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Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen einer Buchung und einer Rechnung?​

Eine Buchung dokumentiert eine Teilnahme oder Reservierung in kutego®, bei der kein direkter Zahlungsvorgang über das System erfolgt. Eine Rechnung hingegen dient der Abrechnung einer kostenpflichtigen Leistung und erzeugt einen buchhalterischen Vorgang. Kostenlose Angebote oder Leistungen, die vollständig durch Guthaben oder Gutscheine bezahlt wurden, erscheinen daher nur als Buchung, nicht als Rechnung.
Wenn du das Finanzmodul nicht gebucht hast, werden vom System generell keine Rechnungen erstellt – in diesem Fall läuft alles über Buchungen.

Kann ich eine bestehende Buchung in eine Rechnung umwandeln?​

Ja.

  • Öffne die Buchung und klicke oben rechts auf das blaue Zahnrad-Symbol.
  • Wähle „Buchung in Rechnung umwandeln“.
  • kutego® erstellt automatisch eine Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer auf Basis der Buchungsdaten.
    Die ursprüngliche Buchung bleibt als Referenz bestehen, ist jedoch mit der neuen Rechnung verknüpft.

Warum hat eine Buchung keine Rechnung erhalten?​

Buchungen ohne Rechnung entstehen in folgenden Fällen:

  • Das Angebot ist kostenlos.
  • Die Zahlung erfolgt vollständig über Kundenguthaben oder einen Gutschein.
  • Es wurde im Angebot die Option „Externe Zahlung“ aktiviert.
  • Du hast das Finanzmodul nicht aktiviert
    In diesen Fällen erstellt kutego® keine Rechnung, sondern lediglich eine Buchungsbestätigung mit Buchungsnummer.

Wie kann ich eine Buchung als erledigt markieren?​

In der Buchungsübersicht kannst du jede Buchung über das Aktionsmenü auf „erledigt“ setzen. Alternativ kannst du mehrere Buchungen gleichzeitig markieren und über den Tools-Button die Funktion „Als erledigt markieren“ auswählen. So behältst du den Überblick, welche Buchungen bereits bearbeitet wurden.

Kann ich mehrere Buchungen gleichzeitig abschließen oder bearbeiten?​

Ja. In der Buchungsübersicht kannst du mehrere Buchungen mit den Checkboxen auswählen und anschließend über den Tools-Button Sammelaktionen durchführen, z. B.

  • Als erledigt markieren
  • In Rechnung umwandeln (wenn zutreffend)
  • Erneut versenden
    So lassen sich wiederkehrende Arbeitsschritte effizienter erledigen.

Wie kann ich eine Buchung stornieren?​

Öffne die gewünschte Buchung und klicke auf „Stornieren“. Die Buchung wird als storniert markiert, und der Teilnehmer kann dabei optional aus dem Kurstermin entfernt werden.

Kann ich den Status mehrerer Buchungen gleichzeitig ändern?​

Ja. Wähle in der Buchungsübersicht die gewünschten Buchungen aus und öffne den Tools-Button. Dort kannst du den Status gesammelt auf „erledigt“, „offen“ oder „storniert“ setzen. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn du viele Buchungen auf einmal bearbeiten möchtest.

Wie finde ich alle offenen oder erledigten Buchungen auf einen Blick?​

Nutze in der Buchungsübersicht die Filterfunktion oberhalb der Tabelle. Hier kannst du nach Status (offen, erledigt, storniert), Datum oder Kunde filtern. So erhältst du jederzeit eine gezielte Übersicht über den aktuellen Bearbeitungsstand deiner Buchungen.

Kann ich Buchungen exportieren oder drucken?​

Ja. In der Buchungsübersicht kannst du über den Tools-Button wählen, ob du die angezeigten Buchungen als CSV-Datei exportieren oder drucken möchtest. Der Export enthält alle wichtigen Informationen – ideal für Berichte oder die Zusammenarbeit mit der Buchhaltung.

