Kundenübersicht

Übersicht Kunden

Kutego fungiert als umfassendes CRM-System (Customer Relationship Management), das dir eine vollständige Übersicht und Verwaltung deiner Kunden ermöglicht.
In der Kundenübersicht findest du alle jemals in der Software angelegten Kunden sowie Kunden, die sich über Buchungen, Newsletter, InfoAgents oder Kontaktanfragen registriert haben.
Es ist daher sinnvoll, die von Kutego bereitgestellten Module wie das Kontaktformular oder Rückrufformular zu nutzen, da alle Kunden, die sich darüber registrieren, direkt in der Kundendatei erfasst werden.
So erhältst du alle Informationen an einem Ort und kannst sie nach verschiedenen Parametern filtern.

Kundenübersicht konfigurieren

Über den hellblauen Button „Spalten“ auf der rechten Seite kannst du die Anzeige der Kundenübersicht nach deinen Bedürfnissen anpassen und bestimmte Datenfelder ein- oder ausblenden.
Dies hilft dir, die Kundeninformationen gezielt zu organisieren und wichtige Details im Blick zu behalten.

Die Kundenakte im Detail

Jede Kundenakte ist in verschiedene Reiter unterteilt, die dir eine umfassende Einsicht in alle relevanten Informationen zu einem Kunden bieten:

Reiter: Details

Im ersten Reiter Details erhältst du eine Übersicht über die hinterlegten Kundendaten:

• Kontaktinformationen: Alle Kontaktmöglichkeiten des Kunden.
• Newsletter-Anmeldung: Zeigt an, ob der Kunde im Newsletter angemeldet ist.
• Empfängergruppe / Kundengruppe: Gibt die Zugehörigkeit des Kunden zu bestimmten Gruppen an.
• Mitarbeiter-Status: Zeigt, ob der Kunde als Mitarbeiter hinterlegt ist. Beachte: Jeder angelegte Mitarbeiter wird ebenfalls als Kundenkonto geführt.
• Kunden-Guthaben und Rabatte: Informiert, ob ein Guthaben oder ein dauerhafter Rabatt hinterlegt ist.

Oben rechts findest du verschiedene Aktionsmöglichkeiten:

• Kontaktieren: Du kannst den Kunden direkt aus der Kundenakte heraus per E-Mail kontaktieren.
• Bearbeiten: Über den orangefarbenen Button kannst du Kundendaten korrigieren oder aktualisieren.
• Löschen: Kundenkonten können jederzeit gelöscht werden. Möglicherweise empfiehlt es sich, vor der Löschung einen DSGVO-Export der Kundendaten vorzunehmen.

Reiter: Kunden-Guthaben

Im Kunden-Guthaben-Reiter ist dokumentiert, ob der Kunde ein Guthaben hat und ob dieses bereits mit bestimmten Rechnungen verrechnet wurde.
Dies bietet eine lückenlose Übersicht über alle Guthaben-bezogenen Transaktionen des Kunden.

In kutego^® gibt es für Einzahlungen ins Kundenguthaben, wie zum Beispiel bei der Annahme von Bargeld vor Ort oder bei der Überzahlung einer Rechnung durch den Kunden, einen automatisierten Prozess zur Erstellung einer Quittung.
Diese Quittungen gewährleisten eine lückenlose Buchhaltung.
Ebenso wird beim Auszahlen des Kundenguthabens ein Quittungsbeleg erzeugt.

Auswahl der Zahlart bei Einzahlung

Beim Einzahlen des Kundenguthabens stehen verschiedene Einzahlarten zur Auswahl:

• Saldenvortrag: Diese Option wird gewählt, wenn ein bestehendes Guthaben ins System übertragen wird. Hierbei wird keine Quittung erstellt.
• Kulanz: Interne Absprache zwischen dir und dem Kunden. Auch hier wird keine Quittung erstellt.
• Zahlung vor Ort: Barzahlung oder andere vor Ort akzeptierte Zahlungsarten.
• Lastschrift: Guthaben wird per Lastschriftverfahren aufgeladen.
• Überweisung: Übertragung durch eine Banküberweisung.
• Paypal: Einzahlungen über den Zahlungsanbieter PayPal.
• Zahlung auf Rechnung: Nutzung externer Zahlungsanbieter oder auf Rechnung.
  Für alle Zahlarten, außer Saldenvortrag und Kulanz, wird automatisch ein Quittungsbeleg erstellt.
  Optional kann dieser per E-Mail an den Kunden gesendet werden.

Interne Bearbeitung des Kundenguthabens

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Wenn ein Kundenguthaben rein intern bearbeitet werden soll, ohne dass eine Buchhaltungsdokumentation erforderlich ist, kannst du es entweder als Kulanz buchen oder, falls es aus der Vergangenheit stammt, über die Option Saldenvortrag ins System übertragen.
Beide Optionen erzeugen keinen Quittungsbeleg.

Funktionen im Kundenkonto für Guthabenverwaltung

Im Kundenkonto unter dem Reiter „Guthaben“ findest du folgende Funktionen:

• Guthaben einzahlen
  Erzeugt eine Quittung (außer bei Kulanzgutschrift oder Saldenvortrag).
  Nutze diese Funktion, wenn z. B. eine Vorkasse oder eine Überzahlung per Überweisung erfolgt ist.

