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Abzeichen

Im Reiter Kurse steht dir ab sofort der neue Unterreiter „Abzeichen Erfolge“ zur Verfügung. Mit dieser Funktion kannst du unternehmensintern eigene Abzeichen anlegen, Lernfortschritte dokumentieren und Teilnehmern ihre Erfolge direkt im Kurs zuordnen – inklusive optional verknüpftem Zertifikat.

Abzeichen anlegen​

Unter Kurse > Abzeichen/Erfolge kannst du neue Abzeichen erstellen.

1. Reiter: Details
Hier legst du die grundlegenden Informationen des Abzeichens fest:

  • Name des Abzeichens (z. B. „Seepferdchen“)
  • Zertifikatvorlage verknüpfen (optional, aus den zuvor angelegten Zertifikaten)
  • Beschreibung des Abzeichens
  • Bild, das später auch in der Teilnehmerliste angezeigt wird
  • Definiere, ob das Abzeichen dem Kunden in seinem Login angezeigt werden soll oder nur intern von dir genutzt wird

2. Reiter: Bedingungen
Im Reiter Bedingungen definierst du, was ein Teilnehmer leisten muss, um das Abzeichen zu erhalten. Bedingungen werden als Freitext angelegt. Jede Bedingung kann als Pflichtbedingung oder optionale Zusatzleistung definiert werden.

_Beispiel – Abzeichen „Seepferdchen“:

  • Sprung vom Beckenrand ins Wasser
  • 25 Meter Schwimmen
  • Heraufholen eines Gegenstands aus schultertiefem Wasser
  • Grundkenntnisse der Baderegeln_
    Nach dem Anlegen aller Bedingungen speicherst du das Abzeichen.

Abzeichen im Kurstermin zuweisen​

Im Kurstermin findest du in der Teilnehmerliste die neue Spalte „Erfolge“. Mit einem Klick auf das Kästchen kannst du einem Teilnehmer ein Abzeichen zuordnen. Dir wird eine Liste aller angelegten Abzeichen angezeigt. Nach der Zuordnung erscheint das Abzeichenbild direkt in der Teilnehmerliste. Mit Klick auf das Abzeichenbild in der Zeile des Teilnehmers kannst du die Erfolge dokumentieren und einsehen.

Bedingungen dokumentieren
Über den Button „Bedingungen“ in der Teilnehmerliste kannst du jederzeit:

  • einsehen, welche Bedingungen bereits erfüllt sind
  • neue Bedingungen abhaken, z. B. direkt nach einer Unterrichtsstunde

> Sobald alle Pflichtbedingungen erfüllt sind, passiert automatisch Folgendes:
> Das mit dem Abzeichen verknüpfte Zertifikat wird im Kundenkonto des Teilnehmers unter „Abzeichen Erfolge“ als Download bereitgestellt.
> Wenn keine Pflichtbedingungen definiert sind, ist das Abzeichen sofort für den Kunden sichtbar.
Das Zertifikat steht dem Kunden ausschließlich als Download zur Verfügung, sofern alle Pflichtbedingungen vollständig erfüllt sind – eine Einsicht in Zwischenstände seiner Leistungen ist aus Kundensicht nicht möglich.

Abzeichen & Erfolge – vielseitig einsetzbar für Organisation, Dokumentation und Kundenmanagement​

Die Funktion „Abzeichen & Erfolge“ wurde ursprünglich entwickelt, um Lernfortschritte sichtbar zu machen – sie geht jedoch weit darüber hinaus. Abzeichen können in kutego® flexibel eingesetzt werden, um Informationen zu strukturieren, Prozesse zu dokumentieren und interne Abläufe übersichtlich abzubilden. Dabei entscheidest du selbst, ob ein Abzeichen mit einem Zertifikat verknüpft oder rein intern genutzt wird.

Sichtbarkeit von Abzeichen im Kundenkonto steuern​

Beim Anlegen oder Bearbeiten eines Abzeichens findest du im Reiter Details einen Schalter zur Sichtbarkeit im Kundenkonto. Über diesen Schalter legst du fest, ob das Abzeichen für den Kunden sichtbar ist oder rein intern genutzt wird. Diese Entscheidung kannst du pro Abzeichen individuell treffen.

