Häufige Fragen

Wie erstelle ich ein Angebot für einen Kunden?

Gehe zu Finanzen > Angebote und klicke oben rechts auf Anlegen. Die Erstellung ähnelt der einer Rechnung – du wählst den Kunden, fügst Positionen hinzu (z. B. Kurse, Termine, Produkte) und kannst zusätzlich einen Angebotstext sowie eine Angebotsgültigkeit festlegen. Nach dem Speichern erhält der Kunde automatisch eine E-Mail mit einem Link, über den er das Angebot direkt im Browser prüfen und annehmen kann.

Was passiert, wenn ein Kunde ein Angebot annimmt?

Sobald der Kunde das Angebot annimmt, stimmt er dazu den AGB, der Datenschutzerklärung und dem Widerrufsrecht zu. kutego® erstellt automatisch eine Rechnung und sendet dem Kunden eine Buchungsbestätigung mit der Rechnung als Anhang.

Kann ein Kunde nur einzelne Positionen eines Angebots annehmen?

Nein. Der Kunde kann nur das gesamte Angebot annehmen – eine Auswahl einzelner Positionen ist nicht möglich. Eine einmal getroffene Entscheidung ist außerdem verbindlich und kann nicht rückgängig gemacht werden.

Wird ein Kursplatz reserviert, wenn ich ein Angebot erstelle?

Ja. Während der Gültigkeitsdauer des Angebots wird der Platz automatisch für den Teilnehmer reserviert. So wird eine Überbuchung verhindert, bis das Angebot angenommen oder abgelaufen ist.

Wie kann ich ein Angebot stornieren oder zurückziehen?

Öffne die Detailansicht des Angebots (Klick auf die Angebotsnummer) und klicke oben rechts auf das rote X. Alternativ kannst du über den Button mit den beiden blauen Zahnrädern den Status manuell auf „Zurückgezogen” setzen.

Wie erstelle ich eine neue Rechnung manuell?

Öffne den Bereich Finanzen > Rechnungen und klicke oben rechts auf Anlegen.
Wähle den Kunden, füge die gewünschten Positionen hinzu (z. B. Kurs, Termin, Produkt, Paket, Mitgliedschaft, Sonstiges für freie Rechnungen) und überprüfe den Rechnungsentwurf. Anschließend kannst du die Rechnung speichern oder direkt per E-Mail versenden.

Wie sende ich eine Rechnung per E-Mail an den Kunden?

Beim Erstellen einer neuen Rechnung für einen Kunden findest du unten die Option „E-Mail-Bestätigung“. Ist diese aktiviert, erhält der Kunde nach dem Speichern automatisch eine Buchungsbestätigung mit der Rechnung als Anhang.
Um nachträglich Rechnungen erneut an den Kunden zu versenden, wählst du in der Rechnungsübersicht die gewünschten Rechnung aus, klickst auf Tools und wählst Rechnungen erneut versenden. kutego^® erstellt automatisch eine E-Mail mit der Rechnung im Anhang als PDF. Gleiches kannst du auch aus der Detailansicht der Rechnung über den blauen Zahnrad-Button erledigen. Der Versand wird im System dokumentiert, sodass du nachvollziehen kannst, wann und an wen die Rechnung verschickt wurde.

Wie kann ich mehrere Rechnungen gleichzeitig versenden?

Markiere in der Rechnungsübersicht alle Rechnungen, die du versenden möchtest, und öffne oben den Menüpunkt „Tools“. Dort kannst du „Rechnungen erneut versenden“ auswählen.
kutego^® verschickt daraufhin alle markierten Rechnungen automatisch an die hinterlegte Kundenadresse und vermerkt den Versand im Protokoll.

Wie kann ich eine Rechnung stornieren oder gutschreiben?

Öffne die entsprechende Detailansicht der Rechnung (durch Klick auf die Rechnungsnummer), klicke oben rechts auf den roten Button „Stornieren“.
kutego^® erstellt automatisch eine Stornorechnung. Diese findest du unter Finanzen > Stornierungen. Du kannst entscheiden, ob du den Betrag dem Kundenguthaben gutschreiben, zurückerstatten oder als Gutschein ausgeben möchtest.
Die Stornierung wird im System dokumentiert und die ursprüngliche Rechnung als storniert markiert.

Wie kann ich eine falsche Rechnungsadresse nachträglich korrigieren?

Setze zunächst den Zahlstatus der Rechnung auf offen (über das blaue Zahnrad oben rechts).

Anschließend kannst du in der Rechnungsmaske die Rechnungsadresse anpassen und die Rechnung neu speichern.
Trage den bereits erhaltenen Betrag bei bereits bezahlt ein, damit der Status automatisch beim Speichern wieder auf bezahlt gesetzt wird.
Wenn du möchtest, dass der Kunde die korrigierte Rechnung erhält, aktiviere beim Speichern den Schalter „E-Mail-Bestätigung“.

Ich nutze Lexware in der Desktop-Variante, kann ich das mit der Lexware-Schnittstelle verbinden?

Die kutego^®-Schnittstelle übergibt Rechnungen automatisch an Buchhaltungsprogramme wie sevDesk oder Lexware Office (ehemals lexoffice).
Technisch erfolgt dies über die Lexware Office Public API – eine offene REST-Schnittstelle, die den Datenaustausch zwischen Lexware Office und anderen Systemen ermöglicht.

Wichtig: Die Desktop-Programme von Lexware (z. B. Lexware Buchhaltung, Lexware lohn+gehalt etc.) verfügen nicht über diese Public API.
Da es sich um technisch komplett getrennte Produkte handelt, können sie nicht über dieselbe Schnittstelle angebunden werden.

Für die weitere Abwicklung bestehen im Wesentlichen zwei Optionen:
Wechsel zu Lexware Office (Cloud): Damit kann die kutego^®-Schnittstelle direkt und vollumfänglich genutzt werden.
Du bleibst bei der Desktop-Variante und verarbeitest die Rechnungen aus kutego^® manuell oder per Export weiter (z. B. über DATEV). kutego^® kann Rechnungskopien zudem automatisiert an eine DATEV-E-Mail-Adresse senden.

Wie kann ich Teilzahlungen oder Anzahlungen erfassen?

Öffne die Detailansicht der Rechnung und klicke auf „Rechnung bearbeiten“. Trage den Betrag der Teilzahlung bei „bereits bezahlt“ ein.
kutego^® erkennt automatisch, dass nur ein Teilbetrag eingegangen ist, und markiert die Rechnung als teilweise bezahlt.
Der Kunde erhält automatisch eine Mitteilung über den noch offenen Restbetrag, wenn du die “E-Mail-Bestätigung” beim Speichern aktivierst.

Wenn du den automatischen Zahlungsabgleich über die Bankschnittstelle (XS2A-Schnittstelle) nutzt, erfolgt die Zuordnung automatisch, und der Kunde wird per E-Mail über die Anzahlung informiert.

Wie markiere ich eine Rechnung als bezahlt?

Gehe zu Finanzen > Rechnungen, öffne die betreffende Rechnung und wähle über den Menüpunkt „Aktionen > Zahlstatus ändern“ die Option „Rechnung auf bezahlt setzen“. Du kannst dabei auch den Zahlungseingang und das Zahlungsdatum hinterlegen. Gleiches funktioniert auch über die Detailansicht der Rechnung oben rechts der grüne Button “Rechnung als bezahlt markieren”.
Wenn du mit der XS2A-Bankschnittstelle arbeitest, werden Zahlungen automatisch abgeglichen; manuell zugeordnete Zahlungen kannst du über Finanzen > Bankkonto mit einer Rechnung verknüpfen. Dafür klickst auf den orangenen Button “Transaktion zuordnen” rechts am Ende der Zeile und verknüpfst die Zahlung mit der zugehörigen Rechnung.

Wie kann ich eine Zahlung via Bankschnittstelle manuell mit einer Rechnung verknüpfen?

Öffne Finanzen > Bankkonto, suche die entsprechende Zahlung und klicke am Ende der Zeile auf den orangefarbenen Button. Wähle nun die passende Rechnung aus. Sobald die Zahlung zugeordnet ist, setzt kutego^® die Rechnung automatisch auf bezahlt oder teilweise bezahlt, abhängig vom Betrag.

Was mache ich, wenn eine Zahlung von der Bankschnittstelle nicht automatisch zugeordnet wurde?

Wenn eine Zahlung im Bankkonto auftaucht, aber keiner Rechnung zugeordnet werden konnte (z. B. durch falschen Verwendungszweck), kannst du sie manuell zuordnen.
Öffne Finanzen > Bankkonto, wähle die Zeile der Zahlung und klicke auf den orangefarbenen Button „Zahlung verknüpfen“. Wähle die passende Rechnung. kutego^® aktualisiert anschließend automatisch den Zahlungsstatus und informiert den Kunden per E-Mail.

Wie gehe ich vor, wenn eine Rechnung doppelt bezahlt wurde?

