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Kurstermine

Kurstermine verwalten und konfigurieren​

In diesem Abschnitt wird ausführlich erklärt, wie du konkrete Kurstermine anlegst, konfigurierst und verwaltest.
Die umfassenden Einstellungsmöglichkeiten in Kutego helfen dir dabei, deine Kurse flexibel und kundenorientiert zu gestalten und optimal zu organisieren.

Grundlagen: Kurstermine anlegen​

Nachdem du in der Kurskategorie bereits Bilder, Beschreibungstexte und Handouts hinterlegt hast, kannst du im Reiter Kurstermine deine einzelnen Kurstermine anlegen.
Hier werden die Details definiert, wie z.B.:

  • Datum und Uhrzeit des Kurses
  • Standort
  • Kursleiter
  • Maximale Teilnehmerzahl
  • Preis
    Zur Verwaltung deiner Kurstermine bietet die Kurstermin-Übersicht verschiedene Spalten- und Filtermöglichkeiten.
    Du kannst Kurstermine einzeln über den Aktions-Button oder mithilfe der Mehrfachauswahl über Tools bearbeiten.

Blockkurse konfigurieren​

Die Blockkursfunktion eignet sich hervorragend, um Kurse mit einem festgelegten Anfang und Ende zu organisieren.
Diese Funktion kann sowohl für regelmäßige Kurse mit mehreren Kurstagen als auch für einmalige Veranstaltungen genutzt werden, wie z.B.:

  • Mehrwöchige Kurse: Kurse mit festgelegter Anzahl an Terminen, z.B. ein zehnwöchiger Kurs mit wöchentlichen Einheiten.
  • Tageskurse: Einmalige Veranstaltungen an einem einzigen Tag.
  • Seminare und Workshops: Intensivkurse über ein Wochenende oder mehrere aufeinanderfolgende Tage.
  • Webinare: Online-Sessions mit klarer Start- und Endzeit.

Die Blockkursfunktion erlaubt es, alle wichtigen Details wie Start- und Enddatum, Zeiten, Teilnehmeranzahl und Preise zentral festzulegen. Teilnehmer können sich für den gesamten Blockkurs anmelden und erhalten einen durchgehenden Platz für alle Kurstage.

Um einen neuen Kurstermin anzulegen, klicke auf den blauen Button “Anlegen” und wähle die passende Kurskategorie sowie den Standort aus.

  • Schließtage überspringen (optional): Feiertage oder gebuchte Schließtage des Standorts werden übersprungen und nicht als Kurstage generiert. Dies ist besonders praktisch bei Dauerkursen.
  • Bezeichnung festlegen: Gib dem Kurs einen Namen, der eindeutig und leicht erkennbar ist.
  • Kursleiter und Termin festlegen: Wähle den Kursleiter, Tag und Uhrzeit des Kurses.
  • Tage generieren: Mit Klick auf Tage generieren erstellt das System automatisch alle Kurstage.

Preise und Kundenpreise​

Im Reiter Kundenpreise kannst du einen Standardpreis und einen Erstattungspreis für die Teil-Stornierung festlegen.
Es gibt zusätzliche Optionen für:

  • Spezielle Preisgruppen: Falls bestimmte Kundengruppen abweichende Preise erhalten sollen, kannst du dies über Preisgruppe hinzufügen einrichten (z.B. für Mitglieder oder Stammkunden).
  • Umsatzsteuersatz: Du kannst entweder den Standard-Steuersatz aus deinen Finanzeinstellungen verwenden oder einen spezifischen Steuersatz für den Kurstermin hinterlegen.
  • Zahlungsmöglichkeiten: Wähle die erlaubten Zahlungsmethoden und Fälligkeiten oder lasse diese als “optional”, damit der Kunde alle aktivierten Zahlungsmethoden zur Auswahl hat.

