Finanz-Einstellungen

Finanzeinstellungen – Sorgfältige Einrichtung für eine reibungslose Abwicklung

Die Finanzeinstellungen sind ein essenzieller Bestandteil deines Accounts und sollten beim Einrichten deines Unternehmensprofils genau überprüft werden.
Einmal korrekt konfiguriert, ist es in der Regel nicht mehr nötig, diese Einstellungen anzupassen.
Wir gehen nun die einzelnen Reiter Schritt für Schritt durch:

Bank-Schnittstelle verbinden

Du hast die Möglichkeit, eine Bank-Schnittstelle zu aktivieren. Diese Schnittstelle ermöglicht es kutego^®, wie durch ein “Schlüsselloch” auf dein Bankkonto zu schauen.
Das System kann so deine eingehenden Transaktionen sehen und den Verwendungszweck mit den erstellten Rechnungen abgleichen.
Das hat den Vorteil, dass der Zahlungsstatus der Rechnungen automatisch auf “bezahlt” gesetzt werden kann.

Auswahl der Schnittstellen für die Bankverbindung

Beim Verbinden der Bank-Schnittstelle stehen dir zwei verschiedene Schnittstellentypen zur Auswahl.
Jede hat ihre spezifischen Vorteile:

1. XS2A (Access to Account)

Die XS2A-Schnittstelle ist eine moderne, standardisierte API, die speziell für den europäischen Zahlungsverkehr entwickelt wurde.
Sie ermöglicht den sicheren Zugriff auf dein Bankkonto und bietet:

• Direkten Zugang zu Kontoinformationen und Transaktionen.
• Sichere Authentifizierung über ein modernes Sicherheitsverfahren, das den aktuellen EU-Richtlinien (PSD2) entspricht.
• Automatische Synchronisierung von Kontodaten und schnellere Verarbeitung von Zahlungen.
  Die XS2A-Schnittstelle bietet eine zuverlässige und zukunftssichere Verbindung, die sämtliche aktuellen Sicherheitsstandards erfüllt.

2. FinTS (Financial Transaction Services)

Die FinTS-Schnittstelle ist eine traditionelle deutsche Banking-Schnittstelle, die vor allem im deutschsprachigen Raum verbreitet ist.
Sie bietet:

• Zuverlässigen Zugriff auf Bankdaten und Transaktionen.
• Etabliertes Verfahren, das von vielen Banken in Deutschland unterstützt wird.
• Durchführung von Rücküberweisungen und Lastschriften direkt aus der Software per Klick.
  Diese Funktion wird durch die finAPI-Schnittstelle unterstützt, die sicherstellt, dass diese Transaktionen über ein Sicherheitsverfahren bei deiner Bank übertragen werden.

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Für Unternehmen, die Rücküberweisungen oder Lastschriften bequem direkt aus der Software heraus steuern möchten, ist die FinTS-Schnittstelle erforderlich.
Diese Funktion ermöglicht eine schnellere und effizientere Abwicklung von Zahlungsprozessen.

Wir empfehlen dir, die Bank-Schnittstelle zu aktivieren, da sie eine deutliche Zeitersparnis bei der Rechnungsverarbeitung ermöglicht und den Zahlungsstatus automatisch aktualisiert.
So bleibt dein Finanzwesen übersichtlich und effizient.

Bankdaten für Überweisungen hinterlegen

Unter diesem Punkt kannst du die Bankdaten hinterlegen, die auf den Rechnungen für die Zahlart Überweisung angezeigt werden.
Dadurch erhält der Kunde alle nötigen Informationen, um eine Zahlung durchzuführen.

Für Überweisungen generiert das System automatisch einen Zahlungs-QR-Code, der auf den Rechnungen aufgedruckt wird.
Der Kunde kann diesen QR-Code einfach scannen, um die Überweisung schnell und bequem durchzuführen.

Preiseinstellungen und Steuern im System verwalten

In diesem Reiter kannst du deine Preise und Steuern im System korrekt konfigurieren, um Angebote und Rechnungen gemäß den gesetzlichen Anforderungen zu erstellen.
Gehe diese Einstellungen aufmerksam durch, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen und Präferenzen ordnungsgemäß hinterlegt sind.