Falls ein Kunde einen Betrag doppelt überwiesen hat, kannst du die zweite Zahlung im Bankkonto dem Kundenguthaben zuordnen.
Öffne Finanzen > Bankkonto und klicke dazu auf den grünen Button am Ende der Zahlungszeile und wähle Zu Kundenguthaben hinzufügen. Das Guthaben wird automatisch mit der nächsten erstellten Rechnung verrechnet oder kann auf Wunsch des Kunden erstattet werden.
Arbeitest du nicht mit der Bankschnittstelle, öffne das Kundenkonto > Reiter “Kundenguthaben” und wähle Guthaben einzahlen.

Wie verknüpfe ich mein Bankkonto mit kutego^® für den automatischen Zahlungseingangs-Abgleich?

Aktiviere zunächst die Bankschnittstelle in deinen Finanzeinstellungen. Anschließend verknüpfst du die XS2A-Schnittstelle für den automatischen Zahlungsabgleich. Nach erfolgreicher Einrichtung erscheint links im Menü unter Finanzen ein neuer Reiter Bankkonto. kutego® führt dort fortlaufend einen automatischen Abgleich deiner Zahlungseingänge durch – sobald ein Abgleichslauf abgeschlossen ist, startet automatisch der nächste. Die Software gleicht offene Rechnungen anhand des definierten Verwendungszwecks mit den Bankdaten ab – daher ist es wichtig, den von kutego® generierten Verwendungszweck auf deinen Rechnungen korrekt zu verwenden.

Wie ändere ich den Zahlungsstatus einer Rechnung oder markiere sie als bezahlt?

Öffne Finanzen > Rechnungen und klicke in der Rechnungsübersicht bei der betreffenden Rechnung rechts auf „Aktionen“. Dort findest du die Option Zahlstatus ändern, mit der du eine offene Rechnung manuell auf bezahlt setzen kannst – etwa, um Barzahlungen oder externe Überweisungen zu verbuchen. Wählst du diese Option, kannst du auch einen Geldeingang definieren, um die Buchhaltung korrekt und nachvollziehbar zu halten.

Wenn du mit der Bankschnittstelle (XS2A) arbeitest und eine Zahlung eingegangen ist, die nicht automatisch zugeordnet werden konnte (z. B. wegen eines falschen Verwendungszwecks), gehst du wie folgt vor:

1. Öffne Finanzen > Bankkonto
2. Suche die entsprechende Zahlung und klicke ganz rechts auf den orangefarbenen Button
3. Verknüpfe die Zahlung manuell mit der passenden Rechnung
   Ist die Rechnung damit vollständig bezahlt, wird sie automatisch auf bezahlt gesetzt. Bei Teilzahlungen wird eine Anzahlung verbucht, und der Kunde erhält automatisch eine E-Mail über den noch offenen Restbetrag.
   Falls eine Zahlung eingeht, ohne dass bereits eine Rechnung existiert, kannst du die Zahlung im Bankkonto über den grünen Button rechts dem Kundenguthaben zuordnen. Dieses Guthaben wird dann bei der nächsten Systemrechnung automatisch verrechnet – oder du kannst es manuell bei einer neu erstellten Rechnung anwenden.

Wie funktioniert das Mahnwesen (Zahlungserinnerungen und Mahnungen) in kutego^®?

Das Mahnwesen in Kutego ermöglicht dir, automatische Zahlungserinnerungen und Mahnungen zu versenden – basierend auf dem Fälligkeitsdatum der Rechnung. Es greift für die Zahlarten Überweisung und PayPal. Die Zahlarten Lastschrift und Zahlung vor Ort sind davon ausgeschlossen, da du in diesen Fällen selbst entscheidest, wann der Betrag eingezogen wird oder ob die Zahlung bar erfolgt.

Unter Finanzen > Mahnwesen > Mahnläufe findest du einen Standard-Mahnlauf, den du individuell anpassen kannst. Du legst dort fest:

• die Anzahl der Mahnstufen,
• die Zeitabstände, wann eine Stufe ausgelöst wird (z. B. 3 Tage nach Fälligkeit),
• und den Text der E-Mail, die an den Kunden gesendet wird.

Du kannst definieren, welche Stufe eine einfache Zahlungserinnerung (reine Info-Mail) ist und ab wann eine formelle Mahnung beginnt – diese wird dann auch unter Finanzen > Mahnwesen > Mahnungen aufgeführt.
Sobald die Bedingungen erfüllt sind, verschickt Kutego die Mahn-Mails automatisch. Optional kannst du pro Mahnstufe:

• Mahngebühren definieren,
• den Briefversand aktivieren,
• oder sogar die Übergabe an ein Inkasso vorbereiten.

Das Mahnwesen sorgt so für ein professionelles und automatisiertes Forderungsmanagement, ohne dass du jede Mahnung einzeln verfolgen musst.

Wie kann ich Mahngebühren in kutego^® festlegen?

Öffne Finanzen > Mahnwesen > Mahnläufe und bearbeite deinen Standard-Mahnlauf. Bei jeder Mahnstufe findest du das Feld Mahngebühr. Trage hier den gewünschten Betrag ein. kutego^® fügt diese Gebühr automatisch als Rechnungsposition zu jeder Rechnung hinzu, die diese Mahnstufe erreicht.

Wie kann ich die Texte in den Mahnungen anpassen?

Unter Finanzen > Mahnwesen > Mahnläufe kannst du in jeder Mahnstufe die E-Mail-Vorlage bearbeiten. Dort passt du Betreff und Nachricht individuell an, beispielsweise für eine freundliche Zahlungserinnerung oder eine formelle Mahnung. Die Änderungen gelten ab sofort für alle neuen Zahlungserinnerungen und Mahnungen dieser Stufe.

Wie kann ich eine Mahnung manuell versenden?

Öffne die entsprechende Detailansicht der Rechnung und klicke oben rechts auf das blaue Zahnrad-Symbol. Wähle Mahnung versenden. Dadurch startest du für diese individuelle Rechnung den Mahnlauf. So kannst du Mahnungen auch außerhalb des automatischen Mahnlaufs gezielt auslösen.

Wie kann ich verhindern, dass ein Kunde Mahnungen erhält?

Wenn du vereinbart hast, dass ein Kunde vorübergehend keine Mahnungen erhalten soll, öffne die Rechnung und klicke dort den Schalter „Mahnwesen stoppen“. Diese Rechnung wird dann vom automatischen Mahnwesen ausgenommen. Alternativ kannst du im Kundenkonto eines Kunden den Schalter Mahnwesen deaktivieren, sodass dieser Kunde generell keine Zahlungserinnerungen und Mahnungen erhält.

Wie funktioniert der Briefversand bei kutego^®?

kutego^® bietet dir die Möglichkeit, Rechnungen, Mahnungen oder andere Mitteilungen automatisch per Brief an deine Kunden zu senden. Um den automatischen Briefversand zu aktivieren, findest du in allen relevanten Mitteilungen (z. B. Rechnung, Mahnung) einen Schalter „Briefversand“.
Wenn du diesen aktivierst:

• wird das Dokument automatisch an den kutego^®-Briefdienstleister übergeben,
• und in deinem Namen postalisch an den Kunden zugestellt.

Das ist besonders vorteilhaft, wenn Kunden selten ihre E-Mails prüfen oder wenn du eine rechtssichere Kommunikation per Post benötigst.

• Kosten: Pro versendetem Brief fallen 1,10 € an – diese werden automatisch mit deiner monatlichen Abrechnung verrechnet.

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Wichtig: Sobald der Briefversand ausgelöst wurde, ist er nicht mehr stornierbar, da der Dienstleister den Versand sofort bearbeitet.

Wie funktioniert die Nutzung von Inkasso in kutego^®?

kutego^® bietet die Möglichkeit, offene Forderungen automatisch oder manuell an ein Inkassounternehmen zu übergeben. Die Übergabe erfolgt in Zusammenarbeit mit dem Partner Debtist.

Einrichtung: Aktiviere zunächst die Inkasso-Schnittstelle unter Finanzen > Einstellungen > Inkasso.

Automatische Übergabe:
Wenn du die automatische Übergabe nutzen möchtest, gehe zu Finanzen > Mahnwesen > Mahnläufe, öffne deinen Standard-Mahnlauf und aktiviere bei der gewünschten Mahnstufe den Schalter an Inkasso übergeben. Alternativ kannst du eine zusätzliche Mahnstufe nur für die Übergabe an Inkasso anlegen. Jede Rechnung, die diese Mahnstufe erreicht, wird automatisch an Debtist übermittelt.

Manuelle Übergabe:
Wenn du keine automatische Weitergabe möchtest, kannst du Rechnungen auch manuell an Inkasso übergeben:
Öffne die betreffende Rechnung, klicke oben rechts auf das blaue Zahnrad-Symbol, und wähle an Inkasso übergeben. Diese Rechnung wird dann direkt an Debtist weitergeleitet.

Ich habe meine Inkasso-Schnittstelle aktiviert, aber sie deaktiviert sich nach dem Speichern immer wieder. Woran liegt das?

Wenn sich die Inkasso-Schnittstelle nach dem Speichern automatisch wieder deaktiviert, liegt das in der Regel daran, dass sich deine Zugangsdaten bei Debtist geändert haben.
Grund: Du hast dich direkt bei Debtist eingeloggt und dort ein neues Passwort angefordert. Dadurch passt das in kutego^® hinterlegte Passwort nicht mehr zu deinem Debtist-Account, und die Schnittstelle trennt sich automatisch.

