Häufige Fragen

Wie kann ich eine neue Terminvorlage anlegen?

Zuerst legst du in der Terminkategorie fest, welche Termine später im Kalender buchbar angezeigt werden sollen.
Hinterlege eine Beschreibung, definiere die Ansichtsoptionen im Modul und entscheide, ob der Kunde eine Buchungsanfrage stellen muss oder direkt mit Buchungsbestätigung buchen kann.

1. Anschließend navigierst du zu Einzeltermine > Übersicht und klickst oben rechts auf „Anlegen“.
2. Wähle die passende Terminkategorie aus, den Dozenten für den Einzeltermin und lege fest, wie lange der Termin dauern soll, ob er nahtlos aneinander buchbar ist oder ob Wechselzeiten benötigt werden. Bestimme außerdem, wie kurzfristig der Termin gebucht werden kann (Vorlaufzeit).
3. Im Reiter “Tage” kannst du die buchbaren Zeiten festlegen, in denen diese Terminvorlage später verfügbar sein soll.
4. Im Reiter “Preise” definierst du die Preiskonditionen.
5. Nach dem Speichern steht die Vorlage für Buchungen zur Verfügung.

Wie kann ich Kunden die Onlinebuchung von Einzelterminen ermöglichen?

Damit Kunden Termine online buchen können, aktiviere zunächst die Terminkategorie sowie die erstellte Terminvorlage. Integriere anschließend das Terminmodul an der gewünschten Stelle auf deiner Webseite. So können Kunden direkt im Kalender ihren Wunschtermin auswählen und buchen. Nach der Buchung erhalten sie sofort eine Bestätigung, und der Termin wird im Kalender automatisch blockiert, um Doppelbuchungen zu vermeiden (außer bei Buchungsanfragen - diese werden zunächst von einem Mitarbeiter bestätigt).

Wie kann ich meine verfügbaren Zeiten für Einzeltermine festlegen?

In den Einzelterminvorlagen > Zeiten kannst du Zeitfenster definieren, in denen Kunden Termine buchen dürfen. Wähle Wochentage, Uhrzeiten und ggf. Pausenzeiten aus. Eine Datum-Verknüpfung ist optional ebenfalls möglich, wenn du spezielle Events anbieten möchtest. kutego^® zeigt im Onlinekalender ausschließlich diese Zeiträume an, sodass deine verfügbaren Slots automatisch berücksichtigt werden. Bist du parallel als Kursleiter eingetragen, werden diese Zeiten automatisch erkannt und blockiert.

Wie kann ich eine Terminbuchungsanfrage aktivieren?

Wenn du Termine zunächst prüfen möchtest, bevor sie verbindlich bestätigt werden, aktiviere in der Termin-Kategorie den Schalter „Buchungsanfrage“. Sobald eine Anfrage eingeht, wirst du per E-Mail benachrichtigt. Du kannst die Anfrage unter 1:1-Termine > Anfragen annehmen oder ablehnen. Nach Bestätigung wird der Termin automatisch im Kalender eingetragen und der Kunde erhält die Bestätigungsmail.

Wo sehe ich meine offenen Terminbuchungsanfragen?

Alle eingegangenen Buchungsanfragen findest du unter 1:1-Termine > Anfragen. Dort kannst du die Anfrage prüfen und sie mit einem Klick annehmen oder ablehnen. Bei Annahme wird der Termin automatisch in deinen Kalender übernommen und der Kunde erhält eine Bestätigungsmail.

Wie kann ich Termine verschieben oder absagen?

Rufe das Dashboard auf und wähle den gewünschten Termin aus. Klicke anschließend auf „Bearbeiten“ oder „Absagen“. Wenn du den Termin verschieben möchtest, kannst du ein neues Datum sowie eine neue Uhrzeit festlegen. kutego^® benachrichtigt den Kunden automatisch über Änderungen oder Absagen per E-Mail oder SMS. Dadurch bleibt die Kommunikation klar und transparent.

Wie kann ich einen Kunden einem bestehenden Termin hinzufügen?

Öffne die Teilnehmerliste des gewünschten Termins und klicke auf „Teilnehmer hinzufügen“. Wähle den Kunden aus oder lege ihn neu an. Nach dem Speichern kannst du über das blaue Warenkorb-Symbol die Rechnung für den Teilnehmer erstellen. Dadurch wird die Buchung automatisch generiert, und der Kunde erhält umgehend eine Buchungsbestätigung.

Wie kann ich sehen, welche Termine bezahlt sind und welche noch offen sind?

Im Dashboard-Kalender kannst du den Status jeder Buchung anhand der farblichen Markierung des linken Punkts leicht erkennen: Grün steht für bezahlte Termine, Orange für offene Buchungen und Blau für Termine, bei denen noch keine Rechnung gestellt wurde.

Wie kann ich Termine abrechnen oder Rechnungen erstellen?

Normalerweise wird ein Kunde direkt über das Anlegen der Rechnung in den Einzeltermin eingebucht. Alternativ kannst du zunächst den Termin im Dashboard anlegen und die Rechnung zu einem späteren Zeitpunkt stellen. Wenn du diese Einzeltermine abrechnen möchtest, öffne den jeweiligen Termin und wähle den blauen Button „Rechnung anlegen“. kutego^® übernimmt automatisch alle Termin- und Kundendaten in die Rechnung.