Abzeichen im Kundenkonto anzeigen​

Ist die Sichtbarkeit aktiviert, wird das Abzeichen nach erfolgreichem Abschluss auch im Kundenkonto angezeigt. Der Kunde sieht das Abzeichen im Reiter Abzeichen / Erfolge. Sind alle Pflichtbedingungen erfüllt, wird das Abzeichen angezeigt und – falls verknüpft – das Zertifikat automatisch zum Download bereitgestellt. Diese Variante eignet sich besonders für:

  • erreichte Lernziele
  • offizielle Abschlüsse
  • Meilensteine und Motivation

Abzeichen nur intern nutzen​

Ist die Sichtbarkeit deaktiviert, wird das Abzeichen ausschließlich intern verwendet. Das Abzeichen ist nicht im Kundenkonto sichtbar. Es eignet sich ideal für:

  • interne Dokumentation
  • Akquise- oder Onboarding-Status
  • Kundenklassifizierung (z. B. VIP, Stammkunde)
  • Prozess- und Qualitätskontrollen
    Auch wenn Bedingungen hinterlegt und abgehakt werden, bleibt das Abzeichen vollständig unsichtbar für den Kunden.

Kundenstatus und Kundenwert dokumentieren
Abzeichen eignen sich ideal, um Kunden einzuordnen und ihren Status sichtbar zu machen. Beispiele:

  • VIP-Kunde, Stammkunde, Langjähriger Kunde

Über die Bedingungen kannst du z. B. dokumentieren:

  • Anzahl besuchter Unterrichtsstunden oder Kurse
  • Wiederbuchungen
  • Dauer der Kundenbeziehung
    So erkennst du auf einen Blick, welche Kunden besonders aktiv oder wirtschaftlich relevant sind.

Akquise- und Onboarding-Prozesse abbilden
Abzeichen können auch genutzt werden, um Vertriebs- und Onboarding-Schritte zu dokumentieren. Typische Bedingungen könnten sein:

  • Telefonischer Erstkontakt
  • E-Mail versendet
  • Beratungsgespräch geführt
  • Testtermin absolviert
    Alle Schritte lassen sich direkt beim Kunden abhaken. Das schafft Klarheit – besonders dann, wenn mehrere Personen mit dem gleichen Kunden arbeiten.

Leistungs- und Entwicklungsstände festhalten
Auch ohne offizielles Zertifikat kannst du Abzeichen nutzen, um Leistungsstände, Fortschritte oder Beobachtungen zu dokumentieren. Beispiele:

  • Ziel erreicht
  • Technik sicher
  • Weiterführendes Training empfohlen
  • Förderbedarf erkannt
    So entsteht eine nachvollziehbare Entwicklungsübersicht – unabhängig von formellen Abschlüssen.

Interne Prozesse und Qualitätssicherung
Abzeichen können ebenfalls helfen, interne organisatorische Themen sauber abzubilden, z. B.:

  • Unterlagen vollständig
  • Zahlungsart hinterlegt
  • Vertrag geprüft
  • Datenschutz bestätigt
    Gerade bei mehreren Mitarbeitenden sorgt das für klare Zuständigkeiten und weniger Rückfragen.

Motivation und Wertschätzung – optional sichtbar
Wenn du ein Abzeichen mit einem Zertifikat verknüpfst, wird dieses nach Erfüllung aller Pflichtbedingungen automatisch im Kundenkonto bereitgestellt.
So kannst du Abzeichen auch bewusst einsetzen für:

  • Meilensteine
  • besondere Leistungen
  • langjährige Treue
    Ob sichtbar oder intern – du entscheidest, wie das Abzeichen genutzt wird.

Abzeichen & Erfolge sind in kutego® kein starres Bewertungssystem, sondern ein flexibles Werkzeug. Sie helfen dir dabei, Informationen strukturiert zu dokumentieren, Prozesse übersichtlich abzubilden und Kunden, Teilnehmer oder interne Abläufe besser zu organisieren.

Berechtigungen über Benutzerrollen verwalten​

Für die neue Funktion Abzeichen & Erfolge steht eine eigene Berechtigung in den Benutzerrollen zur Verfügung.
Unter Berechtigungen > Erfolge kannst du festlegen, welche Mitarbeitenden diesen Bereich sehen und bearbeiten dürfen. So behältst du die volle Kontrolle darüber, wer Abzeichen anlegen, zuweisen und Bedingungen abhaken kann.