• Guthaben verrechnen
  Vorhandenes Guthaben kann mit offenen Rechnungen des Kunden verrechnet werden.

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Hinweis: Wenn du Guthaben einer bestimmten Rechnung gezielt zuordnen möchtest, trage das Guthaben direkt über die betreffende Rechnung ein (Rechnung bearbeiten > Betrag aus dem Kunden-Guthaben, der herangezogen werden soll, in der entsprechenden Zeile eintragen).

• Guthaben auszahlen
  Erzeugt eine „Minus-Quittung“.
  Möchte der Kunde sein Guthaben ausgezahlt bekommen, wird eine Stornorechnung erstellt. Die Auszahlung erfolgt per SEPA-Überweisung über die Bankschnittstelle.

Anzeige des Guthabens

Im Guthabenbereich werden folgende Beträge angezeigt:

• Gesamtguthaben: Summe aus normalem Guthaben und Kulanzguthaben
• Kulanzguthaben: Steuerfreies Guthaben, z. B. aus Gutschriften – nicht auszahlbar
• Auszahlbares Guthaben: Nur der Teil, bei dem ein tatsächlicher Geldfluss (z. B. durch Einzahlung oder Rückerstattung) erfolgt ist

Die Software berechnet automatisch, wie viel Guthaben tatsächlich auszahlbar ist – so vermeidest du versehentliche Rückzahlungen von Kulanzbeträgen.

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Wichtiger Hinweis: Eine manuelle Änderung einzelner Guthabenpositionen ist nicht mehr möglich.
Dies entspricht den Anforderungen des § 146a der Abgabenordnung (AO).

Kulanzguthaben (Beta-Version)

Mit dem neuen Kulanzguthaben kannst du als Admin flexible und steuerfreie Gutschriften vergeben – z. B. als Entschädigung oder aus Kulanzgründen. Dieses Guthaben ist von regulärem Kundenguthaben getrennt und wird automatisch priorisiert verwendet.

Guthabenarten in der Übersicht

• Normales Guthaben: Entsteht durch Zahlungen des Kunden (z. B. Überweisung, PayPal) oder Rückerstattungen.
• Kulanzguthaben: Manuell zugewiesenes Sonderguthaben, z. B. als Gutschrift bei Unzufriedenheit. Wird in einem separaten Feld in der Datenbank geführt. In der Rechnungsübersicht wird das gesamte Guthaben (Summe beider Arten) angezeigt. Beispiel: „Verfügbares Guthaben: 40 € (davon 20 € Kulanzguthaben, 20 € regulär)“

Rechnungserstellung mit Kulanzguthaben

Beim Erstellen einer neuen Rechnung wird automatisch geprüft:

1. Ist Kulanzguthaben vorhanden?

• Wird vorrangig verwendet.
• Eine neue Rechnungsposition erscheint:
• „Verwendung Kulanzguthaben“ (als Rabattzeile)

2. Wie funktioniert der Rabatt?

• Es wird der Nettobetrag reduziert, um steuerliche Auswirkungen zu vermeiden.
• Kulanzguthaben reduziert also den zu versteuernden Betrag.

3. Was passiert mit weiterem Guthaben?

• Wenn nach Verwendung des Kulanzguthabens noch ein Restbetrag offen bleibt, wird dieser mit normalem Guthaben vom Bruttobetrag abgezogen.

Auszahlung & Einschränkung

Nur das normale Guthaben ist auszahlbar. Kulanzguthaben kann nicht ausgezahlt werden. Die Anzeige im Kundenkonto bleibt dennoch einheitlich in „Verfügbares Guthaben“, wodurch es zu Unterschieden zwischen verfügbarem und auszahlbarem Guthaben kommen kann.

Beispiel bei einer Buchung
Kunde hat:
30 € normales Guthaben
20 € Kulanzguthaben
Rechnung über 50 € wird erstellt:
Rechnungsposition Betrag
Leistung XY 50 €
Rabatt durch Kulanzguthaben –20 €
Verrechnung reguläres Guthaben –30 €
Restbetrag 0 €

Sonderfall: Stornorechnung

Wird eine Rechnung storniert, die (teilweise) mit Guthaben bezahlt wurde, greift folgende Regelung:

Normales Guthaben kann über die Stornorechnung verwaltet werden (Rückerstattung, Kundenguthaben zuweisen, per Gutschein ausgeben).
Kulanzguthaben wird nicht über die Stornorechnung zurückgebucht, sondern bereits beim Auslösen der Stornierung, sofern die Gutschrift des Kulanzguthabens angehakt ist.

Was bedeutet das konkret?
Im Dialog zur Stornierung ist die Rückerstattung der Kulanzgutschrift standardmäßig aktiviert.
Willst du keine Rückerstattung des Kulanzguthabens, entferne den Haken bei der entsprechenden Rechnungsposition („1x Gutschrift Kulanzguthaben“).
Nur wenn der Haken gesetzt ist, wird der entsprechende Betrag sofort wieder als Kulanzguthaben dem Kundenkonto gutgeschrieben.

Hinweis in der Stornorechnung
Wenn eine Rückerstattung erfolgt, steht wie bisher in der Stornorechnung:
„Vom oben genannten Rückerstattungsbetrag erstatten wir X € als Kulanzgutschrift wieder auf das Kundenkonto.“
Falls der Haken deaktiviert wurde, entfällt dieser Hinweis – und keine Gutschrift wird erzeugt.