So gehst du vor:
Sende uns dein neues Debtist-Passwort an: support@kutego.de Unser Support hinterlegt das Passwort für dich in der Schnittstelle. Wir aktivieren die Inkasso-Schnittstelle wieder für dich.

Wichtig: Die komplette Kommunikation mit Debtist läuft über deinen kutego^® Account (in der jeweiligen Detailansicht der Rechnung). Eine direkte Kontaktaufnahme über die Homepage von Debtist ist nicht notwendig.

Kann ich eine bereits bezahlte Rechnung noch bearbeiten?

Ja, das ist problemlos möglich – allerdings mit einem Zwischenschritt, da eine als bezahlt markierte Rechnung nicht direkt bearbeitet werden kann.
Gehe dazu wie folgt vor:

1. Öffne die betreffende Rechnung.
2. Klicke oben rechts auf das blaue Zahnrad-Symbol und setze den Zahlstatus zurück auf „offen“. Diese Änderung kann rein intern bleiben – der Kunde muss nicht darüber informiert werden.
3. Nimm nun die gewünschten Änderungen an der Rechnung vor.
4. Trage anschließend den bereits erhaltenen Betrag wieder bei bereits bezahlt ein.
5. Speichere die Rechnung – sie wird dadurch automatisch wieder auf bezahlt gesetzt.
   Wenn du möchtest, dass der Kunde die geänderte Rechnung per E-Mail erhält, kannst du beim Speichern den Schalter E-Mail-Bestätigung aktivieren. Die neue Rechnung wird dann automatisch an den Kunden versendet.

Ich habe eine Rechnung aus Versehen storniert. Wie kann ich das rückgängig machen?

Eine Stornierung kann in kutego^® nicht rückgängig gemacht werden. Stornierte Rechnungen bleiben immer bestehen, da an der Stornierung nachgelagerte Prozesse hängen (z. B. Erstattungen, Stornorechnung erzeugt, Mahnwesen, Zahlungsabgleich, Teilnehmer aus Kurstermin entfernt). So gehst du korrekt vor, wenn du eine Rechnung versehentlich storniert hast:

1. War die stornierte Rechnung bereits bezahlt? Dann weise die Zahlung aus der Stornorechnung dem Kundenguthaben zu:

• Öffne Finanzen > Stornierungen und weise den „bereits bezahlten Betrag“ über den Aktions-Button dem Kundenguthaben des Kunden zu.

2. Lege eine neue Rechnung an: Erstelle eine neue Rechnung mit denselben Positionen wie die ursprüngliche Rechnung.

• Verrechne das Guthaben mit der neuen Rechnung: Wenn du die neue Rechnung erstellst, erkennt kutego^® automatisch das vorhandene Guthaben und bietet dir an, es zu verrechnen.

3. (Optional) Keine Kundenkommunikation erforderlich: Dieser gesamte Vorgang kann rein intern verbleiben. Du musst den Kunden darüber nicht informieren, sofern inhaltlich alles korrekt bleibt.

Damit stimmt deine Buchhaltung wieder vollständig.

Wie kann ich alle offenen Rechnungen anzeigen oder exportieren?

Unter Finanzen > Rechnungen kannst du über den Filter Status: offen alle offenen Rechnungen anzeigen. Über den Tools-Button kannst du anschließend wählen, ob du die Liste als CSV-Datei exportieren möchtest. So erhältst du jederzeit eine aktuelle Übersicht für deine Forderungen oder deine Buchhaltung.

Was passiert, wenn der Verwendungszweck einer Zahlung fehlerhaft ist?

Wenn der Verwendungszweck nicht den hinterlegten Anforderungen entspricht, kann kutego^® die Zahlung nicht automatisch zuordnen. Die Zahlung erscheint dann unter Finanzen > Bankkonto als nicht zugeordnet (keine verknüpfte Rechnungsnummer). Du kannst sie dort über den orangenen Button am Ende der Zeile manuell einer Rechnung zuweisen oder dem Kundenguthaben hinzufügen. Sobald die Zahlung zugeordnet ist, wird der Rechnungsstatus automatisch aktualisiert. Bitte stelle sicher, dass alle Zahlungen zeitnah zugeordnet werden, um Fehler im Mahnprozess zu vermeiden. Über Zahlungen, die nicht systemseitig zugeordnet werden können, wirst du per E-Mail von uns informiert.

Wie funktioniert der automatische Zahlungsabgleich in kutego^®?

Aktiviere in den Finanzeinstellungen die Bankschnittstelle (XS2A). Nach erfolgreicher Verknüpfung erscheint der Reiter Bankkonto in der Navigation. kutego® führt dort fortlaufend einen automatischen Abgleich durch und gleicht Zahlungseingänge anhand des definierten Verwendungszwecks mit den offenen Rechnungen ab. Sobald ein Abgleichslauf abgeschlossen ist, startet automatisch der nächste – so bleiben deine Buchungen nahezu in Echtzeit aktuell.

Wie kann ich meine Bankverbindung in kutego^® ändern?

Unter Finanzen > Einstellungen > Bankverbindungen kannst du für deine Endkunden ein neues Konto hinzufügen. Die Bankverbindung wird bei der Zahlart “Überweisung” inklusive automatisch erstelltem Zahlungs-QR-Code in den Rechnungen angegeben.
Beachte: Wenn du das Konto für Lastschriften verwendest, muss der Kontoinhaber exakt mit dem Eintrag in den Finanzeinstellungen übereinstimmen, da Banken sonst den Einzug ablehnen.

Möchtest du die Bankverbindung ändern, von der wir bei dir abbuchen, genügt eine kurze schriftliche Rückmeldung an support@kutego.de, damit wir die hinterlegte Kontoverbindung zurücksetzen können.

Wie löse ich den Briefversand aus?

In allen Rechnungen und Mahnungen findest du den Schalter „Briefversand aktivieren“. Wenn dieser aktiviert ist, übergibt kutego^® das Dokument automatisch an den Briefdienstleister, der es im Namen deines Unternehmens an den Kunden versendet. Die Kosten von 1,10 € pro Brief werden automatisch mit deiner monatlichen Abrechnung verrechnet. Ein ausgelöster Briefversand kann nicht rückgängig gemacht werden.

Wie kann ich eine Zahlung manuell einem Kundenkonto zuordnen, wenn keine Rechnung existiert?

Wenn eine Zahlung eingeht, bevor eine Rechnung erstellt wurde, kannst du diese Zahlung über Finanzen > Bankkonto mit dem grünen Button am Ende der Zeile dem Kundenguthaben zuordnen. Das Guthaben wird automatisch bei der nächsten Rechnung verrechnet oder kann manuell angewendet werden. So stellst du sicher, dass keine Zahlung verloren geht, auch wenn sie vor der Rechnung eingegangen ist.
Ohne Bankschnittstelle öffnest du in diesem Fall das Kundenkonto > Reiter Kundenguthaben und klickst Guthaben einzahlen.

Wie gehe ich mit Rücklastschriften um?

Wenn eine Lastschrift fehlschlägt, storniert die Bank den Zahlungseingang. kutego^® erkennt Rücklastschriften automatisch, sofern die Bankschnittstelle (XS2A-Schnittstelle) aktiviert ist, und setzt den Status der entsprechenden Rechnung wieder auf “offen”. Optional kannst du eine Rücklastschriftgebühr hinzufügen, die du in den Finanzeinstellungen festlegst. Ist die Funktion “Lastschrift erneut einziehen” in deinen Finanzeinstellungen nicht aktiviert, wird der Zahlungsstatus automatisch auf “Überweisung” geändert. Der Kunde wird in diesem Fall automatisch per E-Mail über den offenen Betrag sowie die Rücklastschriftgebühr informiert. Durch die Umstellung auf die Zahlart “Überweisung” wird die Rechnung zukünftig auch im Mahnwesen berücksichtigt.

Wie erkenne ich, ob eine Rechnung oder Mahnung erfolgreich versendet wurde?

In der Detailansicht einer Rechnung findest du am unteren Ende den Kommunikationsverlauf. Dort sind alle E-Mails dokumentiert, die im Zusammenhang mit dieser Rechnung versendet wurden. In der Rechnungshistorie werden sämtliche Aktionen aufgeführt, die du durchgeführt hast, wie beispielsweise das Auslösen eines Briefversands.

Wie kann ich eine bestehende Rechnung in eine Ratenzahlung umwandeln?

Um eine bereits erstellte Rechnung nachträglich in eine Ratenzahlung umzuwandeln, öffne die betreffende Rechnung und klicke auf „Bearbeiten“. In der Zeile „Raten“ kannst du die gewünschte Anzahl der Raten auswählen. Sobald du die Raten festgelegt hast, wandelt kutego^® die Gesamtrechnung automatisch in einen Ratenvertrag um. Die ursprünglich erstellte Gesamtrechnung wird dabei automatisch als erste Ratenrechnung verwendet. Die weiteren Raten werden gemäß den gewählten Einstellungen automatisch erzeugt und im System hinterlegt.

