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Funnel

Was ist ein E-Mail-Funnel?
Ein E-Mail-Funnel ist eine automatisierte Abfolge von E-Mails (oder anderen Aktionen), die gezielt ausgelöst werden, sobald ein bestimmtes Ereignis eintritt – etwa eine Buchung, eine Kursanmeldung oder ein bevorstehender Geburtstag. Anstatt jede Nachricht manuell zu versenden, hinterlegst du einmalig deine Regeln, und kutego® übernimmt den Versand vollautomatisch zum richtigen Zeitpunkt. So kannst du deine Kundenkommunikation professionell steuern, ohne täglich selbst aktiv werden zu müssen.

Einen neuen Funnel anlegen​

Um einen E-Mail-Funnel einzurichten, navigiere in den Bereich Marketing > Funnel. Klicke oben rechts auf den blauen Button “Funnel anlegen”.
Im sich öffnenden Dialog vergibst du eine aussagekräftige Bezeichnung für deinen Funnel und stellst den Status auf aktiv.
Über das Feld “Position” legst du fest, in welcher Reihenfolge deine Funnels später in der Übersicht angezeigt werden – so behältst du auch bei mehreren Funnels stets den Überblick.

1. Aktionen hinzufügen

Sobald du einen Funnel angelegt hast, kannst du ihm beliebig viele Aktionen zuordnen. Klicke dazu auf das blaue Plus-Icon innerhalb des Funnels.
Für jede Aktion vergibst du zunächst eine Bezeichnung und wählst anschließend einen Auslöser – also das Ereignis, das die Aktion in Gang setzt.
Folgende Auslöser stehen dir zur Verfügung:

  • Geburtstag Kunde / Geburtstag Teilnehmer
  • Rechnung oder Buchung wurde erstellt
  • Newsletter-Anmeldung
  • Kunden-Registrierung
  • Kurs Start / Kurs Ende
  • 1:1 Termin Beginn / 1:1 Termin Ende
  • Ticket Beginn / Ticket Ende
  • Vertragsbeginn / Vertragsende
  • Mitgliedschaft Beginn / Mitgliedschaft Ende
  • Paket läuft ab

Optional kannst du im Feld Gilt für einschränken, für welche Kurse, Kategorien, Termine oder Vertragslaufzeiten die Aktion gelten soll. Lässt du dieses Feld leer, gilt die Aktion für alle Fälle, in denen der Auslöser zutrifft.
Über Ausführung steuerst du den Zeitpunkt: Entweder wird die Aktion unmittelbar beim Eintreten des Auslösers ausgeführt oder mit einem definierten zeitlichen Versatz – etwa 15 Minuten, mehrere Stunden oder Tage später.
Unter Warteschlange kannst du festlegen, ob beim Ausführen dieser Aktion andere offene Aktionen des Kunden bereinigt werden sollen. Weitere Details hierzu findest du im Abschnitt [Warteschlangen-Bereinigung].

Anwendungsbereich / “Gilt für”​

Beim Anlegen einer Aktion innerhalb eines E-Mail-Funnels kannst du im Bereich “Gilt für” gezielt festlegen, für welche Kategorie oder Vorlage der Funnel greifen soll.
Statt einen Funnel pauschal auf alle Kunden anzuwenden, lässt sich so exakt steuern, wann eine automatisierte Nachricht ausgelöst wird.

So kannst du beispielsweise einen Funnel ausschließlich für einen bestimmten Kurs, eine einzelne Kategorie, spezifische Termine oder eine konkrete Vertragslaufzeit einrichten. Das ermöglicht es dir, in unterschiedlichen Situationen gezielt und individuell nachzufassen – vollautomatisch und ohne manuellen Aufwand.
Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn du verschiedene Angebote mit unterschiedlicher Kommunikation begleiten möchtest:
Teilnehmer eines Erstgesprächs erhalten andere Nachrichten als Mitglieder mit einem laufenden Jahresvertrag – und das alles über einen übersichtlich verwalteten Funnel-Bereich.

2. Art der Aktion wählen

Als Reaktion auf den gewählten Auslöser kannst du zwischen drei Aktionstypen wählen:

  • E-Mail-Versand
  • SMS-Versand oder
  • Webhook. Bei einem Webhook werden die Daten als application/x-www-form-urlencoded per POST an eine von dir hinterlegte URL übermittelt – ideal für die Anbindung an externe Systeme.

