Newsletter

Newsletter-Modul

Mit kutego^® hast du die Möglichkeit, ein Newsletter-Modul in deine Webseite einzubinden, um Kunden und Interessenten regelmäßig über Neuigkeiten zu informieren.
Das Modul kann an die gewünschte Stelle auf der Webseite platziert werden und ist leicht zu verwalten.

Newsletter-Modul einbinden

• Modul platzieren: Ziehe das Newsletter-Modul an die gewünschte Stelle deiner Webseite oder gehe über Inhalte veröffentlichen > Module > Newsletter, um den HTML-Code des Moduls an der passenden Stelle auf der Webseite einzufügen.

Registrierung und Verwaltung im CRM

• Automatische Kundenerstellung: Wenn sich ein Kunde mit seiner E-Mail-Adresse im Newsletter-Modul registriert, wird er automatisch mit den verfügbaren Informationen im CRM unter Kundenübersicht als Kunde angelegt.
  So hast du alle Daten deiner Kunden und Interessenten in einer einzigen Übersicht gesammelt.

Double Opt-in Verfahren

• Bestätigung des Newsletter-Abos: Nach der Anmeldung erhält der Kunde eine Bestätigungs-E-Mail, in der er dem Erhalt des Newsletters nochmals zustimmen muss.
  Dieses Double Opt-in Verfahren stellt sicher, dass der Kunde den Newsletter tatsächlich erhalten möchte und schützt dich rechtlich im E-Mail-Marketing.
• Rechtliche Absicherung: Das Double Opt-in-Verfahren ist eine gesetzliche Anforderung, die bestätigt, dass Kunden sich freiwillig für den Newsletter angemeldet haben, und schützt dich vor ungewollten Abmahnungen oder rechtlichen Problemen im Zusammenhang mit E-Mail-Marketing.

Status der Newsletter-Empfänger verwalten

• Statusübersicht: Kunden, die sich im Newsletter-Modul registriert haben, erscheinen zunächst unter Newsletter-Empfänger mit dem Status “inaktiv”.
  Sobald der Kunde im Double Opt-in Verfahren den Newsletter-Empfang bestätigt hat, wechselt der Status zu “aktiv”.
• Newsletter-Versand: Wenn du einen Newsletter versendest, werden automatisch alle aktiven Empfänger angeschrieben.

Abmeldemöglichkeiten vom Newsletter

• Individuelles Entfernen von Empfängern: Über die Aktionsspalte kannst du einzelne Kunden manuell aus der Newsletter-Liste entfernen. Gleich geht auch, indem du im Kundenkonto den Schalter Newsletter deaktivierst.
• Abmeldung durch den Kunden: Jeder Newsletter enthält die Möglichkeit für den Kunden, sich selbst vom Newsletter abzumelden. Nach der Abmeldung wird der Status des Kunden automatisch angepasst, und er erhält keine weiteren Newsletter.

Mit diesen Funktionen hast du die volle Kontrolle über deine Newsletter-Empfänger und kannst sicherstellen, dass dein E-Mail-Marketing den rechtlichen Anforderungen entspricht.

Automatischer Abmeldelink

Jeder versendete Newsletter enthält automatisch einen individuellen Abmeldelink für den jeweiligen Empfänger. Dieser Link muss nicht manuell in die Vorlage eingefügt werden und wird bei jedem Versand neu und eindeutig dem betreffenden Newsletter sowie dem Empfänger zugeordnet.

Dabei wird zweistufig geprüft:

1. Ist in der Vorlage der Platzhalter [unsubscribe_link] vorhanden, wird dieser automatisch mit dem individuellen Abmeldelink befüllt.
2. Ist der Platzhalter nicht vorhanden, wird am Ende der E-Mail automatisch eine neue Zeile mit dem Link und der Bezeichnung “Newsletter abbestellen” ergänzt.

In beiden Fällen setzt kutego® zusätzlich die entsprechenden E-Mail-Header für die Abmeldung. Unterstützt der E-Mail-Client des Empfängers dieses Verfahren, kann sich der Kunde auch direkt über seinen E-Mail-Client abmelden (z. B. zeigt Apple Mail dafür die Option “Abo beenden” an).

Warum der Link im Backend nicht sichtbar ist

Der Abmeldelink wird ausschließlich in der tatsächlich versendeten E-Mail beim Endkunden angezeigt. In der Vorschau, im Entwurf oder in der Expertenansicht ist er nicht sichtbar, da die eindeutige Zuordnung des Links zum konkreten Newsletter und Empfänger erst beim tatsächlichen Versand erfolgt.