Was ist eine Ratenvereinbarung und wie funktioniert sie?

Bei einer Ratenvereinbarung wird eine einzige Gesamtrechnung erstellt, die mehrere Zahlungsziele mit individuellen Fälligkeitsdaten enthält. Der Kunde erhält beim Anlegen die Gesamtrechnung mit allen Raten auf einen Blick – du behältst den Überblick und arbeitest buchhalterisch sauber.

Wie rechne ich eine Anzahlung auf eine Ratenvereinbarung an?

Trage den bereits erhaltenen Betrag im Feld „Bereits gezahlt” ein. Er wird automatisch als Guthaben angerechnet und die erste Fälligkeit entsprechend auf „bezahlt” gesetzt. Die verbleibenden Raten beziehen sich weiterhin auf die Gesamtrechnung – plane die Anzahlung also als eine der Raten mit ein.

Kann ich einzelne Raten nachträglich bearbeiten?

Ja. Jede Rate lässt sich unabhängig von den anderen bearbeiten. Du kannst Betrag, Fälligkeit, eine bereits geleistete Zahlung und die Zahlmethode individuell anpassen – über den Bearbeiten-Button in der Ratenübersicht unterhalb der Rechnung.

Bekommt mein Kunde eine separate Rechnung für jede Rate?

Nein. Der Kunde erhält eine einzige Gesamtrechnung, auf der alle Zahlungsziele übersichtlich aufgelistet sind. Es werden keine Einzelrechnungen pro Rate erstellt.

Was steht im Verwendungszweck bei Ratenzahlungen?

Der Verwendungszweck bleibt für alle Raten gleich. Nur wenn du für einzelne Raten unterschiedliche Parameter definiert hast, erhält der Kunde verschiedene Verwendungszwecke zur korrekten Zahlungszuordnung.

Kann mein Kunde über den Zahlungslink mehr als die fällige Rate zahlen?

Ja. Der Kunde kann im Zahlungslink einen höheren Betrag als die definierte Rate eingeben. Der überzahlte Betrag wird automatisch als Guthaben auf die Gesamtrechnung angerechnet – so kann die nächste Rate bereits angezahlt oder die gesamte Rechnung auf einmal beglichen werden.

Was bedeutet „endfällig stellen” und wie funktioniert das?

Endfällig stellen bedeutet, dass alle noch offenen Raten storniert werden und der gesamte Restbetrag als neue Forderung mit einem neuen Fälligkeitsdatum fällig gestellt wird. Du findest die Funktion direkt in der Rechnung oben rechts. Optional kannst du einen Grund hinterlegen und den Kunden per E-Mail informieren.

Wird mein Kunde automatisch an eine fällige Rate erinnert?

Nein, automatische Erinnerungen sind nicht voreingestellt. Du kannst jedoch unter Finanzen > Mahnwesen > Standardmahnlauf Ratenzahlungen eine Erinnerungsmail einrichten – zum Beispiel einen Tag vor der jeweiligen Fälligkeit.

Wie erscheinen Ratenzahlungen in meiner Buchhaltung?

Alle Zahlungsziele sind in einer einzigen Gesamtrechnung zusammengefasst. Das hält deine Buchhaltung übersichtlich und macht die Übergabe an ein Inkassobüro einfacher, da du nicht mit Einzelrechnungen arbeitest.

Ich habe mit einer Rechnung ein Kundenguthaben verrechnet, trotzdem wurde per Lastschrift der volle Betrag eingezogen – warum?

Dieses Verhalten tritt auf, wenn der Zahllauf bereits generiert wurde, bevor die Rechnung angepasst oder ein Kundenguthaben verrechnet wurde.
Sobald der Zahllauf generiert wird, gilt dieser Datensatz als abschließend übermittelt (bzw. zur Übermittlung vorbereitet).
Änderungen an der Rechnung danach haben keine Verbindung mehr zu diesem Datensatz. Das gilt der Revisionssicherheit (Nachvollziehbarkeit nach DSGVO und GoBD).
Nachträgliche Änderungen an Rechnungen – z. B. Guthabenverrechnungen oder Korrekturen – werden daher nicht automatisch in einen bereits erstellten Zahllauf übernommen.

Kurz gesagt:
Der Zahllauf „friert“ den Stand der Rechnungen zum Erstellungszeitpunkt ein, um sicherzustellen, dass die Zahlungsdaten exakt denen entsprechen, die du an die Bank übergeben hast.
Daher sollte der Zahllauf immer dann generiert werden, wenn auch tatsächlich eingezogen wird. So stellst du sicher, dass alle Anpassungen berücksichtigt werden und keine falschen Beträge eingezogen werden.

Wie funktioniert die Abrechnung bei rückwirkend angelegten Verträgen?

Wenn ein Vertrag mit einem Startdatum in der Vergangenheit angelegt wird, erkennt kutego^® diesen Zeitraum automatisch. Fehlende Rechnungen werden täglich erstellt, bis der rückwirkende Zeitraum vollständig abgerechnet ist. Danach läuft die Abrechnung wieder im normalen Rhythmus weiter. Manuelle Nachberechnungen sind nicht mehr notwendig. Bitte prüfe daher das Startdatum sorgfältig – bei Fehlern solltest du den Vertrag korrigieren oder neu anlegen.

Wofür braucht man sevDesk oder LexOffice?

sevDesk und LexOffice sind Buchhaltungsprogramme, die dir helfen, deine Einnahmen und Ausgaben korrekt zu erfassen und für das Finanzamt aufzubereiten. Sie dienen als digitale Unterstützung für deine Buchhaltung – besonders dann, wenn du keinen Steuerberater hast oder selbst einen Teil der Buchführung übernehmen möchtest.
Wie funktioniert das Zusammenspiel mit kutego^®?
In kutego^® werden drei Arten von Belegen erstellt:

• Rechnungen
• Stornorechnungen
• Quittungsbelege
  Diese Belege können automatisch an sevDesk oder LexOffice übergeben werden. Mit SevDesk oder LexOffice kannst du diese Belege buchhalterisch für das Finanzamt aufbereiten.

Du musst deine Belege also nicht doppelt anlegen. kutego^® erstellt – die Buchhaltungssoftware übernimmt.
Wenn du einen Steuerberater hast, sind die Programme in der Regel nicht erforderlich, da er diese Buchungen für dich übernimmt.

Warum kann mein Kunde den Rabattcode nur einmal verwenden?

Wenn du einen Rabattcode mit unbegrenzter Häufigkeit erstellst, kannst du zusätzlich festlegen, wie oft derselbe Kunde den Code verwenden darf.
Damit bestimmst du individuell, wie häufig ein Rabatt pro Kunde gilt – unabhängig davon, wie viele Kunden den Code insgesamt nutzen.

Wie setzt sich der Verwendungszweck im sevDesk/LexOffice-Export zusammen?

Der Verwendungszweck wird beim Export automatisch wie folgt aufgebaut:
Rechnungsnummer | Verwendungszweck | PayPal-Transaktionsnummer Die PayPal-Transaktionsnummer erscheint nur bei Zahlungen über PayPal. So kannst du Buchungen in sevDesk und LexOffice leicht identifizieren.

Wie kann ich einen Ratenvertrag anlegen?

Einen Ratenvertrag legst du direkt beim Erstellen der Rechnung an. Du erstellst die Rechnung ganz normal und scrollst anschließend unterhalb der Rechnungspositionen zur Zeile „Raten“. Dort wählst du die gewünschte Anzahl an Raten aus. Sobald du die Rechnung speicherst, erstellt das System automatisch den vollständigen Ratenvertrag. Gleichzeitig wird auch das erste Zahlungsziel fällig.

Wann werden die Zahlungsziele aus Ratenverträgen erstellt?

Das System erzeugt die Zahlungsziele der einzelnen Raten automatisch in einem monatlichen Rhythmus - ausgehend vom Anlegen der Rechnung, bis die vereinbarte Anzahl der Raten erreicht ist. Die Zahlungsziele der Ratenvereinbarung können bei Bedarf individuell angepasst werden.

Meine Rechnungen werden nicht an sevDesk / LexOffice übertragen – woran liegt das?

Wenn deine Rechnungen nicht an dein Buchhaltungsprogramm übertragen werden, können dafür mehrere Gründe verantwortlich sein. Überprüfe zuerst unter Finanzen > Einstellungen, ob die Schnittstelle zu sevDesk oder LexOffice korrekt aktiviert ist. Stelle außerdem sicher, dass in kutego^® und in deinem Buchhaltungsprogramm identische Umsatzsteuersätze hinterlegt und verwendet werden. Abweichende Steuersätze führen dazu, dass die Rechnung nicht verarbeitet werden kann.
Ein weiterer möglicher Grund: Die Rechnung wurde in deinem Buchhaltungsprogramm bereits verbucht. In diesem Fall lässt sich dieselbe Rechnung nicht erneut übertragen.

