Kurskategorie

Kurskategorien verwalten – Überblick

In der Kurskategorien-Übersicht erhältst du eine Listenansicht aller erstellten Kurskategorien.
Diese Übersicht bietet dir wertvolle Informationen und Verwaltungsmöglichkeiten für alle deine Kurstermine.

• Kurstermine und Kursart: In der Spalte “Kurstermine” siehst du die Anzahl der Kurstermine, die in jeder Kategorie angelegt wurden. Die Kursart gibt an, ob die Kategorie als Blockkurs, Dauerkurs oder Blockkursreihe (Abonnement) eingerichtet ist.
• Kategorien auf der Homepage sortieren: Wenn du mehrere Kurskategorien auf einer Übersichtsseite deiner Webseite einbindest, kannst du die Reihenfolge der Kategorien über die Sortierfunktion festlegen. So gestaltest du die Homepage-Darstellung deiner Angebote nach deinen Wünschen.
• InfoAgent für Interessenten: Falls du mit dem InfoAgent arbeitest, kannst du über Klick auf die Kachel in der Spalte InfoAgent einsehen, wie viele Kunden sich für Informationen zu bestimmten Kurskategorien angemeldet haben.
• Manuelle Benachrichtigung mit dem InfoAgent: Über den blauen Info-Button in der Aktionsspalte kannst du manuell eine Nachricht an alle Interessenten der Kategorie senden, um sie über neue Kurse oder Änderungen zu informieren.

info

Der InfoAgent ist ein kursbezogener Newsletter für Kunden, die Interesse an einem speziellen Kursangebot haben.
Diese Interessenten tragen sich mit ihrer E-Mail-Adresse ein, werden im CRM angelegt und du hast die Möglichkeit, sie bei neuen Angeboten gezielt zu informieren.

InfoAgent – Interessenten gezielt über neue Kurstermine informieren

Der InfoAgent ist ein praktisches Tool, um interessierte Kunden gezielt über Änderungen und neue Kurstermine in einer bestimmten Kurskategorie zu informieren.
Der InfoAgent bietet eine Art unverbindliche Vorstufe zum Newsletter, die auf die Angebote einer bestimmten Kurskategorie eingegrenzt ist.

Info Agent für den Kunden
Kunden, die momentan keinen passenden Termin gefunden haben, sich noch nicht auf die Warteliste setzen lassen möchten oder sich noch unsicher sind, können sich in den InfoAgent eintragen.
Durch diesen Eintrag erhält der Kunde Benachrichtigungen zu neuen Terminen und Änderungen in der gewählten Kurskategorie.

Info Agent aktivieren und verwalten

• Aktivierung in der Kurskategorie: Ob der Info Agent für eine Kurskategorie aktiv ist und genutzt werden kann, entscheidest du in den Ansichtsoptionen der jeweiligen Kurskategorie.
• Anzeige von Interessenten: Wenn Kunden sich in den InfoAgent eingetragen haben, erscheint in der Kurskategorieübersicht ein blaues i-Symbol.
  In der Spalte InfoAgent siehst du die Anzahl der Interessenten, die über neue Termine oder Änderungen informiert werden möchten.

Info Agent in der Anwendung

1. Benachrichtigung auslösen: Mit einem Klick auf das blaue Symbol in der Aktionsspalte kannst du manuell eine Benachrichtigung an alle eingetragenen Interessenten senden, um sie über neue Termine oder Kursänderungen zu informieren. Die E-Mail-Vorlage kann von dir unter Unternehmen > System E-Mails > E-Mail-Vorlagen optional angepasst werden.

• Hinweis bei aktivem Webmodul: Kunden werden bei einem aktiven Webmodul direkt auf die Seite des jeweiligen Kurses geleitet, für den sie sich im Info Agent eingetragen haben.
• Hinweis bei inaktivem Webmodul: Ist das Webmodul nicht aktiv, werden die Kunden zur allgemeinen Webseite weitergeleitet.

2. Bei Neuanlage eines Kurstermins: Kopierst du einen bestehenden Kurstermin oder legst ein neues Kursangebot an, findest du unter Optionen > den Abfrageschalter “Alle InfoAgent Interessenten nach dem Speichern benachrichtigen”.

Selbstbestimmter Eintrag und Abmeldung
Nur der Kunde selbst kann entscheiden, ob und wie lange er weiter informiert werden möchte.
Im Kundenaccount kann der Kunde den InfoAgent-Eintrag jederzeit selbst deaktivieren.
Mitarbeiter haben keine Möglichkeit, Kunden aus dem InfoAgent zu entfernen.

