Kundenansicht

Kundenkonto (Login-Bereich)

Wenn sich ein Kunde in sein Kundenkonto einloggt, erhält er eine übersichtliche und benutzerfreundliche Oberfläche mit allen für ihn relevanten Informationen rund um Termine, Zahlungen, Verträge und persönliche Daten. Die Navigation ist dabei bewusst klar strukturiert – und zeigt nur, was wirklich relevant ist.
Wenn du unser Webmodul nutzt, ist der Kundenbereich bereits fest in der Kopfzeile integriert – über die Schaltfläche Anmelden kann sich der Kunde direkt einloggen. Arbeitest du hingegen mit einer externen Seite, empfiehlt es sich, einen Login-Button auf deiner Webseite einzubinden. Dafür kannst du an deine Kutego-Account-URL den Zusatz /account/login anhängen, um den Login-Link für deine Kunden zu erstellen (z. B. DeineDomain.kurs.software/account/login/).
Die .kurs.software-URL wird ausgeblendet, sobald du eine Subdomain eingerichtet hast. In diesem Fall nutzt du deine Subdomain mit der Endung /account/login. Die Anleitung zur Einrichtung findest du ebenfalls im Handbuch – siehe Hier nach.

Startansicht im Kundenlogin

Nach dem Login landet der Kunde automatisch auf der Übersichtsseite, die als persönliches Dashboard dient. Dort werden unter anderem:

• die nächsten anstehenden Termine angezeigt,
• eventuelle offene Rechnungen hervorgehoben,
• ein vorhandenes Kundenguthaben angezeigt,
• sowie der von dir optional hinterlegte Willkommens-Text dargestellt, in dem z. B. Hinweise oder Erklärvideos verlinkt sein können.

Tagesthema im Dashboard

Wenn du in der Kursplanung unter Kurstermine > Reiter „Tage“ mit einem Tagesthema arbeitest, wird dieses automatisch im Kunden-Dashboard beim jeweiligen Termin angezeigt.
Das bedeutet:

• Der Kunde weiß direkt, welches Thema im jeweiligen Termin behandelt wird.
• Er kann sich gezielt in Termine mit gewünschten Inhalten einbuchen – besonders nützlich bei freien Wahlkarten oder thematisch strukturierten Kursen.

Linke Navigation – nur das, was relevant ist

Die linke Navigationsleiste im Kundenbereich zeigt dynamisch nur die Menüpunkte, die für den jeweiligen Kunden aktiviert sind. Das sorgt für Übersichtlichkeit und Benutzerfreundlichkeit.

Mögliche Menüpunkte:

• Übersicht: Dashboard mit den nächsten anstehenden Terminen, optional Einlass-QR-Code (am Kurstag angezeigt), Willkommens-Text und ggf. Tagesthema
• Termine: Alle fest gebuchten Termine sowie Kalenderansicht bei Kartenverträgen mit freier Tageswahl
• Nachholtermine: Auswahl offener Ausweichtermine bei Fehlzeiten (nur bei aktivem Nachholsystem)
• Rechnungen: Übersicht, Download- und Bezahlfunktion für alle Rechnungen
• Buchungen: Alle getätigten Buchungen im Überblick
• Verträge / Karten: Vertragsdetails, Laufzeit, Kündigung mit automatischer Fristberechnung
• Mitgliedschaften / Abonnements: Anzeige, sofern genutzt
• Gutscheine: Einlösen von Codes, Umwandlung in Kundenguthaben
• Dokumente: Einsehen bereitgestellter Dokumente & Upload eigener Dateien
• Stammdaten: Adresse, Bankverbindung, Passwort, Profilbild, Newsletter-Einstellungen ändern

Steuerung der Menüpunkte im Backend

Unter Kunden > Einstellungen > Kundenaccount kannst du:

• den Willkommens-Text individuell hinterlegen (z. B. mit Links, Videos oder persönlichen Nachrichten),
• Menüpunkte aktivieren oder deaktivieren, je nachdem, was der Kunde sehen darf, z. B. die Vertragsübersicht ausblenden, wenn keine Online-Kündigung gewünscht ist.

Mit dem Kundenlogin von kutego^® stellst du deinen Kund:innen eine übersichtliche und intuitive Benutzeroberfläche zur Verfügung – angepasst auf ihre Buchungen, Verträge und Termine. Durch Funktionen wie Tagesthemen, Online-Zahlung oder Guthabensichtbarkeit fühlen sich deine Kunden jederzeit informiert, eingebunden und betreut – und du behältst trotzdem die volle Kontrolle im Hintergrund.