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Der Kunde sieht nur den Gesamtwert seines Guthabens in Brutto. Er sieht keine Unterscheidung, was auszahlbar ist und was nicht.

Gutscheine in Kundenguthaben umwandeln

Im Bereich Kundenkonto > Gutscheine (linke Navigation) können deine Kund:innen ab sofort Gutscheincodes einlösen und direkt in Kundenguthaben umwandeln.

Zwei Arten von Gutscheinen:

Die Software erkennt beim Einlösen automatisch, um welche Art von Gutschein es sich handelt:

Kaufgutschein (bezahlt oder verschenkt)

• wird in normales Guthaben umgewandelt
• ist auszahlbar

Wertgutschein (z. B. bei Kulanzfällen)

• wird in Kulanzguthaben umgewandelt
• ist nicht auszahlbar, steuerfrei

Vorteile

• Eingelöste Gutscheine stehen als Guthaben für zukünftige Buchungen zur Verfügung.
• Die Software verrechnet zuerst Kulanzguthaben, dann reguläres Guthaben.
• Mehrere Gutscheincodes können durch diese Aktion pro Buchung verwendet werden.

Reiter: Teilnehmer

Im Reiter Teilnehmer siehst du:

• Alle Informationen zum Teilnehmer
• Anwesenheitsstatus: Mit Klick auf das weiße Kästchen in der „Tage“-Spalte erhältst du eine Übersicht über den Anwesenheitsstatus in den jeweiligen Kursterminen.
• Teilnehmerliste: Mit Klick auf den grünen Lupen-Button in der Spalte „Aktion“ gelangst du direkt zur Teilnehmerliste des jeweiligen Kurstermins.

Anwesenheitsliste drucken

Für jeden Teilnehmer kannst du eine druckfertige Anwesenheitsliste erstellen. Wähle dazu im Reiter Teilnehmer über die Checkboxen einen oder mehrere Kurstermine aus und klicke auf „Anwesenheitsliste drucken”. Bei Auswahl mehrerer Kurstermine werden diese gesammelt in einem Dokument ausgegeben.

Die Anwesenheitsliste enthält pro Kurstermin:

- Termin-Informationen: Bezeichnung, Termin-Nr., Zeitraum, zuständiger Mitarbeiter und Standort

- Tagesübersicht: Jeder einzelne Kurstag mit Datum, Uhrzeit und hinterlegtem Anwesenheitsstatus (war anwesend, nicht erfasst, …)

- Unterschriftenfelder: Je Kurstag ein Feld für die Unterschrift des Teilnehmers sowie des Mitarbeiters

- Zusammenfassung: Anzahl der Termine gesamt, Anwesenheiten, Fehlzeiten und nicht erfasste Tage

• Abschlussfeld: Zeile für Ort/Datum sowie Unterschrift und Stempel

Diese Funktion eignet sich z. B. für Nachweise gegenüber Kostenträgern (wie AVGS-Maßnahmen) oder zur handschriftlichen Nachdokumentation von Anwesenheiten.

Du kannst jedem Teilnehmer Notizen hinzufügen, die intern sind und vom Kunden nicht eingesehen werden können. Die Teilnehmer-Notizen lassen sich in der Teilnehmerliste als separate Spalte anzeigen.
Wenn du mit der Nachhol-Funktion arbeitest, werden hier ebenfalls die offenen Nachholtage des einzelnen Teilnehmers angezeigt. Zusätzlich kannst du sehen, ob der Kunde sich auf einer Warteliste befindet.

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Benutzerdefinierte Felder für Teilnehmer

Falls du zusätzliche Informationen zu deinen Teilnehmern erfassen möchtest, kannst du individuelle Abfragefelder festlegen.
Gehe dafür zu Unternehmen > Benutzerdefinierte Felder in der linken Navigation.
Hier kannst du spezifische Abfragefelder im Buchungstunnel:Teilnehmer einrichten und so die Erhebung der Teilnehmerdaten individuell an dein Business anpassen.

So kannst du beispielsweise abfragen, ob Vorerkrankungen bestehen, der Hund kastriert ist, eine Haftpflichtversicherung besteht, wer beim Kind abholberechtigt ist, etc.

Reiter: Verträge

Im Reiter Verträge findest du eine vollständige Übersicht über alle abgeschlossenen Verträge eines Kunden.
Verträge in kutego^® umfassen verschiedene Vereinbarungen, darunter:

• Vertragslaufzeiten in Kursterminen: Verträge, die durch die Teilnahme an Dauerkursen entstehen.
• Abgeschlossene Mitgliedschaften: Verträge, die auf Mitgliedschaftsvereinbarungen basieren.
• Ratenvereinbarungen: Zahlungspläne, bei denen eine Ratenzahlung vereinbart wurde.

Durch einen Klick auf die Vertragsnummer kannst du den jeweiligen Vertrag öffnen und alle Details einsehen.
Hier besteht auch die Möglichkeit, Vertragsinformationen bei Bedarf anzupassen.
So erhältst du jederzeit schnellen Zugriff auf die Vertragsdaten deiner Kunden und kannst Anpassungen direkt vornehmen.

