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Vorlagen

Mitglieder und Mitgliedschaften verwalten​

Mitgliedschaften bieten eine flexible Möglichkeit, Kunden einen festen monatlichen Beitrag zu berechnen, ähnlich wie bei einem Vereinsmodell.
Die Mitgliedschaft besteht unabhängig von Kursterminen und ermöglicht es Kunden zusätzlich, zu festgelegten Konditionen (vergünstigt oder kostenlos) an Angeboten teilzunehmen.

Mitgliedschaften anbieten und verwalten​

  • Online-Buchung durch Kunden: Kunden können Mitgliedschaften direkt über deine Webseite buchen.
    Nach Buchung erhält der Kunde eine Buchungsbestätigung mit der ersten Rechnung für die Mitgliedschaft, und das System legt automatisch einen Vertrag an, der weitere Rechnungen nach den Vertragsbedingungen generiert.
    Die Buchung der Mitgliedschaften erfolgt über das Modul Mitgliedschaften, das direkt auf deiner Webseite eingebunden wird.
  • Manuelles Anlegen einer Mitgliedschaft: Alternativ kannst du eine Mitgliedschaft manuell für einen Kunden anlegen.

Mitgliedschaftsvorlagen konfigurieren​

* Laufzeit und Beginn der Mitgliedschaft: Gib der Mitgliedschaft eine Bezeichnung und lege die Mindestlaufzeit fest. Bestimme, ob die Mitgliedschaft ab Buchungsdatum oder ab einem festen Stichtag beginnen soll.

* Berechnungszeitraum für die erste Rechnung:

  1. Ab Stichtag: Die erste Rechnung wird ab dem festgelegten Startdatum berechnet.
  2. Anteilig bis Stichtag: Der Zeitraum zwischen dem Buchungsdatum und dem Stichtag wird anteilig berechnet.
  3. Rückwirkend ab Stichtag: Der Zeitraum wird ab dem Stichtag rückwirkend berechnet, wenn das Buchungsdatum nach dem Stichtag liegt.

* Mitgliedsstatus: Der Status einer Mitgliedschaft lässt sich flexibel gestalten:

  1. Ab sofort: Die Mitgliedschaft wird sofort aktiv, auch wenn die erste Zahlung erst später fällig wird.
  2. Wie Berechnungszeitraum: Die Mitgliedschaft startet mit der ersten fälligen Rechnung.
  3. Erst ab Zahlungseingang: Die Mitgliedschaft wird aktiv, sobald die Zahlung für die erste Rechnung eingegangen ist.
  • Probemitgliedschaft: In der Mitgliedschaftsvorlage kannst du eine Probemitgliedschaft anbieten, die pro Teilnehmer nur einmalig gebucht werden kann.
  • Kündigungsfrist: Definiere die Kündigungsfrist
  • Zahlweise (Mehrfachauswahl möglich): Hinterlege die möglichen Zahlweisen (monatlich, quartalsweise, jährlich …), bei Mehrfachauswahl, kann der Kunde zwischen den vsch. Optionen wählen.
    Bruttobetrag und Preisberechnung: Der Preis kann pro Mitglied oder pro Mitgliedschaft festgelegt werden.
  • Optionale Aufnahmegebühr: Eine Bruttoaufnahmegebühr kann zusätzlich erhoben werden.

Automatische Verlängerung​

Du kannst den Schalter für automatische Verlängerung aktivieren, sodass die Mitgliedschaft nach Ablauf der ersten Laufzeit weiterläuft, bis der Kunde sie kündigt.

Zusätzlicher Infotext​

Ein Infotext kann als Anmerkung zur Mitgliedschaft hinzugefügt werden, um den Kunden auf besondere Hinweise aufmerksam zu machen.
Dieser Text erscheint in der Buchungsbestätigung.

Anpassung bei Verschiebung des Vertragsbeginns​

Wenn der Vertragsbeginn einer Mitgliedschaft nachträglich geändert wird, passt kutego® automatisch auch den zugehörigen Rechnungszeitraum an.

Eine Verschiebung des Vertragsbeginns ist nur möglich, solange für den Vertrag maximal eine Rechnung existiert. Sobald mehrere Rechnungen vorhanden sind, kann der Beginn nicht mehr geändert werden, da sich sonst bereits bestehende Abrechnungszeiträume überschneiden könnten.

Angebote und Preisgestaltung für Mitglieder​

In deinen Angeboten kannst du mithilfe des Reiters “Einschränkungen” festlegen, dass bestimmte Angebote nur für Mitglieder buchbar sind.
Kunden, die keine aktive Mitgliedschaft besitzen und somit nicht den Status “Mitglied” haben, können diese Angebote nicht buchen.
Diese Funktion ermöglicht es dir, exklusive Angebote gezielt für deine Mitglieder bereitzustellen.

Spezielle Preisgruppen für Mitglieder​

Zusätzlich kannst du in allen Bereichen, in denen Kundenpreise hinterlegt sind (z. B. in Blockkursen > Kundenpreise, Vertragslaufzeiten, Terminvorlagen und Ticketvorlagen), eine spezielle Preisgruppe für Mitglieder hinzufügen.
Dadurch lassen sich für Mitglieder folgende Preisvorteile realisieren:

  • Vergünstigte Preise für bestimmte Angebote im Rahmen der Mitgliedschaft.
  • Kostenlose Buchung von Angeboten, wenn sie für Mitglieder kostenfrei sein sollen.

