Deine Unternehmenseinstellungen konfigurieren

Damit deine Software von Anfang an sauber arbeitet und alle Prozesse reibungslos laufen, solltest du zu Beginn deine Unternehmenseinstellungen konfigurieren. Dieser Bereich bildet das Fundament deines Accounts: Hier legst du fest, wie dein Unternehmen nach außen auftritt, wie deine Kommunikation aussieht und welche rechtlichen Grundlagen du nutzt. Wenn du diese Einstellungen einmal sauber vorgenommen hast, profitierst du später in allen Modulen von einem einheitlichen, professionellen Auftritt.

1. Unternehmensdaten hinterlegen

Wechsle zu Unternehmen > Einstellungen. Hier trägst du die wichtigsten Stammdaten deines Betriebs ein. Diese Angaben werden an mehreren Stellen automatisch ausgegeben, z. B. in System-E-Mails, Impressum, Rechnungen oder der Buchungsbestätigung. Je sauberer du diesen Bereich pflegst, desto professioneller wirkt dein Gesamtauftritt.

2. Logo & Favicon

In diesem Bereich kannst du dein Firmenlogo hochladen. Dieses erscheint automatisch:

in deinen System-E-Mails
auf deiner Buchungsbestellbestätigung
auf Rechnungen und offiziellen PDF-Dokumenten, wie der Terminliste
sowie im Kundenlogin
So erkennen deine Kunden sofort, dass die Buchung und Kommunikation von deinem Unternehmen stammt.
Zusätzlich kannst du ein Favicon hinzufügen, das im Tab deiner Webseite angezeigt wird und dazu beiträgt, dass deine Webseite im Design deines Unternehmens erscheint.

3. Rechtliche Grundlagen einrichten

Unter Unternehmen > Einstellungen > Rechtliches findest du alle Pflichtangaben, die du für einen DSGVO-konformen Betrieb benötigst:

AGB
Datenschutzerklärung (Der Datenschutz liegt primär bei uns, da die Daten deiner Kunden auf unseren Servern zu 100 % DSGVO-konform gespeichert werden. Bitte ergänze diese Angaben nur, wenn du zusätzliche Daten durch benutzerdefinierte Felder erhebst oder Daten aus der Software exportierst und anderweitig verwendest. Durch deine ergänzenden Informationen wird die Datenschutzerklärung individuell auf dein Unternehmen angepasst und entsprechend erweitert.)
Widerrufsrecht
Impressum

Diese Texte werden automatisch auf deiner Webseite angezeigt (mit Webmodul), in System-E-Mails integriert und im Buchungsprozess berücksichtigt.

4. E-Mail-Versand & Absender konfigurieren

Unter Unternehmen > E-Mail-Versand legst du fest, wie deine System-E-Mails versendet werden und welchen Absender deine Kunden in ihrem Postfach sehen. Dieser Bereich ist entscheidend, damit deine Nachrichten zuverlässig ankommen. Zunächst unterscheidest du zwei Adressen:

Seiten-E-Mail-Adresse: Diese Adresse wird nach außen dargestellt, z. B. als Kontaktmöglichkeit auf deiner Webseite oder auf PDF-Dokumenten wie Rechnungen oder Buchungsbestätigungen.
Absender-E-Mail-Adresse: Von dieser Adresse werden alle automatisierten Systemmails versendet, z. B. Buchungsbestätigungen, Erinnerungen, Rechnungen oder Newsletter.

Wichtig bei eigener Absenderadresse: SMTP aktivieren
Wenn du eine eigene Absenderadresse verwendest (z. B. info@deine-domain.de), ist es zwingend erforderlich, dass du den Schalter „SMTP-Versand aktivieren“ einschaltest. Erst dann kann kutego^® deine E-Mails über deinen eigenen Postausgangsserver versenden. Sobald der Schalter aktiviert ist, hinterlegst du die SMTP-Daten deines Mail-Providers:

SMTP-Server (z. B. smtp.deinmailserver.de)
Port
Benutzername (in der Regel deine Absender-E-Mail-Adresse)
SMTP-Passwort (das Passwort deines Mailpostfachs)

Hast du diese Daten eingetragen, kannst du über den Button „Test-E-Mail versenden“ prüfen, ob alles korrekt funktioniert. Erscheint die Meldung „Test-E-Mail erfolgreich versendet“ in Grün, ist die Anbindung erfolgreich.

