Kontaktanfragen

Kontaktanfragen verwalten – Eins-zu-Eins-Kommunikation mit Kunden

Kontaktanfragen ermöglichen eine direkte, gezielte Kommunikation mit einem einzelnen Kunden.
Anfragen können auf verschiedene Weise eingehen, etwa über den Kunden-Account oder das Kontaktformular auf deiner Webseite, das sich über das Modul: Kontaktformular einbinden lässt.
Jede neue Kontaktanfrage wird im Bereich Kommunikation als frische Anfrage angezeigt.

Einstellungen und Benachrichtigungen für Mitarbeiter

• Benachrichtigungen bei neuen Kontaktanfragen: Im Modul Kontaktformular kannst du festlegen, welche Mitarbeiter über neue Anfragen benachrichtigt werden sollen. Diese Benachrichtigung erfolgt optional per E-Mail.
• Mitarbeiter-Einstellungen: Die Benachrichtigungsfunktion kannst du im Mitarbeiterkonto unter dem Reiter: Einstellungen individuell aktivieren.

Kontaktanfragen bearbeiten und verwalten

Eine Listenansicht zeigt alle eingehenden Kontaktanfragen an.
Du kannst die Anfragen direkt beantworten oder den Status jeder Anfrage (z. B. “bearbeitet”, “offen”) verwalten.
Über den grünen “Tools”-Button kannst du Massenaktionen ausführen, wie etwa mehrere Anfragen gleichzeitig als bearbeitet zu markieren.

Direktnachrichten an Kunden senden

• Neue Nachricht senden: Mit dem Button “Neue Nachricht” oben links kannst du direkt eine Eins-zu-Eins-Nachricht an einen Kunden verfassen und versenden, ohne die Listenansicht zu verlassen.
• Kunde kontaktieren im Kunden-Account: Alternativ kannst du auch im Kunden-Account über die Funktion “Kunde kontaktieren” oben rechts eine Nachricht an den Kunden senden.

Nachrichtendokumentation im Kunden-Account:
Alle Nachrichten, die du an einen registrierten Kunden versendest, werden im Kunden-Account unter Kommunikation > Kontaktanfragen dokumentiert und dauerhaft gespeichert.
Dies ermöglicht eine vollständige und nachvollziehbare Archivierung der Kommunikation für eine lückenlose Kundenbetreuung und spätere Einsicht.

Automatische Anlage von Interessenten im CRM

Wenn sich ein Interessent, der noch kein Kunde ist, über das Kontaktformular auf deiner Webseite meldet, wird er automatisch im CRM als neuer Kontakt angelegt.
Die verfügbaren Informationen, wie Name, E-Mail-Adresse und (optional) Telefonnummer, werden dabei erfasst.
So bleibt deine Kundenübersicht stets vollständig und alle potenziellen Kundenkontakte sind zentral gesammelt und bereit für eine weitere Verarbeitung.

Aufbau und Funktionsweise des Kontaktformulars

Das Kontaktformular auf deiner Webseite bietet Kunden die Möglichkeit, eine Anfrage mit allen relevanten Informationen zu senden.
Es ist so gestaltet, dass es alle notwendigen Felder zur Erfassung der Kundenanfrage enthält und gleichzeitig den Datenschutz sicherstellt.

Felder im Kontaktformular

Das Kontaktformular umfasst folgende Felder:

• Anrede und Titel (optional)
• Vorname und Name (optional)
• E-Mail und Telefonnummer (Telefonummer optional)
• Betreff und Nachricht
  Bevor die Anfrage abgesendet werden kann, muss der Kunde seine Einwilligung zum Datenschutz erteilen.
  So ist die Speicherung der Daten im CRM rechtlich abgesichert.

Ansicht für angemeldete Kunden

Wenn der Kunde bereits einen angemeldeten Account hat, werden im Kontaktformular nur die Felder Betreff und Nachricht angezeigt.
Alle weiteren Informationen wie Name und Kontaktangaben sind bereits im System hinterlegt und stehen dir zur Verfügung.

Testen des Formulars

Um das Kontaktformular so zu sehen, wie es ein nicht angemeldeter Kunde sieht, melde dich bitte ab und öffne die Webseite erneut.
So kannst du sicherstellen, dass alle Felder korrekt angezeigt und erfasst werden, wie sie von einem Neukunden ausgefüllt würden.

Beim Einbinden des Formulars auf deiner Webseite kannst du bestimmen, ob die Kontaktanfragen an bestimmte Mitarbeiter zugewiesen werden sollen.