Mit dieser Preisgruppen-Funktion kannst du flexible und attraktive Preisgestaltungen anbieten und den Mehrwert einer Mitgliedschaft für deine Kunden klar hervorheben.

Anleitung: Individuelle Pakete für Mitgliedschaften erstellen​

Mit der neuen Funktion kannst du individuelle Pakete erstellen, die es deinen Kunden ermöglichen, ein bestimmtes Kontingent für Einzelcoachings, Tickets oder Blockkurse zu buchen. Die Software prüft automatisch das verbleibende Kontingent des Kunden und berechnet entweder eine kostenlose Buchung oder bei Überschreitung eine kostenpflichtige Buchung. Hier erfährst du, wie du ein solches Paket anlegst:

1. Mitgliedschaft anlegen​

  1. Gehe zu “Mitgliedschaften > Laufzeitvorlage” und lege eine neue Mitgliedschaft an.
    Gib der Mitgliedschaft einen eindeutigen Namen, z. B. “Paket 5x Einzeltraining”.
  2. Mindestlaufzeit definieren:
    Bestimme, wie lange der Kunde Zeit hat, sein erworbenes Kontingent aufzubrauchen.
  3. Der Zeitraum sollte für ein Paket idealerweise ab Buchungsdatum sein, damit der Kunde direkt sein Kontingent einsetzen kann.

2. Preise festlegen​

  1. Standardpreis festlegen:
    Definiere im Reiter Preise den Standardpreis für das Paket.
  2. Startgebühr hinzufügen (optional):
    Hinterlege eine Startgebühr, wenn gewünscht.

3. Verlängerung konfigurieren​

  1. Ohne Verlängerung (reines Paket):
    Wähle keine Verlängerung, wenn das Paket nur einmalig genutzt werden soll.
  2. Mit automatischer Verlängerung:
    Aktiviere die automatische Verlängerung, wenn der Kunde regelmäßig ein neues Kontingent erhalten soll.
info

Hinweis: Bei Verlängerung wird das Kontingent für die neue Laufzeit freigeschaltet, nicht addiert. Nicht genutzte Einheiten verfallen am Ende der Laufzeit.

4. Inklusivleistungen festlegen​

# Buchungsoptionen definieren: Im Reiter Inklusivleistungen kannst du auswählen, welche Buchungsoptionen durch die Mitgliedschaft möglich sind:

* Blockkurse

* Einzeltermine

* Tickets

  1. Einschränkungsgrad wählen:
    Du kannst Inklusivleistungen auf Kategorieebene definieren (z. B. alle Einzeltrainings) oder spezifische Kurstermine bzw. Termin- und Ticketvorlagen festlegen.

Wichtige Hinweise:​

  • Stelle bei den entsprechenden Angeboten die Preisgruppe für diese spezielle Mitgliedschaft auf 0€ oder einen ermäßigten Betrag ein.
  • Die Software prüft dadurch automatisch, ob der Kunde noch Kontingent im Rahmen seiner Mitgliedschaft hat:
    • Bei ausreichendem Kontingent ist die Buchung kostenlos.
    • Bei Überschreitung des Kontingents wird eine kostenpflichtige Buchung berechnet.

Mit diesen Schritten kannst du individuelle Pakete erstellen und deinen Kunden einen reduzierten Paketpreis anbieten, um deine Kurse, Termine und Tickets zu buchen.

info

Wenn du in deinen Angeboten die Option “Preisgruppe für alle Mitglieder” auswählst, wird ausschließlich der Mitgliedschaftsstatus des Teilnehmers geprüft, und der hinterlegte Preis dieser Preisgruppe wird angewendet.
Eine Überprüfung der verfügbaren Kontingente erfolgt in diesem Fall nicht.
Möchtest du sicherstellen, dass eine Kontingentsprüfung durchgeführt wird, wähle stets die spezifische Mitgliedschaft für die Preisgruppe aus.

Die Überprüfung, ob ein Teilnehmer noch verfügbares Kontingent hat, erfolgt anhand der Einträge in der Teilnehmerliste.

Das verbleibende Kontingent einer Mitgliedschaft mit Inklusivleistungen wird in deinem Kundenkonto unter dem Reiter “Verträge” angezeigt.

2. Ohne Inklusivleistungen arbeiten​

Falls du keine Inklusivleistungen oder Regeln hinterlegst, wird die Mitgliedschaft wie folgt gehandhabt:

  • Kunden können nach Erwerb der Mitgliedschaft alle Kurse, Termine oder Tickets zur hinterlegten Preisgruppe für die Mitgliedschaft buchen.
  • Den zu zahlenden Preis legst du direkt in den jeweiligen Kursen, Terminen oder Tickets über die Preisgruppe fest.

Anleitung: Produktvarianten und Personalisierungswünsche möglich machen​

Mit dem Finanzmodul von kutego® kannst du eigene Produkte bei der Kursbuchung zum Verkauf anbieten. Dabei hast du die Möglichkeit, Produktvarianten zu erstellen und deinen Kunden die Option zu bieten, Personalisierungswünsche anzugeben. Diese Anleitung zeigt dir Schritt für Schritt, wie du Produkte, Varianten und Personalisierungsoptionen einrichtest.

Eigener Mitgliederbereich auf der Webseite​

Mit dem Webmodul kannst du einen geschützten Mitgliederbereich aufbauen.
In den Seiteneinstellungen lässt sich festlegen, dass bestimmte Unterseiten nur für Mitglieder sichtbar sind.
So kannst du exklusive Inhalte oder Informationen bereitstellen, die nur für Mitglieder zugänglich sind.