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Deine ersten Einzeltermine anlegen

Deine Vorbereitung für deine ersten 1:1-Termine​

Bevor du deine ersten buchbaren Einzeltermine anlegst – ganz gleich, ob es später Beratungstermine, Erstgespräche, Einzeltrainings oder Physiotherapie-Termine sind – solltest du ein paar grundlegende Einstellungen in deinem Unternehmen vornehmen. Diese Schritte sind immer identisch und sorgen dafür, dass du später direkt mit echten Standorten, Mitarbeitern und sauberen Terminvorlagen arbeiten kannst.

1. Standort anlegen​

Navigiere zu Unternehmen > Standorte und lege deinen ersten Standort an. Wenn du ein Bundesland auswählst, erscheint der Reiter Schließzeiten. Hier kannst du festlegen:

  • ob an Feiertagen geöffnet ist
  • ob Ferienzeiten automatisch als Schließzeit übernommen werden sollen
  • oder ob du eigene Schließtage für diesen Standort hinterlegen möchtest
    So stellst du sicher, dass die tatsächlichen Gegebenheiten deines Unternehmens korrekt abgebildet werden. Hinterlegst du Schließzeiten für deinen Standort, wirst du im Terminmodul (mit diesem Standort) während dieser Zeiten automatisch blockiert und bist nicht buchbar.

2. Mitarbeiter anlegen​

Unter Unternehmen > Mitarbeiter legst du deine Teammitglieder an. Für den Start reicht es aus, sie ohne Berechtigungen anzulegen – wichtig ist nur: Setze den Haken Kursleiter / Dozent, damit der Mitarbeiter später als Terminpartner ausgewählt werden kann. Die Berechtigungen kannst du später jederzeit über die Benutzerrollen zuweisen.

3. Terminkategorien anlegen​

Bevor du konkrete Zeiten anbietest, strukturierst du deine 1:1-Termine über Terminkategorien. Eine Kategorie entspricht einem Angebotstyp, z. B.:

  • „Erstgespräch“
  • „Einzeltraining Hund“
  • „Physiotherapie“
  • „Beratungstermin“
    Alle Termine innerhalb einer Kategorie teilen sich später Beschreibung, Bild und die Darstellung auf deiner Webseite - alle Termine einer Kategorie werden übersichtlich in einem Kalender angezeigt.
    In der Kategorie kannst du außerdem festlegen, ob der Kunde sich direkt mit einer Buchungsbestätigung verbindlich einbuchen kann oder zunächst nur eine Terminanfrage stellen darf.

Wenn du diese drei Schritte abgeschlossen hast, bist du optimal vorbereitet, um deine ersten 1:1-Termine sauber und vollständig anzulegen.

Deine ersten 1:1-Termine anlegen​

Nachdem du deine Standorte, Mitarbeiter und Terminkategorien vorbereitet hast, kannst du jetzt deine ersten buchbaren Einzeltermine erstellen. 1:1-Termine eignen sich für Erstgespräche, Einzeltrainings oder individuelle Beratungen. Im Gegensatz zu Kursen erstellst du hier einzelne, buchbare Zeitfenster, die ein Kunde direkt auswählen kann.

1. Terminvorlage anlegen​

Wechsle zu 1:1 Termine > Terminvorlagen und klicke oben rechts auf Anlegen. In der Terminvorlage hinterlegst du alle Grundeinstellungen, die deine 1:1-Termine benötigen:

  • Terminkategorie auswählen
  • Mitarbeiter auswählen
  • Standort festlegen
  • Beschreibung
  • Dauer des Termins (z. B. 30, 45 oder 60 Minuten)
  • (optional) Vorlaufzeit (wie kurzfristig kann dein Coaching gebucht werden?)
  • (optional) Zeit zwischen den Terminen (brauchst du Wechselzeit, bevor der nächste Termin beginnt, so trage diese Zeit hier ein).

2. Buchbare Zeiten erstellen​

Wechsle zum Reiter Zeiten und lege fest, an welchen Wochentagen und in welchen Zeitfenstern Kunden Termine buchen können. Kurstermine oder bereits gebuchte Termine, bei denen du als Kursleiter oder Dozent eingetragen bist, werden automatisch als nicht buchbar markiert. Zusätzlich blockiert die hinterlegte Schließzeit eines Standorts die Buchbarkeit einer Terminvorlage mit diesem Standort. Ist für den Mitarbeiter eine Abwesenheit eingetragen, wird er während dieser Zeit automatisch in allen Terminvorlagen als nicht buchbar geführt. Falls du einen privaten Kalender in kutego® importiert hast, werden private Termine ebenfalls automatisch blockiert, sodass Doppelbuchungen ausgeschlossen sind und du stets den Überblick behältst.

Die Software erzeugt aus deinen Angaben zum Zeitfenster und der Termindauer automatisch eine komplette Liste einzelner buchbarer Termine. Kunden sehen später nur die verfügbaren Zeitfenster, die zu dieser Vorlage passen.

3. Kundenpreise hinterlegen​

Im Reiter Kundenpreise legst du fest, was der Termin kostet und wie der Preis berechnet wird. Du bestimmst:

  • Standardpreis für dein Einzelcoaching
  • Preisberechnung:
    • pro Teilnehmer oder
    • pro Buchung (Wenn du pro Buchung abrechnest, kannst du zusätzlich festlegen wie viele Teilnehmer maximal pro Buchung teilnehmen dürfen)
info

Hausbesuche
Wenn du Hausbesuche anbietest, aktiviere den Schalter Anfahrt berechnen. Dann kannst du deine Startadresse hinterlegen und einen Kilometerpreis eingeben.
Hinweis: Die Anfahrt wird pro Termin einmalig berechnet. Möchtest du Hin- und Rückfahrt berücksichtigen, hinterlege einfach den doppelten Kilometersatz.

4. Optionen festlegen​

Im Reiter Optionen kannst du einen zusätzlichen Infotext hinterlegen. Dieser erscheint auf der Buchungsbestellbestätigung und in der Terminerinnerung. Der Infotext eignet sich z. B. für:

  • Hinweise zu Stornofristen
  • besondere Hinweise zur Vorbereitung
  • Zugriffsdaten oder Meeting-Link bei Online-Terminen
    So erhält dein Kunde alle wichtigen Infos automatisch nach der Buchung.

5. Erinnerungsmails aktivieren​

Ob Kunden automatisch per E-Mail erinnert werden sollen, stellst du in der jeweiligen Terminvorlage ein. Gerade bei 1:1-Terminen ist eine Erinnerung sinnvoll, um Ausfälle zu reduzieren.

Geschafft!
Mit diesen Einstellungen sind deine ersten 1:1-Termine vollständig buchbar. Kunden sehen direkt die verfügbaren Zeitfenster und können ihren Wunschtermin auswählen. Alle weiteren Feineinstellungen – wie Terminpakete oder individuelle Preislogiken – schauen wir uns gerne später während deiner Softwareeinführung an.