Häufige Fragen

Wie erstelle ich eine neue Rechnung manuell?

Öffne den Bereich Finanzen > Rechnungen und klicke oben rechts auf Anlegen.
Wähle den Kunden, füge die gewünschten Positionen hinzu (z. B. Kurs, Termin, Produkt, Paket, Mitgliedschaft, Sonstiges für freie Rechnungen) und überprüfe den Rechnungsentwurf. Anschließend kannst du die Rechnung speichern oder direkt per E-Mail versenden.

Wie sende ich eine Rechnung per E-Mail an den Kunden?

Beim Erstellen einer neuen Rechnung für einen Kunden findest du unten die Option „E-Mail-Bestätigung“. Ist diese aktiviert, erhält der Kunde nach dem Speichern automatisch eine Buchungsbestätigung mit der Rechnung als Anhang.
Um nachträglich Rechnungen erneut an den Kunden zu versenden, wählst du in der Rechnungsübersicht die gewünschten Rechnung aus, klickst auf Tools und wählst Rechnungen erneut versenden. kutego^® erstellt automatisch eine E-Mail mit der Rechnung im Anhang als PDF. Gleiches kannst du auch aus der Detailansicht der Rechnung über den blauen Zahnrad-Button erledigen. Der Versand wird im System dokumentiert, sodass du nachvollziehen kannst, wann und an wen die Rechnung verschickt wurde.

Wie kann ich mehrere Rechnungen gleichzeitig versenden?

Markiere in der Rechnungsübersicht alle Rechnungen, die du versenden möchtest, und öffne oben den Menüpunkt „Tools“. Dort kannst du „Rechnungen erneut versenden“ auswählen.
kutego^® verschickt daraufhin alle markierten Rechnungen automatisch an die hinterlegte Kundenadresse und vermerkt den Versand im Protokoll.

Wie kann ich eine Rechnung stornieren oder gutschreiben?

Öffne die entsprechende Detailansicht der Rechnung (durch Klick auf die Rechnungsnummer), klicke oben rechts auf den roten Button „Stornieren“.
kutego^® erstellt automatisch eine Stornorechnung. Diese findest du unter Finanzen > Stornierungen. Du kannst entscheiden, ob du den Betrag dem Kundenguthaben gutschreiben, zurückerstatten oder als Gutschein ausgeben möchtest.
Die Stornierung wird im System dokumentiert und die ursprüngliche Rechnung als storniert markiert.

Wie kann ich eine falsche Rechnungsadresse nachträglich korrigieren?

Setze zunächst den Zahlstatus der Rechnung auf offen (über das blaue Zahnrad oben rechts).
Anschließend kannst du in der Rechnungsmaske die Rechnungsadresse anpassen und die Rechnung neu speichern.
Trage den bereits erhaltenen Betrag bei bereits bezahlt ein, damit der Status automatisch beim Speichern wieder auf bezahlt gesetzt wird.
Wenn du möchtest, dass der Kunde die korrigierte Rechnung erhält, aktiviere beim Speichern den Schalter „E-Mail-Bestätigung“.

Wie kann ich Teilzahlungen oder Anzahlungen erfassen?

Öffne die Detailansicht der Rechnung und klicke auf „Rechnung bearbeiten“. Trage den Betrag der Teilzahlung bei „bereits bezahlt“ ein.
kutego^® erkennt automatisch, dass nur ein Teilbetrag eingegangen ist, und markiert die Rechnung als teilweise bezahlt.
Der Kunde erhält automatisch eine Mitteilung über den noch offenen Restbetrag, wenn du die “E-Mail-Bestätigung” beim Speichern aktivierst.

Wenn du den automatischen Zahlungsabgleich über die Bankschnittstelle (XS2A-Schnittstelle) nutzt, erfolgt die Zuordnung automatisch, und der Kunde wird per E-Mail über die Anzahlung informiert.

Wie markiere ich eine Rechnung als bezahlt?