Nachholtermine im Kundenkonto

Wenn du mit dem Nachholsystem arbeitest, bietet kutego^® eine vollständig digitale Lösung, mit der deine Kund:innen ihre Fehlzeiten selbstständig verwalten können – ohne manuellen Aufwand auf deiner Seite. Das funktioniert zuverlässig, vorausgesetzt die richtigen Einstellungen sind getroffen.

Kunden-Login als Voraussetzung
Damit das Nachholsystem funktioniert, ist es sinnvoll, das Kunden-Login verpflichtend zu machen.
Diese Einstellung kannst du im Backend unter: Kunden > Einstellungen > Einstellungen erforderlich aktivieren.
Nur wenn sich der Kunde einloggt, kann er sich selbstständig abmelden und Nachholtermine verwalten.

Abmeldung vom Termin & Prüfung der Nachholberechtigung
Sobald der Kunde im Dashboard auf einen bevorstehenden Termin klickt, kann er sich von diesem abmelden. Dabei prüft die Software automatisch, ob die Abmeldung innerhalb deiner definierten Regeln für Nachholung erfolgt.

Mögliche Szenarien:

1. Regelkonforme Abmeldung

• Der Kunde erhält einen Nachholtag gutgeschrieben (bei festen Kursplätzen)
• Bei Kartenverträgen mit freier Tageswahl wird der Tag dem Kartenkontingent wieder gutgeschrieben

2. Regelverstoß bei Abmeldung

• Der Termin wird lediglich als entschuldigt markiert
• Kein Anspruch auf Nachholung oder Kontingent-Rückbuchung
  Diese automatische Prüfung stellt sicher, dass das System fair und nachvollziehbar funktioniert – ohne dass du jeden Fall manuell bewerten musst.

Nachholtermine verwalten – ganz ohne Hilfe: Reiter “Nachholtermine” (nur sichtbar bei vorhandenen Nachholtagen)

Hat ein Kunde Nachholanspruch, erscheint in seiner Navigation links der Menüpunkt: Nachholtermine
Dort kann der Kunde:

• Offene Nachholtage einsehen
• Über den gelben Button passende Ersatztermine suchen
• Sich gezielt für einen Kurstermin einbuchen, der zu den Nachholkriterien passt

Wird ein Ausweichtermin gebucht, passiert folgendes:

• Der ursprüngliche Nachholtag verschwindet automatisch
• Der neu gewählte Termin wird unter „Termine“ im Kalender sichtbar

Nachholeinstellungen aus Kundensicht
Über den blauen Button „Einstellungen“ kann der Kunde seine Nachholsuche individualisieren:

• Aktivieren oder deaktivieren der E-Mail-Benachrichtigung bei verfügbaren Nachholterminen
• Eingrenzen von Wochentagen und Uhrzeiten, die für ihn passen

info

Wichtig zu wissen:
Diese Einstellungen gelten auch für dein Backend.
Wenn du dich wunderst, warum ein Nachholer in einem bestimmten Kurs nicht erscheint, liegt das meist an den vom Kunden gesetzten Einschränkungen.

Durch das Zusammenspiel aus intelligenter Prüfung, automatischer Terminverwaltung und individuellen Einstellungen ermöglicht kutego^® ein vollautomatisiertes Nachholsystem.
Der Kunde:

• meldet sich eigenständig ab
• erhält nur bei korrekter Abmeldung Nachholanspruch
• bucht sich selbstständig in passende Ersatztermine ein
• wird über passende Termine informiert
• definiert seine eigenen Rahmenbedingungen dafür
  Ein manuelles Eingreifen deiner Mitarbeiter:innen ist in der Regel nicht notwendig.

Passwort vergessen – So einfach geht das Zurücksetzen

Wenn ein Kunde sein Passwort vergessen hat, ist das kein Grund zur Sorge. kutego^® bietet eine einfache Möglichkeit, das Passwort selbstständig zurückzusetzen – ganz ohne dein Zutun.

Wo kann das Passwort zurückgesetzt werden?
Der Kunde hat zwei Stellen zur Auswahl, um ein neues Passwort anzufordern:

1. Beim Login in das Kundenkonto
Direkt neben dem Eingabefeld für E-Mail-Adresse und Passwort befindet sich der Button: „Passwort vergessen?“ Klickt der Kunde auf diesen, öffnet sich ein Dialogfeld, in dem er seine registrierte E-Mail-Adresse angeben muss. An diese Adresse wird automatisch eine E-Mail mit einem individuellen Link zur Passwortänderung versendet.

2. Im Buchungsprozess (Seite 1)
Bereits auf der ersten Seite des Buchungsvorgangs kann sich ein bestehender Kunde anmelden – auch dort ist der Button „Passwort vergessen?“ verfügbar. Der Ablauf ist identisch: Nach Angabe der E-Mail-Adresse erhält der Kunde einen Link zum Zurücksetzen.

