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Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen einer Buchung und einer Rechnung?​

Eine Buchung dokumentiert eine Teilnahme oder Reservierung in kutego®, bei der kein direkter Zahlungsvorgang über das System erfolgt. Eine Rechnung hingegen dient der Abrechnung einer kostenpflichtigen Leistung und erzeugt einen buchhalterischen Vorgang. Kostenlose Angebote oder Leistungen, die vollständig durch Guthaben oder Gutscheine bezahlt wurden, erscheinen daher nur als Buchung, nicht als Rechnung.
Wenn du das Finanzmodul nicht gebucht hast, werden vom System generell keine Rechnungen erstellt – in diesem Fall läuft alles über Buchungen.

Kann ich eine bestehende Buchung in eine Rechnung umwandeln?​

Ja.

  • Öffne die Buchung und klicke oben rechts auf das blaue Zahnrad-Symbol.
  • Wähle „Buchung in Rechnung umwandeln“.
  • kutego® erstellt automatisch eine Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer auf Basis der Buchungsdaten.
    Die ursprüngliche Buchung bleibt als Referenz bestehen, ist jedoch mit der neuen Rechnung verknüpft.

Warum hat eine Buchung keine Rechnung erhalten?​

Buchungen ohne Rechnung entstehen in folgenden Fällen:

  • Das Angebot ist kostenlos.
  • Die Zahlung erfolgt vollständig über Kundenguthaben oder einen Gutschein.
  • Es wurde im Angebot die Option „Externe Zahlung“ aktiviert.
  • Du hast das Finanzmodul nicht aktiviert
    In diesen Fällen erstellt kutego® keine Rechnung, sondern lediglich eine Buchungsbestätigung mit Buchungsnummer.

Wie kann ich eine Buchung als erledigt markieren?​

In der Buchungsübersicht kannst du jede Buchung über das Aktionsmenü auf „erledigt“ setzen. Alternativ kannst du mehrere Buchungen gleichzeitig markieren und über den Tools-Button die Funktion „Als erledigt markieren“ auswählen. So behältst du den Überblick, welche Buchungen bereits bearbeitet wurden.

Kann ich mehrere Buchungen gleichzeitig abschließen oder bearbeiten?​

Ja. In der Buchungsübersicht kannst du mehrere Buchungen mit den Checkboxen auswählen und anschließend über den Tools-Button Sammelaktionen durchführen, z. B.

  • Als erledigt markieren
  • In Rechnung umwandeln (wenn zutreffend)
  • Erneut versenden
    So lassen sich wiederkehrende Arbeitsschritte effizienter erledigen.

Wie kann ich eine Buchung stornieren?​

Öffne die gewünschte Buchung und klicke auf „Stornieren“. Die Buchung wird als storniert markiert, und der Teilnehmer kann dabei optional aus dem Kurstermin entfernt werden.

Kann ich den Status mehrerer Buchungen gleichzeitig ändern?​

Ja. Wähle in der Buchungsübersicht die gewünschten Buchungen aus und öffne den Tools-Button. Dort kannst du den Status gesammelt auf „erledigt“, „offen“ oder „storniert“ setzen. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn du viele Buchungen auf einmal bearbeiten möchtest.

Wie finde ich alle offenen oder erledigten Buchungen auf einen Blick?​

Nutze in der Buchungsübersicht die Filterfunktion oberhalb der Tabelle. Hier kannst du nach Status (offen, erledigt, storniert), Datum oder Kunde filtern. So erhältst du jederzeit eine gezielte Übersicht über den aktuellen Bearbeitungsstand deiner Buchungen.

Kann ich Buchungen exportieren oder drucken?​

Ja. In der Buchungsübersicht kannst du über den Tools-Button wählen, ob du die angezeigten Buchungen als CSV-Datei exportieren oder drucken möchtest. Der Export enthält alle wichtigen Informationen – ideal für Berichte oder die Zusammenarbeit mit der Buchhaltung.

