Häufige Fragen

Wie aktiviere ich den ChatBot?

Aktiviere zunächst das KI-ChatBot-Modul in deiner Modulübersicht. Anschließend findest du in der Navigation den Menüpunkt „KI-ChatBot”. Unter Einstellungen > Reiter „ChatBot” kannst du den ChatBot aktivieren – er wird dann automatisch auf deiner Webseite angezeigt.

Welche Daten nutzt der ChatBot?

Der ChatBot greift auf folgende Daten zu: Unternehmensdaten (Name, Anschrift, Kontaktdaten, Standorte), öffentlich sichtbare Unterseiten, Fragen und Antworten sowie Informationen zu Kursen, 1:1 Terminen und Tickets. In den einzelnen Bereichen kannst du über einen Schalter individuell festlegen, ob die Daten für den ChatBot verfügbar sein sollen.

Kann ich bestimmte Inhalte vom ChatBot ausschließen?

Ja. In jedem Kurs, jeder Terminvorlage, Ticketvorlage, jedem FAQ-Eintrag und jeder Unterseite findest du einen Schalter, mit dem du festlegst, ob dieser Bereich für den ChatBot lesbar sein soll. Standardmäßig ist der Schalter aktiviert. Deaktiviere ihn für Bereiche, die nur intern genutzt werden.

Wie aktuell sind die Daten des ChatBots?

Alle relevanten Daten werden einmal täglich automatisch synchronisiert. Wenn du Inhalte neu gepflegt hast und diese sofort verfügbar sein sollen, kannst du unter Einstellungen > Reiter „ChatBot” über den Button „Daten synchronisieren” eine manuelle Synchronisierung auslösen.

Was passiert, wenn mein monatliches Kostenlimit erreicht ist?

Wenn die Tokens innerhalb deines festgelegten Kostenrahmens aufgebraucht sind, wird der ChatBot automatisch auf deiner Homepage ausgeblendet. Zum nächsten Monat wird er wieder eingeblendet und steht deinen Kunden erneut zur Verfügung.

Was bedeutet die Einstellung „Kreativität” beim KI ChatBot?

Die Kreativität legt fest, wie sachlich oder frei der ChatBot antworten darf. Niedrige Werte sorgen für präzise und direkte Antworten, hohe Werte ermöglichen freiere und ausdrucksstärkere Formulierungen. Empfohlen ist ein Wert zwischen 10 und 40 %.

Kann ich dem ChatBot zusätzliche Anweisungen geben?

Ja. Im Reiter „Anweisungen” kannst du optionale Vorgaben hinterlegen – zum Beispiel spezielle Verhaltensregeln, bevorzugte Ausdrücke oder Antwortmuster. Diese werden bei jedem Gespräch berücksichtigt.

Können meine Kunden auch mit einem echten Mitarbeiter chatten?

Ja. Im Reiter „Mitarbeiter” legst du fest, ob Mitarbeiter von Endkunden angefordert werden dürfen. Ist diese Funktion aktiv, können deine Kunden aus dem ChatBot heraus einen persönlichen Ansprechpartner anfordern. Alle verfügbaren ChatAgents werden dann benachrichtigt und können das Gespräch übernehmen.

Wie aktiviere ich meine Mitarbeiter als ChatAgents?

Deine Mitarbeiter können sich im System selbstständig als ChatAgent aktivieren oder deaktivieren. Sobald mindestens ein ChatAgent verfügbar ist, haben deine Kunden die Möglichkeit, einen Mitarbeiter anzufordern.

Können Mitarbeiter auch ohne Anforderung in Chats eingreifen?

Ja. Im Bereich Live Chat-Agent > Chat sehen alle Mitarbeiter mit der entsprechenden Berechtigung die laufenden Gespräche und können sich jederzeit selbstständig einklinken – unabhängig davon, ob sie als ChatAgent aktiv sind.

Kann ich den ChatBot auch auf externen Webseiten einbinden?

