Nachholung

Nachholtage einsehen und verwalten

In kutego^® hast du verschiedene Möglichkeiten, die Nachholtage deiner Kunden zu verwalten. So behältst du jederzeit den Überblick, welche Nachholansprüche offen sind, welche bereits genutzt wurden und kannst bei Bedarf Anpassungen vornehmen.

Nachholtage im Kundenkonto verwalten

Öffne das jeweilige Kundenkonto und gehe in den Reiter Teilnehmer. Dort findest du zwei Buttons:

• Offene Nachholtage – zeigt dir, wie viele Nachholstunden dieser Teilnehmer aktuell noch zur Verfügung hat.
• Genutzte Nachholtage – zeigt dir, wie oft der Teilnehmer bereits Nachholstunden in anderen Kursterminen wahrgenommen hat.
  Wenn ein Nachholtag nicht genutzt wurde, kannst du den Anspruch zurücksetzen. Damit wird der Nachholtag für diesen Kunden entfernt.

Nachholtage im Kurstermin verwalten

Auch direkt in einem Kurstermin kannst du Nachholer verwalten. Unterhalb der Teilnehmerliste findest du eine Übersicht aller offenen Nachholer für diesen Termin.

• Über Tag ändern und das grüne Plus kannst du den Nachholer manuell in diesen Kurstag einbuchen.
• Über den roten Mülleimer hast du die Möglichkeit, den Nachholanspruch zu löschen.

Nachholtermine als Massenaktion in der Teilnehmerliste löschen
Du kannst Nachholansprüche löschen, entweder einzeln oder den kompletten Nachholanspruch eines Kunden.

So funktioniert’s:

1. Teilnehmerliste aufrufen: Öffne wie gewohnt die Teilnehmerliste eines Kurstermins.
2. Nachholer auswählen: Unterhalb der Teilnehmerliste findest du den Abschnitt offene Nachholer. Dort werden alle Kunden aufgelistet, die in diesem Kurstermin nachholen können.
3. Einzeln oder gesammelt markieren: Du kannst einzelne Nachholer durch Anklicken markieren. Oder du nutzt die Massenauswahl, um mehrere oder alle auf einmal auszuwählen.
4. Nachholtermine löschen: Klicke auf Tools und wähle Nachholer entfernen. Es öffnet sich ein Fenster mit zwei Optionen:
   • Nur diesen Nachholtermin löschen (z. B. wenn ein einzelner Tag entfällt) oder den gesamten Nachholanspruch dieses Kunden löschen.
   • Optional: Aktiviere den Schalter, um die betroffenen Kunden automatisch per E-Mail über die Änderung zu informieren.

Kursübergreifende Übersicht aller offenen Nachholansprüche

Unter Kurse > Nachholung findest du die Seite Alle Nachholansprüche im Überblick. Hier siehst du alle offenen Nachholansprüche in deinem System – kursübergreifend und kundenübergreifend.

Die Liste zeigt dir pro Nachholanspruch folgende Spalten:

• Datum: der Kurstag, an dem der Anspruch entstanden ist
• Teilnehmer und Kunde: wer den Nachholanspruch hat und zu welchem Kundenkonto er gehört
• Kurs und Kurstermin: aus welchem Kurs der Anspruch stammt
• Vertrag: die Vertragsnummer des verknüpften Vertrags inklusive Vertragsstatus
• Ausgetragen am: wann sich der Teilnehmer abgemeldet hat und der Anspruch entstanden ist
• Aktion: zum Löschen des einzelnen Nachholanspruchs

Verträge in der Nachholübersicht

Nachholansprüche aus Dauerkursen sind mit dem jeweiligen Vertrag verknüpft. In der Spalte Vertrag siehst du deshalb direkt die Vertragsnummer und darunter den aktuellen Vertragsstatus:

• laufend: Der Vertrag ist aktiv.
• beendet: Der Vertrag ist regulär ausgelaufen.
• storniert: Der Vertrag wurde storniert.

Über einen Klick auf die Vertragsnummer gelangst du direkt in den Vertrag.

tipp

So erkennst du auf einen Blick, ob ein offener Nachholanspruch noch zu einem laufenden Vertrag gehört oder ob der Kunde gar nicht mehr aktiv bei dir ist.

Nachholansprüche filtern

Über die Filterzeile unter den Spaltenüberschriften kannst du die Liste gezielt eingrenzen:

• Datum: Zeitraum von/bis, in dem die Nachholansprüche entstanden sind
• Teilnehmer und Kunde: nach Name oder Kundennummer suchen
• Kurs und Kurstermin: nach einem bestimmten Kurs oder Termin filtern
• Vertrag: nach einer Vertragsnummer suchen und/oder über das Auswahlfeld nach Vertragsstatus filtern (Alle, laufend, beendet, storniert)
• Ausgetragen am: Zeitraum von/bis der Abmeldung

Klicke anschließend auf die orange Lupe, um den Filter anzuwenden. Mit dem X setzt du alle Filter wieder zurück.