Newsletter mit Abmeldelink selbst testen

Du kannst dich selbst mit einer eigenen E-Mail-Adresse als Newsletterempfänger eintragen. So erhältst du nach dem Versand den vollständigen Newsletter inklusive des funktionierenden Abmeldelinks und kannst Darstellung und Funktion in Ruhe prüfen.

Newsletter-Übersicht und Erstellung eines neuen Newsletters

In der Newsletter-Übersicht findest du eine Listenansicht aller erstellten Newsletter mit Details zum Versanddatum, der Anzahl der Versendungen und der Anzahl der Kunden, die den Newsletter gelesen haben.
Dies ermöglicht dir eine einfache Verwaltung und Nachverfolgung des Erfolgs deiner Newsletter-Kampagnen.

Eigene Newsletter-Designs erstellen und als Vorlage speichern

Newsletter lassen sich über einen Layout-Editor individuell gestalten. Ein einmal erstelltes Design kann als Vorlage gespeichert und für beliebig viele weitere Newsletter wiederverwendet werden.

Ein neues Design erstellen

Navigiere zu Kommunikation > Newsletter > Übersicht Newsletter und klicke auf Anlegen. Fülle im Formular die Basisdaten aus: Empfänger, Sprache und E-Mail Betreff. Klicke anschließend bei E-Mail Vorlage auf den Button E-Mail gestalten, um den Layout-Editor zu öffnen.

Bausteine einfügen und bearbeiten

Im Reiter Inhalt stehen auf der linken Seite folgende Bausteine zur Verfügung:

Bild – Fotos, Logos oder Grafiken
Text – frei formatierbare Textblöcke
Button – Schaltfläche mit Verlinkung
Spacer – Abstände zwischen Elementen
Video – eingebettete Videos
Social – Links zu Social-Media-Profilen
Banner – Hinweisflächen
Timer – Countdown-Anzeige
Menü – Navigationsleiste innerhalb der E-Mail
HTML – individueller Code

Der gewünschte Baustein wird von links in den Newsletter gezogen und anschließend im rechten Menü bearbeitet, z. B. Text, Bild, Farbe oder weitere Eigenschaften.

Aussehen anpassen

Im Reiter Aussehen werden Farben, Schriftarten, Abstände sowie die Darstellung von Titeln und Buttons für das gesamte Layout festgelegt.

Speichern

Über Speichern oben rechts wird das Design als Vorlage hinterlegt. Diese Vorlage steht anschließend für weitere Newsletter zur Auswahl. Im Newsletter-Formular können danach bei Bedarf Dateianhänge, SMS-Versand und Sendezeit ergänzt und der Newsletter gespeichert werden.

Dateianhänge hinzufügen

Optional kannst du dem Newsletter eine Datei, wie etwa ein Handout oder Flyer, anhängen, um deinen Kunden zusätzliche Informationen bereitzustellen.

E-Mail-Layouts

E-Mail-Layouts bilden die gestalterische Grundlage für alle automatisierten Nachrichten – egal ob System-E-Mails, Newsletter, Mitteilungen oder Funnel-Aktionen. Anstatt jede Nachricht von Grund auf neu zu gestalten, erstellst du einmalig ein professionelles Layout, das du anschließend wiederverwenden kannst. Diese Funktion steht allen Accounts zur Verfügung – unabhängig davon, ob das Marketing-Modul gebucht ist.

Ein neues Layout anlegen

Navigiere zu Vorlagen > E-Mail-Layouts und klicke oben rechts auf den blauen Button Anlegen. Es öffnet sich ein Auswahlfenster mit zwei Reitern:

• Vorlagen – eine umfangreiche Bibliothek professionell gestalteter Vorlagen, die sich über die Filter Anlass, Funktionen und Branche eingrenzen lässt.
• Gespeicherte Vorlagen – deine eigenen, bereits erstellten Layouts, die du als Ausgangspunkt für ein neues Layout wiederverwenden kannst.

Der erste Eintrag Leere Vorlage öffnet ein leeres Layout-Fenster, mit dem du komplett von Grund auf ein eigenes Design gestalten kannst – ohne Vorgaben durch eine bestehende Vorlage.