Ja. Im Reiter „Widget” findest du den HTML-Code für deinen individuellen ChatBot. Diesen kannst du auf beliebigen externen Webseiten einbinden.

Was ist der Mitarbeiter-Chat und wie aktiviere ich ihn?

Der Mitarbeiter-Chat ist ein interner DSGVO-konformer Chat, über den sich deine Mitarbeiter direkt im Backend austauschen können – einzeln, nach Benutzergruppen oder mit dem gesamten Team. Du aktivierst ihn unter Unternehmen > Einstellungen > Einstellungen. Für jeden Mitarbeiter kannst du individuell festlegen, ob er zum Chat eingeladen wird.

Wo finde ich den Mitarbeiter-Chat?

Sobald der Mitarbeiter-Chat aktiviert ist, steht im Backend unten rechts ein grüner Chat-Button zur Verfügung.

Ist der Mitarbeiter-Chat DSGVO-konform?

Ja. Sowohl der KI-ChatBot als auch der Mitarbeiter-Chat laufen vollständig auf unseren eigenen Servern in Deutschland. Es werden keinerlei Daten an Dritte weitergegeben.

Wie erreiche ich den kutego^®-Support per Chat?

Im Chat-Bereich deines Accounts steht dir ein KI-gestützter Support-Chat zur Verfügung, der dir bei Fragen direkt weiterhilft.
Reicht dir die Antwort nicht aus, kannst du oben im Chat auf das Personen-Icon klicken, um einen Mitarbeiter anzufordern. Ist das Icon sichtbar, ist gerade ein Chat-Agent verfügbar und du wirst verbunden.

Wird das Icon nicht angezeigt, sind aktuell alle Mitarbeiter durch andere Support-Tätigkeiten gebunden und können im Chat nicht unterstützen. In diesem Fall hast du zwei Alternativen:

• Support-Ticket – stell uns deine Anfrage schriftlich, wir melden uns schnellstmöglich.
• Support-Termin – buch dir direkt einen Termin mit unserem Team.

Was ist der KI-ChatBot und für wen ist er geeignet?

Der KI-ChatBot ist ein KI-gestützter Assistent, der auf deiner Webseite eingebunden wird und Fragen deiner Kunden automatisch beantwortet – rund um die Uhr, ohne Mitarbeitereinsatz. Er liest automatisch deine Unternehmensdaten, Kurs- und Termininfos, FAQ-Einträge und Unterseiteninhalte aus und kann damit die meisten typischen Kundenanfragen beantworten (Kurszeiten, Preise, Buchungsinfos, Standorte etc.). Er eignet sich für alle Anbieter, die Supportanfragen reduzieren und ihren Kunden sofortige Antworten bieten möchten – besonders bei hohem Anfragevolumen oder außerhalb der Geschäftszeiten.

Was kostet der KI-ChatBot?

Der ChatBot funktioniert auf Anfragen-Basis – du zahlst nur, was tatsächlich verbraucht wird. Als eine Anfrage zählt jede Nachricht, die ein Endkunde an den ChatBot schickt (0,05 € pro Nachricht).
Damit du die volle Kontrolle behältst, kannst du ein monatliches Kostenlimit festlegen, das nie überschritten wird. Die aktuellen Preise findest du jederzeit unter kutego.de/preise.

Was zählt als Anfrage für den ChatBot?

Als eine Anfrage zählt jede Nachricht, die ein Endkunde an den ChatBot schickt. Stellt ein Kunde also mehrere Fragen nacheinander, wird jede einzelne Nachricht separat berechnet (0,05 € pro Nachricht).

Brauche ich das Webmodul, um den ChatBot zu nutzen?

Nein. Der ChatBot kann über den HTML-Widget-Code im Reiter „Widget” auch auf externen Webseiten eingebunden werden. Wenn du das kutego-Webmodul nutzt, ist der ChatBot nach der Aktivierung sofort auf deiner Webseite sichtbar – ohne weitere Einrichtung.