Der InfoAgent bietet eine unverbindliche Möglichkeit für Interessenten, über relevante Kursangebote und Änderungen informiert zu bleiben und erhöht die Chance, dass Kunden auf neue Kurstermine aufmerksam werden.

Inhalte in der Kurskategorie hinterlegen

In der Kurskategorie kannst du grundlegende Informationen und Materialien für alle zugehörigen Kurstermine hinterlegen. Dies umfasst:

• Bilder: Grafiken und Bilder, die auf der Webseite für alle Kurstermine dieser Kategorie angezeigt werden.
• Beschreibungstexte: Einheitliche Texte zur Kursbeschreibung, die für alle Kurstermine in dieser Kategorie gelten.
• Dateien: Dokumente wie Handouts, die später allen Terminen der Kategorie zur Verfügung stehen.

Diese zentrale Verwaltung erlaubt es dir, ähnliche Kurse mit gleichen Beschreibungen, Dateien und Bildern in einer Kategorie zusammenzufassen.
Bei der Anlage eines Kurstermins konzentrierst du dich dann nur noch auf die spezifischen Details wie Datum, Uhrzeit und Kursleiter.
Alle anderen Informationen, die kursübergreifend gelten, werden direkt aus der Kurskategorie übernommen, wodurch du effizienter und konsistenter arbeiten kannst.

Neue Kurskategorie anlegen und konfigurieren

Um eine neue Kurskategorie anzulegen und für deine Webseite sichtbar zu machen, gehe zur Übersichtsseite der Kurskategorien und klicke oben rechts auf den blauen Button “Anlegen”.
Die folgende Anleitung hilft dir, alle relevanten Einstellungen für deine Kurskategorie zu konfigurieren.

1. Status und Kursart festlegen

• Status auf “aktiv” setzen: Schalte die Kurskategorie aktiv, damit sie für Kunden auf deiner Webseite sichtbar wird.
• Kursart: Wähle die Art des Kurses:
  > Blockkurs: Definiertes Start- und Enddatum, begrenzte Dauer.
  > Dauerkurs: Ohne festes Enddatum, der Kunde kann sich für festgelegte Vertragslaufzeiten einbuchen.
• Abfrageschalter “Nachholung”: Aktiviere diese Option, wenn Kunden bei Abmeldung von einem Kurstag Anspruch auf einen Nachholtermin haben sollen.
• Abonnement (für Blockkursreihen): Mit dieser Option kannst du mehrere Blockkurse in Serie schalten, sodass Kunden automatisch in Folgekurse eingebucht werden, sofern das Abonnement nicht gekündigt wird.

2. Farbmarkierung und Sortierung

• Farbmarkierung: Weise der Kategorie eine Farbe zu, damit sie im Dashboard besser unterscheidbar ist.
• Sortierung auf der Webseite: Lege fest, in welcher Reihenfolge die Kurskategorien auf der Webseite angezeigt werden.

3. Zugangsberechtigung durch Kursstufen

• Kursstufen zuordnen: Definiere Kursstufen, die als Voraussetzung für die Buchung erforderlich sind, um nur bestimmten Kunden den Zugang zu gewähren.

4. Kategoriedetails festlegen

• Name und Kurzbeschreibung: Gib der Kategorie einen Namen und hinterlege eine Kurzbeschreibung, die Kunden auf den ersten Blick die wichtigsten Informationen vermittelt.
• Beschreibung: Nutze dieses Feld für detaillierte Informationen, die im Kursmodul unter Mehr Details angezeigt werden.

5. Bilder und Dateien hochladen

• Bilder: Lade ein oder mehrere Bilder hoch, die in der Übersicht und Detailansicht angezeigt werden.
• Dateien: Füge Dokumente hinzu (z. B. Handouts oder Flyer) und wähle, ob sie als E-Mail-Anhang in der Buchungsbestätigung oder als Direktdownload im Kundenkonto zur Verfügung stehen sollen.
  Markiere diese als E-Mail-Versand, wenn sie nach der Terminbuchung als Anhang der Bestätigungsmail versendet werden sollen.
  Alternativ kannst du die Dokumente als Direkt-Download zur Verfügung stellen, sodass der Kunde sie direkt von der Website herunterladen kann – unabhängig von einer Terminbuchung.
  Falls du zusätzliche Informationen, Flyer oder ähnliche Inhalte bereitstellen möchtest, die die Kaufentscheidung deiner Kunden unterstützen könnten, bietet sich diese Direkt-Download-Option an.

