Warteliste entfernen zu lassen.

info

Wird von der Software eine Kursbuchung in derselben Kategorie erkannt, wird der zugehörige Wartelisten-Eintrag automatisch entfernt.

Kommunikation mit Wartelisten-Teilnehmern

Falls du allen Wartelisten-Teilnehmern einer oder mehrerer Kurskategorien eine Nachricht senden möchtest, kannst du dies über Kommunikation > Mitteilungen tun.
Wähle die Empfänger-Option „keine Teilnehmer“ und aktiviere den Schalter “Interessenten von der Warteliste”, um gezielt die Wartelisten-Teilnehmer zu erreichen.

Nachrücken in einen freien Kursplatz

Hast du mit einem Kunden vereinbart, dass er einen frei gewordenen Kursplatz übernimmt, kannst du über Aktion > Buchen eine Rechnung für diesen Kunden erstellen und ihm die Buchungsbestätigung per E-Mail zusenden.
Sobald du auf Buchen klickst, öffnet sich das Rechnungserstellungsfenster mit dem vorgewählten Kurstermin und den bereits hinterlegten Informationen des Wartelisten-Eintrags.
Dadurch kannst du den Kursplatz schnell und einfach an einen Wartelisten-Teilnehmer vergeben.
Der Kunde wird anschließend automatisch aus der Wartelistenübersicht entfernt.

Die Reihenfolge des Nachrückens erfolgt jedoch nicht automatisch durch das System.
Ein berechtigter Mitarbeiter kann alle Wartelisten-Einträge nach bestimmten Kriterien filtern und die Plätze nach individuellen Kriterien vergeben.

Absagen an Wartelisten-Teilnehmer

Falls ein Teilnehmer aus der Warteliste für einen Kurs keinen Platz erhält und es für diesen Kurs keine weiteren Termine mehr gibt,
erhält der Teilnehmer automatisch eine Nachricht vom System, dass er leider nicht berücksichtigt werden konnte.