Was passiert, wenn der ChatBot eine Frage nicht beantworten kann?

Kann der ChatBot eine Anfrage nicht ausreichend beantworten, hat der Kunde – sofern du die Funktion aktiviert hast – die Möglichkeit, einen echten Mitarbeiter anzufordern. Alle verfügbaren ChatAgents werden dann benachrichtigt und können das Gespräch übernehmen. Ist kein Mitarbeiter verfügbar, kann der Kunde auf andere Kontaktwege (z. B. E-Mail, Telefon) hingewiesen werden. Über die Anweisungen im Einstellungsbereich kannst du dem ChatBot vorgeben, wie er in solchen Situationen reagieren soll.

Was ist der Unterschied zwischen dem KI-ChatBot und dem Live Chat-Agenten?

Der KI-ChatBot beantwortet Kundenanfragen vollautomatisch auf Basis der hinterlegten Unternehmensdaten – ohne Mitarbeitereinsatz. Der Live Chat-Agent ist die menschliche Ergänzung: Mitarbeiter können laufende ChatBot-Gespräche übernehmen, wenn ein Kunde einen persönlichen Ansprechpartner anfordert oder ein Mitarbeiter selbstständig eingreift. Beide Funktionen greifen nahtlos ineinander – der ChatBot übernimmt die Grundversorgung, der Live Chat-Agent springt bei Bedarf ein.

Was ist der Unterschied zwischen dem KI-ChatBot und dem Mitarbeiter-Chat?

Der KI-ChatBot ist für die Kommunikation mit Endkunden auf der Webseite gedacht. Der Mitarbeiter-Chat ist ein internes Kommunikationswerkzeug ausschließlich für dein Team – er läuft im Backend und ermöglicht DSGVO-konformen Austausch zwischen Mitarbeitern, einzeln, in Gruppen oder mit dem gesamten Team. Die beiden Funktionen sind vollständig voneinander getrennt.

Wie kann ich den ChatBot auf einer externen Webseite einbinden?

Gehe zu KI-ChatBot > Einstellungen > Reiter „Widget”. Dort findest du den individuellen HTML-Code für deinen ChatBot. Füge diesen Code in den Quellcode deiner externen Webseite ein – der ChatBot erscheint dann als Chat-Widget. Er kann auf beliebig vielen externen Seiten gleichzeitig eingebunden werden.

Wo sehe ich, wie viele Anfragen der ChatBot beantwortet hat und was es gekostet hat?

Unter KI-ChatBot > Aktivitäten findest du eine Übersicht aller ChatBot-Anfragen des laufenden Monats – inklusive verbrauchter Tokens, Anzahl der Anfragen und den entstandenen Kosten. So behältst du jederzeit den Überblick über die Nutzung und kannst bei Bedarf das Kostenlimit in den Einstellungen anpassen.

Wo finde ich den Verlauf vergangener Kundengespräche?

Unter KI-ChatBot > Live Chat-Agent > Reiter „Verlauf” findest du eine Übersicht aller abgeschlossenen Gespräche. Dort siehst du Dauer, Anzahl der Antworten und den Status jedes Gesprächs. Das ermöglicht dir, die Qualität der ChatBot-Antworten nachzuvollziehen und häufige Fragestellungen zu identifizieren, die du ggf. als FAQ-Eintrag ergänzen möchtest.

Kann ich dem ChatBot einen eigenen Namen und ein eigenes Erscheinungsbild geben?

Den Namen des ChatBots legst du in den Einstellungen im Reiter „ChatBot” fest – dieser Name wird auf deiner Webseite angezeigt. Weitere gestalterische Anpassungen des Chat-Widgets (Farben, Position) orientieren sich am Design deiner Webseite. Über den Reiter „Anweisungen” kannst du zusätzlich den Kommunikationsstil, bevorzugte Ausdrücke und Verhaltensregeln des ChatBots definieren.

