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Buchhaltungsexporte im Überblick

Belege aus kutego® im Überblick​

Welche Belege gibt es in kutego®?​

Für die Buchhaltung stellt kutego® drei relevante Belegarten bereit:

  • Rechnungen
  • Stornorechnungen und Minus-Erstattungsbelege
  • Quittungen (Ein- und Auszahlungen / Kundenguthaben)

Variante 1: Erstattungen über Minus-Erstattungsbelege (steuerlich relevant)​

Diese Variante betrifft Erstattungen, z. B. wenn ein Kurstag ausfällt und dem Kunden Geld oder Guthaben zurückerstattet wird.
Was passiert in kutego®?

  • Du nutzt die Aktion Tag fällt aus > Erstatten.
  • kutego® erzeugt automatisch einen Minus-Erstattungsbeleg im Bereich Finanzen > Erstattungen.
  • Dieser Beleg funktioniert wie eine Teil-Stornorechnung.

Warum ist dieser Beleg wichtig?

  • Der Minus-Erstattungsbeleg mindert den ursprünglichen Rechnungsbetrag.
  • Die Umsatzsteuer wird automatisch korrigiert (§ 17 UStG).
  • Es fällt keine doppelte Umsatzsteuer an.

So verbuchst du den Beleg:

  • Buche den Minus-Erstattungsbeleg ganz normal in deiner Buchhaltungssoftware (z. B. LexOffice oder sevDesk).
  • Verwende dasselbe Erlöskonto wie bei der ursprünglichen Rechnung.
  • Die Umsatzsteuer wird dabei korrekt reduziert.
info

Merke: Minus-Erstattungsbelege sind steuerlich maßgeblich und müssen immer verbucht werden.

Variante 2: Quittungen & Kundenguthaben (steuerlich neutral)​

Zusätzlich zu den Minus-Erstattungsbelegen erzeugt kutego® Quittungen. Diese haben eine andere Aufgabe als Rechnungen oder Erstattungsbelege.

Was dokumentieren Quittungen?

  • Geldbewegungen (z. B. Guthaben entsteht, Guthaben wird genutzt oder ausgezahlt)
  • keine neue Leistung
  • keinen steuerpflichtigen Umsatz

Wichtig zu wissen

  • Die Umsatzsteuer wurde bereits über die Rechnung bzw. den Minus-Erstattungsbeleg geregelt.
  • Quittungen lösen keine zusätzliche Umsatzsteuer aus.

Das Verrechnungskonto für Kundenguthaben​

Für Quittungen benötigst du in deiner Buchhaltung ein Verrechnungskonto für Kundenguthaben.

Warum ist dieses Konto notwendig?

  • Es zeigt, wie viel Guthaben Kunden aktuell haben.
  • Es sorgt für saubere Nachvollziehbarkeit bei Einlösung oder Auszahlung.
  • Es ist steuerlich neutral.

Typische Buchungslogik:

  • Quittung (Gutschrift ins Kundenguthaben) > Buchung auf das Verrechnungskonto „Kundenguthaben“
  • Spätere Auszahlung oder Nutzung des Guthabens > Buchung von Bank/Kasse gegen das Verrechnungskonto
info

Wichtig: Über dieses Konto wird keine Umsatzsteuer gebucht.

Was du buchen musst – und was nicht​

Diese Belege musst du buchen (steuerlich relevant):

  • Rechnungen
  • Stornorechnungen
  • Minus-Erstattungsbelege

Diese Belege dienen nur der Zahlungsübersicht:

  • Quittungen
  • Guthabenbewegungen
  • Auszahlungen aus Guthaben
warnung

Quittungen sind keine Rechnungen und dürfen nicht als Umsatz oder Aufwand gebucht werden.

Wichtige Hinweise
Ein automatischer Import ist derzeit nur über SevDesk möglich. Wenn du mit LexOffice arbeitest, exportiere bitte die Belege und lade sie anschließend in LexOffice hoch. Eine ausführliche Anleitung findest du im nächsten Abschnitt.

LexOffice – Quittungen aus kutego® exportieren und verbuchen​

In LexOffice ist derzeit kein direkter Import von Quittungen oder Buchungsdaten aus externen Programmen wie kutego® möglich. Stattdessen können die Belege manuell über die Belegerfassung in Lexware hochgeladen und anschließend verbucht werden.

So gehst du vor:
1. Quittungen exportieren

  • Öffne in kutego® den Bereich Finanzen > Quittungen.
  • Exportiere die gewünschten Quittungen im gewünschten Format als Massenaktion über Tools– z. B. PDF oder CSV.
  • Speichere die Dateien lokal auf deinem Computer.

2. Belege in LexOffice hochladen

  • Öffne in Lexware Office die Belegerfassung.
  • Lade die zuvor exportierten Dateien hoch.

3. Belege erfassen und verbuchen

  • Erfasse die hochgeladenen Quittungen einzeln oder nutze die Stapelverarbeitung, um mehrere Belege gleichzeitig zu verbuchen.

Übermittlung des Leistungszeitraums​

LexOffice

  • Leistungsdatum wird übermittelt
  • Bei einem Leistungszeitraum wird von/bis der letzte Tag übermittelt (Zu LexOffice kann an dieser Stelle nur ein Datum übermittelt werden)

sevDesk

  • Leistungsdatum wird übermittelt
  • Leistungszeitraum von/bis wird übermittelt

Einheitlicher Verwendungszweck im Buchhaltungsexport​

Beim Export deiner Buchungen nach sevDesk oder LexOffice wird der Verwendungszweck automatisch in einem standardisierten Format ausgegeben.
Rechnungsnummer | Verwendungszweck | PayPal-Transaktionsnummer

Die PayPal-Transaktionsnummer wird nur ergänzt, wenn die Zahlung über PayPal erfolgt ist.

Durch die klar strukturierte Darstellung kannst du Buchungen einfach zuordnen und Belege in sevDesk oder LexOffice schnell abgleichen.