Gehe zu Finanzen > Rechnungen, öffne die betreffende Rechnung und wähle über den Menüpunkt „Aktionen > Zahlstatus ändern“ die Option „Rechnung auf bezahlt setzen“. Du kannst dabei auch den Zahlungseingang und das Zahlungsdatum hinterlegen. Gleiches funktioniert auch über die Detailansicht der Rechnung oben rechts der grüne Button “Rechnung als bezahlt markieren”.
Wenn du mit der XS2A-Bankschnittstelle arbeitest, werden Zahlungen automatisch abgeglichen; manuell zugeordnete Zahlungen kannst du über Finanzen > Bankkonto mit einer Rechnung verknüpfen. Dafür klickst auf den orangenen Button “Transaktion zuordnen” rechts am Ende der Zeile und verknüpfst die Zahlung mit der zugehörigen Rechnung.

Wie kann ich eine Zahlung via Bankschnittstelle manuell mit einer Rechnung verknüpfen?

Öffne Finanzen > Bankkonto, suche die entsprechende Zahlung und klicke am Ende der Zeile auf den orangefarbenen Button. Wähle nun die passende Rechnung aus. Sobald die Zahlung zugeordnet ist, setzt kutego^® die Rechnung automatisch auf bezahlt oder teilweise bezahlt, abhängig vom Betrag.

Was mache ich, wenn eine Zahlung von der Bankschnittstelle nicht automatisch zugeordnet wurde?

Wenn eine Zahlung im Bankkonto auftaucht, aber keiner Rechnung zugeordnet werden konnte (z. B. durch falschen Verwendungszweck), kannst du sie manuell zuordnen.
Öffne Finanzen > Bankkonto, wähle die Zeile der Zahlung und klicke auf den orangefarbenen Button „Zahlung verknüpfen“. Wähle die passende Rechnung. kutego^® aktualisiert anschließend automatisch den Zahlungsstatus und informiert den Kunden per E-Mail.

Wie gehe ich vor, wenn eine Rechnung doppelt bezahlt wurde?

Falls ein Kunde einen Betrag doppelt überwiesen hat, kannst du die zweite Zahlung im Bankkonto dem Kundenguthaben zuordnen.
Öffne Finanzen > Bankkonto und klicke dazu auf den grünen Button am Ende der Zahlungszeile und wähle Zu Kundenguthaben hinzufügen. Das Guthaben wird automatisch mit der nächsten erstellten Rechnung verrechnet oder kann auf Wunsch des Kunden erstattet werden.
Arbeitest du nicht mit der Bankschnittstelle, öffne das Kundenkonto > Reiter “Kundenguthaben” und wähle Guthaben einzahlen.

Wie verknüpfe ich mein Bankkonto mit kutego^® für den automatischen Zahlungseingangs-Abgleich?

Aktiviere zunächst die Bankschnittstelle in deinen Finanzeinstellungen. Anschließend verknüpfst du die XS2A-Schnittstelle für den automatischen Zahlungsabgleich. Nach erfolgreicher Einrichtung erscheint links im Menü unter Finanzen ein neuer Reiter Bankkonto. Kutego führt dort zweimal täglich einen automatischen Abgleich deiner Zahlungseingänge durch. Die Software gleicht offene Rechnungen anhand des definierten Verwendungszwecks mit den Bankdaten ab – daher ist es wichtig, den von Kutego generierten Verwendungszweck auf deinen Rechnungen korrekt zu verwenden.

Wie ändere ich den Zahlungsstatus einer Rechnung oder markiere sie als bezahlt?

Öffne Finanzen > Rechnungen und klicke in der Rechnungsübersicht bei der betreffenden Rechnung rechts auf „Aktionen“. Dort findest du die Option Zahlstatus ändern, mit der du eine offene Rechnung manuell auf bezahlt setzen kannst – etwa, um Barzahlungen oder externe Überweisungen zu verbuchen. Wählst du diese Option, kannst du auch einen Geldeingang definieren, um die Buchhaltung korrekt und nachvollziehbar zu halten.