6. Preisbox für Vergleichsansicht

• Preisbox erstellen: Die Preisbox ist eine optionale Funktion, um verschiedene Angebote in einer Kachelansicht für Kunden vergleichbar zu machen.
  Kunden können durch Klick auf die Preisbox direkt zu deinem Angebot gelangen.

7. Ansichtsoptionen für das Kursmodul

• Kursmodul konfigurieren: Wähle unter Ansichtsoptionen, welche Informationen im Kursmodul für Kunden sichtbar sind. Deaktiviere alle für dein Angebot irrelevanten Felder, um das Kursmodul übersichtlich zu gestalten.

8. SEO und Meta-Beschreibung

• Meta-Beschreibung: Hinterlege eine kurze Beschreibung für die Suchmaschinenoptimierung (SEO), um die Sichtbarkeit deiner Kurse in Suchmaschinen zu verbessern.
  Diese Option ist nur in Kombination mit dem Webmodul von kutego^® relevant

9. Nachholoptionen konfigurieren

• Nachholregeln: Lege fest, unter welchen Bedingungen sich Teilnehmer abmelden und einen Nachholtermin buchen können. Du kannst Nachholtage in anderen Kursen derselben Kategorie oder sogar kurskategorieübergreifende Nachholoptionen anbieten.
• Nachholung in freien Plätzen: Aktivieren, wenn Kunden sich nach Abmeldung in freie Plätze anderer Termine einbuchen dürfen, oder deaktivieren, um den Nachholplatz nur bei Abmeldung eines anderen Teilnehmers freizugeben.

10. Zeiterfassung für Mitarbeiter

• Automatische Zeiterfassung: Falls Mitarbeiter einen Stundenlohn in der Kategorie hinterlegt haben, erfasst die Software automatisch die Zeiten, zu denen sie als Kursleiter eingetragen sind.
  Diese Zeiten lassen sich in der Übersicht unter Unternehmen > Zeiterfassung auswerten.

11. Allgemeine Einstellungen der Kurskategorie

• Preisreduzierung nach Kursstart: Stelle ein, ob nach Kursbeginn reduzierte Preise angeboten werden.
• Kunden-Login als Pflicht: Entscheide, ob ein Login für die Buchung erforderlich ist.
• Rechnungsempfänger als Teilnehmer vorschlagen: Wähle, ob der Rechnungsempfänger als Teilnehmer vorgeschlagen wird. Die Software unterscheidet zwischen Kunde (Rechnungsempfänger) und Teilnehmer.
  Bei Kursen für Kinder oder Tiere deaktiviere diese Option, sodass der Rechnungsempfänger und der Teilnehmer getrennt verwaltet werden.
• Terminliste und Kalenderanhänge verwalten: Falls du keine automatischen Anhänge (Terminliste und Kalenderdatei) in der Buchungsbestätigung wünschst, kannst du diese über entsprechende Schalter deaktivieren.

Was ist ein Abonnement?

Ein Abonnement bei Blockkursen ermöglicht es, verschiedene Kurse in einer Kursreihe hintereinander anzubieten.
Kunden, die sich für ein Abonnement einbuchen, erhalten eine automatische Platzreservierung in allen aufeinanderfolgenden Kursen der Reihe.
Das bedeutet, dass sie ohne weiteren Aufwand für jeden Folgekurs eingebucht werden, solange sie das Abonnement nicht kündigen.

Diese Einstellung ist besonders nützlich für Kursreihen mit ähnlicher Teilnehmerkonstellation, da Kunden dadurch eine verlässliche Garantie auf einen Platz in den zukünftigen Kursen der Reihe haben.
Aus unternehmerischer Perspektive bietet das Abonnement den Vorteil, dass der Kunde aktiv werden muss, um zu kündigen, während keine Aktion erforderlich ist, um das Abonnement fortzusetzen.

Das Abonnement bietet daher eine bequeme und zuverlässige Option sowohl für Kunden als auch für Kursanbieter.

Nachholfunktion für Kurstermine

Die Nachholfunktion bietet dir die Möglichkeit, deinen Kunden einen flexiblen und kundenorientierten Service anzubieten, wenn sie an einem geplanten Kurstermin nicht teilnehmen können.
Mit dieser Funktion können sich Teilnehmer von einem Kurstermin abmelden und haben die Option, diesen Tag in einem anderen Termin derselben Kurskategorie nachzuholen.
Dadurch entsteht eine optimale Auslastung und maximale Flexibilität für deine Kunden.