Nachholansprüche löschen

• Einzeln: über den roten Mülleimer in der Spalte Aktion.
• Als Massenaktion: Markiere die gewünschten Einträge über die Checkboxen (oder alle über die Checkbox im Tabellenkopf) und wähle dann unter Tools die Löschfunktion.

warnung

Praktischer Anwendungsfall: Filtere nach Vertragsstatus beendet oder storniert, um alle Nachholansprüche von Kunden zu finden, deren Vertrag nicht mehr läuft. Diese kannst du dann gesammelt per Massenaktion entfernen. Gelöschte Nachholansprüche lassen sich nicht wiederherstellen.\

Wenn du möchtest, dass Nachholansprüche bei Vertragsende automatisch entfallen, aktiviere in der Kurskategorie im Reiter Nachholung die Option „Nachholung nur im gebuchten Zeitraum?“. Dann werden Nachholansprüche aus Dauerkursen automatisch gelöscht, sobald der verknüpfte Vertrag beendet oder storniert wird.

Nachholfunktion für Kurstermine

Die Nachholfunktion bietet dir die Möglichkeit, deinen Kunden einen flexiblen und kundenorientierten Service anzubieten, wenn sie an einem geplanten Kurstermin nicht teilnehmen können.
Mit dieser Funktion können sich Teilnehmer von einem Kurstermin abmelden und haben die Option, diesen Tag in einem anderen Termin derselben Kurskategorie nachzuholen.
Dadurch entsteht eine optimale Auslastung und maximale Flexibilität für deine Kunden.

Was ist die Nachholfunktion?

Mit der Nachholfunktion können sich Teilnehmer unter bestimmten Bedingungen von einem gebuchten Kurstermin abmelden.
Der Termin wird ihrem Kundenkonto als Gutschrift hinterlegt und kann zu einem späteren Zeitpunkt nachgeholt werden.
Die Teilnahme ist dann in einem anderen Kurstermin der gleichen Kategorie möglich – nicht jedoch im ursprünglichen Kurs, von dem sich der Teilnehmer abgemeldet hat (Ausnahme: du legst im ursprünglichen Kurstermin einen zusätzlichen Nachholtag an).

Nachholen erst ab Kursbeginn bzw. Vertragsbeginn
Dein Kunde kann sich schon vor dem Start von einem zukünftigen Kurstag abmelden oder du checkst ihn als Mitarbeiter aus. Der Nachholanspruch wird ihm dann gutgeschrieben. Einlösen kann er ihn aber erst, wenn seine Buchung begonnen hat:

• Dauerkurse: ab dem Vertragsbeginn
• Blockkurse: ab dem ersten Kurstag des gebuchten Blockkurses

So wird verhindert, dass Nachholtage genutzt werden, obwohl der Vertrag oder die Blockkursbuchung vor dem Start noch storniert wird.

Optionen für die Nachholtermine

Du hast die Möglichkeit, die Nachholung flexibel zu gestalten:

• Nachholen in derselben Kurskategorie: Teilnehmer können nur in Terminen derselben Kurskategorie einen Nachholtermin buchen.
• Zusätzliche Kurse zur Nachholung freigeben: Du kannst auch Kurse aus anderen Kurskategorien zur Nachholung freigeben, wenn dies für dein Angebot sinnvoll ist.
• Nachholung nur im gebuchten Zeitraum: Wenn die Option „Nachholung nur im gebuchten Zeitraum?“ aktiviert ist, können Nachholansprüche ausschließlich innerhalb der Vertragslaufzeit oder des gebuchten Zeitraums eines Blockkurses genutzt werden, in dem sie entstanden sind. Nachholansprüche von Blockkursen werden gelöscht, wenn der Kurs beendet ist. Nachholansprüche von Dauerkursen werden gelöscht, wenn der verknüpfte Vertrag beendet oder storniert wird.

Verfügbare Plätze und maximale Teilnehmerzahl

Die Nachholung ist nur möglich, wenn sich ein anderer Teilnehmer von einem Kurstermin abmeldet und damit ein Platz frei wird.
So bleibt die maximale Teilnehmerzahl stets gewahrt.
Alternativ kannst du die Option Nachholung in freien Plätzen aktivieren.
Diese erlaubt Kunden mit offenen Nachholterminen, an bereits laufenden Kursen mit freien Plätzen teilzunehmen, sofern die maximale Teilnehmerzahl noch nicht erreicht ist.

Kann ich eine Frist für Anmeldungen festlegen?

Spontane Anmeldungen können die Kursplanung stören? Ab sofort hast du mehr Kontrolle über den Zeitpunkt, bis zu dem eine Einbuchung im Kurstag möglich ist!
In der Kurskategorie im Reiter “Kursdetails” kannst du das Feld „Anmeldung bis“ verwenden. Damit lässt sich festlegen, wie viele Stunden oder Tage vor dem Kurstermin ein Teilnehmer sich in den Kurstag einbuchen darf.
So verhinderst du kurzfristige Einbuchungen und kannst deine Kurse besser planen.

So geht’s:

1. Öffne die Kurskategorie > du bist jetzt auf der ersten Seite “Kursdetails”.
2. Trag im Feld „Anmeldung bis“ die gewünschte Vorlaufzeit ein (z. B. 24 h vor Kursbeginn).
3. Speichern – fertig!
   Teilnehmende können sich dann nur noch bis zur eingestellten Frist für Kurstage anmelden. Nach Ablauf ist keine Einbuchung mehr möglich.