* Preise in Netto oder Brutto eingeben
Im Menüpunkt Steuern kannst du festlegen, ob du deine Preise im System in Netto (ohne Mehrwertsteuer) oder Brutto (inklusive Mehrwertsteuer) eingeben möchtest. Ebenso kannst du definieren, ob die Preise deinen Kunden in Netto oder Brutto angezeigt werden sollen. Diese Einstellung ist wichtig, um Missverständnisse zu vermeiden und die korrekte Preisberechnung zu gewährleisten.

* Währung festlegen
Du hast die Möglichkeit, die Währung auszuwählen, in der deine Preise dargestellt werden.

* Standard-Mehrwertsteuersatz definieren
Bitte definiere deinen Standard-Mehrwertsteuersatz, den du für deine Angebote verwenden möchtest.
Dieser Standardwert wird automatisch auf alle Angebote angewendet.
Falls du Angebote hast, die unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen unterliegen, kannst du für jedes Angebot einen individuellen Steuersatz hinterlegen.

* Hinterlegung von steuerrelevanten Informationen
Um sicherzustellen, dass deine Dokumente den rechtlichen Anforderungen entsprechen, ist es wichtig, folgende Informationen im System zu hinterlegen:

1. Steuernummer
2. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID)
3. Finanzamt, bei dem du registriert bist

• (Optional) Register wählen
  Ist dein Unternehmen eine juristische Person, kannst du hier das entsprechende Registrierungsregister auswählen.

Durch die korrekte Konfiguration der Preise und Steuern im System stellst du sicher, dass alle Angebote und Rechnungen den geltenden gesetzlichen Vorschriften entsprechen und deine Kunden transparente und verständliche Informationen erhalten.

Festlegung der Nummernkreise für Rechnungen

Im Bereich Nummernkreise hast du die Möglichkeit, festzulegen, wie deine Rechnungsnummern aufgebaut werden sollen:

• Festlegung der Nummernlänge
  Du kannst im System bestimmen, wie lang deine Rechnungsnummern sein sollen. Zum Beispiel:
  Eine vierstellige Rechnungsnummer würde bei der ersten Rechnung als 0001 erscheinen.
  Bei einer fünfstelligen Rechnungsnummer wäre die erste Rechnung 00001.
  Wenn du die Länge deiner Rechnungsnummer festlegst, entscheidet das System automatisch, ob die Nummern mit führenden Nullen aufgefüllt werden sollen.
  Dies sorgt für eine konsistente Darstellung deiner Rechnungsnummern.
• Nummernkreis
  Falls du bereits vor der Nutzung von kutego^® Rechnungen mit dem hier hinterlegten Prefix ausgestellt hast, kannst du den Startwert der Rechnungsnummern festlegen.
  So wird sichergestellt, dass es keine Überschneidungen oder doppelten Nummern gibt.
  Gib dazu einfach den gewünschten Startwert im Nummernkreis an, ab dem kutego^® mit der Rechnungsnummerierung beginnen soll.
• Rechnungsprefix
  Eine Rechnungsnummer kann durch ein Prefix ergänzt werden – das ist ein kurzer Zusatz vor der eigentlichen Nummer, der die Rechnungsnummer klarer strukturiert.
  Zum Beispiel könnte dein Prefix aus den Großbuchstaben “RE”, dem aktuellen Jahr [year] und einem ” - ” bestehen, sodass eine Rechnungsnummer folgendermaßen aussieht: RE2024-…
  Das Prefix bietet dir die Möglichkeit, deine Rechnungen eindeutig zu kennzeichnen und bestimmte Zeiträume zu unterscheiden.

Automatische Rücksetzung der Nummern jährlich

Wenn du möchtest, dass die Rechnungsnummern jedes Jahr neu beginnen, kannst du den Platzhalter für das Jahr in dein Rechnungs-Prefix aufnehmen (z.B. “RE[year]-”).
Das System setzt dann automatisch die Nummernkreise jährlich zurück.
Über den Abfrageschalter Nummern jährlich zurücksetzen kannst du zusätzlich festlegen, ob diese Rücksetzung auch für Stornorechnungen gelten soll.