Beim Erstellen von Verträgen in Kutego gibt es drei wichtige Datumsangaben, die zusammenpassen müssen, um eine nahtlose Teilnahme des Kunden zu gewährleisten:

1. Vertragsbeginn: Bestimmt, ab wann der Kunde im Kurstermin eingetragen ist.
2. Vertragsende: Regelt, bis wann der Kunde im Kurstermin eingetragen bleibt.
3. Datum der nächsten Rechnungsstellung: Legt fest, wann der nächste Abrechnungszeitraum beginnt und ab wann sich das Intervall nach Vertragsende wiederholt.

Damit die Teilnahme des Kunden im Kurstermin durchgehend ist, muss das Datum der nächsten Rechnungsstellung auf den Tag nach dem Vertragsende gesetzt werden.
So bleibt der Eintrag im Kurs ohne Unterbrechung bestehen.

Pausieren oder Verschieben von Monatsverträgen

Es besteht die Möglichkeit, unter Kurse > Verträge einen Vertrag um eine bestimmte Anzahl von Monaten zu verschieben.
Diese Funktion ist hilfreich, wenn der Vertrag pausiert werden soll, etwa bei einer vorübergehenden Betriebsschließung oder wenn eine Monatszahlung ausgesetzt werden soll.

Was bewirkt das Verschieben des Vertrags?
Das Datum der nächsten Rechnungsstellung und das Vertragsende werden entsprechend um die gewählte Anzahl von Monaten nach hinten verschoben.
Der Teilnehmer bleibt während der Pause weiterhin im Kurstermin eingetragen und behält seinen Platz, auch wenn keine Zahlung fällig wird.
Mit dieser Funktion lässt sich die Vertragslaufzeit flexibel anpassen, ohne den Eintrag des Teilnehmers im Kurs zu unterbrechen.

Reiter: Angebote

Du hast die Möglichkeit, deinem Kunden ein individuelles Angebot zu erstellen.
Durch das Erstellen eines Angebots, erhält dein Kunde eine E-Mail mit einem Link zu einer Unterseite, auf der er das Angebot prüfen und annehmen kann:

• Angebot prüfen und annehmen: Sobald der Kunde das Angebot öffnet, kann er es überprüfen und direkt auf der Seite annehmen.
  Beim Annehmen des Angebots stimmt der Kunde gleichzeitig den AGB, der Datenschutzerklärung sowie dem Widerrufsrecht zu. Dadurch bist du rechtlich abgesichert.
• Automatische Rechnungserstellung: Nachdem der Kunde das Angebot angenommen hat, wird automatisch eine Rechnung erstellt. Der Kunde erhält wie gewohnt eine Buchungsbestätigung, die die Rechnung als Anhang enthält. Zusätzlich können optional weitere Dateien angehängt werden.
• Angebot erstellen: Die Erstellung eines Angebots ähnelt der einer Rechnung. Zusätzlich stehen dir spezielle Felder wie der Angebotstext und die Angebotsgültigkeit zur Verfügung. Hier kannst du eine kurze Nachricht oder Anmerkung für den Kunden hinterlegen, um das Angebot individuell zu gestalten und die Möglichkeit für den Kunden, das Angebot anzunehmen, zeitlich begrenzen.
  Ein hinterlegter Angebotstext wird auf der Angebotsseite und auf dem PDF ausgegeben.

Die Erstellung eines Angebots ist eine reine Backendanwendung.
Du kannst z. B. aus einem Beratungsgespräch heraus nach individueller Absprache so dem Kunden die besprochenen Termine anbieten.
Ein Angebot kann dabei aus verschiedenen Positionen bestehen (Kurse, Termine, Produkte …)

Stellst du deinem Kunden ein Angebot, wird dabei nicht die Mindest-Teilnehmerzahl geprüft.
Ist der Kurs also in der Zwischenzeit ausgebucht, kann dein Kunde trotzdem das Angebot annehmen und wird als zusätzlicher Teilnehmer in der Teilnehmerliste eintragen.
Du hast die Möglichkeit, Angebote zeitlich zu befristen, nach Ablauf dieses Datums ist die Möglichkeit, das Angebot anzunehmen für den Kunden verstrichen.

Deine Kunden erhalten eine Mail mit dem PDF Anhang des Angebotes und können dieses mit einem Klick direkt im Browser öffnen und wählen.
Eine einmal gewählte Option ist verbindlich und kann nicht rückgängig gemacht werden.
Der Kunde kann nur das gesamte Angebot annehmen, es ist keine Auswahl von Postionen möglich.

Angebot als Entwurf speichern

Du hast die Möglichkeit, ein Angebot als vorläufigen Entwurf abzuspeichern.
Über Finanzen > Angebote gelangst du aus der Angebotsübersicht oben rechts über den Button Entwürfe in die Übersicht aller Angebotsentwürfe.

Durch einen Klick auf die Angebotsnummer gelangst du zur Detailansicht des Angebots.
In dieser Ansicht sind alle relevanten Informationen sowie eine Dokumentation von Änderungen übersichtlich aufgeführt.
Jede Aktualisierung wird mit einem Zeitstempel in der Historie gespeichert, sodass du stets einen nachvollziehbaren Verlauf aller Anpassungen und Interaktionen hast.

Angebotsübersicht und -details

Die Angebotsübersicht ähnelt der Rechnungsübersicht, enthält jedoch zusätzliche Informationen, wie das Ablaufdatum des jeweiligen Angebots.
Der Status zeigt dir an, ob das Angebot angenommen, noch offen, abgelehnt oder zurückgezogen wurde.