Was ist die Nachholfunktion?

Mit der Nachholfunktion können sich Teilnehmer unter bestimmten Bedingungen von einem gebuchten Kurstermin abmelden.
Der Termin wird ihrem Kundenkonto als Gutschrift hinterlegt und kann zu einem späteren Zeitpunkt nachgeholt werden.
Die Teilnahme ist dann in einem anderen Kurstermin der gleichen Kategorie möglich – nicht jedoch im ursprünglichen Kurs, von dem sich der Teilnehmer abgemeldet hat
(Ausnahme: du legst im ursprünglichen Kurstermin einen zusätzlichen Nachholtag an).

Optionen für die Nachholtermine

Du hast die Möglichkeit, die Nachholung flexibel zu gestalten:

• Nachholen in derselben Kurskategorie: Teilnehmer können nur in Terminen derselben Kurskategorie einen Nachholtermin buchen.
• Zusätzliche Kurse zur Nachholung freigeben: Du kannst auch Kurse aus anderen Kurskategorien zur Nachholung freigeben, wenn dies für dein Angebot sinnvoll ist.

Verfügbare Plätze und maximale Teilnehmerzahl

Die Nachholung ist nur möglich, wenn sich ein anderer Teilnehmer von einem Kurstermin abmeldet und damit ein Platz frei wird.
So bleibt die maximale Teilnehmerzahl stets gewahrt.
Alternativ kannst du die Option Nachholung in freien Plätzen aktivieren.
Diese erlaubt Kunden mit offenen Nachholterminen, an bereits laufenden Kursen mit freien Plätzen teilzunehmen, sofern die maximale Teilnehmerzahl noch nicht erreicht ist.

Automatische Benachrichtigungen und Kundenservice

Wenn ein Teilnehmer sich krankmeldet und abgemeldet wird, informiert das System automatisch alle Kunden mit offenen Nachholterminen per E-Mail über den frei gewordenen Platz.
So können andere Teilnehmer kurzfristig einspringen und den freien Platz buchen.
Diese automatische Benachrichtigung reduziert manuelle Eingriffe und bietet deinen Kunden eine optimale Flexibilität.

Konfiguration der Nachholfunktion

• Nachholung aktivieren: In der Kurskategorie kannst du über den Schalter Nachholung festlegen, ob Nachholtermine für diese Kategorie erlaubt sind.
• Bedingungen für Nachholtage: Über den Reiter Nachholung kannst du detailliert definieren, unter welchen Bedingungen ein Kunde einen Nachholtag erhält.
• Kunden-Login als Pflicht: Um die Nachholfunktion nutzen zu können, sollte ein Kunden-Login zwingend erforderlich sein. Kunden können dann jederzeit über ihr Login die Verfügbarkeit von Nachholterminen einsehen, sich für Termine anmelden oder von Terminen abmelden, ohne dass du manuell eingreifen musst.

Die Nachholfunktion erlaubt es deinen Kunden, verpasste Termine in anderen Kursen nachzuholen.
Die Funktion ist vollständig automatisiert, was die Verwaltung für dich vereinfacht und den Service für deine Kunden deutlich verbessert.
Sie erhalten über ihr Login Zugang zu offenen Nachholterminen und können sich flexibel anmelden oder abmelden.

Nachholung nur über Mitarbeiter

In der Kurskategorie kannst du optional festlegen, dass das Nachholen verpasster Kurse ausschließlich durch Mitarbeiter geregelt wird.
Wenn diese Einstellung aktiviert ist, können Kursteilnehmer die Nachholung nicht selbstständig eintragen.

So funktioniert es:

• Nachholregelung deaktivieren
  Deaktiviere in der Kurskategorie den Schalter Nachholung, sodass Kursteilnehmer keine eigenständige Nachholoption haben.
• Button “Nachholung nur über Mitarbeiter” aktivieren
  Aktiviere in der Kurskategorie > Nachholung die Option Nachholung nur über Mitarbeiter,
  um sicherzustellen, dass nur befugte Mitarbeiter Kurse für Nachholtermine freigeben und verwalten können.
  Mit dieser Einstellung bleibt die Kontrolle über Nachholtermine vollständig in den Händen der Mitarbeiter, wodurch eine geregelte und angepasste Verwaltung möglich ist.