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Anfragen

Verwaltung von Buchungsanfragen in kutego®​

In kutego® können Buchungsanfragen übersichtlich verwaltet werden, wenn in der jeweiligen Termin-Kategorie die Funktion Buchungsanfrage aktiviert ist. Sobald eine Buchungsanfrage eingeht, wirst du automatisch per E-Mail darüber informiert.
Die Übersicht aller eingegangenen Buchungsanfragen findest du unter 1:1-Termine > Anfragen.
Hier kannst du den Status jeder Anfrage einsehen – also, ob der Termin bereits gebucht wurde oder ob die Anfrage noch offen auf Bearbeitung wartet.

Automatische Zeitblockierung​

Wenn ein Kunde eine Buchungsanfrage stellt, wählt er bereits das gewünschte Datum und Uhrzeit aus. Dieser Zeitslot wird automatisch für andere Kunden blockiert, bis du die Anfrage ablehnst.
Solange der Status noch offen ist oder du die Anfrage angenommen und eingebucht hast, bleibt der angefragte Zeitslot für andere Kunden nicht buchbar. Erst wenn die Anfrage abgelehnt wird, wird der Termin wieder freigegeben und kann von anderen Kunden erneut gebucht werden.
Durch dieses Vorgehen ist sichergestellt, dass keine mehrfachen Terminanfragen für denselben Zeitpunkt eingehen und Doppelbuchungen zuverlässig vermieden werden.

Verwaltung und Bearbeitung von Terminanfragen​

Du kannst zwischen zwei Ansichten wechseln: Liste und Kalender.

1. Listenansicht: In der Listenansicht siehst du alle eingegangenen Terminanfragen tabellarisch. Ein braunes Ausrufezeichen weist dich darauf hin, wenn der angefragte Termin bereits vergeben oder öffentlich nicht mehr buchbar ist.

2. Kalenderansicht: In der Kalenderansicht werden alle Terminanfragen direkt in einem separaten Dashboard-Kalender angezeigt. Mit einem Klick auf einen eingetragenen Termin kannst du:

  • die Anfrage ablehnen,
  • eine Rechnung anlegen und den Termin dadurch direkt einbuchen,
  • die Anfrage löschen, oder
  • den Kunden kontaktieren, falls noch Rückfragen bestehen.

Diese Ansicht bietet dir somit eine intuitive und schnelle Möglichkeit, Terminanfragen zu bearbeiten und sofort den passenden nächsten Schritt einzuleiten.

In der Listenansicht verwaltest du die Terminanfragen über den Button Aktion. Hier stehen dir verschiedene Optionen zur Verfügung, um Anfragen zu verwalten:

  • Termin einbuchen und Rechnung erstellen
    Bist du mit der Anfrage einverstanden, kannst du über „Aktion > Rechnung erstellen“ den Termin bestätigen und die Buchungs-Bestellbestätigung für den Termin mit Rechnung im Anhang an den Kunden senden.
  • Kundenkontakt aufnehmen
    Falls du noch Rückfragen hast oder einen Alternativtermin vorschlagen möchtest, kannst du unter Aktion > Kunde kontaktieren direkt mit dem Kunden in Verbindung treten.
  • Anfrage ablehnen
    Möchtest du die Anfrage ablehnen, kannst du dies über Aktion > Anfrage ablehnen tun. Der Kunde erhält daraufhin eine Benachrichtigung über die Absage.
  • Status zurücksetzen
    Falls eine Anfrage irrtümlich auf „gebucht“ gesetzt wurde, lässt sich der Status wieder auf „offen“ ändern, um eine erneute Bearbeitung zu ermöglichen.
  • Anfragen löschen
    Für eine bessere Übersichtlichkeit kannst du bereits bearbeitete Anfragen aus der Liste löschen.

“Tools” für Massenaktionen​

Über Tools kannst du mehrere Anfragen gleichzeitig verwalten.
Hier hast du die Möglichkeit, Massenaktionen durchzuführen, zum Beispiel:

  • Den Status mehrerer Anfragen auf „offen“ oder „gebucht“ setzen
  • Mehrere Anfragen auf einmal löschen
  • Die Tabelle als CSV-Datei exportieren oder ausdrucken