• Detailansicht eines Angebots
  Durch einen Klick auf die Angebotsnummer gelangst du in die Detailansicht des Angebots. Hier kannst du dir über einen Link auch die Angebotsseite ansehen,
  um zu sehen, wie das Angebot dem Kunden präsentiert wird.
  Farbeinstellungen kannst du über den Bereich “Layout-Farben” (Webseite oder Inhalte veröffentlichen links in der Navigation, je nachdem, ob du das Webmodul gebucht hast) anpassen.
• Rechnungsübersicht bei Angebotsannahme
  Wenn der Kunde das Angebot angenommen hat, werden oben rechts auf der Angebotsdetailseite die zugehörigen Rechnungen angezeigt.
• Historie und E-Mail-Protokoll
  Wie in der Rechnungsdetailansicht findest du in der Angebotsdetailseite eine Historie, in der alle Änderungen protokolliert werden.
  Unterhalb der Historie siehst du alle E-Mails, die im Zusammenhang mit dem Angebot an den Kunden gesendet wurden.

*Über das rote X oben rechts kannst du das Angebot stornieren, also zurückziehen.
Gleiches erreichst du auch, wenn du über den Button, mit den beiden blauen Zahnrädern, den Status auf “Zurückgezogen” setzt.*

Beispielansicht der Angebotsseite:

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Rechtlich sichere Angebotsannahme
Erstellst du nur eine Rechnung, fehlt die aktive Zustimmung des Kunden zu AGB, Datenschutz und Widerruf, was rechtlich riskant ist.
Stattdessen kannst du eine Angebotsbuchung nutzen: Der Kunde nimmt das Angebot auf der Angebotsseite aktiv an und bestätigt dabei alle erforderlichen Einwilligungen.
So bist du rechtlich abgesichert.

Reiter: Rechnungen / Buchungen

kutego^® unterscheidet zwischen Rechnungen und Buchungen, um eine flexible Verwaltung und Abrechnung deiner Angebote zu gewährleisten.

• Rechnungen: Diese werden für kostenpflichtige Angebote erstellt. Hierbei generiert die Software automatisch ein PDF und ein XML-Dokument.
• Buchungen: Diese werden für kostenlose Angebote angelegt, bei denen der Kunde nur eine Buchungsbestätigung inklusive Anhängen erhält.
  Wenn du für ein Angebot die Zahlart „externe Bezahlung“ aktivierst oder das Finanzmodul deaktiviert hast, wird ebenfalls nur eine Buchungsbestätigung erstellt, ohne dass eine Rechnung generiert wird.

Detailansicht und Bearbeitung von Rechnungen

Mit einem Klick auf die Rechnungsnummer gelangst du in die Detailansicht der jeweiligen Rechnung.
In dieser Ansicht findest du:

• Rechnungsinformationen: Alle Details zur Rechnung, wie z. B. die Rechnungsdaten, Kundendaten, Fälligkeit und Zahlungseingang.
• Rechnungshistorie: Jede Änderung wird mit einem genauen Zeitstempel dokumentiert, sodass alle Anpassungen nachvollziehbar bleiben.
• E-Mail-Verlauf: Übersicht über alle E-Mails, die in Zusammenhang mit dieser Rechnung an den Kunden versendet wurden.

Bearbeitungsoptionen für Rechnungen

Oben rechts in der Detailansicht stehen dir verschiedene Bearbeitungsoptionen zur Verfügung:

• Neue Rechnung anlegen: Über den blauen Plus-Button kannst du eine neue Rechnung für den Kunden erstellen.
• Zahlstatus auf „bezahlt“ setzen: Mit dem grünen Haken-Button kannst du den Status der Rechnung auf „bezahlt“ ändern.
• Rechnung bearbeiten: Über den orangenen Stift-Button lässt sich eine noch offene Rechnung bearbeiten.
• Rechnung stornieren: Der rote X-Button ermöglicht die vollständige oder teilweise Stornierung einer Rechnung. Bei Bedarf kann dabei eine Stornierungsgebühr einbehalten werden.
• Weitere Optionen zur Rechnungsverwaltung: Zusätzliche Funktionen stehen dir über den blauen Zahnrad-Button zur Verfügung:
  > Rechnung als PDF oder XML öffnen: Die Rechnung kann als PDF oder XML-Datei heruntergeladen oder geöffnet werden.
  > Rechnung per E-Mail erneut senden: Versendet die Rechnung erneut per E-Mail an den Kunden.
  > Rechnung per Briefpost senden: Übermittelt die Rechnung an unseren Briefdienstleister, der sie in deinem Namen per Post zustellt. Dieser Service kostet 1,10 € pro Brief und wird automatisch über die monatliche Abrechnung verrechnet.
  > Mahnwesen aktivieren oder stoppen: Du kannst das Mahnwesen für die Rechnung aktivieren oder deaktivieren, je nach Bedarf.
  > Inkasso-Übergabe: Wenn die Inkasso-Schnittstelle aktiviert ist, kann die Rechnung direkt an Inkasso übergeben werden.

Manuelle Rechnung anlegen

Um eine manuelle Rechnung aus der Kundenakte heraus anzulegen, kannst du oben rechts auf den blauen +Button klicken,
dadurch öffnet sich die Rechnungsmaske mit dem vorausgewählten Kunden.