Was passiert mit einer erstellten Buchung, wenn ich das zugehörige Paket storniere?​

Hat dein Kunde ein kostenpflichtiges Paket erworben, das ihm die kostenlose Teilnahme an deinen Angeboten ermöglicht, kannst du Folgendes entscheiden:
Stornierst du die Paket-Rechnung, fragt kutego®, ob auch die Buchung storniert werden soll. Aktivierst du den Schalter „Paket/Buchung stornieren“, wird die Buchung ebenfalls storniert und der Teilnehmer ausgebucht. Lässt du den Schalter deaktiviert, bleibt die Buchung bestehen, und der Kunde behält seinen Platz bzw. sein Kontingent.

Kann ich eine Buchung nachträglich einem anderen Kunden zuweisen?​

Nein, eine bestehende Buchung ist immer an den ursprünglich ausgewählten Kunden gebunden. Wenn du die Buchung einer anderen Person zuordnen möchtest, kannst du die bestehende Buchung stornieren und eine neue Buchung für den richtigen Kunden anlegen. So bleibt die Dokumentation im System korrekt und nachvollziehbar.

Was bedeutet der Status „offen“ bei einer Buchung?​

Der Status offen bedeutet, dass die Buchung angelegt, aber noch nicht abgeschlossen, abgerechnet oder bearbeitet ist. Typischerweise handelt es sich um Buchungen, bei denen noch eine Rückmeldung, Zahlung oder interne Prüfung aussteht. Sobald der Vorgang vollständig bearbeitet ist, kannst du den Status auf erledigt setzen. Das geht über “Tools” auch als Massenaktion.

Wie kann ich nachvollziehen, wer eine Buchung angelegt oder bearbeitet hat?​

In der Detailansicht jeder Buchung findest du unten die Protokollzeile mit dem Namen des Mitarbeiters und dem Zeitpunkt der letzten Änderung. So kannst du jederzeit nachvollziehen, wer eine Buchung erstellt, bearbeitet oder storniert hat. Diese Information ist besonders hilfreich bei Teamarbeit oder Nachfragen im Büro.

Kann ich Buchungen direkt aus einem Kurs oder Termin heraus anlegen?​

Ja. Wenn du in einem Kurs oder Termin die Teilnehmerverwaltung öffnest, kannst du über den Button „Teilnehmer hinzufügen“ direkt eine Buchung erzeugen. kutego® legt die Buchung automatisch im Modul Finanzen > Buchungen an und verknüpft sie mit dem gewählten Kurs oder Termin. So sparst du dir doppelte Eingaben und hältst alle Daten konsistent.

Wie kann ich eine Gutschrift rückgängig machen?​

Wenn du einem Kunden versehentlich ein falsches Kundenguthaben gutgeschrieben hast, kannst du dies direkt im Kundenkonto korrigieren. Öffne dazu das Kundenprofil und wechsle in den Reiter „Kundenguthaben“. Über den Button „Guthaben auszahlen“ buchst du das vorhandene Guthaben wieder aus. Bei normalem Kundenguthaben (keine Kulanzguthaben) wird automatisch ein Auszahlungsbeleg erstellt. Diesen findest du unter Finanzen > Quittungen und kannst ihn dort als ausbezahlt markieren – auch ohne tatsächlich eine Auszahlung vorzunehmen. So bleibt die Buchhaltung korrekt und nachvollziehbar dokumentiert.

Möchtest du hingegen ein regulär gutgeschriebenes Guthaben tatsächlich an den Kunden zurücküberweisen, nutzt du ebenfalls den Button „Guthaben auszahlen“. In den Quittungen kannst du anschließend über den Aktionsbutton die Rücküberweisung direkt durchführen, sofern du die finAPI-Schnittstelle aktiviert hast und im Kundenkonto die Bankdaten hinterlegt sind.