Wie verbuche ich Erstattungen und Quittungen aus kutego^® richtig? Welche Belege aus kutego^® sind für die Buchhaltung relevant?

kutego^® stellt unterschiedliche Belegarten bereit, die nicht alle gleich behandelt werden dürfen.
Diese Belege musst du buchhalterisch verbuchen (steuerlich relevant):

• Rechnungen
• Stornorechnungen
• Minus-Erstattungsbelege (z. B. bei „Tag fällt aus > Erstatten“)
  Diese Belege wirken sich auf deinen Umsatz und die Umsatzsteuer aus und müssen vollständig in deiner Buchhaltung verbucht werden.

Diese Belege dienen nur der Zahlungs- und Guthabenübersicht:

• Quittungen
• Guthabenbewegungen
• Auszahlungen aus Kundenguthaben
  Diese Belege sind steuerlich neutral und werden nicht als Umsatz oder Aufwand gebucht, sondern über ein Verrechnungskonto.
  Wichtig: Quittungen sind keine Rechnungen und dürfen nicht als Erlös oder Ausgabe verbucht werden.

Warum gibt es sowohl Minus-Erstattungsbelege als auch Quittungen?

• Der Minus-Erstattungsbeleg regelt die Umsatzsteuerkorrektur (Entgeltminderung nach § 17 UStG).
• Die Quittung dokumentiert lediglich den Geld- oder Guthabenfluss (z. B. Guthaben entsteht, wird genutzt oder ausgezahlt).
  Beide Belege erfüllen unterschiedliche Zwecke und ergänzen sich.

Brauche ich ein Verrechnungskonto für Kundenguthaben?

Ja. Ein Verrechnungskonto für Kundenguthaben ist notwendig, um:

• Guthaben korrekt nachzuverfolgen
• Auszahlungen oder Verrechnungen sauber abzubilden (Quittungsbelege)
• die Buchhaltung nachvollziehbar und prüfungssicher zu halten
  Über dieses Konto wird keine Umsatzsteuer gebucht.

Kann ich mehrere Rechnungen gleichzeitig stornieren?

Ja. Du kannst in der Rechnungsübersicht sowie im Mahnwesen mehrere Rechnungen markieren und diese über Tools gesammelt stornieren.

Kann ich einen Stornierungsgrund für alle Rechnungen festlegen?

Ja. Beim Stornieren als Massenaktion wird ein einheitlicher Stornierungsgrund für alle ausgewählten Rechnungen hinterlegt.

Was passiert mit Teilnehmern und Verträgen bei einer Massenstornierung?

Du kannst während der Stornierung entscheiden, ob Teilnehmer aus den zugehörigen Kursterminen entfernt und ob verknüpfte Verträge beendet werden sollen.

Ist die Massenstornierung auch im Mahnwesen möglich?

Ja. Unter Finanzen > Mahnwesen > Mahnungen stehen dir die gleichen Massenaktionen wie in der Rechnungsübersicht zur Verfügung.

Kann ich Rechnungen gesammelt als uneinbringlich markieren?

Ja. Diese Funktion findest du im Mahnwesen unter Tools und kannst sie als Massenaktion nutzen.

Warum wird bei meinem Kaufgutschein keine Mehrwertsteuer (MwSt.) ausgewiesen?

Der Kaufgutschein wird ohne ausgewiesene Mehrwertsteuer angezeigt, da es sich um einen sogenannten Mehrzweck-Gutschein im Sinne des § 3 Umsatzsteuergesetz handelt.
Das bedeutet:
Zum Zeitpunkt des Kaufs steht noch nicht fest, welche Leistung später in Anspruch genommen wird und welcher Steuersatz (z. B. 7 % oder 19 %) dafür gilt.
Deshalb wird die Mehrwertsteuer erst bei Einlösung des Gutscheins berechnet – also dann, wenn klar ist, wofür der Gutschein verwendet wird.

Kann ich eine bereits erstellte Rechnung noch bearbeiten?

Ja, solange der Zahlstatus einer Rechnung noch offen ist, kannst du sie bearbeiten. Klicke dazu auf den orangefarbenen Stift-Icon in der Detailansicht der Rechnung, um Details anzupassen, neue Rechnungspositionen hinzuzufügen oder zu ändern.

Was passiert nach einer Bearbeitung mit meiner Rechnung?

Jede Änderung an einer Rechnung wird gemäß GoBD nachvollziehbar dokumentiert. Nach der Bearbeitung wird automatisch eine neue Rechnungsversion mit Versionsnummer erstellt. Alle bisherigen Versionen bleiben erhalten und sind als PDF abrufbar.

Wie rufe ich ältere Versionen einer Rechnung auf?

Alle Versionen einer Rechnung sind als PDF über den blauen Zahnrad-Button oben rechts in der Detailansicht abrufbar. Bitte beachte: Für dich und deinen Kunden gilt ausschließlich die letzte Version.

Was muss ich beachten, wenn ich eine Rechnung nach der Buchung in der Buchhaltung ändere?

Wurde eine Rechnung bereits steuerrechtlich in der Buchhaltung erfasst, muss die Buchung entweder mit dem neuen PDF als Beleg korrigiert oder eine entsprechende Gegenbuchung vorgenommen werden.

Welche Änderungen an Rechnungspositionen sind möglich?

Du kannst einzelne Positionen inhaltlich oder preislich ändern, neue Positionen hinzufügen oder bestehende stornieren. Gutschriften für ausgefallene Termine (Kundenguthaben) werden vom System automatisch als Position eingefügt.

Kann ich die Adresse oder E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers nachträglich korrigieren?

Ja, du kannst diese Angaben direkt in der Rechnung anpassen. Wichtig: Änderungen in den Kundenstammdaten (z. B. Adresse oder E-Mail) werden nicht automatisch in bereits erstellte Rechnungen übernommen – diese müssen bei Bedarf manuell in der jeweiligen Rechnung korrigiert werden.

Was ist der Unterschied zwischen XS2A und FinTS?

Die beiden Schnittstellen ergänzen sich und können parallel genutzt werden. XS2A überträgt Zahlungseingänge von deiner Bank an kutego® – damit funktioniert der automatische Zahlungsabgleich. FinTS überträgt Zahlungen von kutego® an deine Bank – damit kannst du Rücküberweisungen und Lastschriften direkt aus der Software heraus auslösen.

Warum kann ich keine Lastschriften mehr einziehen?

Die Lastschriftfunktion kann nicht mehr automatisch ermittelt werden und muss einmalig manuell aktiviert werden. Gehe dazu auf Finanzen > Einstellungen > Bankverbindung und setze den Haken bei „SEPA Lastschrift in Zahlläufen”. Erst danach stehen dir Lastschrifteinzüge über die Bankschnittstelle zur Verfügung.

Was hat sich bei der Bankschnittstelle geändert?

Die Bankanbindung in kutego® läuft seit Mai 2026 über die neue aktualisierte finAPI-Schnittstelle. Dadurch stehen dir über 200 zusätzliche Banken zur Verfügung – darunter auch Direktbanken und Neobanken. Beim Verbinden einer Bank, bei Überweisungen und Lastschriften wirst du direkt zur finAPI weitergeleitet – das bisherige Popup-Fenster entfällt. Transaktionen werden nicht mehr nur zweimal täglich abgerufen, sondern fortlaufend: Sobald ein Abgleichslauf abgeschlossen ist, startet automatisch der nächste. Neue Zahlungseingänge werden dadurch nahezu in Echtzeit erkannt.
Wichtig für alle, die Lastschriften nutzen: Die Lastschriftfunktion muss einmalig manuell unter Finanzen > Einstellungen > Bankverbindung aktiviert werden, da sie nicht mehr automatisch ermittelt werden kann.

Wie sicher ist die finAPI-Schnittstelle?

Die finAPI-Schnittstelle ist von der BaFin lizenziert und beaufsichtigt, TÜV-zertifiziert und nutzt die regulierte PSD2-Bankenschnittstelle (XS2A). Alle Daten werden ausschließlich auf deutschen Servern verarbeitet. Ohne deine ausdrückliche Zustimmung wird kein Kontenzugriff hergestellt.

Wie oft werden meine Transaktionen abgerufen?

Die Transaktionen werden fortlaufend abgerufen. Sobald ein Abgleichslauf abgeschlossen ist, startet automatisch der nächste. Damit entfällt die bisherige Beschränkung auf zwei Abrufe pro Tag – Zahlungseingänge werden nahezu in Echtzeit erkannt und offenen Rechnungen zugeordnet.

Warum öffnet sich beim Verbinden meiner Bank kein Popup mehr?

Das bisherige Popup-Fenster wurde durch eine direkte Weiterleitung zur finAPI ersetzt. Du wirst jetzt beim Verbinden einer Bank, bei Überweisungen und bei Lastschriften direkt auf die finAPI-Seite geleitet, wo du dich über das Sicherheitsverfahren deiner Bank legitimierst. Der Ablauf ist dadurch stabiler und kompatibler mit verschiedenen Browsern und Geräten.

Was ist der Unterschied zwischen einer Quittung und einer Rechnung?

Eine Rechnung dokumentiert eine erbrachte Leistung und ist umsatzsteuerlich relevant. Eine Quittung dokumentiert ausschließlich einen Geld- oder Guthabenfluss – z. B. eine Einzahlung ins Kundenguthaben oder eine Auszahlung. Quittungen sind steuerlich neutral und dürfen nicht als Umsatz oder Aufwand gebucht werden.

