Zum Hauptinhalt springen

Wusstest du dass

Wusstest du, dass du unterschiedliche Zeitfenster pro Mitarbeiter hinterlegen kannst?​

Über die Terminvorlagen kannst du für jeden Mitarbeiter individuell festlegen, wann er buchbar ist – ohne alle Termine einzeln pflegen zu müssen.

Wusstest du, dass du private Termine in dein Dashboard importieren kannst?​

Über Mein Profil > Account > Verknüpfte Kalender kannst du deinen privaten Kalender per iCal-URL verknüpfen. Private Termine blockieren dich automatisch im Terminmodul, sodass Doppelbuchungen verhindert werden.

Wusstest du, dass du Termine direkt über das Dashboard erstellen kannst?​

Einfach in das Datum klicken > „Termin anlegen“ auswählen. Der Kunde erhält optional sofort eine Terminbestätigung, und du kannst die zugehörige Rechnung direkt (oder zeitlich versetzt) aus dem Termin heraus erstellen.

Wusstest du, dass du Termine farblich nach Status erkennen kannst?​

kute­go® zeigt dir per Farbpunkten an, ob für einen Termin:

  • keine Rechnung existiert (blau),
  • eine offene Rechnung vorliegt (gelb),
  • der Termin bezahlt ist (grün).

Wusstest du, dass dich Abwesenheiten automatisch für das Terminmodul sperren?​

Trägst du unter Unternehmen > Abwesenheiten eine Abwesenheit ein, werden diese Zeiten im Terminmodul automatisch für den Mitarbeiter blockiert, sodass Kunden sie nicht buchen können.

Wusstest du, dass Schließzeiten im Standort automatisch die Terminbuchung sperren?​

Wenn du unter Unternehmen > Standorte > Schließzeiten einen Feiertag oder eine eigene Schließzeit einträgst, werden alle Termine dieses Standorts zu diesem Zeitpunkt automatisch als nicht buchbar blockiert.

Wusstest du, dass du Einzeltermine entweder direkt buchbar machen oder auf Buchungsanfrage umstellen kannst?​

Du kannst bei jeder Terminvorlage festlegen, ob Kunden den Termin sofort verbindlich buchen dürfen oder ob der Termin zunächst als Buchungsanfrage eingeht, die du manuell bestätigst. So behältst du bei bestimmten Angeboten volle Flexibilität und kannst selbst entscheiden, welche Termine automatisch gebucht werden und welche du vorher prüfen möchtest.

Wusstest du, dass du in der Terminkategorie eine zusätzliche E-Mail-Benachrichtigung bei Abmeldungen hinterlegen kannst?​

Wenn sich ein Kunde über sein Login von einem Einzeltermin abmeldet, kannst du festlegen, wer zusätzlich zur Standardbenachrichtigung (Dozent/Kursleiter) informiert werden soll. So kannst du zum Beispiel statt des Kursleiters einen Büromitarbeiter oder eine separate Verwaltungsadresse hinterlegen. Die Abmeldeinformationen landen dann automatisch bei der richtigen Person – ohne dass du Prozesse manuell umstellen musst.

Wusstest du, dass du in der Terminkategorie die Abmeldefrist einschränken kannst?​

Du kannst festlegen, dass Kunden sich nicht mehr selbstständig über ihr Kundenlogin von einem Termin abmelden können. Stattdessen müssen sie direkt mit dir Kontakt aufnehmen. Diese Einstellung ist besonders sinnvoll, wenn kurzfristige Abmeldungen per E-Mail bei dir nicht rechtzeitig ankommen oder organisatorisch nicht mehr berücksichtigt werden können.
Wichtig dabei: Eine Abmeldung ist keine Stornierung. Die Stornierung eines Termins erfolgt immer individuell durch einen Mitarbeiter und richtet sich nach den Bedingungen deiner AGB. Die Abmeldung dient lediglich der Information, dass der Kunde an diesem Termin nicht teilnehmen kann.

Wusstest du, dass du die Preisberechnung bei Einzelterminen auch pro Buchung statt pro Teilnehmer festlegen kannst?​

Wenn deine Leistung – zum Beispiel eine Coachingstunde – immer als komplette Zeiteinheit bezahlt wird, kannst du in der Terminkategorie einstellen, dass der Preis pro Buchung berechnet wird. So spielt es keine Rolle, ob ein einzelner Teilnehmer kommt oder eine kleine Freundesgruppe den Termin gemeinsam nutzt und sich die Kosten selbst aufteilt.
Du kannst zusätzlich eine maximale Teilnehmerzahl pro Buchung festlegen. Dabei gilt: Ein Zeitslot kann immer nur einmal pro Buchung vergeben werden. Mehrere verschiedene Kunden können sich nicht unabhängig voneinander auf denselben Termin buchen – aber ein Kunde kann mehrere Teilnehmer in einer einzigen Buchung anmelden.

In der Terminvorlage kannst du unter Optionen im zusätzlichen Infotext einen Zugangslink oder individuelle Zugangsdaten hinterlegen. Diese Informationen werden nach erfolgreicher Buchung automatisch in der Buchungsbestellbestätigung und zusätzlich auf der Terminliste im Kundenlogin ausgegeben. So hat dein Kunde alle benötigten Daten für eine Online-Sprechstunde oder ein digitales Coaching sofort griffbereit – ohne dass du sie manuell versenden musst.

Wusstest du, dass du Pausen zwischen Terminen automatisch einplanen kannst?​

In der Terminvorlage kannst du festlegen, wie viele Minuten Pause nach jedem Termin geblockt werden sollen (Zeit zwischen den Terminen). Diese Zeit wird im Dashboard automatisch ausgeschlossen – ideal für Übergaben, Vorbereitung oder kurze Erholungszeiten.

Wusstest du, dass du im Dashboard sofort erkennst, welche Termine noch keine Rechnung haben?​

Über das Farbsystem (blau = keine Rechnung) kannst du fehlende Abrechnungen direkt nachholen und sicherstellen, dass keine Leistung unbezahlt bleibt.

Wusstest du, dass du Termine mit einer Dauer von mehreren Stunden oder halben Tagen anlegen kannst?​

Einzeltermine müssen keine 30–60 Minuten dauern. Du kannst sie für Schulungen, Eventtage oder Intensivcoachings in jeder beliebigen Länge definieren.

Wusstest du, dass du mehrere Einzeltermine als vergünstigtes Bundle anbieten kannst?​

Wenn du mehrere Einzelcoachings zu einem Paket bündeln möchtest, kannst du unter Pakete ein entsprechendes Angebot anlegen – z. B. fünf Einzeltermine zum reduzierten Paketpreis. Dein Kunde kauft sich über das Paket sein Kontingent und kann anschließend in seinem Kundenlogin die gewünschten Einzeltermine frei auswählen und buchen. So bleibt die Planung flexibel, du erhöhst die Kundenbindung und kannst attraktive Paketpreise anbieten.

Wusstest du, dass du deine Buchungsanfragen übersichtlich im Kalender ansehen kannst?​

Unter “Einzeltermine > Anfragen” kannst du von der Listenansicht zur Kalenderansicht wechseln, indem du einfach den Reiter “Kalender” auswählst.