Versandlimit festlegen
Bitte vergiss nicht, im letzten Schritt das Versandlimit pro Minute einzutragen. Dieses Limit legt fest, wie viele E-Mails pro Minute über deinen Postausgangsserver gesendet werden dürfen. Wenn du unsicher bist, welcher Wert korrekt ist, frage deinen E-Mail-Provider nach dem zulässigen Versandlimit. Trage anschließend den Wert in kutego^® ein. Ein zu hoch gesetztes Limit kann deinen Mailserver überlasten — besonders bei:

Newsletter-Versand
kursübergreifenden Mitteilungen
Massenversand an Teilnehmerlisten
In diesem Fall kann es passieren, dass dein Mailserver temporär blockiert wird und keine E-Mails mehr versendet werden können. Das bedeutet: Kunden erhalten keine Nachrichten mehr. Daher ist es wichtig, das Versandlimit realistisch und passend zu deinem Mailanbieter einzustellen.

5. E-Mail-Empfänger festlegen

Unter Unternehmen > Einstellungen > E-Mail-Empfänger kannst du bestimmen, an welche internen E-Mail-Adressen die Systemnachrichten gesendet werden, die kutego^® an dich als Betreiber verschickt. Du kannst hier verschiedene Bereiche individuell steuern, z. B.:

Rechnungs- und Finanzmitteilungen
kurs- oder terminbezogene Buchungsinformationen

Das bedeutet: Du kannst beispielsweise alle Finanzthemen an eine eigene Buchhaltungsadresse senden lassen, während kursrelevante Informationen an eine andere Adresse gehen — ganz so, wie es in deinem Unternehmen am besten passt.

Wichtig zu wissen:
Wenn du keine eigene E-Mail-Adresse für einen Bereich einträgst, werden die Mails automatisch an die Mitarbeiter-E-Mail-Adresse des Eigentümeraccounts gesendet. So stellst du sicher, dass dir keine wichtigen Nachrichten oder Informationen entgehen.

System-E-Mails & Vorlagen anpassen

Unter Unternehmen > System E-Mails > E-Mail-Vorlagen findest du alle Systemmails, die kutego^® automatisch versendet – zum Beispiel:

Buchungsbestätigungen
Stornierungsbestätigungen
Kundenzugangsdaten
Umbuchungen

Diese E-Mails werden je nach Fall vollautomatisch ausgelöst. Damit sie zu deiner Tonalität und Marke passen, kannst du jede dieser Vorlagen individuell bearbeiten.

Suchen & Finden der richtigen Systemmail-Vorlage

Du kannst jederzeit über das Suchfeld nach dem Betreff einer bestimmten E-Mail suchen – so gelangst du direkt zur passenden Vorlage, ohne lange scrollen zu müssen.

Eigene Vorlagen erstellen – automatisch durch Bearbeiten

Wenn du eine bestehende Vorlage öffnest und bearbeitest, passiert Folgendes:

kutego^® erstellt automatisch eine Kopie dieser Vorlage
Die kopierte Version ist als Eigene E-Mail-Vorlage gekennzeichnet
- Du kannst die Inhalte vollständig nach deinen Wünschen anpassen:
  – Tonalität
  – Formulierungen
  – zusätzliche Hinweise
  – Markenstil

Sobald eine eigene E-Mail-Vorlage erstellt wurde, hat diese stets Priorität und wird automatisch versendet. Die ursprüngliche Systemvorlage bleibt erhalten, wird jedoch nicht mehr verwendet. Dadurch kannst du jederzeit auf deine individuell angepassten Texte zugreifen, ohne die bestehenden Systemfunktionen zu beeinträchtigen.

Fertig!
Mit diesen Unternehmenseinstellungen hast du die Grundlage für eine professionell arbeitende Software geschaffen. Alle weiteren Module – Kurse, Einzeltermine, Tickets, Verträge und noch vieles mehr – greifen automatisch auf diese Daten zu. Wenn du diese Bereiche einmal gründlich gepflegt hast, wird dein gesamtes System sauber, DSGVO-konform und zuverlässig funktionieren.