Einschränkungen und Buchungskriterien​

Im Reiter Einschränkungen lassen sich besondere Buchungsvoraussetzungen festlegen:

  • Unternehmensinterne Buchung: Wenn aktiviert, sind keine AGB- und Datenschutz-Bestätigungen erforderlich.
  • Stichtag für Buchungsfreigabe: Du kannst festlegen, ab wann der Kurs gebucht werden kann.
  • Mindestalter: Lege ein Mindestalter für Teilnehmer fest, bei dem das Geburtsdatum erforderlich ist.
  • Passwortschutz: Für exklusive Vorbuchungsrechte kannst du ein Passwort für die Kursbuchung einrichten, optional kannst du dieses zeitlich begrenzen.
    Nach Ablauf der zeitlichen Begrenzung wird der Kurs automatisch ohne Passwort buchbar.

Buchungshinweise und Wartelisten​

Im Reiter Optionen kannst du weitere Buchungseinstellungen vornehmen:

  • Alternativer Buchungshinweis: Statt einer direkten Buchungsmöglichkeit kannst du hier Anweisungen zur Buchung hinterlegen.
  • Warteliste: Verliere keine Kunden, bei ausgebuchten Kursen. Durch die Wartelistenfunktion können sich potenzielle Kunden registrieren,
    sodass diese bei einem frei werdenden Platz benachrichtigt und einfach eingebucht werden können.

Produkte verknüpfen​

Über den Reiter Produkte kannst du zusätzliche Artikel mit einem Kurstermin verknüpfen:

  • Pflichtkäufe: Diese Produkte erscheinen automatisch auf der Rechnung.
  • Optionale Käufe: Kunden können diese Artikel im letzten Buchungsschritt optional zu ihrer Buchung hinzufügen.

Mitteilungen und automatische E-Mails​

Alle im Bereich Kommunikation > Mitteilungen angelegten Vorlagen können im Reiter Mitteilungen den Kursteilnehmern automatisiert zugeschickt werden:

  • Vor dem Kurs: Um an Details oder Vorbereitungen zu erinnern.
  • Während des Kurses: Für Informationen oder Hausaufgaben.
  • Nach dem Kurs: Für Feedback und Bewertungen.

Interne Notizen und Erinnerungen​

Im Reiter Interne Notizen können Anmerkungen festgehalten werden, die nur für Mitarbeitende sichtbar sind.
Diese erscheinen in der Teilnehmerliste für den Kursleiter. Über Erinnerungen kannst du automatische E-Mail-Benachrichtigungen am Tag vor dem Kurs einstellen.
Diese Erinnerung kann einmalig für den ersten Kurstag oder vor jedem Kurstag versendet werden.

Mindest- und Maximalteilnehmerzahl für Blockkurse festlegen​

Die Mindest- und Maximalteilnehmerfunktion gibt dir Planungssicherheit, um zu entscheiden, ob ein wenig frequentiertes Kursangebot wirklich stattfinden soll oder nicht.
Du kannst die Mindest- und Maximalteilnehmerzahl individuell für jeden Blockkurs festlegen und anpassen.

1. Teilnehmerzahlen definieren

  • Mindestteilnehmerzahl: Ab dieser Anzahl an Anmeldungen findet der Kurstermin definitiv statt. Wenn die Mindestteilnehmerzahl nicht erreicht wird, erhältst du eine automatische Benachrichtigung.
  • Maximalteilnehmerzahl: Sobald diese Teilnehmeranzahl erreicht ist, ist der Kurs ausgebucht, und es können keine weiteren Anmeldungen erfolgen.

2. Prüfungstag festlegen
Du kannst einen Prüfungstag bestimmen, an dem das System automatisch prüft, ob die Mindestteilnehmerzahl erreicht wurde:

  • Positivprüfung (Mindestteilnehmerzahl erreicht): Der Kurs bleibt aktiv und findet statt.
  • Negativprüfung (Mindestteilnehmerzahl nicht erreicht): Es erfolgt eine automatische Benachrichtigung an die Teilnehmer und du kannst festlegen, ob zusätzlich die Rechnungen storniert werden sollen.