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Bitte beachte: Sobald eine Rechnung erstellt wurde, kann der Nummernkreis nicht mehr verändert werden.
Dies dient dazu, die gesetzlichen Anforderungen an fortlaufende Rechnungsnummern zu erfüllen.
Deshalb ist es wichtig, den Nummernkreis und alle Details sorgfältig festzulegen, bevor du mit der Erstellung von Rechnungen beginnst.

Bezahlmethoden konfigurieren

Im Bereich Bezahlmethoden kannst du festlegen, welche Zahlungsmöglichkeiten du deinen Kunden anbieten möchtest.
Du kannst eine gewünschte Zahlungsmethode für ein bestimmtes Angebot individuell auswählen oder im Kurstermin / Terminvorlage / Laufzeitvorlage die Option “Zahlart optional” aktivieren.
Dadurch hat dein Kunde die Wahl zwischen allen in den Finanzeinstellungen aktivierten Bezahlmethoden.

Die folgenden Zahlungsoptionen stehen zur Verfügung:

• Zahlung vor Ort: Der Kunde zahlt direkt bei dir vor Ort.
• Überweisung: Der Kunde überweist den Rechnungsbetrag auf dein Konto. Die Bankverbindung hierfür kannst du auf dem ersten Reiter Bankverbindung hinterlegen.
• Externer Zahlungsdienstleister: Ist diese Zahlart in einem Angebot hinterlegt, erstellt kutego^® keine Rechnung. Der Kunde erhält nur die Buchungs-Bestellbestätigung mit den hier hinterlegten Zahlinformationen.
• Lastschrift: Der Betrag wird direkt vom Konto des Kunden abgebucht. Hierfür ist eine Gläubiger-ID erforderlich, die du bei der Deutschen Bundesbank beantragen kannst: https://extranet.bundesbank.de/scp/beantragungCI/lizenz.xhtml?dswid=5015
• PayPal Checkout Schnittstelle: Neben den traditionellen Bezahlmethoden hast du die Möglichkeit, über die PayPal Checkout Schnittstelle eine Direktzahlungsmethode anzubieten.
  Diese Schnittstelle unterstützt auch weitere Zahlungsmöglichkeiten wie Kreditkartenzahlungen, was deinen Kunden zusätzliche Flexibilität bietet.

Lastschrift-Optionen konfigurieren

1. Automatische Generierung von Zahlläufen
   Mit der Option Automatische Generierung kannst du festlegen, dass das System zu festgelegten Zeitpunkten automatisch Zahlläufe generiert.
   Diese Zahlläufe beinhalten alle fälligen Rechnungen, die du dann nach Legitimation an deine Bank übermitteln kannst.
2. Einzeln ausführen: Du kannst entscheiden, ob die Lastschriften als Sammellastschrift oder einzeln ausgeführt werden sollen.
   Eine Sammellastschrift spart meist Kosten, während eine Einzelauflistung der Lastschriften für die Buchhaltung nützlich sein kann.
   Kläre die entstehenden Kosten bei dieser Option vorher mit deiner Bank ab.
3. zusätzliche Bankarbeitstage
   Kläre bitte mit deiner Bank, wie viele Tage für die Bearbeitung eines Lastschriftlaufs benötigt werden. Diese Informationen müssen mit den Angaben im System übereinstimmen, da sonst der Lastschrifteinzug nicht funktioniert.
4. Rücklastschriftgebühr: Optional kannst du eine Rücklastschriftgebühr festlegen.
5. Erneute Lastschrift: Wenn eine Lastschrift zurückgeht (z.B. bei unzureichender Kontodeckung), kannst du entscheiden, ob das System automatisch einen weiteren Einzugsversuch starten soll.
   Den Zeitraum für den erneuten Einzug kannst du frei festlegen.
   Alternativ kannst du die Rechnungszahlart manuell ändern, beispielsweise auf Überweisung, um weitere Gebühren zu vermeiden.