Wann wird automatisch eine Quittung erstellt?

Eine Quittung wird automatisch erstellt, wenn Kundenguthaben über eine der folgenden Zahlarten eingezahlt wird: Zahlung vor Ort, Lastschrift, Überweisung, PayPal oder Zahlung auf Rechnung. Bei Saldenvortrag und Kulanz wird keine Quittung erstellt. Ebenso wird beim Auszahlen von Kundenguthaben automatisch ein Quittungsbeleg erzeugt.

Wie kann ich eine Quittung erneut per E-Mail versenden?

Öffne Finanzen > Quittungen, suche die entsprechende Quittung und klicke am Ende der Zeile auf den Button „Aktion”. Dort findest du die Option, die Quittung erneut per E-Mail zu versenden.

Kann ich eine Einzahlung ins Kundenguthaben nachträglich ändern?

Nein. Einzahlungen ins Kundenguthaben können nachträglich nicht direkt geändert werden. Das entspricht den Vorgaben des § 146a der Abgabenordnung (AO).
Falls du eine falsche Einzahlung getätigt hast, gehe wie folgt vor:
Zahle das Guthaben über den Button „Guthaben auszahlen” zunächst aus. Dadurch wird ein Auszahlungsbeleg erstellt und das Guthaben ausgebucht. Anschließend kannst du die Einzahlung mit dem korrekten Betrag erneut vornehmen.

Wie zahle ich Kundenguthaben manuell ein, wenn ich keine Bankschnittstelle nutze?

Öffne das Kundenkonto, wechsle zum Reiter „Kundenguthaben” und klicke auf „Guthaben einzahlen”. Wähle die passende Zahlart aus und trage den Betrag ein.

Was bedeuten die verschiedenen Status in der Stornierungsübersicht?

• Keine: Eine offene Rechnung wurde storniert, ohne dass ein Geldfluss stattgefunden hat. Keine weitere Aktion erforderlich.
• Noch offen: Die Stornierung ist noch nicht abgeschlossen – du musst noch entscheiden, wie der Betrag erstattet wird.
• Interne Verrechnung: Der Erstattungsbetrag wurde dem Kundenguthaben zugewiesen.
• Gutschein: Der Erstattungsbetrag wurde dem Kunden als Gutschein gutgeschrieben.

Wie erstatte ich einen Betrag nach einer Stornierung direkt auf das Kundenkonto?

Gehe zu Finanzen > Stornierungen und klicke am Ende der Stornorechnung auf den orangenen Aktions-Button. Wähle „Kundenguthaben zuweisen”. Das Guthaben wird automatisch mit der nächsten Rechnung verrechnet oder kann auf Wunsch des Kunden erstattet werden.

Wie erstatte ich einen Betrag nach einer Stornierung per Überweisung?

Klicke in der Stornierungsübersicht auf den Aktions-Button der entsprechenden Stornorechnung und wähle „Rückerstattung”. Voraussetzung ist, dass die Bankverbindung des Kunden im Kundenkonto hinterlegt ist und die finAPI-Schnittstelle aktiviert ist. Hast du keine Bankschnittstelle, überweise den Betrag manuell und markiere die Stornorechnung anschließend als „zurückerstattet”.

Wie gebe ich einen Erstattungsbetrag als Gutschein aus?

Öffne Finanzen > Stornierungen, klicke auf den Aktions-Button der entsprechenden Stornorechnung und wähle „Als Gutschein erstatten”. kutego® generiert automatisch einen Wertgutschein in Höhe des Erstattungsbetrags und sendet dem Kunden den Gutschein-Code per E-Mail.

Wie erstelle ich einen Kaufgutschein?

Gehe zu Finanzen > Gutscheine und klicke oben rechts auf „Anlegen”. Aktiviere den Status auf „Aktiv” und schalte das Feld „Kauf-Gutschein” ein. Vergib eine Bezeichnung, lege den Wert fest und speichere. Der Gutschein erscheint dann automatisch auf deiner Homepage über das Gutschein-Modul.

Wie erstelle ich einen Rabattcode?

Gehe zu Finanzen > Gutscheine und klicke auf „Anlegen”. Vergib eine Bezeichnung und einen Code, wähle den Typ (Prozent oder fester Euro-Betrag) und lege den Wert fest. Optional kannst du den Code auf bestimmte Angebote begrenzen, eine maximale Nutzungshäufigkeit oder eine Befristung festlegen.
Alternativ kannst du in deinen Angeboten auch direkte Rabattregeln definieren, beispielsweise für Frühbucher-Rabatt, Last-Minute-Angebote, Teilnehmerrabatte oder Aktionscodes generieren.

Wie lange ist ein Kaufgutschein gültig?

Kaufgutscheine haben standardmäßig keine Befristung und können so lange eingesetzt werden, bis das Guthaben vollständig aufgebraucht ist.

Kann ein Gutschein von mehreren Kunden verwendet werden?

Ja, sofern du beim Rabattcode die Häufigkeit auf „Unbegrenzt” gesetzt hast. Zusätzlich kannst du über das Feld „Häufigkeit pro Kunde” festlegen, wie oft ein einzelner Kunde den Code nutzen darf.

Wann wird das Gutschein-Feld bei der Buchung nicht angezeigt?

Das Gutschein-Feld wird in folgenden Fällen nicht angezeigt:

• Externe Bezahlung ist aktiv
• Der Kunde kauft einen Gutschein (kein Gutschein auf Gutschein)
• Der Kunde trägt sich auf die Warteliste ein
• Der Kunde bucht eine Mitgliedschaft
• Das Finanzpaket ist nicht aktiviert
• Das Angebot ist kostenlos

Wie kann ich das Design meines PDF-Gutscheins anpassen?

Gehe zu Finanzen > Einstellungen > PDF Gutscheine und lade dort eine eigene Grafik für den unteren Bereich des Gutscheins hoch. Über den „Vorschau”-Button kannst du dir das Ergebnis vorab ansehen.

Für welche Zahlarten gilt das Mahnwesen?

Das Mahnwesen greift ausschließlich für die Zahlarten Überweisung und PayPal. Die Zahlarten Lastschrift und Zahlung vor Ort sind ausgeschlossen, da der Einzug dort direkt gesteuert wird.

Kann ich für bestimmte Kurse einen anderen Mahnlauf verwenden?

Ja. Du kannst in einer Kurskategorie einen individuellen Mahnlauf hinterlegen, der dann für alle Kurse dieser Kategorie gilt. Beim manuellen Anlegen einer Rechnung kannst du den Mahnlauf ebenfalls individuell auswählen.

Kann ich das Mahnwesen für eine bestimmte Kurskategorie komplett deaktivieren?

Ja. Gehe in die Einstellungen der jeweiligen Kurskategorie und deaktiviere dort das Mahnwesen. Alle Rechnungen dieser Kategorie werden dann vom Mahnprozess ausgeschlossen.

Kann ich Mahnungen auch per Brief versenden?

Ja. In jeder Mahnstufe gibt es die Option „Briefversand aktivieren”. Ist diese aktiv, wird die Mahnung zusätzlich zur E-Mail automatisch an einen Briefdienstleister übergeben, der sie im Namen deines Unternehmens postalisch zustellt. Die Kosten betragen 1,10 € pro Mahnung.

Was muss ich beachten, bevor ich die Aktion „Tag fällt aus > Erstatten” ausführe?

Damit die Erstattung korrekt berechnet werden kann, muss ein Erstattungspreis pro Kurstag hinterlegt sein:

• Bei Blockkursen trägst du den Erstattungspreis im Reiter „Kundenpreise” des Kurstermins ein. Fehlt dieser, wirst du beim Ausführen der Aktion darauf hingewiesen und musst ihn zunächst nachtragen.
• Bei Dauerkursen / Verträgen prüft kutego® automatisch, ob im Vertrag ein Erstattungspreis/Kurstag definiert ist. Ist das nicht der Fall, wird der Preis aus der hinterlegten Laufzeitvorlage verwendet.

Wie führe ich einen Lastschrift-Zahllauf durch?

Gehe zu Finanzen > Lastschriften und klicke oben rechts auf „Zahllauf generieren”. Alle offenen Rechnungen mit Zahlart Lastschrift und erreichter Fälligkeit werden automatisch zu einem Zahllauf zusammengefasst. Über das blaue Lupen-Icon kannst du den Zahllauf noch einmal prüfen und bei Bedarf einzelne Rechnungen entfernen. Wenn alles korrekt ist, schließe den Zahllauf über den orangenen Button „Zahllauf abschließen” ab. Anschließend kannst du ihn über den grünen Button „Lastschriften einreichen” direkt an deine Bank übermitteln – dafür ist eine einmalige Legitimation über das Sicherheitsverfahren deiner Bank erforderlich.
Hast du keine Bankschnittstelle, kannst du den Zahllauf über den lila Button „Bankdatei herunterladen” als Datei exportieren und manuell in dein Bankportal hochladen.

Zieht kutego® Lastschriften automatisch ein?