3. Automatische Stornierung bei Negativprüfung
Wenn die Mindestteilnehmerzahl nicht erreicht wurde, bietet das System zwei Optionen:

  • Automatisches Entfernen der Teilnehmer und Stornierung der Rechnung: Aktivierst du diesen Schalter, werden alle Teilnehmer automatisch aus dem Kurs entfernt und ihre Rechnungen storniert.
  • Individuelle Entscheidung: Möchtest du die Entscheidung individuell treffen, bleibt diese Option deaktiviert und du kannst selbst entscheiden, wie du mit den Buchungen umgehst.

4. Automatische Benachrichtigung an Kursleiter und Teilnehmer
Bei einer Negativprüfung wird standardmäßig eine System-E-Mail an den Kursleiter und an alle Teilnehmer gesendet, dass der Kurstermin aufgrund zu geringer Teilnehmerzahl abgesagt wurde. Der Inhalt dieser Mitteilung kann im Bereich Unternehmen > System E-Mails > E-Mail Vorlagen angepasst werden, um die Kommunikation an deinen Stil und dein Business anzupassen.

5. Stornierung und Rückerstattung
Falls Rechnungen storniert werden müssen, kannst du im Bereich Finanzen > Stornierungen festlegen, wie mit bereits bezahlten Rechnungen verfahren wird.

Für Online-Kurse oder Webinare kannst du den Teilnehmern den Zugang zum virtuellen Raum einfach und professionell ermöglichen,
indem du den Webinarlink in kutego® hinterlegst und automatisch per E-Mail zustellen lässt.

1. Webinarlink im Kurstermin hinterlegen
Um den Webinarlink zu hinterlegen, gehe in den jeweiligen Kurstermin, der online stattfinden soll:

  • Navigiere zu Optionen > Zusätzlicher E-Mail Text.
    Gib dort die Details zum Online-Meeting sowie den vollständigen Link zum virtuellen Raum an.
    Diese Informationen werden automatisch mit der Buchungsbestätigung an die Teilnehmer verschickt und – falls eingestellt – auch in der Erinnerungs-E-Mail zum Kurstermin enthalten.

2. Erstellung des Webinarlinks (z.B. mit Zoom)
Für die Durchführung deines Webinars gibt es zahlreiche Anbieter wie Zoom, Microsoft Teams, Jitsi, Big Blue Button und viele mehr. Hier folgt eine Kurzanleitung zur Einrichtung eines Links bei Zoom:

Voraussetzungen für Zoom

  • Zoom-Firmenaccount erstellen: Für ein stabiles Webinar ist ein Zoom-Firmenaccount erforderlich.
  • Permanentlink einrichten: Richte eine persönliche Meeting-ID im Profil ein, die für alle deine Online-Veranstaltungen verwendet werden kann. So bleibt der Link beständig, unabhängig von den einzelnen Terminen.
  • Warteraum aktivieren: Um sicherzustellen, dass nur angemeldete Teilnehmer beitreten, kannst du in den Zoom-Einstellungen unter “Sicherheit” den Warteraum aktivieren. So hast du Kontrolle darüber, wer in den Webinarraum gelassen wird.

3. Hinweise für die Teilnehmer
Du kannst im zusätzlichen E-Mail-Text Hinweise für die Teilnehmer einfügen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Anleitung zur Erstellung eines Dauerkurstermins​

Folge diesen Schritten, um einen Dauerkurstermin in deinem System anzulegen.
Diese Anleitung hilft dir, alle wichtigen Einstellungen und Optionen zu nutzen, damit dein Kurs für deine Kunden optimal buchbar ist.

Schritt 1: Vertragslaufzeiten anlegen​

Bevor du einen Dauerkurstermin anlegst, lege unter Kurse > Vertragslaufzeiten entsprechende Vertragslaufzeiten fest. Diese Laufzeiten ermöglichen es deinen Kunden, sich in den gewünschten Dauerkurs einzubuchen.