Wenn du mit der Bankschnittstelle (XS2A) arbeitest und eine Zahlung eingegangen ist, die nicht automatisch zugeordnet werden konnte (z. B. wegen eines falschen Verwendungszwecks), gehst du wie folgt vor:

1. Öffne Finanzen > Bankkonto
2. Suche die entsprechende Zahlung und klicke ganz rechts auf den orangefarbenen Button
3. Verknüpfe die Zahlung manuell mit der passenden Rechnung
   Ist die Rechnung damit vollständig bezahlt, wird sie automatisch auf bezahlt gesetzt. Bei Teilzahlungen wird eine Anzahlung verbucht, und der Kunde erhält automatisch eine E-Mail über den noch offenen Restbetrag.
   Falls eine Zahlung eingeht, ohne dass bereits eine Rechnung existiert, kannst du die Zahlung im Bankkonto über den grünen Button rechts dem Kundenguthaben zuordnen. Dieses Guthaben wird dann bei der nächsten Systemrechnung automatisch verrechnet – oder du kannst es manuell bei einer neu erstellten Rechnung anwenden.

Wie funktioniert das Mahnwesen (Zahlungserinnerungen und Mahnungen) in kutego^®?

Das Mahnwesen in Kutego ermöglicht dir, automatische Zahlungserinnerungen und Mahnungen zu versenden – basierend auf dem Fälligkeitsdatum der Rechnung. Es greift für die Zahlarten Überweisung und PayPal. Die Zahlarten Lastschrift und Zahlung vor Ort sind davon ausgeschlossen, da du in diesen Fällen selbst entscheidest, wann der Betrag eingezogen wird oder ob die Zahlung bar erfolgt.

Unter Finanzen > Mahnwesen > Mahnläufe findest du einen Standard-Mahnlauf, den du individuell anpassen kannst. Du legst dort fest:

• die Anzahl der Mahnstufen,
• die Zeitabstände, wann eine Stufe ausgelöst wird (z. B. 3 Tage nach Fälligkeit),
• und den Text der E-Mail, die an den Kunden gesendet wird.

Du kannst definieren, welche Stufe eine einfache Zahlungserinnerung (reine Info-Mail) ist und ab wann eine formelle Mahnung beginnt – diese wird dann auch unter Finanzen > Mahnwesen > Mahnungen aufgeführt.
Sobald die Bedingungen erfüllt sind, verschickt Kutego die Mahn-Mails automatisch. Optional kannst du pro Mahnstufe:

• Mahngebühren definieren,
• den Briefversand aktivieren,
• oder sogar die Übergabe an ein Inkasso vorbereiten.

Das Mahnwesen sorgt so für ein professionelles und automatisiertes Forderungsmanagement, ohne dass du jede Mahnung einzeln verfolgen musst.

Wie kann ich Mahngebühren in kutego^® festlegen?

Öffne Finanzen > Mahnwesen > Mahnläufe und bearbeite deinen Standard-Mahnlauf. Bei jeder Mahnstufe findest du das Feld Mahngebühr. Trage hier den gewünschten Betrag ein. kutego^® fügt diese Gebühr automatisch als Rechnungsposition zu jeder Rechnung hinzu, die diese Mahnstufe erreicht.

Wie kann ich die Texte in den Mahnungen anpassen?

Unter Finanzen > Mahnwesen > Mahnläufe kannst du in jeder Mahnstufe die E-Mail-Vorlage bearbeiten. Dort passt du Betreff und Nachricht individuell an, beispielsweise für eine freundliche Zahlungserinnerung oder eine formelle Mahnung. Die Änderungen gelten ab sofort für alle neuen Zahlungserinnerungen und Mahnungen dieser Stufe.

Wie kann ich eine Mahnung manuell versenden?

Öffne die entsprechende Detailansicht der Rechnung und klicke oben rechts auf das blaue Zahnrad-Symbol. Wähle Mahnung versenden. Dadurch startest du für diese individuelle Rechnung den Mahnlauf. So kannst du Mahnungen auch außerhalb des automatischen Mahnlaufs gezielt auslösen.

Wie kann ich verhindern, dass ein Kunde Mahnungen erhält?