Aktionen in der Layout-Übersicht

In der Übersicht unter Vorlagen > E-Mail-Layouts stehen dir pro Vorlage über die Aktionsspalte folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

• Bearbeiten (oranger Stift) – öffnet die bestehende Vorlage zur weiteren Bearbeitung im Layout-Editor.
• Kopieren (lila Symbol) – dupliziert die Vorlage, sodass du sie unter neuem Namen weiter abwandeln kannst, ohne das Original zu verändern.
• Als Standard festlegen (blaues Sternchen) – markiert die Vorlage als Standardvorlage. Nur bei Layouts vom Typ „E-Mail” verfügbar.
• Löschen (roter Papierkorb) – entfernt die Vorlage dauerhaft.

Sektionen bearbeiten

Nach dem Öffnen einer Vorlage wird das Layout-Fenster angezeigt. Du kannst auf jede einzelne Sektion klicken, um sie zu bearbeiten. Über die drei Punkte am Rand einer Sektion stehen dir die Optionen zur Verfügung, diese zu verschieben, zu kopieren oder zu löschen – so lässt sich die Struktur deiner E-Mail flexibel anpassen.

Klickst du in ein Textfeld, öffnet sich oben eine Formatierungsleiste, über die du Schriftgröße, Schriftart, Formatierung, Farbe und weitere Eigenschaften anpassen kannst. Über das Schildchen-Icon stehen dir zudem verschiedene Platzhalter zur Verfügung, mit denen du beispielsweise den Namen des Empfängers oder andere personalisierte Angaben automatisch einfügen kannst.

Reiter „Aussehen”

Im linken Seitenbereich findest du den Reiter Aussehen, über den du allgemeine Gestaltungseinstellungen für dein Layout vornimmst. Er unterteilt sich in fünf Bereiche:

• Allgemeine Einstellungen – grundlegende Einstellungen für das gesamte Layout wie Hintergrundfarbe oder Abstände
• Abschnitte – Gestaltung der einzelnen inhaltlichen Blöcke
• Titel – Darstellung von Überschriften
• Button – Aussehen und Stil von Schaltflächen
• Mobile Formatierung – Anpassungen für die optimale Darstellung auf Smartphones und Tablets

Reiter „Inhalte”

Im Reiter Inhalte findest du eine Auswahl an Bausteinen, die du per Drag-and-drop an die gewünschte Stelle in deinem Layout ziehen kannst. Folgende Inhaltstypen stehen zur Verfügung:

• Bild
• Text
• Button
• Spacer – Abstände zwischen Elementen
• Video
• Social – Links zu Social-Media-Profilen
• Banner
• Timer – Countdown-Anzeige
• Menü – Navigationsleiste innerhalb der E-Mail
• HTML – für individuelle Inhalte und erweiterte Gestaltungsmöglichkeiten

Ziehe den gewünschten Baustein einfach an die passende Position in deinem Layout und bearbeite ihn anschließend direkt im Editor weiter.

Rein textbasiertes Layout

Möchtest du ein einfaches, rein textbasiertes Layout gestalten, verwende den Platzhalter an der Stelle, an der der jeweilige Nachrichteninhalt automatisch eingefügt werden soll.

Eigenes Layout als Standardvorlage festlegen

In der Übersicht unter Vorlagen > E-Mail-Layouts kannst du ein Layout über das blaue Sternchen-Icon in der Aktionsspalte als Standardvorlage festlegen. Voraussetzung dafür ist, dass das Layout vom Typ „E-Mail” ist – Layouts vom Typ „Marketing” oder „Newsletter” lassen sich nicht als Standard markieren, da sie für einen spezifischen Einsatzzweck gestaltet sind.
Umgekehrt kann das Standard-Layout aber sehr wohl als Ausgangspunkt für einen Newsletter verwendet werden – die Einschränkung gilt also nur für die Festlegung als Standard, nicht für die Nutzung des Standard-Layouts selbst.

Erstellst du zwar ein eigenes Layout, legst es aber nicht als Standard fest, wird weiterhin unser neutrales Standard E-Mail Layout verwendet – mit deinem Logo im Header und deinen Kontaktdaten im Footer.
Sobald du dein Layout als Standardvorlage markiert hast, wird es automatisch für alle System-E-Mails, Newsletter und Mitteilungen verwendet, für die kein spezifisches Layout separat ausgewählt wurde.

Der Platzhalter [content]

Verwende den Platzhalter an der Stelle deines Layouts, an der der jeweilige Nachrichteninhalt automatisch eingefügt werden soll. Der Platzhalter ist besonders wichtig, wenn dein Layout als Standardvorlage für unterschiedliche Nachrichtentypen dienen soll – etwa für Terminerinnerungen, Buchungsbestätigungen oder Mitteilungen.
An dieser Stelle wird dann automatisch der jeweils passende, individuelle Inhalt eingesetzt.