Schritt 2: Dauerkurstermin anlegen​

  • Termin anlegen: Wähle im Menü den blauen Button „Anlegen“.
  • Status aktivieren: Setze den Status des Kurses auf „Aktiv“, damit er für deine Kunden auf der Homepage und im Kalender sichtbar ist.
  • Kategorie und Kursbezeichnung: Wähle die passende Kurskategorie aus und hinterlege eine aussagekräftige Kursbezeichnung. Achte darauf, diese Bezeichnung möglichst individuell zu gestalten, damit du die Angebote leichter unterscheiden kannst.

Schritt 3: Besondere Funktionen für Dauerkurse​

  • Schließtage überspringen: Aktiviere die Funktion „Tage überspringen“, damit das System nur relevante Termine generiert und automatisch an Feiertagen oder Schließtagen keine Termine anlegt. Voraussetzung für diese Funktion ist, dass du zuvor unter Unternehmen > Standorte > Schließzeiten diese für den Standort definiert hast.
    Hinweis: Wenn du einzelne Tage nachträglich stornieren oder erstatten möchtest, lasse diese Funktion deaktiviert. Um einen Tag erstatten zu können, muss dieser zuvor vom System angelegt worden sein.

Schritt 4: Weitere Einstellungen​

  • Kursleiter und Zeitangaben: Lege den Kursleiter, den Wochentag, die Uhrzeit und das Startdatum für den Kurs fest.
  • Teilnehmeranzahl: Definiere die maximale Teilnehmerzahl für deinen Kurs.

Schritt 5: Tage generieren​

Im Reiter Tage kannst du auf „Tage generieren“ klicken, damit das System automatisch alle Kurstermine etwa sechs Monate im Voraus anlegt.

Schritt 6: Einschränkungen​

Du kannst den Kurs nur für bestimmte Kundengruppen buchbar machen, Altersgrenzen festlegen oder einen Passwortschutz aktivieren.

tipp

Tipp: Ein zeitlich begrenzter Passwortschutz ermöglicht es Bestandskunden, ein Vorbuchungsrecht zu nutzen. Nach Ablauf des Schutzes wird der Kurs für alle Kunden zugänglich.

  • Unternehmensinterne Buchung: Mit dieser Option entfällt die Zustimmung zu AGB, Datenschutz und Widerruf im Buchungsprozess.
  • Buchbar ab: Stelle einen speziellen Stichtag ein, ab dem der Kurs buchbar wird.

Schritt 7: Optionen​

  • Warteliste aktivieren: Wenn du die Warteliste für einen Dauerkurs aktivierst, kannst du die Wartezeit definieren.
    Das ist hilfreich, um festzulegen, ab welcher Wartezeit der Kunde sich selbst einbuchen kann oder aber auf die Warteliste gesetzt werden soll.
  • Zusätzlicher Infotext: Füge wichtige Informationen hinzu, die für deine Kunden relevant sind. Dieser Text erscheint auf der Buchungsbestätigung und kann formatiert werden, um hervorzustechen.

Schritt 8: Produkte verknüpfen​

Im Reiter Produkte kannst du Artikel mit dem Kurstermin verknüpfen und entscheiden, ob diese als Pflichtkauf oder optionaler Kauf angeboten werden sollen:

  • Pflichtkauf: Das Produkt wird automatisch in die Rechnung aufgenommen.
  • Optionaler Kauf: Das Produkt wird als Angebot angezeigt, das der Kunde bei Buchung optional erwerben kann.

Schritt 9: Mitteilungen​

Im Reiter Mitteilungen kannst du vorgefertigte Nachrichten an deine Kursteilnehmer senden. Diese werden automatisch an einem bestimmten Stichtag versendet.