Wenn du vereinbart hast, dass ein Kunde vorübergehend keine Mahnungen erhalten soll, öffne die Rechnung und klicke dort den Schalter „Mahnwesen stoppen“. Diese Rechnung wird dann vom automatischen Mahnwesen ausgenommen. Alternativ kannst du im Kundenkonto eines Kunden den Schalter Mahnwesen deaktivieren, sodass dieser Kunde generell keine Zahlungserinnerungen und Mahnungen erhält.

Wie funktioniert der Briefversand bei kutego^®?

kutego^® bietet dir die Möglichkeit, Rechnungen, Mahnungen oder andere Mitteilungen automatisch per Brief an deine Kunden zu senden. Um den automatischen Briefversand zu aktivieren, findest du in allen relevanten Mitteilungen (z. B. Rechnung, Mahnung) einen Schalter „Briefversand“.
Wenn du diesen aktivierst:

• wird das Dokument automatisch an den kutego^®-Briefdienstleister übergeben,
• und in deinem Namen postalisch an den Kunden zugestellt.

Das ist besonders vorteilhaft, wenn Kunden selten ihre E-Mails prüfen oder wenn du eine rechtssichere Kommunikation per Post benötigst.

• Kosten: Pro versendetem Brief fallen 1,10 € an – diese werden automatisch mit deiner monatlichen Abrechnung verrechnet.

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Wichtig: Sobald der Briefversand ausgelöst wurde, ist er nicht mehr stornierbar, da der Dienstleister den Versand sofort bearbeitet.

Wie funktioniert die Nutzung von Inkasso in kutego^®?

kutego^® bietet die Möglichkeit, offene Forderungen automatisch oder manuell an ein Inkassounternehmen zu übergeben. Die Übergabe erfolgt in Zusammenarbeit mit dem Partner Debtist.

Einrichtung: Aktiviere zunächst die Inkasso-Schnittstelle unter Finanzen > Einstellungen > Inkasso.

Automatische Übergabe:
Wenn du die automatische Übergabe nutzen möchtest, gehe zu Finanzen > Mahnwesen > Mahnläufe, öffne deinen Standard-Mahnlauf und aktiviere bei der gewünschten Mahnstufe den Schalter an Inkasso übergeben. Alternativ kannst du eine zusätzliche Mahnstufe nur für die Übergabe an Inkasso anlegen. Jede Rechnung, die diese Mahnstufe erreicht, wird automatisch an Debtist übermittelt.

Manuelle Übergabe:
Wenn du keine automatische Weitergabe möchtest, kannst du Rechnungen auch manuell an Inkasso übergeben:
Öffne die betreffende Rechnung, klicke oben rechts auf das blaue Zahnrad-Symbol, und wähle an Inkasso übergeben. Diese Rechnung wird dann direkt an Debtist weitergeleitet.

Ich habe meine Inkasso-Schnittstelle aktiviert, aber sie deaktiviert sich nach dem Speichern immer wieder. Woran liegt das?

Wenn sich die Inkasso-Schnittstelle nach dem Speichern automatisch wieder deaktiviert, liegt das in der Regel daran, dass sich deine Zugangsdaten bei Debtist geändert haben.
Grund: Du hast dich direkt bei Debtist eingeloggt und dort ein neues Passwort angefordert. Dadurch passt das in kutego^® hinterlegte Passwort nicht mehr zu deinem Debtist-Account, und die Schnittstelle trennt sich automatisch.

So gehst du vor:
Sende uns dein neues Debtist-Passwort an: support@kutego.de Unser Support hinterlegt das Passwort für dich in der Schnittstelle. Wir aktivieren die Inkasso-Schnittstelle wieder für dich.

Wichtig: Die komplette Kommunikation mit Debtist läuft über deinen kutego^® Account (in der jeweiligen Detailansicht der Rechnung). Eine direkte Kontaktaufnahme über die Homepage von Debtist ist nicht notwendig.

Kann ich eine bereits bezahlte Rechnung noch bearbeiten?