Inkasso-Schnittstelle

Über unseren Partner, die Debtist GmbH, kannst du unbezahlte Rechnungen deiner Kunden einfach und direkt ins außergerichtliche Mahnverfahren übergeben.
Dieser Service ist für dich kostenfrei!
Entstehende Kosten sind von deinen Kunden im Rahmen des Forderungseinzugs als Verzugsschaden direkt an das Inkassounternehmen zu tragen.
Sollten alle außergerichtlichen Mahnversuche ohne Erfolg bleiben, bleibt dir die Möglichkeit, individuell zu entscheiden, ob du kostenpflichtige gerichtliche Schritte einleiten möchtest.

Nach der Aktivierung der Inkasso-Schnittstelle in deinem Account hast du die Möglichkeit unter Finanzen > Mahnwesen > Mahnläufe, festzulegen,
ab welcher Mahnstufe die Forderung abgetreten wird und das Inkassoverfahren für den Kunden beginnt.
Dies sorgt für eine nahtlose Integration in deinen bestehenden Mahnprozess und sichert dir eine effektive und zeitsparende Lösung bei offenen Forderungen.

In der Detailansicht der Rechnung findest du alle wichtigen Informationen zur Forderungsbearbeitung.
Hier sind die komplette Kommunikation und der aktuelle Bearbeitungsstatus einsehbar. Zusätzlich sind alle erstellten Dokumente übersichtlich hinterlegt.

Falls du Fragen hast oder direkt mit der Debtist GmbH zu dieser speziellen Rechnung in Kontakt treten möchtest, steht dir in der Detailansicht ein Kontakt-Button zur Verfügung.
So kannst du unkompliziert Unterstützung erhalten und eventuelle Anliegen zu diesem Inkasso-Fall schnell klären.

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Warum bekomme ich weniger Geld vom Inkassobüro ausgezahlt?
Inkassobüros müssen auf ihre Dienstleistungen 19% Umsatzsteuer abführen.
Diese Steuer kann dem Schuldner nicht in Rechnung gestellt werden, sondern wird von deinem Auszahlungsbetrag abgezogen.

Das Wichtigste für dich:
Falls du umsatzsteuerpflichtig bist, kannst du diesen Steuerbetrag einfach beim Finanzamt zurückfordern.
Dadurch entstehen dir am Ende keine zusätzlichen Kosten – der Inkasso-Service bleibt für dich kostenfrei.

Optionen > Einstellungen der Zahlungsoptionen

• Fälligkeit der Rechnung
  Du kannst die Fälligkeit individuell zum Kurs/Terminbeginn oder ausgehend vom Buchungstag definieren. Die Fälligkeit ab Rechnungsstellung greift auch dann,
  wenn du als Fälligkeitsdatum den Kursbeginn gewählt hast, der Kurs jedoch bereits gestartet ist oder weniger als fünf Tage vor Rechnungsstellung beginnt. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass deinen Kunden stets genügend Zeit zur Zahlung eingeräumt wird.

• Stornierungsgebühren und Stornierungsfrist
  Zusätzlich zur Fälligkeit hast du die Möglichkeit, eine Stornierungsgebühr sowie eine Stornierungsfrist zu hinterlegen.
  Beachte dabei, dass Stornierungen immer über dich abgewickelt werden.
  Rechnungen können von dir manuell storniert werden, was automatisch die Erstellung einer Stornorechnung zur Folge hat. Du hast die Option, die Standardaktion bei einer Stornierung festzulegen.
  Mit der Reaktion “noch offen” kannst du individuell im Einzelfall entscheiden, wie du mit dem Erstattungsbetrag umgehen möchtest.
  Du kannst aber auch vom System automatisch eine Aktion durchführen lassen, z. B. den Erstattungsbetrag als Guthaben dem Kundenkonto zuweisen.
  Diese Einstellung gilt für alle zukünftigen Stornierungen.

