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Buchhaltungsexporte im Überblick

Belege aus kutego® im Überblick​

kutego® stellt dir drei verschiedene Exportarten zur Verfügung:

  1. Rechnungen
  2. Storno-Rechnungen
  3. Quittungen

Bei den Quittungen unterscheidet kutego® zwischen zwei Belegarten:

  • Ein- und Auszahlungen durch reinen Geldfluss = klassische Zahlungsbelege, z. B. Bareinzahlungen oder EC-Zahlungen.
  • Erstattungen ins Kundenguthaben = der Kunde erhält in diesem Fall einen Gutschriftbeleg, etwa für einen abgesagten Kurstag oder Termin.

Wichtig: Teilerstattungen werden nicht über eine Teilstornierung der ursprünglichen Rechnung abgebildet, sondern über eine Quittung, die das Kundenguthaben dokumentiert.

Buchhalterische Einrichtung in LexOffice oder sevDesk​

Für die Buchhaltung bedeutet das:

  • Erstattungsquittungen müssen auf ein Zwischenkonto gebucht werden, von dem später ausgebucht bzw. mit offenen Posten verrechnet wird.
  • Die entsprechenden Belege findest du in kutego® unter Finanzen > Quittungen.
  • Dieser Zwischenschritt ist notwendig, damit die automatisierte Erstattungsfunktion in kutego® korrekt abgebildet werden kann.

Wichtig für die buchhalterische Einrichtung:

  • In LexOffice bzw. sevDesk muss ein eigenes Zwischenkonto für Guthaben-Erstattungen eingerichtet werden.
  • Nach der Einrichtung können die Verrechnungskonten in der Buchhaltungssoftware direkt mit den zugehörigen Rechnungen verrechnet werden.
  • Am Ende sollten die Beträge in den Verrechnungskonten vollständig ausgeglichen sein, um eine korrekte und erfolgreiche Verbuchung sicherzustellen.

Wichtige Hinweise
Ein automatischer Import ist derzeit nur über SevDesk möglich. Wenn du mit LexOffice arbeitest, exportiere bitte die Belege und lade sie anschließend in LexOffice hoch. Eine ausführliche Anleitung findest du im nächsten Abschnitt.

LexOffice – Quittungen aus kutego® exportieren und verbuchen​

In LexOffice ist derzeit kein direkter Import von Quittungen oder Buchungsdaten aus externen Programmen wie kutego® möglich. Stattdessen können die Belege manuell über die Belegerfassung in Lexware hochgeladen und anschließend verbucht werden.

So gehst du vor:
1. Quittungen exportieren

  • Öffne in kutego® den Bereich Finanzen > Quittungen.
  • Exportiere die gewünschten Quittungen im gewünschten Format als Massenaktion über Tools– z. B. PDF oder CSV.
  • Speichere die Dateien lokal auf deinem Computer.

2. Belege in LexOffice hochladen

  • Öffne in Lexware Office die Belegerfassung.
  • Lade die zuvor exportierten Dateien hoch.

3. Belege erfassen und verbuchen

  • Erfasse die hochgeladenen Quittungen einzeln oder nutze die Stapelverarbeitung, um mehrere Belege gleichzeitig zu verbuchen.