Ja, das ist problemlos möglich – allerdings mit einem Zwischenschritt, da eine als bezahlt markierte Rechnung nicht direkt bearbeitet werden kann.
Gehe dazu wie folgt vor:

1. Öffne die betreffende Rechnung.
2. Klicke oben rechts auf das blaue Zahnrad-Symbol und setze den Zahlstatus zurück auf „offen“. Diese Änderung kann rein intern bleiben – der Kunde muss nicht darüber informiert werden.
3. Nimm nun die gewünschten Änderungen an der Rechnung vor.
4. Trage anschließend den bereits erhaltenen Betrag wieder bei bereits bezahlt ein.
5. Speichere die Rechnung – sie wird dadurch automatisch wieder auf bezahlt gesetzt.
   Wenn du möchtest, dass der Kunde die geänderte Rechnung per E-Mail erhält, kannst du beim Speichern den Schalter E-Mail-Bestätigung aktivieren. Die neue Rechnung wird dann automatisch an den Kunden versendet.

Ich habe eine Rechnung aus Versehen storniert. Wie kann ich das rückgängig machen?

Eine Stornierung kann in kutego^® nicht rückgängig gemacht werden. Stornierte Rechnungen bleiben immer bestehen, da an der Stornierung nachgelagerte Prozesse hängen (z. B. Erstattungen, Stornorechnung erzeugt, Mahnwesen, Zahlungsabgleich, Teilnehmer aus Kurstermin entfernt). So gehst du korrekt vor, wenn du eine Rechnung versehentlich storniert hast:
1. War die stornierte Rechnung bereits bezahlt? Dann weise die Zahlung aus der Stornorechnung dem Kundenguthaben zu:

• Öffne Finanzen > Stornierungen und weise den „bereits bezahlten Betrag“ über den Aktions-Button dem Kundenguthaben des Kunden zu.

2. Lege eine neue Rechnung an: Erstelle eine neue Rechnung mit denselben Positionen wie die ursprüngliche Rechnung.

• Verrechne das Guthaben mit der neuen Rechnung: Wenn du die neue Rechnung erstellst, erkennt kutego^® automatisch das vorhandene Guthaben und bietet dir an, es zu verrechnen.

3. (Optional) Keine Kundenkommunikation erforderlich: Dieser gesamte Vorgang kann rein intern verbleiben. Du musst den Kunden darüber nicht informieren, sofern inhaltlich alles korrekt bleibt.

Damit stimmt deine Buchhaltung wieder vollständig.

Wie kann ich alle offenen Rechnungen anzeigen oder exportieren?

Unter Finanzen > Rechnungen kannst du über den Filter Status: offen alle offenen Rechnungen anzeigen. Über den Tools-Button kannst du anschließend wählen, ob du die Liste als CSV-Datei exportieren möchtest. So erhältst du jederzeit eine aktuelle Übersicht für deine Forderungen oder deine Buchhaltung.

Was passiert, wenn der Verwendungszweck einer Zahlung fehlerhaft ist?

Wenn der Verwendungszweck nicht den hinterlegten Anforderungen entspricht, kann kutego^® die Zahlung nicht automatisch zuordnen. Die Zahlung erscheint dann unter Finanzen > Bankkonto als nicht zugeordnet (keine verknüpfte Rechnungsnummer). Du kannst sie dort über den orangenen Button am Ende der Zeile manuell einer Rechnung zuweisen oder dem Kundenguthaben hinzufügen. Sobald die Zahlung zugeordnet ist, wird der Rechnungsstatus automatisch aktualisiert. Bitte stelle sicher, dass alle Zahlungen zeitnah zugeordnet werden, um Fehler im Mahnprozess zu vermeiden. Über Zahlungen, die nicht systemseitig zugeordnet werden können, wirst du per E-Mail von uns informiert.

Wie funktioniert der automatische Zahlungsabgleich in kutego^®?

Aktiviere in den Finanzeinstellungen die Bankschnittstelle (XS2A). Nach erfolgreicher Verknüpfung erscheint der Reiter Bankkonto in der Navigation. kutego^® führt dort zweimal täglich einen automatischen Abgleich durch und gleicht Zahlungseingänge anhand des definierten Verwendungszwecks mit den offenen Rechnungen ab. So bleiben deine Buchungen jederzeit aktuell und korrekt.