Wie kann ich Termine aus dem Kalender löschen?

Einzeltermine können nur gelöscht werden, solange keine Buchung oder Rechnung damit verknüpft ist. Öffne den Termin und klicke auf „Löschen“. Wenn bereits Buchungen existieren, kannst du den Termin nur absagen.
kutego^® informiert alle betroffenen Kunden automatisch über die Absage.

Wie kann ich meine Termine nach Mitarbeiter oder Standort filtern?

In der Kalenderansicht kannst du über die Filterleiste nach Mitarbeiter, Standort und Terminkategorie filtern. So erhältst du gezielte Übersichten – z. B. alle Termine eines bestimmten Dozenten oder aller Termine eines Standorts.

Wie kann ich verhindern, dass Termine doppelt vergeben werden?

kutego^® blockiert automatisch Zeiträume, in denen ein Dozent oder Kursleiter bereits belegt ist. Zusätzlich kannst du deinen privaten Kalender in kutego^® importieren, um dich in diesen Zeiten automatisch für Terminbuchungen zu sperren. Sollte ein Mitarbeiter aufgrund von Krankheit oder Urlaub für einen bestimmten Zeitraum nicht verfügbar sein, kannst du unter “Unternehmen > Abwesenheiten” eine entsprechende Abwesenheit eintragen. Diese verhindert ebenfalls die Buchung von Terminen für den betreffenden Mitarbeiter. Darüber hinaus kannst du für einen Standort eine “Schließzeit” festlegen – Termine, die diesen Standort in der Vorlage eingetragen haben, sind während dieser Zeit automatisch nicht buchbar. Dadurch werden Doppelbuchungen zuverlässig vermieden, selbst bei paralleler Nutzung durch mehrere Mitarbeiter.

Wie kann ich Terminabsagen oder Umbuchungen automatisch kommunizieren?

Bei jeder Absage oder Umbuchung öffnet kutego^® automatisch ein Kommunikationsfenster. Du kannst dort die Vorlage verwenden oder eine individuelle Nachricht schreiben. Der Kunde erhält diese Information per E-Mail oder SMS und der Versand wird im Kommunikationsverlauf des Kundenkontos dokumentiert.
Falls ein Termin wegen der Abwesenheit eines Mitarbeiters abgesagt wird (beim Eintragen der Abwesenheit kannst du optional festlegen, ob Termine in diesem Zeitraum storniert werden sollen), kann der Kunde optional eine entsprechende E-Mail-Benachrichtigung erhalten.

Wie kann ich Termine mit bestimmten Leistungen oder Produkten verknüpfen?

Wenn du bei einem Termin eine zusätzliche Leistung anbieten möchtest (z. B. Analyse, Beratung, Massage, E-Books, Futterdummy, Schwimmwindeln), kannst du dafür ein “Produkt” erstellen. Diese Produkte kannst du direkt in der Terminvorlage mit der Buchung verknüpfen. Dadurch hat der Kunde die Wahl, die Leistung optional hinzuzubuchen oder du definierst sie als Pflichtprodukt, das automatisch bei der Buchung hinzugefügt wird. So bleibt die Abrechnung klar, einheitlich und transparent.

Wie kann ich Mitarbeiter automatisch über neue Termine informieren?

Unter 1:1-Termine > Einstellungen kannst du die Info-Mails für An- und Abmeldungen aktivieren. Dadurch werden Kursleiter oder Dozenten automatisch benachrichtigt, sobald ein neuer Termin eingetragen oder ein Teilnehmer abgemeldet wird.
In der Terminkategorie > Einstellungen kannst du auch zusätzliche Mitarbeiter auswählen, die darüber informiert werden sollen (z.B. Büro). Unter Unternehmen > Mitarbeiter > Einstellungen kannst du einstellen, dass Mitarbeiter automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten, wenn ihnen ein neuer Termin zugewiesen wird. Diese Benachrichtigung kann optional deaktiviert werden, falls stattdessen direkt über das Dashboard gearbeitet wird.

Wie kann ich Kundinnen und Kunden an Einzeltermine erinnern?

Unter Terminvorlage > Erinnerung kannst du einstellen, dass Kunden automatisch am Vortag eine Termin-Erinnerung erhalten. Du kannst wählen, ob die Benachrichtigung per E-Mail oder SMS gesendet wird. kutego^® versendet die Nachricht zuverlässig und automatisch.

Wie kann ich mehrere Termine gleichzeitig anbieten (z. B. 5er-Karte)?

Du kannst individuelle Pakete mit deinen Angeboten erstellen. Zum Beispiel könntest du ein Termin-Bundle anbieten, bei dem 5 Termine zu einem vergünstigten Preis buchbar sind. Dazu legst du das entsprechende Paket an und verknüpfst es mit dem Modul auf deiner Webseite. Sobald ein Kunde ein Paket bucht, erwirbt er damit ein Kontingent (z. B. 5 Einzelcoachings), das er in seinem Kundenlogin unter “Pakete” direkt einsehen und Termine daraus buchen kann.