E-Mail versenden
Im unteren Bereich des Formulars konfigurierst du den eigentlichen Inhalt der Aktion. Ist E-Mail versenden aktiviert, stehen dir folgende Felder zur Verfügung:

  • Betreff – Trage hier die Betreffzeile der E-Mail ein. Über das Schildchen-Icon kannst du Platzhalter einfügen, um die Nachricht zu personalisieren. Mit dem Emoji-Icon lassen sich Emojis in den Betreff einbinden.
  • Absender Name – Hier kannst du den angezeigten Absendernamen individuell anpassen. Standardmäßig ist der Name deines Unternehmens vorbelegt.
  • E-Mail Vorlage – Über den Button E-Mail gestalten öffnest du den Layout-Editor, in dem du das Design deiner E-Mail erstellen oder ein bestehendes Layout auswählen und anpassen kannst.
  • Dateianhänge – Du kannst deiner E-Mail Dateien anhängen. Erlaubte Formate sind jpg, jpeg, png, bmp, gif, pdf, zip und rar. Die maximale Dateigröße pro Anhang beträgt 10 MB.

Weitere Aktionstypen
Zusätzlich zur E-Mail kannst du in derselben Aktion optional auch einen SMS-Versand oder einen Webhook aktivieren. Beide Optionen lassen sich unabhängig voneinander einschalten und parallel zur E-Mail ausführen.

SMS-Versand eignet sich besonders für zeitkritische oder kurze Nachrichten, die du sicher stellen möchtest, dass sie den Empfänger direkt erreichen – zum Beispiel eine Terminerinnerung wenige Stunden vor einem 1:1-Termin, eine Erinnerung kurz vor Ablauf eines Pakets oder eine knappe Willkommensnachricht direkt nach der Kursanmeldung.

Webhooks sind sinnvoll, wenn du kutego® mit externen Tools oder Systemen verbinden möchtest. Sobald eine Aktion ausgelöst wird, übermittelt kutego® die relevanten Daten automatisch an eine von dir hinterlegte URL. Typische Anwendungsfälle sind etwa: eine neue Buchung soll automatisch in einem externen System erfasst werden, ein Eintrag in einer externen Datenbank soll aktualisiert werden, oder du möchtest eine Benachrichtigung in einem Tool wie Slack oder Make (ehemals Integromat) auslösen, um daraufhin weitere Prozesse zu starten.

3. Zeitpunkt der Ausführung

Für jede Aktion legst du fest, wann sie ausgeführt werden soll. Du kannst zwischen einer unmittelbaren Ausführung direkt beim Eintreten des Auslösers oder einem zeitlichen Versatz wählen – zum Beispiel einen Tag vor Kursbeginn oder drei Tage nach einer Buchung.

4. E-Mail gestalten

Hast du als Aktionstyp „E-Mail-Versand” gewählt, hinterlegst du zunächst einen Betreff. Über den Button E-Mail gestalten öffnet sich ein Editor, in dem du ein eigenes Layout und Design für deine Nachricht erstellen kannst. Alternativ steht dir die Auswahl eines bestehenden E-Mail-Layouts zur Verfügung. Über den Button Dateien auswählen kannst du der E-Mail außerdem einen oder mehrere Anhänge hinzufügen.

Mehrere Funnels einrichten​

Du kannst beliebig viele E-Mail-Funnels mit jeweils unterschiedlichen Auslösern und Aktionsketten anlegen. Auf diese Weise lassen sich komplexe Kommunikationsprozesse – von der Willkommensnachricht bis zur automatischen Erinnerung vor Vertragsende – vollständig automatisieren. Das spart Zeit und sorgt dafür, dass deine Kunden und Teilnehmer stets die richtigen Informationen zum richtigen Moment erhalten.

Warteschlangen-Bereinigung​

Beim Anlegen einer Aktion kannst du im Feld Warteschlange festlegen, ob beim Ausführen dieser Aktion andere bereits geplante Aktionen des Kunden aus der Warteschlange entfernt werden sollen. Das ist besonders nützlich, um zu verhindern, dass ein Kunde nach einem bestimmten Ereignis – etwa einer abgeschlossenen Buchung oder einem stattgefundenen Termin – noch weitere automatisierte Nachrichten aus anderen Funnels erhält, die inhaltlich nicht mehr relevant sind.
Du hast dabei die Wahl zwischen drei Optionen:

  • Keine Bereinigung – alle geplanten Aktionen des Kunden bleiben unberührt in der Warteschlange
  • Offene Aktionen aus bestimmten Funnels löschen – du kannst gezielt festlegen, welche Funnels bereinigt werden sollen
  • Alle offenen Aktionen des Kunden löschen – sämtliche noch ausstehenden Aktionen dieses Kunden werden aus der Warteschlange entfernt

Durch diese Einstellung vermeidest du unerwünschte Mehrfachkommunikation und stellst sicher, dass deine Kunden nur die Nachrichten erhalten, die im jeweiligen Moment tatsächlich relevant sind.

Automation testen & Speichern​

Bevor du die Aktion abschließend speicherst, hast du die Möglichkeit, über den Button Automation testen zu prüfen, ob alles wie gewünscht funktioniert. Mit Speichern wird die Aktion angelegt und ist ab sofort – sofern der Status auf aktiv gesetzt wurde – einsatzbereit.