Wie kann ich meine Bankverbindung in kutego^® ändern?

Unter Finanzen > Einstellungen > Bankverbindungen kannst du für deine Endkunden ein neues Konto hinzufügen. Die Bankverbindung wird bei der Zahlart “Überweisung” inklusive automatisch erstelltem Zahlungs-QR-Code in den Rechnungen angegeben.
Beachte: Wenn du das Konto für Lastschriften verwendest, muss der Kontoinhaber exakt mit dem Eintrag in den Finanzeinstellungen übereinstimmen, da Banken sonst den Einzug ablehnen.

Möchtest du die Bankverbindung ändern, von der wir bei dir abbuchen, genügt eine kurze schriftliche Rückmeldung an support@kutego.de, damit wir die hinterlegte Kontoverbindung zurücksetzen können.

Wie löse ich den Briefversand aus?

In allen Rechnungen und Mahnungen findest du den Schalter „Briefversand aktivieren“. Wenn dieser aktiviert ist, übergibt kutego^® das Dokument automatisch an den Briefdienstleister, der es im Namen deines Unternehmens an den Kunden versendet. Die Kosten von 1,10 € pro Brief werden automatisch mit deiner monatlichen Abrechnung verrechnet. Ein ausgelöster Briefversand kann nicht rückgängig gemacht werden.

Wie kann ich eine Zahlung manuell einem Kundenkonto zuordnen, wenn keine Rechnung existiert?

Wenn eine Zahlung eingeht, bevor eine Rechnung erstellt wurde, kannst du diese Zahlung über Finanzen > Bankkonto mit dem grünen Button am Ende der Zeile dem Kundenguthaben zuordnen. Das Guthaben wird automatisch bei der nächsten Rechnung verrechnet oder kann manuell angewendet werden. So stellst du sicher, dass keine Zahlung verloren geht, auch wenn sie vor der Rechnung eingegangen ist.
Ohne Bankschnittstelle öffnest du in diesem Fall das Kundenkonto > Reiter Kundenguthaben und klickst Guthaben einzahlen.

Wie gehe ich mit Rücklastschriften um?

Wenn eine Lastschrift fehlschlägt, storniert die Bank den Zahlungseingang. kutego^® erkennt Rücklastschriften automatisch, sofern die Bankschnittstelle (XS2A-Schnittstelle) aktiviert ist, und setzt den Status der entsprechenden Rechnung wieder auf “offen”. Optional kannst du eine Rücklastschriftgebühr hinzufügen, die du in den Finanzeinstellungen festlegst. Ist die Funktion “Lastschrift erneut einziehen” in deinen Finanzeinstellungen nicht aktiviert, wird der Zahlungsstatus automatisch auf “Überweisung” geändert. Der Kunde wird in diesem Fall automatisch per E-Mail über den offenen Betrag sowie die Rücklastschriftgebühr informiert. Durch die Umstellung auf die Zahlart “Überweisung” wird die Rechnung zukünftig auch im Mahnwesen berücksichtigt.

Wie erkenne ich, ob eine Rechnung oder Mahnung erfolgreich versendet wurde?

In der Detailansicht einer Rechnung findest du am unteren Ende den Kommunikationsverlauf. Dort sind alle E-Mails dokumentiert, die im Zusammenhang mit dieser Rechnung versendet wurden. In der Rechnungshistorie werden sämtliche Aktionen aufgeführt, die du durchgeführt hast, wie beispielsweise das Auslösen eines Briefversands.

Wie kann ich eine bestehende Rechnung in eine Ratenzahlung umwandeln?

Um eine bereits erstellte Rechnung nachträglich in eine Ratenzahlung umzuwandeln, öffne die betreffende Rechnung und klicke auf „Bearbeiten“. In der Zeile „Raten“ kannst du die gewünschte Anzahl der Raten auswählen. Sobald du die Raten festgelegt hast, wandelt kutego^® die Gesamtrechnung automatisch in einen Ratenvertrag um. Die ursprünglich erstellte Gesamtrechnung wird dabei automatisch als erste Ratenrechnung verwendet. Die weiteren Raten werden gemäß den gewählten Einstellungen automatisch erzeugt und im System hinterlegt.