• Nachricht im Buchungstunnel
  Falls du deinen Kunden im Buchungsprozess die Möglichkeit geben möchtest, dir eine Nachricht zu hinterlassen, ist diese Funktion standardmäßig aktiviert.
  Möchtest du diese Option jedoch nicht gewähren, kannst du sie über den Schalter „Nachricht an Betreiber im Buchungstunnel“ deaktivieren.

• Zahlungsoptionen in der Bestellbestätigung
  Wenn Rechnungen noch nicht bezahlt wurden und keine direkte Zahlungsmethode, wie PayPal, eingerichtet ist, enthält die Bestellbestätigung automatisch einen Zahlungslink.
  Über diesen Link kann der Kunde die Zahlungsmethode auch nachträglich noch ändern.
  Solltest du diese Möglichkeit nicht anbieten wollen, kannst du den Link über den Schalter „Zahllink in Bestellbestätigung anzeigen“ deaktivieren.

• Zusätzliche Hinweise auf der Rechnung
  Der zusätzliche Infotext auf der Rechnung ist hilfreich, um den Kunden auf spezifische Sachverhalte aufmerksam zu machen.
  Es empfiehlt sich beispielsweise, den Kunden an den korrekten Verwendungszweck für die Zahlungszuordnung bei Banküberweisungen zu erinnern.
  Dieser Infotext wird direkt auf der Rechnung abgedruckt und dient so als praktische Orientierungshilfe für den Kunden.

PDF-Gutscheine

Du hast die Möglichkeit, ein individuelles Bild für den unteren Bereich des PDF-Gutscheins zu hinterlegen.
Dieser Bereich kann frei gestaltet und so personalisiert werden, dass er den Kundenwünschen entspricht.

1. Bild hochladen: Um ein Bild hinzuzufügen, erstelle zunächst die gewünschte Grafik. Wir empfehlen hierfür die Verwendung eines Bildbearbeitungsprogramms, um eine ansprechende Gestaltung zu entwerfen.
2. Vorschau des Gutscheins: Nach dem Hochladen kannst du auf den „Vorschau“-Button klicken, um dir einen Beispielgutschein anzusehen. Hier wird der Gutschein so angezeigt, wie er später dem Kunden zur Verfügung steht. Im oberen Bereich wird automatisch dein Logo und im unteren Bereich dein Impressum eingefügt, diese Abschnitte sind fest und können nicht angepasst werden. Dein hochgeladenes Bild wird im unteren freien Feld des Gutscheins integriert.
   Mit diesen Anpassungen erhältst du einen Gutschein, der das Corporate Design deines Unternehmens repräsentiert.

Schnittstellen zu LexOffice und sevDesk

kutego^® bietet direkte Schnittstellen zu den Buchhaltungsprogrammen LexOffice und sevDesk, um Rechnungen und Belege unkompliziert zu übertragen.
Beide Programme können die vollständige Datenübertragung aller wichtigen Dokumente verarbeiten, wodurch der manuelle Aufwand erheblich reduziert wird.

Übertragung aller Belege

• Belegarten: Sämtliche Rechnungen, Quittungen und Stornorechnungen werden als strukturierte Daten sowie als PDF über die Schnittstelle an das Buchhaltungsprogramm übertragen.
• Automatische Verknüpfung: Durch die Auswahl der Buchungskonten in kutego^® werden die Rechnungspositionen automatisch im entsprechenden Sachkontenrahmen verbucht.

Schnittstelle zu LexOffice

• Nutzungsvoraussetzung: Die LexOffice-Schnittstelle ist ab dem Tarif XL nutzbar.

Schnittstelle zu sevDesk

• Übermittlung des Zahlungsstatus: sevDesk empfängt automatisch den Zahlungsstatus der Rechnungen, was die manuelle Buchung des Zahlstatus überflüssig macht.
• Auswahl von Verrechnungskonten: Du kannst unterschiedliche Verrechnungskonten für Lastschriften, Kundenguthaben und Rückerstattungen auswählen.
• Nutzungsvoraussetzung: Die Schnittstelle zu sevDesk steht ab dem Tarif Buchhaltung Pro zur Verfügung.