Schritt 10: Interne Notizen​

Nutze den Reiter Interne Notizen, um Hinweise zu speichern, die nur für Kursleiter sichtbar sind. Diese Informationen sind für Kunden nicht einsehbar und können in der Teilnehmerliste angezeigt und bearbeitet werden.

Schritt 11: Erinnerungen​

Du kannst eine Erinnerungsmail einrichten, die am Vortag an deine Teilnehmer versendet wird.
Bei Dauerkursen ist diese Funktion jedoch nur eingeschränkt sinnvoll, da unterschiedliche Einstiegstermine zu wiederholten Erinnerungen führen können.

Absagen und Verschieben von Kursterminen​

Wenn ein Kurstermin oder einzelne Kurstage ausfallen oder verschoben werden müssen, bietet kutego® verschiedene Optionen für die Bearbeitung und Kommunikation mit den Teilnehmern. Hier sind die detaillierten Schritte zur Absage und Verschiebung von Kursterminen sowie zur Bearbeitung von Kursverträgen und Teilnehmerlisten.

Kurstag fällt aus – ohne Ersatz​

Falls ein Kurstag aus bestimmten Gründen abgesagt werden muss, gibt es unterschiedliche Vorgehensweisen, abhängig davon, ob bereits Teilnehmer angemeldet sind.

  • a) Keine Teilnehmer angemeldet
    Aktion: Tag löschen.
    Hinweis: Wird der Tag gelöscht, kann später keine Erstattung mehr für diesen Tag erfolgen. Alternativ kannst du den Tag als „fällt aus“ markieren, was eine Erstattung zu einem späteren Zeitpunkt ermöglicht.
  • b) Teilnehmer angemeldet und Rechnungen (teilweise) bezahlt
    Aktion: Tag als „fällt aus“ markieren.
    Du kannst entscheiden, ob der Tag dem Kunden erstattet werden soll. Ein entsprechender Button zur Erstattungsabfrage erscheint.
    Falls der Tag doch stattfindet, kann er wieder aktiviert werden, und die Teilnehmer erhalten eine aktualisierte Terminliste.
    Die Funktion: Erstatten erzeugt eine Teilstornierung über den Erstattungspreis pro Kurstag bei bezahlten Rechnungen. Diese kannst du über Finanzen > Stornierungen z.B. dem Kundenguthaben zuweisen. Hat eine Rechnung zum Zeitpunkt der Erstattung noch den Zahlstatus = offen, wird keine Stornierung angelegt, stattdessen wird der fällige Rechnungsbetrag entsprechend korrigiert und eine neue Rechnungsversion angelegt.
  • c) Teilnehmer angemeldet, sollen Tag nachholen können (keine Erstattung)
    Aktion: Teilnehmer über die Teilnehmerlliste aus dem Tag auschecken und den Tag löschen.
    Alternativ kannst du den Tag als „fällt aus“ markieren, wodurch jedoch keine Erstattung erfolgt, da der Termin später im Kursverlauf nachgeholt werden kann.
    Hinweis: Falls ein Ersatztermin außerhalb des Vertragszeitraums erforderlich ist, muss der Vertrag des Teilnehmers angepasst werden.

Kurstermin komplett verschieben​

Falls der gesamte Kurs auf einen späteren Zeitpunkt verschoben werden muss, kann dies über die Funktion Verschieben in der Kursterminübersicht erfolgen.
Aktion: Verschieben > Wähle das Datum, ab dem der Kurs nicht mehr stattfinden kann. Eine rückwirkende Verschiebung ist ebenfalls möglich.
Du kannst die Anzahl der Wochen angeben, um die der Kurs verschoben werden soll, oder ein neues Startdatum festlegen.