Nein. kutego® zieht Lastschriften nicht automatisch ein. Du musst den Zahllauf aktiv an deine Bank übermitteln. Erst nach deiner ausdrücklichen Bestätigung und Legitimation über das Sicherheitsverfahren deiner Bank wird der Zahllauf eingereicht. kutego® wird ohne deine Zustimmung keine Zahlungen in deinem Namen auslösen.

Wie richte ich meine Bankverbindung für Überweisungen ein?

Gehe zu Finanzen > Einstellungen > Bankverbindung und trage dort deine Bankdaten ein. Diese werden auf allen Rechnungen bei der Zahlart „Überweisung” angezeigt. kutego® generiert automatisch einen Zahlungs-QR-Code, den deine Kunden direkt scannen können, um die Überweisung bequem durchzuführen.

Welchen Kontonamen muss ich in den Finanzeinstellungen hinterlegen?

Ab Oktober 2025 gilt: Der Kontoname muss identisch mit dem Kontoinhaber sein. Der Kontoname wird auf allen Rechnungen angezeigt und automatisch aus Finanzen > Einstellungen > Kontoinhaber übernommen – nicht mehr aus den Unternehmensinformationen. Bitte stelle sicher, dass dieser Eintrag korrekt ist.

Wie lege ich fest, ob meine Preise in Netto oder Brutto eingegeben werden?

Gehe zu Finanzen > Einstellungen > Steuern. Dort kannst du festlegen, ob du Preise im System in Netto oder Brutto eingibst und ob sie deinen Kunden entsprechend angezeigt werden sollen.

Wie definiere ich meinen Standard-Mehrwertsteuersatz?

Unter Finanzen > Einstellungen > Steuern kannst du deinen Standard-Mehrwertsteuersatz festlegen. Dieser wird automatisch auf alle Angebote angewendet. Für einzelne Angebote kannst du bei Bedarf einen abweichenden Steuersatz direkt am Angebot hinterlegen.

Welche steuerrelevanten Informationen muss ich im System hinterlegen?

Damit deine Dokumente den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, hinterlege unter Finanzen > Einstellungen > Steuern folgende Angaben:

• Steuernummer
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID)
• Finanzamt
• Optional: Registrierungsregister (nur für juristische Personen)

Wie richte ich den Nummernkreis für meine Rechnungen ein?

Gehe zu Finanzen > Einstellungen > Nummernkreise. Dort legst du die Länge der Rechnungsnummer, einen optionalen Prefix (z. B. „RE2024-“) und den Startwert fest. Wenn du den Platzhalter [year] im Prefix verwendest, setzt kutego® die Nummernkreise automatisch jährlich zurück. Wichtig: Sobald eine erste Rechnung erstellt wurde, kann der Nummernkreis nicht mehr verändert werden – richte ihn daher sorgfältig ein, bevor du die erste Rechnung stellst.

Wie lege ich die Fälligkeit meiner Rechnungen fest?

Unter Finanzen > Einstellungen > Optionen kannst du zwischen zwei Fälligkeitsoptionen wählen: Fälligkeit zum Kurs- oder Terminbeginn oder Fälligkeit ab Rechnungsstellung (z. B. 14 Tage). Hast du „Fälligkeit ab Kursbeginn” gewählt, der Kurs aber bereits begonnen oder startet in weniger als fünf Tagen, greift automatisch die Fälligkeit ab Rechnungsstellung – damit dein Kunde immer ausreichend Zeit zur Zahlung hat. Eine individuelle Fälligkeit am Kurstermin hat dabei immer Vorrang gegenüber der allgemeinen Einstellung.

Wie aktiviere ich PayPal als Zahlungsmethode?

Gehe zu Finanzen > Einstellungen > Bezahlmethoden und aktiviere „PayPal Checkout”. Wähle den Live-Modus und trage deine REST API Client-ID ein. Diese findest du in deinem PayPal-Geschäftskonto unter Händler-Tools > API-Zugriff. Speichere die Einstellungen – PayPal steht danach deinen Kunden als Zahlungsmethode zur Verfügung.

Wie aktiviere ich SumUp als Online-Zahlungsmethode?

Gehe zu Finanzen > Einstellungen > Bezahlmethoden und klicke auf „Account verknüpfen”. Melde dich mit deinen SumUp-Zugangsdaten an und aktiviere den gewünschten Modus. Sobald die Verbindung besteht, steht SumUp deinen Kunden bei der Online-Buchung als Direktzahlungsmethode zur Verfügung. Unterstützt werden Kreditkartenzahlungen via VISA, Mastercard und American Express. Die Rechnung wird erst erstellt und der Teilnehmer erst eingebucht, wenn die Zahlung vollständig eingegangen ist.

Wie verbinde ich ein SumUp Kartenterminal für Zahlungen vor Ort?

Gehe zu Finanzen > Einstellungen > Bezahlmethoden und klicke auf „Terminal hinzufügen”. Stelle sicher, dass dein SumUp Solo-Terminal mit dem WLAN verbunden ist, die aktuelle Softwareversion (mind. 3.3.23.x) installiert ist und du am Terminal abgemeldet bist. Folge den Anweisungen zur Verknüpfung über den API-Bereich des Terminals und trage den angezeigten Verifizierungscode in kutego® ein. Nach erfolgreicher Verknüpfung kannst du Zahlungen direkt aus der Detailansicht einer offenen Rechnung über den schwarzen Button „via Karten-Terminal zahlen” auslösen. Wichtig: Es wird ausschließlich das SumUp Solo-Terminal unterstützt.

Kann ich SumUp Online und das Kartenterminal gleichzeitig nutzen?

Ja. Beide Methoden können unabhängig voneinander aktiviert und auch zusammen genutzt werden.

Wie stelle ich eine Stornierungsgebühr oder Stornierungsfrist ein?

Gehe zu Finanzen > Einstellungen > Optionen. Dort kannst du eine Stornierungsgebühr sowie eine Stornierungsfrist hinterlegen. Stornierungen werden immer manuell über dich abgewickelt – kutego® erstellt dabei automatisch eine Stornorechnung. Du kannst außerdem festlegen, was standardmäßig mit dem Erstattungsbetrag passieren soll, z. B. automatisch dem Kundenguthaben zuweisen.

Wie aktiviere ich die Gläubiger-ID für Lastschriften?

Eine Gläubiger-ID ist Voraussetzung für den Lastschrifteinzug. Falls du noch keine hast, kannst du sie bei der Deutschen Bundesbank beantragen: https://extranet.bundesbank.de/scp/beantragungCI/lizenz.xhtml. Trage sie anschließend unter Finanzen > Einstellungen > Bezahlmethoden > Lastschrift ein.

Wie verbinde ich kutego® mit LexOffice oder sevDesk?

Gehe zu Finanzen > Einstellungen und öffne den entsprechenden Reiter für LexOffice oder sevDesk. Trage dort deine Zugangsdaten ein und aktiviere die Schnittstelle. Ab diesem Zeitpunkt werden Rechnungen, Stornorechnungen und Quittungen automatisch an dein Buchhaltungsprogramm übertragen.

Welche Belege werden automatisch an LexOffice oder sevDesk übertragen?

kutego® überträgt folgende Belege automatisch:

• Rechnungen
• Stornorechnungen
• Quittungsbelege (bei LexOffice manuell exportieren + hochladen)

Die Belege werden als strukturierte Daten sowie als PDF übermittelt.

Was ist der Unterschied zwischen dem LexOffice- und dem sevDesk-Export?

Beide Programme erhalten Rechnungen, Stornorechnungen und Quittungen. sevDesk empfängt zusätzlich automatisch den Zahlungsstatus der Rechnungen, sodass die manuelle Buchung des Zahlstatus entfällt. Außerdem kannst du bei sevDesk unterschiedliche Verrechnungskonten für Lastschriften, Kundenguthaben und Rückerstattungen auswählen. Der automatische Import ist derzeit nur über sevDesk möglich – bei LexOffice müssen Quittungen manuell exportiert und hochgeladen werden.

Wie exportiere ich Quittungen für LexOffice?

Gehe zu Finanzen > Quittungen und wähle über den Tools-Button die gewünschten Quittungen aus. Exportiere sie als PDF oder CSV. Öffne anschließend in LexOffice die Belegerfassung und lade die Dateien dort hoch. Eine direkte automatische Übertragung von Quittungen ist bei LexOffice derzeit nicht möglich.

Ab welchem Tarif kann ich die Lexware- oder sevDesk-Schnittstelle nutzen?

Die Lexware-Schnittstelle (ehemals LexOffice) ist ab dem Tarif XL nutzbar. Wichtig: Es wird ausschließlich die cloudbasierte Version von Lexware unterstützt. Alle Desktop-Varianten von Lexware (z. B. Lexware Buchhaltung, Lexware lohn+gehalt) haben keinen Zugang zur Schnittstelle und können nicht angebunden werden.
Die sevDesk-Schnittstelle steht ab dem Tarif Buchhaltung Pro zur Verfügung.

Wie wird der Leistungszeitraum an LexOffice und sevDesk übermittelt?

Bei LexOffice wird das Leistungsdatum übermittelt. Bei einem Leistungszeitraum wird nur der letzte Tag übertragen, da LexOffice an dieser Stelle nur ein einzelnes Datum verarbeiten kann. sevDesk empfängt sowohl das Leistungsdatum als auch den vollständigen Leistungszeitraum von/bis.