Anschließend hast du beim Typ verschiedene Rechnungspositionen zur Auswahl:

• Kurs: Hier kannst du den Teilnehmer in einen bestehenden Kurstermin einbuchen, bei Dauerkursen kannst du anschließend die Laufzeit auswählen, um einen Vertrag für den Teilnehmer anzulegen.
• Termin: Hier kannst du den Teilnehmer für einen Termin einbuchen. Du wählst Datum und Uhrzeit und reservierst so den gewünschten Termin. Der Termin wird nach dem Abspeichern der Rechnung im Dashboard angelegt.
• Ticket: Hier kannst du Ticketkäufe für eine Veranstaltung oder zur Raumvermietung für den Kunden buchen.
• Gutschein: Hier kannst du einen manuellen Kaufgutschein für den Kunden anlegen.
• Mitgliedschaft: Hier kannst du den Kunden für eine Mitgliedschaft einbuchen. Der Mitgliedsvertrag wird nach dem Speichern automatisch angelegt.
• Produkt: Hast du Produkte angelegt, um diese (im Kombination mit der Kursbuchung) zu verkaufen? Über diese Rechnungsposition kannst du sie manuell abrechnen.
• Mahngebühren: Unter Finanzen > Mahnwesen > Mahnläufe kannst du Mahngebühren hinterlegen. Diese kannst du über diese Position manuell hinzufügen. Bei aktiviertem Mahnwesen läuft dieser Prozess automatisch.
• Sonstiges: Hier kannst du freie Rechnungen anlegen, mit einem beliebigen Rechnungstext. Freie Rechnungen können unabhängig von deinen Angeboten in kutego^® gestellt werden.

Bitte wähle beim Anlegen einer Rechnung immer den Teilnehmer und die Bezahlmethode aus.
Ist die Bezahlmethode mit dem Schalter Zahlungsmethode einschränken beschränkt, hat der Kunde nur die von dir vorgegebene Zahlart als Option.
Ansonsten erhält er eine Rechnung mit einer vorausgewählter Zahlmethode, kann diese aber ändern (gemäß deiner erlaubten Bezahlmethoden in deinen Finanzeinstellungen).

Kundenguthaben, Gutschein, Anzahlung anwenden

Ist ein Kundenguthaben vorhanden, wird dieses bei einer systemseitig erstellten Rechnung automatisch verrechnet (Kunde bucht über Homepage oder Rechnung wird aus Vertrag erstellt).
Bucht ein Mitarbeiter eine manuelle Rechnung, wird dir das verfügbare Kundenguthaben in einer Zeile angezeigt und kann komplett oder anteilig berechnet werden:

Ebenso kann hier manuell ein Gutschein verrechnet werden oder eine Anzahlung vermerkt werden.

Bucht der Kunde über deine Homepage selbstständig, kann er in der Buchungsübersicht ebenfalls den Gutscheincode eingeben.

Rechnung als Entwurf speichern

Du kannst eine Rechnung als Entwurf anlegen und zu einem späteren Zeitpunkt fertigstellen und an den Kunden versenden.
Bitte beachte, dass bei einem Rechnungsentwurf der Teilnehmer nicht im Kurstermin eingetragen wird und keine Platzreservierung erfolgt.

Aus der Rechnungsübersicht gelangst du über den Button Entwürfe oben rechts in eine Übersicht aller Rechnungsentwürfe.

Rechnung bearbeiten

Solange der Zahlstatus einer Rechnung noch offen ist, kann die Rechnung von dir bearbeitet werden.
Bitte beachte, jede Veränderung der bereits erstellten Rechnung muss nach GOBD nachvollziehbar sein,
es wird für die Rechnung nach Bearbeitung eine neue Rechnungsversion mit einer Versionsnummer erstellt.
Alle Versionen einer Rechnung sind als PDF aufrufbar (blauer Zahnradbutton oben rechts in der Detailansicht der Rechnung).
Bitte beachte, nur die letzte Version gilt für dich und den Kunden.

*Sollte eine Änderung einer Rechnung nach bereits erfolgter steuerrechtlicher Erfassung in der Buchhaltung erfolgen,
muss diese Buchung mit dem neuen PDF als Beleg korrigiert werden oder eine entsprechende Gegenbuchung erfolgen:*

1. Änderung der Positionen einer Rechnung

• eine Rechnungsposition wird inhaltlich oder preislich geändert
• eine Position wird hinzugefügt oder eine vorhandene gelöscht
• eine Gutschrift aus einem ausgefallenem Tag wird vom System als Postion hinzugefügt

2. Änderungen in Bezug auf den Rechnungsempfänger

• Adresse des Rechnungsempfängers war falsch und muss geändert werden
• E-Mail-Adresse war falsch und muss geändert werden.
  Eine Änderung in den Kundendaten (wie Adresse oder E-Mail-Adresse) wird NICHT automatisch in bereits erstellte Rechnungen übernommen.

Im Fall, dass die Änderung sich auf bereits erstellte Rechnungen angewendet werden soll, bitte die Rechnungen
manuell bearbeiten und die Daten entsprechend anpassen. Dadurch wird eine neue Rechnungsversion angelegt.