Ich habe mit einer Rechnung ein Kundenguthaben verrechnet, trotzdem wurde per Lastschrift der volle Betrag eingezogen – warum?

Dieses Verhalten tritt auf, wenn der Zahllauf bereits generiert wurde, bevor die Rechnung angepasst oder ein Kundenguthaben verrechnet wurde.
Sobald der Zahllauf generiert wird, gilt dieser Datensatz als abschließend übermittelt (bzw. zur Übermittlung vorbereitet).
Änderungen an der Rechnung danach haben keine Verbindung mehr zu diesem Datensatz. Das gilt der Revisionssicherheit (Nachvollziehbarkeit nach DSGVO und GoBD).
Nachträgliche Änderungen an Rechnungen – z. B. Guthabenverrechnungen oder Korrekturen – werden daher nicht automatisch in einen bereits erstellten Zahllauf übernommen.

Kurz gesagt:
Der Zahllauf „friert“ den Stand der Rechnungen zum Erstellungszeitpunkt ein, um sicherzustellen, dass die Zahlungsdaten exakt denen entsprechen, die du an die Bank übergeben hast.
Daher sollte der Zahllauf immer dann generiert werden, wenn auch tatsächlich eingezogen wird. So stellst du sicher, dass alle Anpassungen berücksichtigt werden und keine falschen Beträge eingezogen werden.

Wie funktioniert die Abrechnung bei rückwirkend angelegten Verträgen?

Wenn ein Vertrag mit einem Startdatum in der Vergangenheit angelegt wird, erkennt kutego^® diesen Zeitraum automatisch. Fehlende Rechnungen werden täglich erstellt, bis der rückwirkende Zeitraum vollständig abgerechnet ist. Danach läuft die Abrechnung wieder im normalen Rhythmus weiter. Manuelle Nachberechnungen sind nicht mehr notwendig. Bitte prüfe daher das Startdatum sorgfältig – bei Fehlern solltest du den Vertrag korrigieren oder neu anlegen.

Wofür braucht man sevDesk oder LexOffice?

sevDesk und LexOffice sind Buchhaltungsprogramme, die dir helfen, deine Einnahmen und Ausgaben korrekt zu erfassen und für das Finanzamt aufzubereiten. Sie dienen als digitale Unterstützung für deine Buchhaltung – besonders dann, wenn du keinen Steuerberater hast oder selbst einen Teil der Buchführung übernehmen möchtest.
Wie funktioniert das Zusammenspiel mit kutego^®?
In kutego^® werden drei Arten von Belegen erstellt:

• Rechnungen
• Stornorechnungen
• Quittungsbelege
  Diese Belege können automatisch an sevDesk oder LexOffice übergeben werden. Mit SevDesk oder LexOffice kannst du diese Belege buchhalterisch für das Finanzamt aufbereiten.

Du musst deine Belege also nicht doppelt anlegen. kutego^® erstellt – die Buchhaltungssoftware übernimmt.
Wenn du einen Steuerberater hast, sind die Programme in der Regel nicht erforderlich, da er diese Buchungen für dich übernimmt.

Warum kann mein Kunde den Rabattcode nur einmal verwenden?

Im kutego^® hast du zwei Rabatttypen zur Auswahl – und genau dieser Unterschied erklärt die Fehlermeldung:

• €-Rabatt (Fixbetrag): Dieser kann pro Kundenkonto nur einmal eingelöst werden. Nach der ersten Nutzung ist der Code für diesen Kunden nicht mehr gültig.
• %-Rabatt: Dieser kann beliebig oft vom selben Kunden verwendet werden – ideal für wiederkehrende Aktionen.

So steuerst du gezielt, ob dein Rabatt einmalig oder mehrfach nutzbar sein soll, je nach deiner Marketing-Aktion.