Was passiert mit einer erstellten Buchung, wenn ich das zugehörige Paket storniere?​

Hat dein Kunde ein kostenpflichtiges Paket erworben, das ihm die kostenlose Teilnahme an deinen Angeboten ermöglicht, kannst du Folgendes entscheiden:
Stornierst du die Paket-Rechnung, fragt kutego®, ob auch die Buchung storniert werden soll. Aktivierst du den Schalter „Paket/Buchung stornieren“, wird die Buchung ebenfalls storniert und der Teilnehmer ausgebucht. Lässt du den Schalter deaktiviert, bleibt die Buchung bestehen, und der Kunde behält seinen Platz bzw. sein Kontingent.

Kann ich eine Buchung nachträglich einem anderen Kunden zuweisen?​

Nein, eine bestehende Buchung ist immer an den ursprünglich ausgewählten Kunden gebunden. Wenn du die Buchung einer anderen Person zuordnen möchtest, kannst du die bestehende Buchung stornieren und eine neue Buchung für den richtigen Kunden anlegen. So bleibt die Dokumentation im System korrekt und nachvollziehbar.

Was bedeutet der Status „offen“ bei einer Buchung?​

Der Status offen bedeutet, dass die Buchung angelegt, aber noch nicht abgeschlossen, abgerechnet oder bearbeitet ist. Typischerweise handelt es sich um Buchungen, bei denen noch eine Rückmeldung, Zahlung oder interne Prüfung aussteht. Sobald der Vorgang vollständig bearbeitet ist, kannst du den Status auf erledigt setzen. Das geht über “Tools” auch als Massenaktion.

Wie kann ich nachvollziehen, wer eine Buchung angelegt oder bearbeitet hat?​

In der Detailansicht jeder Buchung findest du unten die Protokollzeile mit dem Namen des Mitarbeiters und dem Zeitpunkt der letzten Änderung. So kannst du jederzeit nachvollziehen, wer eine Buchung erstellt, bearbeitet oder storniert hat. Diese Information ist besonders hilfreich bei Teamarbeit oder Nachfragen im Büro.

Kann ich Buchungen direkt aus einem Kurs oder Termin heraus anlegen?​

Ja. Wenn du in einem Kurs oder Termin die Teilnehmerverwaltung öffnest, kannst du über den Button „Teilnehmer hinzufügen“ direkt eine Buchung erzeugen. kutego® legt die Buchung automatisch im Modul Finanzen > Buchungen an und verknüpft sie mit dem gewählten Kurs oder Termin. So sparst du dir doppelte Eingaben und hältst alle Daten konsistent.

Wie kann ich eine Gutschrift rückgängig machen?​

Wenn du einem Kunden versehentlich ein falsches Kundenguthaben gutgeschrieben hast, kannst du dies direkt im Kundenkonto korrigieren. Öffne dazu das Kundenprofil und wechsle in den Reiter „Kundenguthaben“. Über den Button „Guthaben auszahlen“ buchst du das vorhandene Guthaben wieder aus. Bei normalem Kundenguthaben (keine Kulanzguthaben) wird automatisch ein Auszahlungsbeleg erstellt. Diesen findest du unter Finanzen > Quittungen und kannst ihn dort als ausbezahlt markieren – auch ohne tatsächlich eine Auszahlung vorzunehmen. So bleibt die Buchhaltung korrekt und nachvollziehbar dokumentiert.

Möchtest du hingegen ein regulär gutgeschriebenes Guthaben tatsächlich an den Kunden zurücküberweisen, nutzt du ebenfalls den Button „Guthaben auszahlen“. In den Quittungen kannst du anschließend über den Aktionsbutton die Rücküberweisung direkt durchführen, sofern du die finAPI-Schnittstelle aktiviert hast und im Kundenkonto die Bankdaten hinterlegt sind.

Wie lege ich manuell eine Buchung für einen Kunden an?​

Du hast mehrere Möglichkeiten, als Mitarbeiter einen Kunden einzubuchen:

1. Über das Kundenkonto: Navigiere zu Rechnungen / Buchungen und klicke oben rechts auf den blauen Button „Anlegen”. Sobald du für einen Teilnehmer eine Buchung für einen Kurs oder Termin erstellst, wird er automatisch in das entsprechende Angebot eingebucht.