Stornierung oder Teilstornierung einer Rechnung

In der Detailansicht einer Rechnung kannst du über das rote X-Symbol eine Rechnung komplett oder einzelne Positionen stornieren.
Wenn du diesen Button drückst, öffnet sich ein Fenster, in dem du die zu stornierenden Positionen einzeln auswählen kannst.
Zusätzlich hast du folgende Möglichkeiten:

• Stornierungsgebühr: Du kannst optional eine Stornierungsgebühr festlegen, die vom Rechnungsbetrag einbehalten wird.
• Stornierungsgrund: Gib einen Grund für die Stornierung an, um die Stornierung intern zu dokumentieren.
• Teilweise Stornierung: Es ist möglich, die Teilnahme an einem Kurs anteilig zu stornieren, z.B. nur drei von fünf Tagen zu berechnen.
• Teilnehmer aus dem Kurstermin entfernen: Der Schalter, ob der Teilnehmer aus dem Kurstermin entfernt werden soll, ist standardmäßig aktiviert. Dies ist meist sinnvoll, da die Stornierung in der Regel auch den Kursplatz betrifft.

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Wichtig: Wenn du eine Doppelbuchung korrigieren möchtest und nur die doppelte Rechnung stornieren willst, deaktiviere diesen Schalter, damit der Teilnehmer im Kurs verbleibt und nur die Rechnung storniert wird. Im Falle einer Doppelbuchung bitte die zuerst erstellte, ältere Rechnung stornieren. Das System bezieht seine Informationen immer aus der aktuellsten Rechnung.

• Vertragsstornierung: Du kannst über die Rechnung ebenfalls den gesamten Vertrag stornieren.

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Beachte, dass die Stornierung eines Vertrages zur Folge hat, dass rückwirkend alle damit verbundenen Rechnungen storniert werden. Sollen die alten Rechnungen zum Vertrag bestehen bleiben und nur keine neuen Rechnungen erstellt werden, setze einfach den Status des Vertrages auf beendet. Ein beendeter Vertrag generiert keine neuen Rechnungen mehr, bisher gestellte Rechnungen bleiben erhalten.

Der Kunde kann optional über die Stornierung per E-Mail informiert werden.

Reiter: Kommunikation

Im Reiter Kommunikation findest du den gesamten Kommunikationsverlauf mit deinem Kunden, übersichtlich in drei Abschnitte unterteilt:

1. Kontaktanfragen: Dokumentiert alle Eins-zu-eins-Kommunikationen mit dem Kunden.
2. Rückrufbitten: Zeigt Rückrufanfragen, die der Kunde über das Formular auf der Website gestellt hat.
3. E-Mails: Listet alle automatisch generierten Systemmitteilungen sowie Massen-E-Mails, die an den Kunden gesendet wurden. Hier siehst du auch, ob die E-Mail korrekt versendet und vom Kunden geöffnet wurde.

In der Spalte Aktionen stehen dir folgende Optionen zur Verfügung:

• E-Mail ansehen (orangene Lupe)
• Erneut versenden (grüner Button)
• Löschen (roter Button)

Über Tools stehen dir diese Möglichkeiten als Massenaktion zur Verfügung.

Reiter: SMS

Im Reiter SMS hast du eine Übersicht über alle Mitteilungen, die du per SMS an den Kunden gesendet hast.
Wenn du die SMS-Funktion in kutego^® aktiviert hast, werden hier alle versendeten SMS-Nachrichten dokumentiert.

Reiter: Brief

Automatischer Briefversand im Mahnwesen
In kutego^® kannst du das Mahnwesen mit einem automatischen Briefversand kombinieren.
Wenn du diese Funktion aktivierst, wird die Rechnung bei Erreichen der entsprechenden Mahnstufe automatisch an unseren Briefdienstleister übergeben, der sie in deinem Namen an den Kunden per Post zustellt.

• Kosten: Der Service kostet 1,10 € pro Brief und wird rückwirkend mit der Monatsabrechnung abgerechnet.
• Dokumentation: Sobald eine Rechnung per Brief zugestellt wurde, ist dies in diesem Reiter dokumentiert.

Diese Automatisierung erleichtert den Mahnprozess und stellt sicher, dass Rechnungen zuverlässig beim Kunden ankommen.

Reiter: Dokumente

In der Kundenakte kannst du Dokumente hochladen, die entweder für interne Dokumentationszwecke dienen oder dem Kunden in seinem Kundenaccount als Downloads zur Verfügung gestellt werden. Du siehst anhand des Zeitstempels direkt am Upload, wann das Dokument in die Kundenakte hochgeladen wurde.
Die maximale Dateigröße pro Dokument beträgt 10 MB.

• Dokumente zur Dokumentation: Unterlagen, die in der Kundenakte dokumentiert werden sollen, können hier hochgeladen werden.
• Dokumente für den Kunden: Du kannst festlegen, welche Dokumente für den Kunden als Download bereitgestellt werden.
• Kundenuploads: Der Kunde hat ebenfalls die Möglichkeit, über seinen Kunden-Login ein Dokument hochzuladen. Diese Dokumente werden ebenfalls in diesem Reiter angezeigt. Der Kunde kann hochgeladene Dokumente nachträglich nicht löschen.

Diese Funktion gewährleistet eine übersichtliche und sichere Verwaltung aller relevanten Unterlagen in der Kundenakte.

Reiter: Notizen

Im Kundenkonto kannst du für jeden Kunden eine interne Notiz hinterlegen.
Diese Notiz wird mit einem Datums- und Zeitstempel versehen und ist ausschließlich intern sichtbar – der Kunde hat keinen Zugriff darauf.
Notizen helfen dir, wichtige Informationen festzuhalten, die nur für dich und das Team einsehbar sind.