Wie wird der ChatBot auf meiner Webseite dargestellt?

Der ChatBot erscheint als Sprechblasen-Icon unten rechts auf deiner Webseite – in den Farben deines Webseiten-Designs. Mit einem Klick auf das Icon öffnet sich das Chat-Fenster, über das deine Kunden ihre Fragen direkt eingeben können.

Was sehe ich im Bereich „Live Chat-Agent” und was ist die Warteschlange?

Im Bereich Live Chat-Agent > Chat siehst du als Mitarbeiter alle laufenden und wartenden Kundengespräche. In der Warteschlange befinden sich Chats, bei denen ein Kunde einen Mitarbeiter angefordert hat – diese warten auf Übernahme. Zusätzlich kannst du dich auch selbstständig in jeden laufenden Chat einklinken, ohne dass der Kunde ausdrücklich einen Mitarbeiter angefordert hat. Zu jedem Gespräch wird dir eine kurze Zusammenfassung des bisherigen Verlaufs angezeigt, damit du sofort weißt, worum es geht.

Wie aktiviere oder deaktiviere ich mich selbst als ChatAgent?

Als Mitarbeiter kannst du dich im System selbstständig als ChatAgent aktivieren oder deaktivieren – du brauchst dafür keine Admin-Rechte. Solange du als ChatAgent aktiv bist, wirst du benachrichtigt, wenn ein Kunde im Chat einen Mitarbeiter anfordert. Bist du nicht verfügbar, deaktiviere einfach deinen ChatAgent-Status – Kunden können dann nur einen Mitarbeiter anfordern, wenn mindestens ein anderer ChatAgent aktiv ist.

Kann ich festlegen, welche Mitarbeiter den internen Mitarbeiter-Chat nutzen dürfen?

Ja. In den Einstellungen des jeweiligen Mitarbeiterkontos findest du einen Schalter, über den du individuell festlegst, ob ein Mitarbeiter den internen Chat nutzen darf. So behältst du die volle Kontrolle darüber, welche Teammitglieder über den Chat kommunizieren können.

Was passiert mit dem ChatBot, wenn ich das Modul deaktiviere?

Wenn du das KI-ChatBot-Modul deaktivierst, wird der ChatBot sofort von deiner Webseite ausgeblendet und ist für deine Kunden nicht mehr sichtbar. Alle Einstellungen, Anweisungen und Daten bleiben erhalten – beim erneuten Aktivieren ist der ChatBot sofort wieder einsatzbereit.

Wie kann ich dem ChatBot beibringen, auf bestimmte Themen besonders oder gar nicht einzugehen?

Über den Reiter „Anweisungen” in den ChatBot-Einstellungen kannst du dem ChatBot konkrete Vorgaben machen – zum Beispiel: Themen, die er nicht kommentieren soll, bestimmte Formulierungen, die er verwenden soll, oder wie er auf häufige Sonderfälle reagieren soll. Diese Anweisungen werden bei jedem Kundengespräch berücksichtigt. Je konkreter du deine Anweisungen formulierst, desto gezielter kann der ChatBot reagieren.

Wie erkenne ich, ob mein ChatBot gut funktioniert, und wie kann ich ihn verbessern?

Unter KI-ChatBot > Live Chat-Agent > Reiter „Verlauf” findest du alle abgeschlossenen Gespräche mit Dauer, Anzahl der Antworten und Status. So erkennst du, bei welchen Anfragen der ChatBot an seine Grenzen gestoßen ist. Häufig wiederkehrende Fragen, die er nicht gut beantworten konnte, lassen sich oft durch einen neuen FAQ-Eintrag oder eine ergänzende Anweisung im Reiter „Anweisungen” gezielt lösen.

Sehen meine Kunden den Namen, den ich für den ChatBot festgelegt habe?

