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Abwesenheiten

Abwesenheiten von Mitarbeitern verwalten​

Mit kutego® kannst du Abwesenheiten deiner Mitarbeiter verwalten, um sicherzustellen, dass Kurse und Termine entsprechend organisiert oder neu zugewiesen werden. Die Eintragung einer Abwesenheit bewirkt, dass der Mitarbeiter an den betroffenen Tagen im Terminmodul automatisch nicht buchbar ist.

Abwesenheiten eintragen​

1. Gehe in den Bereich Abwesenheiten.
2. Lege eine neue Abwesenheit für den gewünschten Mitarbeiter an.
3. Gib den Zeitraum der Abwesenheit ein:

  • Startdatum und Enddatum: Definiere den Zeitraum, in dem der Mitarbeiter nicht verfügbar ist.
  • Speichere die Abwesenheit, um die Buchbarkeit des Mitarbeiters während dieses Zeitraums auszuschalten.

Optionen bei kurzfristiger Abwesenheit​

Falls der Mitarbeiter bereits in Kursen oder Terminen eingetragen ist und sich kurzfristig abwesend melden muss, stehen zwei Optionen zur Verfügung:

1. Vom Kurstermin auschecken​

Der Kurstermin bleibt erhalten, aber der Mitarbeiter wird als Kursleiter ausgetragen.
Vorteile:

  • Ein Kollege kann die Kursstunde übernehmen.
  • Alle Mitarbeiter werden automatisch per Mail darüber informiert, dass sich ein Kursleiter abgemeldet hat.

Organisation:

  • Im Dashboard kannst du nach Kursterminen ohne Kursleiter filtern, um diese schnell und übersichtlich neu zu besetzen.

2. Kurstermin absagen​

Alle Angebote des Mitarbeiters im gewählten Zeitraum werden auf „fällt aus“ gesetzt.
Teilnehmer informieren:

  • Optional kannst du eine E-Mail an alle betroffenen Teilnehmer senden, um sie direkt über den Ausfall zu informieren.
  • Vorteile:
  • Alle Teilnehmer erhalten sofort die Information, dass der Kurs nicht stattfindet.

Wichtige Hinweise​

  • Terminmodul: Während der Abwesenheit ist der Mitarbeiter im Terminmodul automatisch nicht buchbar.
  • Kommunikation: E-Mails informieren Mitarbeiter und Teilnehmer zuverlässig über Änderungen, wodurch eine reibungslose Organisation gewährleistet ist.

Vorteile der Abwesenheitsverwaltung

  • Flexibilität: Kurzfristige Abmeldungen können schnell bearbeitet und neu organisiert werden.
  • Effizienz: Automatische E-Mails an Mitarbeiter und Teilnehmer reduzieren den Kommunikationsaufwand.
  • Transparenz: Mit der Filterfunktion für „Kurstermine ohne Kursleiter“ bleibt die Organisation übersichtlich.