Notizen mit Wiedervorlage und Mitarbeiterzuweisung
Jede Notiz kann optional mit einem Datum zur Wiedervorlage und einem zu informierenden Mitarbeiter verknüpft werden.
Sobald das Datum der Wiedervorlage erreicht ist, erhält der zugewiesene Mitarbeiter eine Benachrichtigung in Form einer Aufgabe.
So wird sichergestellt, dass alle relevanten Informationen rechtzeitig und strukturiert bearbeitet werden.

Zugriff auf alle Notizen und Wiedervorlagen
Eine Übersicht aller Notizen findest du unter Kunden > Notizen/Wiedervorlagen.
Hier kannst du alle angelegten Notizen und Wiedervorlagen einsehen und bei Bedarf anpassen.
Diese Funktion bietet einen schnellen Überblick und erleichtert die Organisation und Nachverfolgung interner Aufgaben.

Umgang mit doppelten Kundenkonten

In Fällen, in denen doppelte Kundenkonten auftreten (Kunde hat sich mit unterschiedlichen E-Mail-Adressen angemeldet), bietet die Software zwei Vorgehensweisen, um diese effizient zu verwalten:

1. Löschen eines Kundenkontos

Wenn ein Kundenkonto noch keine Rechnungen oder Buchungen enthält, kannst du dieses Konto löschen. Dabei ist jedoch zu beachten, dass ein möglicher Kommunikationsverlauf (z. B. Nachrichten oder Notizen) unwiderruflich gelöscht wird und nicht mehr nachvollziehbar ist.

Vorgehen:

- Überprüfe das Kundenkonto auf vorhandene Buchungen oder Rechnungen.

• Falls keine Daten vorhanden sind, lösche das Konto direkt über die entsprechenden Optionen im System.

Hinweis: Diese Option ist nicht geeignet, wenn der Kommunikationsverlauf von Bedeutung ist oder Buchungen/Rechnungen bereits vorliegen.

2. Sperren eines Kundenkontos

Falls das Kundenkonto bereits Buchungen, Rechnungen oder wichtige Kommunikation enthält, ist es nicht möglich, dieses Konto zu löschen. Stattdessen kannst du den Status des Kontos auf „gesperrt“ setzen. Dies verhindert zukünftige Buchungen über dieses Konto und sorgt für eine klare Trennung.

Vorgehen:

1. Setze den Status des Kundenkontos auf „gesperrt“.
2. Kommuniziere mit dem Kunden und weise darauf hin, dass zukünftige Buchungen ausschließlich über das andere Konto erfolgen sollen.
3. Stelle sicher, dass alle zukünftigen Aktivitäten über das gewünschte Hauptkonto abgewickelt werden.

Vorteile des Sperrens eines Kontos

- Bestehende Buchungen, Rechnungen und der Kommunikationsverlauf bleiben vollständig erhalten.

• Du vermeidest Datenverlust und behältst die Übersicht über alle bisherigen Kundeninteraktionen.

Empfehlung

Informiere den Kunden rechtzeitig über die Änderungen und stimme ab, welches Konto zukünftig als Hauptkonto genutzt werden soll. Dadurch wird sichergestellt, dass alle zukünftigen Buchungen und Rechnungen an einem zentralen Ort zusammengeführt werden.

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Buchungen für Kunden bitte stets über das Backend mittels einer Rechnung oder eines Angebots vornehmen. Wenn ein eingeloggter Mitarbeiter eine Buchung über die Homepage durchführt, werden die Daten des eingeloggten Accounts überschrieben. Sollte dies dennoch erforderlich sein, bitte unbedingt vorher ausloggen.

Inaktive Kunden archivieren

Ab sofort kannst du inaktive Kunden in der Kundenübersicht archivieren.
Archiv anzeigen: Wie bei den Kursterminen findest du archivierte Kunden über den Button „Archiv“ oben rechts. In der Kundenakte wird ein Badge angezeigt, sobald ein Kundenkonto archiviert ist.
So erkennst du auf einen Blick den aktuellen Status des Kunden.

Was bedeutet das Archivieren?

• Archivierte Kunden erhalten keine systemgenerierten Massen-E-Mails mehr.
• Der Login bleibt jedoch aktiv – Kunden können sich weiterhin anmelden und Kurse buchen.
• Archivierte Kunden erscheinen nicht mehr in der Liste der offenen Nachholer in der Tagesansicht.

Kommunikation mit archivierten Kunden

• Kontaktanfragen können weiterhin gezielt an archivierte Kunden gesendet werden (z. B. Einzelkontakt aus der Kundenakte).
• Mitteilungen an Gruppen (z. B. Kundengruppen, Empfängergruppen, Wartelisten oder Sammelmitteilungen) werden nicht an archivierte Kunden versendet.
  So stellst du sicher, dass automatisierte und gruppenbasierte Kommunikation nur aktive Kunden erreicht.

Automatische Reaktivierung:
Sobald ein archivierter Kunde eine Kursbuchung vornimmt, wird er automatisch wieder als aktiver Kunde geführt und erhält ab diesem Zeitpunkt wieder alle relevanten System-Mails.
So bleibt deine Kundenübersicht übersichtlich – und keine wichtige Kommunikation geht verloren.