2. Direkt über die Teilnehmerliste: Über die Funktion „Teilnehmer hinzufügen” kannst du eine Buchung direkt aus der Teilnehmerliste eines Kurses oder Termins heraus anlegen. kutego® erstellt die Buchung dabei automatisch unter Finanzen > Buchungen und verknüpft sie mit dem jeweiligen Angebot.

3. **Über die linke Navigation Buchungen Alternativ besteht die Möglichkeit, eine neue Buchung direkt in der Buchungsübersicht zu erstellen.

Was passiert, wenn sich ein Kunde online selbst bucht – wo sehe ich das?​

Online-Buchungen landen automatisch in der Buchungsübersicht unter Finanzen > Buchungen (kostenlose Angebote) bzw. unter Finanzen > Rechnungen (kostenpflichtige Angebote - wenn das Finanzmodul aktiviert ist). Du erhältst eine Benachrichtigung und kannst die Buchung dort einsehen und bearbeiten.

Ohne aktives Finanzmodul erstellt kutego generell keine Rechnungen. Alle Vorgänge – auch kostenpflichtige – werden als Buchungen angelegt. Eine nachträgliche Aktivierung des Finanzmoduls und Umwandlung der Buchungen in Rechnungen ist jederzeit möglich.

Kann ich eine Buchungsbestätigung erneut an den Kunden senden?​

Ja. Öffne die Buchung, klicke auf den Aktions-Button und wähle „Erneut versenden”. Die Buchungsbestätigung wird dann nochmals per E-Mail an den Kunden geschickt. Dies ist auch als Massenaktion über den Tools-Button möglich.

Wie kann ich bei einer Buchung die Zahlungsart nachträglich ändern?​

Öffne die Buchung und bearbeit diese, jetzt kannt du die Zahlart anpassen. Dies ist besonders wichtig, wenn du z. B. eine Buchung mit „Externer Zahlung” in eine reguläre Rechnung umwandeln möchtest – die Zahlungsart muss zuerst geändert werden, bevor du die Umwandlung durchführst.

Ich habe das Finanzmodul nicht aktiviert – wie funktionieren Buchungen dann?​

Ohne aktives Finanzmodul erstellt kutego generell keine Rechnungen. Alle Vorgänge – auch kostenpflichtige – werden als Buchungen angelegt. Eine nachträgliche Aktivierung des Finanzmoduls ist jederzeit möglich.

Was ist der Unterschied zwischen „Externer Zahlung” und einer normalen Buchung?​

„Externe Zahlung” bedeutet, dass die Rechnungsstellung außerhalb von kutego® stattfindet (z. B. anderer Kursanbieter) und keine Rechnung im System erzeugt werden soll. Die Buchung dient dann nur als Dokumentation der Teilnahme. Im Gegensatz dazu entsteht bei einer normalen kostenpflichtigen Buchung automatisch eine Rechnung mit Zahlungsverfolgung (vorausgesetzt das Finanzmodul ist aktiviert).

Bleibt die ursprüngliche Buchung erhalten, wenn ich sie in eine Rechnung umwandle?​

Ja. Die ursprüngliche Buchung bleibt als Referenz bestehen und ist mit der neu erstellten Rechnung verknüpft. Sie wird nicht gelöscht oder überschrieben.

Was passiert mit einer Buchung, wenn ein Kurs ausgebucht ist?​

Wenn der Kurs ausgebucht ist und die Warteliste aktiviert wurde, können Kunden sich nur noch auf die Warteliste setzen – keine direkte Buchung ist mehr möglich. Sobald ein Platz frei wird, kannst du über Kurse > Warteliste mit „Aktion > Buchen” manuell eine Buchung für den Wartenden erstellen.

Wird eine Wartelisten-Buchung automatisch ausgelöst, wenn ein Platz frei wird?​

Nein. Das Nachrücken von der Warteliste erfolgt nicht automatisch. Ein berechtigter Mitarbeiter muss den freien Platz manuell über „Aktion > Buchen” in der Wartelisten-Übersicht vergeben. Der Kunde wird dabei automatisch aus der Warteliste entfernt.

