Wusstest du dass
Wusstest du, dass du ein Kundenkonto löschen kannst, ohne dass Rechnungen verloren gehen?
Beim Löschen eines Kundenkontos bleiben alle Rechnungen vollständig
erhalten – sie werden nicht gelöscht.
Nur intern gespeicherte Daten wie: Kontaktinformationen, Notizen,
Kommunikationsverläufe gehen verloren.
Wusstest du, dass du ein Kundenkonto sperren kannst?
Gesperrte Kundenkonten erhalten keine System-E-Mails, sodass sichergestellt ist, dass der Kunde nicht mehr kontaktiert wird. Die Daten bleiben jedoch erhalten und gehen nicht verloren. Ein gesperrter Kunde kann sich nicht mehr mit seinen Zugangsdaten anmelden. Stattdessen wird ihm eine Meldung angezeigt, dass das Kundenkonto gesperrt wurde und er sich mit dir in Verbindung setzen soll.
Wusstest du, dass du Kundenguthaben für zukünftige Zahlungen nutzen kannst?
Wenn ein Kunde zu viel Geld überwiesen hat und keine offene Rechnung
mehr besteht (z. B. aufgrund einer stornierten Rechnung), kannst du das
Guthaben wie folgt speichern:
Entweder über Finanzen > Bankkonto > grüner Button “im
Kundenguthaben gutschreiben” oder über Finanzen > Stornierungen >
Aktion > dem Kundenguthaben zuweisen.
Das gespeicherte Guthaben wird automatisch mit einer zukünftigen
Rechnung verrechnet.
Dies ist besonders praktisch bei Fehlüberweisungen, Umbuchungen,
Storno-Neuausstellungen oder Teilzahlungen.
Wusstest du, dass ein Kunde seinen Gutschein selbst im Login in Kundenguthaben umwandeln kann?
Ein Kauf- oder Wertgutschein kann vom Kunden direkt in seinem Login durch Eingabe des Gutscheincodes in Guthaben umgewandelt werden, sofern der Gutschein keine Einschränkungen aufweist, wie etwa die Bindung an bestimmte Angebote. In solchen Fällen ist eine Umwandlung nicht möglich. Besonders praktisch ist die Funktion, wenn mehrere Gutscheincodes kombiniert werden, da dadurch ein Gesamtguthaben entsteht, das bei der nächsten Rechnung verwendet werden kann.
Wusstest du, dass du interne Notizen je Kunde nutzen kannst, die deine Arbeit enorm erleichtern?
In jedem Kundenprofil kannst du interne Notizen hinterlegen, wie beispielsweise wichtige Absprachen, Rückrufwünsche, Verhalten im Kurs oder Zahlungshinweise. Diese Notizen sind ausschließlich für dein Team sichtbar. Zudem kannst du Notizen mit einer Aufgabe verknüpfen, sodass sie dem ausgewählten Mitarbeiter am festgelegten Datum angezeigt werden, sobald er sich einloggt. So kann sich dein Team optimal organisieren.
Wusstest du, dass du auf Teilnehmerebene Notizen anlegen kannst und diese in der Teilnehmerliste sichtbar sind?
Im Kundenkonto unter dem Reiter “Teilnehmer” kannst du über den blauen Button “Notiz anlegen” eine Notiz für einen bestimmten Teilnehmer erstellen. Diese Notiz kann anschließend als Spalte in der Teilnehmerliste angezeigt werden, sodass du wichtige Informationen oder Hinweise zu jedem Teilnehmer direkt in der Übersicht sehen kannst. Diese Notizen bleiben intern und sind für den Kunden nicht einsehbar.
Wusstest du, dass du Kunden mit einem Klick alle relevanten Dokumente erneut senden kannst?
Im Kundenprofil kannst du Buchungsbestätigungen, Rechnungen, Mahnungen und Terminlisten innerhalb von Sekunden erneut versenden. Gehe dazu unter “Kommunikation” und wähle die Option, die E-Mail erneut zu versenden. Falls sich zwischenzeitlich etwas an der Buchung geändert hat, öffne die Detailansicht der Rechnung und klicke auf den blauen Zahnrad-Button “Erneut versenden”. Dadurch werden alle Anhänge automatisch neu generiert, und der Kunde erhält stets die aktuellste Version. Besonders praktisch für Kunden, die behaupten, „nichts erhalten zu haben“.
Wusstest du, dass du automatische Geburtstagsmails an Kunden, Teilnehmer und Mitglieder versenden kannst?
kutego® kann automatisch Geburtstagsgrüße verschicken — und zwar an alle Kunden, Teilnehmer und Mitglieder, die ein Geburtsdatum in ihrem Profil hinterlegt haben. Du aktivierst diese Funktion unter Kunden > Einstellungen > Einstellungen. Die System-Mail-Vorlagen kannst du anpassen und individuell gestalten, das machst du unter Unternehmen > System-E-Mails > E-Mail-Vorlagen. Dort kannst du:
- deine eigene Vorlage gestalten und persönliche Platzhalter einbauen (Name, Anrede usw.)