Was ist der Unterschied zwischen der Lexware- und der sevDesk-Schnittstelle?

Beide Programme erhalten Rechnungen, Stornorechnungen und Quittungen aus kutego®. Es gibt jedoch folgende Unterschiede:

• Zahlungsstatus: sevDesk empfängt automatisch den Zahlungsstatus der Rechnungen – eine manuelle Buchung des Zahlstatus entfällt. Bei Lexware ist das nicht möglich.
• Verrechnungskonten: Bei sevDesk kannst du separate Verrechnungskonten für Lastschriften, Kundenguthaben und Rückerstattungen definieren.
• Leistungszeitraum: sevDesk empfängt den vollständigen Leistungszeitraum von/bis. Lexware kann nur ein einzelnes Datum verarbeiten – bei einem Zeitraum wird daher nur der letzte Tag übermittelt.
• Automatischer Import: Quittungen werden nur bei sevDesk automatisch importiert. Bei Lexware müssen Quittungen manuell exportiert und in der Belegerfassung hochgeladen werden.

Was mache ich, wenn meine Bankverbindung unterbrochen wurde?

Aus Sicherheitsgründen wird die Bankverbindung alle 90 Tage automatisch unterbrochen – ähnlich wie beim Online-Banking. Du erhältst in diesem Fall eine Benachrichtigung von kutego®.
So stellst du die Verbindung wieder her:
Gehe zu Finanzen > Bankkonto und klicke oben rechts auf den blauen Button „Transaktionen abrufen” > „Manuell”. Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in dem du dich einmalig über das Sicherheitsverfahren deiner Bank legitimierst. Danach ist die Schnittstelle wieder vollständig aktiv.
Wichtig: Transaktionen, die während der Unterbrechung eingegangen sind und rückwirkend abgerufen werden, werden nicht automatisch mit offenen Rechnungen verknüpft. Prüfe daher nach der erneuten Verbindung die Transaktionsliste und ordne nicht zugeordnete Zahlungen manuell zu – über den orangenen Button am Ende der jeweiligen Zeile.

Ich habe den Haken bei Lastschriften gesetzt, aber die Funktion taucht nicht in meinen Features auf. Ist das ein Fehler?

Nein, das ist kein Fehler. Die Lastschriften werden erst als aktives Feature in den Finanzeinstellungen angezeigt, nachdem du eine erste Lastschrift erfolgreich eingereicht hast. Gehe dazu nach dem Speichern der Einstellung auf Finanzen > Lastschriften und reiche über den Button „Lastschrift einreichen” eine Transaktion ein. Sobald diese erfolgreich verarbeitet wurde, erscheint die Funktion automatisch.

Meine erste Lastschrift ist fehlgeschlagen. Was kann ich tun?

Prüfe bitte folgende Punkte: Ist deine Bankverbindung unter Finanzen > Einstellungen > Bankverbindung aktiv und korrekt eingerichtet? Ist dein Konto bei deiner Bank für Online-Lastschriften freigeschaltet? Ist die BLZ deiner Bank an das Online-Lastschriftsystem angeschlossen? Hast du die korrekten zusätzlichen Bankarbeitstage unter Finanzen > Einstellungen > Bezahlmethode hinterlegt? Falls du dir bei den letzten beiden Punkten unsicher bist, wende dich direkt an deine Bank – die können dir weiterhelfen.

Was ist finAPI und warum nutzt kutego® diese Schnittstelle?

finAPI ist einer der führenden Open-Banking-Anbieter in Deutschland. Die Schnittstelle ist von der BaFin lizenziert, TÜV-zertifiziert und nutzt die regulierte PSD2-Bankenschnittstelle. Dadurch können wir dir eine sichere, automatische Bankanbindung mit Zahlungsabgleich und Lastschrifteinzug anbieten – ohne dass du SEPA-XML-Dateien manuell erstellen und versenden musst.

Sind meine Bankdaten bei kutego® sicher?

Ja. Die Bankanbindung läuft über finAPI, einen von der BaFin lizenzierten und beaufsichtigten Dienst. Die Verbindung ist TÜV-zertifiziert (Trusted Site Privacy), PSD2-konform und alle Daten werden ausschließlich auf deutschen Servern verarbeitet. kutego® selbst speichert keine Zugangsdaten zu deinem Online-Banking.

Kann kutego® ohne meine Zustimmung auf mein Konto zugreifen?

Nein. Ein Kontozugriff wird ausschließlich mit deiner ausdrücklichen Zustimmung hergestellt. Du autorisierst die Verbindung selbst über dein Online-Banking-Login. Ohne deine Freigabe findet kein Zugriff statt.

Was passiert mit meinen Daten, wenn ich die Bankverbindung trenne?

Wenn du die Bankverbindung entfernst, wird der Zugriff auf dein Konto sofort beendet und es werden keine neuen Daten mehr abgerufen.

Was ist der gesetzliche Widerrufs-Button und warum wurde er eingeführt?

Ab dem 19. Juni 2026 schreibt § 356a BGB vor, dass Unternehmen, die Verträge mit Verbrauchern online abschließen, eine elektronische Widerrufsfunktion bereitstellen müssen. Der Button „Vertrag widerrufen” ermöglicht es deinen Kunden, ihren Widerruf jederzeit und ohne Anmeldung einzureichen.

Muss ich selbst etwas tun, damit der Widerrufs-Button auf meiner Seite erscheint?

Das kommt darauf an: Nutzt du das kutego^®-Webmodul, wird der Button automatisch im Fußbereich deiner Seite angezeigt — du musst nichts tun. Ohne Webmodul findest du den fertigen Link unter Inhalte veröffentlichen > Links und musst ihn selbst gut sichtbar auf deiner Webseite einbinden.

Warum muss der Widerrufs-Button genau „Vertrag widerrufen” heißen?

Diese Bezeichnung ist gesetzlich vorgeschrieben und darf nicht abgeändert werden. Nur mit dieser exakten Formulierung ist die gesetzliche Anforderung erfüllt.

Kann ein Kunde einen Widerruf auch ohne Kundenkonto einreichen?

Ja. Das Widerrufsformular funktioniert ohne Anmeldung — auch für Gastbuchungen. Der Kunde benötigt lediglich seinen Namen, seine E-Mail-Adresse und die Bestell- bzw. Rechnungsnummer aus seiner Buchungsbestätigung.

Was passiert automatisch, nachdem ein Kunde einen Widerruf abgeschickt hat?

Der Kunde erhält sofort eine automatische Eingangsbestätigung per E-Mail mit Datum und Uhrzeit. Die Software storniert jedoch nichts automatisch — du als Betreiber kannst den Widerruf anschließend unter Finanzen > Widerrufe prüfen und bearbeiten.

Wo finde ich eingegangene Widerrufe im Adminbereich?

Alle Widerrufe findest du unter Finanzen > Widerrufe. Bei offenen Vorgängen wird dir dort ein Benachrichtigungs-Badge angezeigt. Zusätzlich erhältst du täglich eine Erinnerungs-E-Mail, solange noch unbearbeitete Widerrufe vorliegen.

Welche Optionen habe ich bei der Bearbeitung eines Widerrufs?

Du kannst den Widerruf annehmen und den Kunden per E-Mail informieren, ihn annehmen ohne den Kunden zu benachrichtigen oder ihn mit einer individuellen Begründung ablehnen — ebenfalls mit optionaler E-Mail an den Kunden.

Wird die Rechnung automatisch storniert, wenn ich einen Widerruf annehme?

Nein. Das Annehmen eines Widerrufs löst keine automatische Stornierung aus. Klicke direkt auf die verknüpfte Rechnungsnummer und storniere die Rechnung wie gewohnt. Danach markierst du den Vorgang über „Als abgeschlossen markieren” als erledigt.

Was passiert beim Widerruf, wenn die Leistung bereits vor Ablauf der Widerrufsfrist begonnen hat?

Bei sofort beginnenden Leistungen — z. B. Mitgliedschaften — holt kutego^® im Buchungsprozess automatisch die gesetzlich nötige Zustimmung des Kunden zum vorzeitigen Leistungsbeginn ein. In diesem Fall erlischt das Widerrufsrecht. Das wird dir in der Detailansicht des Widerrufs sowie auf der Rechnung entsprechend angezeigt.

Ich habe eine eigene Widerrufsbelehrung hinterlegt — muss ich diese für den Widerrufs-Button anpassen?

Ja. Hast du in den Unternehmens-Einstellungen eine eigene Widerrufsbelehrung hinterlegt, wird sie nicht automatisch aktualisiert. Du solltest sie um einen Hinweis auf die Widerrufsfunktion ergänzen oder auf unsere Standard-Belehrung wechseln. Ein Hinweis-Banner im Adminbereich führt dich direkt zur richtigen Stelle.

Ich binde kutego^® per iFrame ein — was muss ich beim Widerrufs-Button beachten?

Den fertigen Link zur Widerrufsfunktion findest du unter Inhalte veröffentlichen > iFrame > Links. Binde ihn gut sichtbar auf jeder Seite deiner Webseite ein — mit der Beschriftung „Vertrag widerrufen”.