Vorteil:

• Mehr Vorlaufzeit für die Kursleitung
• Bessere Planung von Raum, Material und Teilnehmerzahl
• Weniger kurzfristige Überraschungen

Automatische Benachrichtigungen und Kundenservice

Wenn ein Teilnehmer sich krankmeldet und abgemeldet wird, informiert das System automatisch alle Kunden mit offenen Nachholterminen per E-Mail über den frei gewordenen Platz.
So können andere Teilnehmer kurzfristig einspringen und den freien Platz buchen. Diese automatische Benachrichtigung reduziert manuelle Eingriffe und bietet deinen Kunden eine optimale Flexibilität.

Kunden, deren Vertrag oder Blockkurs noch nicht begonnen hat, werden dabei nicht benachrichtigt – die Mail erhalten sie erst ab Vertrags- bzw. Kursbeginn.

Konfiguration der Nachholfunktion

• Nachholung aktivieren: In der Kurskategorie kannst du über den Schalter Nachholung festlegen, ob Nachholtermine für diese Kategorie erlaubt sind.
• Bedingungen für Nachholtage: Über den Reiter Nachholung kannst du detailliert definieren, unter welchen Bedingungen ein Kunde einen Nachholtag erhält.
• Kunden-Login als Pflicht: Um die Nachholfunktion nutzen zu können, sollte ein Kunden-Login zwingend erforderlich sein. Kunden können dann jederzeit über ihr Login die Verfügbarkeit von Nachholterminen einsehen, sich für Termine anmelden oder von Terminen abmelden, ohne dass du manuell eingreifen musst.

Die Nachholfunktion erlaubt es deinen Kunden, verpasste Termine in anderen Kursen nachzuholen.
Die Funktion ist vollständig automatisiert, was die Verwaltung für dich vereinfacht und den Service für deine Kunden deutlich verbessert.
Sie erhalten über ihr Login Zugang zu offenen Nachholterminen und können sich flexibel anmelden oder abmelden.

Nachholung nur über Mitarbeiter

In der Kurskategorie kannst du optional festlegen, dass das Nachholen verpasster Kurse ausschließlich durch Mitarbeiter geregelt wird.
Wenn diese Einstellung aktiviert ist, können Kursteilnehmer die Nachholung nicht selbstständig eintragen.

So funktioniert es:

• Nachholregelung deaktivieren
  Deaktiviere in der Kurskategorie den Schalter Nachholung, sodass Kursteilnehmer keine eigenständige Nachholoption haben.
• Button “Nachholung nur über Mitarbeiter” aktivieren
  Aktiviere in der Kurskategorie > Nachholung die Option Nachholung nur über Mitarbeiter,
  um sicherzustellen, dass nur befugte Mitarbeiter Kurse für Nachholtermine freigeben und verwalten können.
  Mit dieser Einstellung bleibt die Kontrolle über Nachholtermine vollständig in den Händen der Mitarbeiter, wodurch eine geregelte und angepasste Verwaltung möglich ist.

Nachholen erst ab Kurs- bzw. Vertragsbeginn

Deine Kunden können sich schon vor dem Start ihrer Buchung von einem zukünftigen Kurstag abmelden, oder du checkst sie als Mitarbeiter aus. Der Nachholanspruch wird dann wie gewohnt gutgeschrieben.

Einlösen kann dein Kunde den Nachholtag aber erst, wenn seine Buchung tatsächlich begonnen hat:

• Dauerkurse: ab dem Vertragsbeginn
• Blockkurse: ab dem ersten Kurstag des gebuchten Blockkurses

Warum diese Regel? Zwischen Buchung und Start kann noch einiges passieren, zum Beispiel eine Stornierung oder eine Umbuchung. Würde der Nachholtag schon vorher genutzt, hätte dein Kunde im Fall eines Stornos einen Termin wahrgenommen, für den es gar keinen gültigen Vertrag mehr gibt. Deshalb wird der Anspruch zwar sofort angelegt, aber erst mit dem Start freigegeben.

So sieht das für deine Kunden aus

• Nachhol-Button im Kundenaccount: Solange der Vertrag bzw. der Blockkurs noch nicht gestartet ist, wird der Button zum Nachholen ausgegraut angezeigt. Dein Kunde sieht also, dass er einen offenen Nachholtag hat, kann ihn aber noch nicht buchen. Ab Vertrags- bzw. Kursbeginn ist der Button automatisch aktiv.
• Infomail über freie Plätze: Kunden, deren Vertrag noch nicht läuft, erhalten keine automatische E-Mail über frei gewordene Plätze. Die Benachrichtigung geht erst raus, wenn ihr Vertrag bzw. ihr Kurs begonnen hat. So bekommen deine Kunden nur Hinweise auf Plätze, die sie auch wirklich buchen können.

Die Regel greift automatisch für alle Kurskategorien mit aktivierter Nachholung. Du musst dafür keine zusätzliche Einstellung vornehmen.