- den Inhalt jederzeit anpassen (z. B. mit Rabattcodes oder persönlichen Botschaften)
Besonders praktisch:
Du kannst Geburtstagsgrüße auch mit Rabatten, Aktionen oder Dankeschöns
verknüpfen, z. B.: 10 % auf das nächste Produkt, kostenlose Teilnahme am
Schnuppertermin, Gutschein für ein Zusatzangebot. Damit steigerst du
nicht nur die Kundenbindung, sondern erzeugst oft auch zusätzliche
Buchungen.
Wusstest du, dass du ein Kundenpräfix einstellen kannst, um Überschreibungen mit SevDesk oder LexOffice zu vermeiden?
Wenn du bereits mit SevDesk oder LexOffice arbeitest und dort
Kundendaten verwaltest, ist ein Kundenpräfix in kutego® zwingend
notwendig, um Datenkollisionen zu verhindern.
Warum?
Wenn ein Kunde in SevDesk/LexOffice bereits eine bestimmte Kundennummer
hat (z. B. 1234) und kutego® einem anderen Kunden ebenfalls die
Kundennummer 1234 zuweist, kann es bei der Synchronisation dazu kommen,
dass Kundendaten überschrieben, vertauscht oder verfälscht werden. Genau
hierfür wird das Kundenpräfix verwendet, da dadurch keine doppelten
Kundennummern entstehen können. Die Kundennummer würde dann
beispielsweise K-1234 lauten und sich somit eindeutig von den bereits
vorhandenen unterscheiden.
Wusstest du, dass du die Ansicht im Kundenlogin selbst konfigurieren kannst?
Unter Kunden > Einstellungen > Kundenaccount kannst du festlegen, wie der Kundenlogin aussieht und welche Bereiche deinen Kunden angezeigt werden. Dort hinterlegst du einen persönlichen Begrüßungstext und steuerst über Anzeigeschalter, ob Kunden z. B. ihre Rechnungen, Verträge, Pakete, Mitgliedschaften oder persönlichen Daten selbst einsehen und verwalten können. Möchtest du deinen Kunden einen vollständig digitalen Self-Service anbieten, lässt du einfach alle Schalter aktiviert – so können sie alles selbst erledigen, ohne dich kontaktieren zu müssen.
Wusstest du, dass du ein Kundenlogin zur Pflicht machen kannst?
Du kannst festlegen, dass Kunden bei Buchung direkt ein Kundenlogin anlegen. Dadurch stellst du sicher, dass Kunden sich jederzeit selbst einloggen können, um Buchungen, Rechnungen oder Verträge einzusehen. Diese Einstellung ist besonders wichtig, wenn du die Nachholoption nutzt. Sie ermöglicht es den Kunden, sich in ihrem Login von Kurstagen abzumelden und Nachholtage zu buchen.
Wusstest du, dass du deinen gesamten Account und alle Systemmails mit einem Klick von „Sie“ auf „Du“ umstellen kannst?
In den Kundeneinstellungen kannst du die gesamte Ansprache deiner Software zentral steuern. Mit nur einem Klick wechselst du alle Systemmails, automatischen Nachrichten und das Kundenlogin von der formellen zu einer persönlichen Du-Ansprache (informell) – ohne jede Vorlage einzeln bearbeiten zu müssen. Das spart enorm viel Zeit und sorgt für ein einheitliches, modernes Auftreten.
Wusstest du, dass du die Registrierung auf Personen ab 18 Jahren beschränken kannst?
Wenn du sicherstellen möchtest, dass sich nur volljährige Personen registrieren können, kannst du die Registrierung ab 18 Jahren aktivieren. Bei Aktivierung erscheint bei der Buchung ein Pop-up-Fenster, in dem der Kunde aktiv bestätigen muss, dass er mindestens 18 Jahre alt ist. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn du gesetzliche Vorgaben einhalten musst oder ausschließlich mit Erwachsenen arbeitest.
Wusstest du, dass du die Titeleingabe für deine Teilnehmer aktivieren kannst?
Wenn du möchtest, dass Kunden bei der Registrierung oder Buchung einen Titel wie Dr., Prof., Dipl.-Ing. oder ähnliche Anreden angeben können, kannst du die Titeleingabe einfach aktivieren. Damit erscheint im Buchungsprozess ein zusätzliches Feld für die Titelerfassung, sodass du deine Teilnehmerdaten noch vollständiger und professioneller pflegen kannst.