Zusätzliche Hinweise:

  • Blockkurse: Achte auf die genaue Anzahl der Kurstage und berücksichtige Feiertage, die in den neuen Zeitraum fallen könnten.
  • Dauerkurse mit automatischer Einbuchung: Alle zukünftigen Kurstage werden gelöscht und die Teilnehmer automatisch in die verschobenen Folgetage eingebucht. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.
  • Dauerkurse mit freier Tageswahl: Nur die bereits gebuchten Tage werden verschoben; nicht gebuchte Tage bleiben im Kartenkontingent des Teilnehmers. Dieser Vorgang kann ebenfalls nicht rückgängig gemacht werden.

Tagesthema festlegen und Kurstag-Details anpassen​

Ein besonderes Highlight ist die Funktion Tagesthema festlegen.
Im Reiter Tage deines Kurstermins findest du eine Übersicht aller generierten Kurstage. Über den weißen Plus-Button in der Spalte Details gelangst du in die Detailansicht eines Kurstags. Hier hast du folgende Anpassungsmöglichkeiten:

  • Tagesthema und Beschreibung hinzufügen: Lege ein Tagesthema und eine passende Beschreibung für den Kurstag fest. Diese Informationen werden dem Kunden sowohl in seinem Login-Bereich als auch auf der Terminliste angezeigt. Besonders bei Kartenverträgen mit freier Tageswahl bietet diese Funktion einen großen Vorteil: Der Kunde kann sich gezielt für Kurstermine einbuchen, deren Themen für ihn besonders relevant sind.
  • Dokumente hochladen: Du kannst zu jedem Kurstag ein Dokument hochladen und wählen, wie es dem Kunden zur Verfügung gestellt wird:
    > E-Mail-Versand: Markiere diese Option, damit das Dokument dem Kunden am Kurstag früh morgens per E-Mail zugestellt wird.
    > Direkt-Download: Markiere diese Option, damit das Dokument dem Kunden am Kurstag in seinem Login-Bereich als Download zur Verfügung steht.
  • Anpassungen an Kurstagen: Im Reiter Tage kannst du bei Bedarf einzelne Kurstage in Bezug auf Uhrzeit, Standort oder Datum anpassen. Die Teilnehmer werden automatisch per E-Mail über diese Änderungen informiert.

Vereinfachter Buchungstunnel für kostenlose Angebote​

Du hast die Möglichkeit, für kostenlose Angebote einen vereinfachten Buchungstunnel einzustellen.
Diese Option ermöglicht eine niedrigschwellige Anmeldung. Durch den vereinfachten Buchungstunnel kann sich der Kunde schnell und unkompliziert für das Angebot registrieren, indem er nur seinen Namen und seine E-Mail-Adresse angibt. So senkst du die Barriere für die Anmeldung und erleichterst es potenziellen Teilnehmern, sich für kostenlose Angebote zu entscheiden.

Benutzerdefinierte Abfragefelder im Buchungstunnel platzieren​

Mit kutego® kannst du über den Bereich Unternehmen > Benutzerdefinierte Felder eigene Abfragefelder im Buchungstunnel erstellen und optional bestimmten Angeboten zuordnen.
So hast du die Möglichkeit, direkt bei der Kursbuchung zusätzliche Informationen von deinen Kunden abzufragen, damit du direkt alle relevanten Informationen mit der Kursbuchung erhältst.

Funktion und Anwendung​

Du kannst benutzerdefinierte Abfragefelder im Buchungstunnel so platzieren, dass sie dem Kunden spezifische Fragen stellen, die für deine Kursvorbereitung wichtig sind.
Beispielsweise kannst du Abfragefelder hinzufügen, die nach gesundheitlichen Einschränkungen, Versicherungen, abholberechtigen Personen, im Falle einer Hundeschule: Kastrationsstatus fragen. Auf diese Weise erhältst du bereits bei der Buchung alle relevanten Informationen.

Anzeige der Informationen​

Die eingegebenen Antworten findest du in der Teilnehmerliste und im Kundenkonto > Teilnehmer.
So hast du alle wichtigen Details direkt im Zugriff und kannst dich optimal auf den Termin vorbereiten.