Terminkategorien

Mit kutego^® kannst du Einzeltermine einfach und übersichtlich verwalten.
Diese Anleitung erklärt dir, wie du Terminkategorien erstellst, Benachrichtigungen konfigurierst und dein Terminmodul so gestaltest, dass es deinen Anforderungen entspricht.

Terminkategorie anlegen

Um Einzeltermine anzubieten, erstellst du zunächst eine Terminkategorie.
Die Terminkategorie definiert die Bilder und den Beschreibungstext, den deine Kunden sehen, wenn sie einen Termin bei dir buchen möchten.
So gehst du vor:

• Beschreibungstext: Füge eine Beschreibung der Terminkategorie hinzu. Hier gibst du dem Kunden alle relevanten Informationen zu deinem Angebot.
  * Kurzbeschreibung: Hier gibst du die wichtigsten Informationen, die dem Kunden auf den ersten Blick gezeigt werden.
  * Beschreibung: Nutze das Feld „Beschreibung“ für ausführlichere Informationen. Diese werden dem Kunden unter dem Reiter “Mehr Details” angezeigt.
  Falls du diesen Bereich nicht benötigst, kannst du ihn in den Ansichtsoptionen deaktivieren.
• Farbliche Kennzeichnung: Du kannst jeder Terminkategorie eine Farbmarkierung zuweisen. Diese hilft dir, Termine in deinem Kalender oder der Übersicht auf einen Blick zu unterscheiden.
• Sortierung: Mit der Sortierungsfunktion bestimmst du, in welcher Reihenfolge verschiedene Terminkategorien auf der Übersichtsseite erscheinen
• Bilder: Lade ein Bild hoch, das in der Übersicht- oder Detailseite angezeigt wird.
  Du kannst mehrere Bilder hinzufügen und über die Sortierung festlegen, in welcher Reihenfolge diese angezeigt werden.
  Lade mindestens 1 Bild pro Übersichts- oder Detailseite hoch.
• Dokumente/Handouts: Im Reiter Dateien kannst du Handouts oder andere Dokumente hochladen, die der Kunde erhalten soll.
  Markiere diese als E-Mail-Versand, wenn sie nach der Terminbuchung als Anhang der Bestätigungsmail versendet werden sollen.
  Alternativ kannst du die Dokumente als Direkt-Download zur Verfügung stellen, sodass der Kunde sie direkt von der Website herunterladen kann – unabhängig von einer Terminbuchung.
  Falls du zusätzliche Informationen, Flyer oder ähnliche Inhalte bereitstellen möchtest, die die Kaufentscheidung deiner Kunden unterstützen könnten, bietet sich diese Direkt-Download-Option an.
• Preisbox erstellen: Die Preisbox ist eine optionale Funktion, um verschiedene Angebote in einer Kachelansicht für Kunden vergleichbar zu machen.
  Kunden können durch Klick auf die Preisbox direkt zu deinem Angebot gelangen.

Terminkategorie in einer Unterseite anzeigen

Falls du das Web-Modul von kutego^® verwendest, kannst du deine Kategorie einer Unterseite zuordnen, indem du in der Auswahlzeile „Unterseite“ den gewünschten Abschnitt auswählst.
Hinweis: Das Terminmodul wird nicht automatisch auf der Unterseite angezeigt.
Du musst das Terminmodul manuell an die gewünschte Stelle deiner Webseite ziehen und platzieren.

Ansicht und Layout im Terminmodul anpassen

Im Reiter Ansichtsoptionen kannst du das Layout und die sichtbaren Spalten des Terminmoduls* individuell konfigurieren*.
Entscheide, welche Informationen für den Kunden sichtbar sein sollen, und deaktiviere alles, was nicht notwendig ist.
So bleibt das Modul übersichtlich und zeigt nur die relevanten Informationen.

SEO und Meta-Beschreibung

Hinterlege eine kurze Beschreibung für die Suchmaschinenoptimierung (SEO), um die Sichtbarkeit deiner Termine in Suchmaschinen zu verbessern.
Diese Option ist nur in Kombination mit dem Webmodul von kutego^® relevant

Zeiterfassung für Mitarbeiter

Falls Mitarbeiter einen Stundenlohn in der Kategorie hinterlegt haben, erfasst die Software automatisch die Zeiten, zu denen sie als Mitarbeiter im gebuchten Termin eingetragen sind.
Diese Zeiten lassen sich in der Übersicht unter Unternehmen > Zeiterfassung auswerten.

Einstellungen für die Buchung

kutego^® bietet dir zwei Möglichkeiten, wie Kunden Termine buchen können:

1. Buchungsbestätigung: Der Kunde wählt einen Termin aus und bucht ihn verbindlich entsprechend der freigegebenen Zeiten.
   Nach erfolgreicher Buchung erhält er eine Bestätigung und wird als Teilnehmer eingetragen. Der Termin erscheint automatisch in deinem Dashboard.
2. Buchungsanfrage: Hier wählt der Kunde ebenfalls seinen Wunschtermin, aber die Buchung bleibt zunächst unverbindlich.
   Du erhältst eine Benachrichtigung über die Anfrage und kannst sie unter Termine > Anfragen bearbeiten und bestätigen.
   Erst nach deiner Bestätigung wird die Buchung endgültig, und der Kunde erhält die Rechnung und Bestätigung.

Rechnungs- und Teilnehmerverwaltung

Die Option Rechnungsempfänger als Teilnehmer vorschlagen ist nützlich, wenn der Kunde meist selbst Teilnehmer ist – wie bei Erwachsenen-Kursen.
Wenn du jedoch mit Kinderkursen oder z. B. in einer Hundeschule arbeitest, solltest du diese Einstellung deaktivieren, da in diesen Fällen der Rechnungsempfänger oft nicht der Teilnehmer ist
(z. B. Eltern bei Kinderkursen oder Hundebesitzer bei Hundeschulen).

Kalender und Benachrichtigungen konfigurieren

• Kalender-Datei: Standardmäßig wird der Buchungsbestätigung eine Kalenderdatei angehängt, sodass der Kunde den Termin in seinen Google- oder Apple-Kalender einfügen kann.
  Falls du diese Funktion nicht benötigst, kannst du sie deaktivieren.

• Abmeldebenachrichtigungen für Kursleiter: Wenn ein Kunde seinen Termin über seinen Kunden-Login storniert, erhält der Kursleiter eine Benachrichtigung per E-Mail (vorausgesetzt, diese Einstellung ist aktiviert).
  Du kannst außerdem festlegen, dass weitere Personen wie z. B. Büro-Mitarbeiter informiert werden.