Ablauf des Passwort-Reset

1. Kunde klickt auf „Passwort vergessen?“
2. Gibt seine im System hinterlegte E-Mail-Adresse ein
3. Erhält automatisch eine* E-Mail* mit dem Betreff: „Passwort zurücksetzen bestätigen“
4. Klickt auf den Link in der Mail
5. Legt ein neues Passwort fest
   Fertig! Der Kunde kann sich sofort mit dem neuen Passwort einloggen.

Der Buchungstunnel aus Kundensicht

Der Buchungstunnel von kutego^® ist so aufgebaut, dass Kund:innen Schritt für Schritt durch alle relevanten Buchungsinformationen geführt werden – klar, datenschutzkonform und intuitiv. Je nach Konfiguration kannst du Zahlungsarten, Felder und Optionen individuell anpassen.

Schritt 1: Rechnungsadresse & Kontaktdaten

Im ersten Schritt gibt der Kunde alle rechnungsrelevanten Informationen ein:

• Anrede
• Vor- und Nachname
• Rechnungsanschrift
• Telefonnummer
  *E-Mail-Adresse
  Diese Daten sind notwendig für die Rechnungserstellung und Kommunikation.
  Bereits bekannte Kunden mit Login können auf gespeicherte Daten zurückgreifen.

Schritt 2: Teilnehmerdaten

Hier wird der tatsächliche Teilnehmer der Veranstaltung erfasst. Das können dieselben oder andere Personen als der Rechnungsempfänger sein – z. B. bei Kindern, Gruppen oder Firmenkunden.
Je nach Kursart und Bedarf kannst du auch zusätzliche Felder für Teilnehmerinformationen abfragen, wie z. B.:

• Vorerkrankungen
• Allergien
• abholberechtigte Personen
• bei Hundeschulen Impfstatus / Kastriert etc.

Diese Zusatzfelder richtest du im Backend ein unter: Unternehmen > Benutzerdefinierte Felder.

Schritt 3: Mitteilung & Zahlungsart

Im dritten Schritt kann der Kunde optional eine Nachricht oder Bemerkung hinterlassen. Diese Mitteilung wird an der Rechnung angehängt und ist in der Rechnungsübersicht durch das Symbol eines Megaphons sichtbar. Sie lässt sich per Mouse-Over anzeigen oder in der Detailansicht der Rechnung einsehen. Alle berechtigten Mitarbeiter, die in ihrem Mitarbeiterkonto die Einstellung “Info über Buchung mit Mitteilung” aktiviert haben, erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald eine neue Buchung mit Mitteilung eingeht.
Diese Funktion kannst du in den Finanzeinstellungen deaktivieren, falls du keine Mitteilungen im Buchungstunnel wünschst.

Außerdem wählt der Kunde hier die gewünschte Zahlungsart. Welche Zahlarten zur Verfügung stehen, steuerst du unter: Finanzen > Einstellungen > Bezahlmethoden oder im jeweiligen Kurstermin / Einzeltermin / Ticket oder Laufzeit.

Schritt 4: Buchungsübersicht & Abschluss

In der Buchungsübersicht werden alle Buchungsdaten nochmals übersichtlich dargestellt:

• Kursname & Beschreibung
• Rechnungsadresse & Teilnehmer
• Kurstermine
• Preis
• Gewählte Zahlungsart

Hier hat der Kunde folgende Optionen:

• Eingabe eines Gutscheincodes
• Verpflichtende Einwilligung in AGB, Datenschutz und Widerrufsbelehrung
• Optionale Anmeldung zum Newsletter
  Erst nach dem Akzeptieren von AGB, Datenschutz und Widerruf kann die Buchung abgeschlossen werden.

h3. Buchungsabschluss: „Zahlungspflichtig bestellen“

1. Bei Standardzahlarten (z. B. Überweisung):
Mit Klick auf den Button „Zahlungspflichtig bestellen“ wird:

• die Buchung abgeschlossen
• der Teilnehmer eingebucht
• die Rechnung automatisch erstellt
• die Bestätigungsmail versendet

2. Bei Direktzahlmethoden (z. B. PayPal):
Der Kunde wird direkt zur Bezahlseite weitergeleitet. Nur bei erfolgreicher Zahlung wird:

• die Buchung abgeschlossen
• der Teilnehmer eingebucht
• die Rechnung erzeugt
• die Bestätigung versendet
  Wird der Zahlungsvorgang abgebrochen, erfolgt keine Buchung.

Der Buchungstunnel führt deine Kund:innen sicher durch den gesamten Prozess – von der Eingabe der persönlichen Daten über die Teilnehmerauswahl bis zur Zahlung und finalen Buchungsbestätigung.