Wie informiere ich Kunden auf der Warteliste?​

Über Kommunikation > Mitteilungen kannst du gezielt alle Wartelisten-Interessenten einer Kurskategorie anschreiben. Wähle dazu die Empfängeroption „keine Teilnehmer” und aktiviere den Schalter „Interessenten von der Warteliste”.

Was passiert, wenn ich versehentlich eine bereits bezahlte Rechnung storniert habe?​

Eine Stornierung kann nicht rückgängig gemacht werden. Du kannst den Fehler jedoch korrigieren: Schreibe den Erstattungsbetrag dem Kundenguthaben gut (Finanzen > Stornierungen), lege eine neue korrekte Rechnung an und verrechne sie mit dem vorhandenen Kundenguthaben. So entsteht kein erneuter Zahlungsvorgang.

Wie storniere ich eine Buchung, ohne den Teilnehmer aus dem Kurs zu entfernen (z. B. bei Doppelbuchung)?​

Öffne die Buchung bzw. Rechnung und klicke auf das rote X-Symbol für Stornierung. Im Stornierungsfenster deaktiviere den Schalter „Teilnehmer aus dem Kurstermin entfernen”. So wird nur die buchhalterische Buchung storniert, der Teilnehmer bleibt im Kurs. Bei Doppelbuchungen bitte immer die ältere/zuerst erstellte Rechnung stornieren - da die Kursinformationen aus der aktuellsten Buchung / Rechnung bezogen werden.

Kann ich eine Buchung nur teilweise stornieren?​

Ja. Bei Rechnungen mit mehreren Positionen (z. B. mehrere Kurstage) kannst du in der Stornierungsmaske einzelne Positionen abwählen, sodass nur die markierten Positionen storniert werden. Zusätzlich kann eine optionale Stornierungsgebühr einbehalten werden.

Was passiert automatisch, wenn ein Kurstag ausfällt?​

Über die Funktion „Kurstag fällt aus” löst kutego automatische Teilstornierungen für alle Teilnehmer aus, die an diesem Tag auf der Liste stehen. Voraussetzung ist, dass ein „Erstattungspreis pro Kurstag” im Kurs hinterlegt ist. War die Rechnung noch nicht bezahlt, wird sie korrigiert; war sie bereits bezahlt, wird eine Stornorechnung erstellt.

Wie wird ein Gutschein oder Kundenguthaben bei einer Buchung verrechnet?​

Gutscheine können nur mit aktiviertem Finanzmodule eingesetzt werden.
Wenn ein Kunde beim Buchungsprozess einen Gutschein-Code eingibt oder Kundenguthaben verfügbar ist, wird dieses automatisch auf die Rechnung angerechnet. Wird der Betrag vollständig durch Guthaben/Gutschein gedeckt, entsteht eine Buchung (kein Geldfluss) statt einer Rechnung.

Was passiert mit Buchungen, wenn ein Kurs wegen zu weniger Teilnehmer abgesagt wird?​

Wenn im Kurstermin die Mindestteilnehmer-Prüfung aktiviert ist und der Schalter „Teilnehmer entfernen und Rechnung stornieren” eingeschaltet ist, werden bei Unterschreiten der Mindestteilnehmerzahl automatisch alle Buchungen/Rechnungen storniert und die Teilnehmer ausgebucht.

Kann ich bei einer Stornierung einen Stornierungsgrund hinterlegen?​

Ja. Im Stornierungsfenster gibt es ein Feld „Stornierungsgrund” für interne Dokumentation. Dieser Grund wird nicht automatisch an den Kunden übermittelt, hilft aber beim Nachvollziehen von Stornierungen im Team.

Wer kann Buchungen anlegen oder stornieren – gibt es Zugriffsrechte?​

Ja. Über Unternehmen > Benutzerrollen kannst du steuern, welche Mitarbeiter Buchungen einsehen, anlegen, bearbeiten oder stornieren dürfen. Für jede Buchung ist außerdem in der Detailansicht protokolliert, welcher Mitarbeiter sie erstellt oder zuletzt bearbeitet hat.