Ja. Der Name, den du im Reiter „ChatBot” unter „Name des ChatBots” einträgst, wird deinen Kunden direkt im Chat-Fenster auf deiner Webseite angezeigt. Wähle am besten einen Namen, der zu deiner Marke passt – zum Beispiel den Namen deines Unternehmens, einen freundlichen Fantasienamen oder einfach „Assistent”.

Woher weiß der ChatBot, was er antworten darf – und was nicht?

Der ChatBot antwortet ausschließlich auf Basis der Daten, die du in kutego® hinterlegt hast – also deiner Unternehmensdaten, Kurse, Termine, Tickets, FAQ-Einträge und Unterseiten. Er erfindet keine Informationen und greift nicht auf externe Quellen zurück. Zusätzlich kannst du im Reiter „Anweisungen” konkrete Verhaltensregeln hinterlegen – zum Beispiel Themen, die er nicht kommentieren soll, oder wie er bei bestimmten Anfragen reagieren soll. So behältst du jederzeit die Kontrolle darüber, was der ChatBot kommuniziert.

Muss ich selbst Texte oder Antworten einpflegen, bevor der ChatBot funktioniert?

Nein. Der ChatBot liest deine vorhandenen Daten automatisch aus – Unternehmensdaten, Kurs- und Termininfos, Standorte, Unterseiten und FAQ-Einträge. Du musst nichts extra vorbereiten. Je vollständiger deine Daten in kutego® gepflegt sind, desto besser kann der ChatBot antworten. Wenn du feststellst, dass bestimmte Fragen häufig auftauchen, die er nicht gut beantworten kann, lohnt es sich, diese gezielt als FAQ-Einträge zu ergänzen.

Brauche ich technisches Wissen, um den ChatBot zu starten?

Nein. Die Einrichtung ist bewusst einfach gehalten: Du aktivierst das Modul, vergibst einen Namen für deinen ChatBot und legst optional ein Kostenlimit fest – das war’s. Wenn du das kutego®-Webmodul nutzt, erscheint der ChatBot danach automatisch auf deiner Webseite. Für externe Webseiten kopierst du einen fertigen HTML-Code aus dem Reiter „Widget” in deine Seite. Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich.

Was passiert, wenn mein Kostenlimit zu niedrig angesetzt ist – verliere ich Kundendaten?

Nein. Wenn das Kostenlimit erreicht ist, wird der ChatBot für den Rest des Monats auf deiner Webseite ausgeblendet – mehr nicht. Es gehen keine Daten verloren, und alle Einstellungen bleiben unverändert. Zum Ersten des Folgemonats ist der ChatBot automatisch wieder aktiv. Du kannst das Limit jederzeit in den Einstellungen erhöhen, wenn du merkst, dass es zu knapp bemessen war.

Kann ich das Kostenlimit jederzeit anpassen?

Ja. Du kannst das monatliche Kostenlimit jederzeit in den ChatBot-Einstellungen erhöhen oder senken – ohne Wartezeit und ohne Auswirkung auf laufende Gespräche. So kannst du das Limit zunächst niedrig ansetzen, die tatsächliche Nutzung im Bereich „Aktivitäten” beobachten und bei Bedarf anpassen.

Was passiert, wenn ein Kunde eine Frage stellt, die nicht in meinen Daten steht?

Der ChatBot macht in diesem Fall transparent, dass er die Frage nicht beantworten kann – er erfindet keine Antworten. Wenn du die Mitarbeiter-Funktion aktiviert hast, kann der Kunde direkt aus dem Chat heraus einen echten Mitarbeiter anfordern. Über den Reiter „Anweisungen” kannst du dem ChatBot außerdem vorgeben, wie er in solchen Situationen reagieren soll – zum Beispiel mit einem Hinweis auf deine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer.

Kann der ChatBot auch Buchungen annehmen oder nur Fragen beantworten?

Der ChatBot beantwortet Fragen und informiert deine Kunden – er nimmt keine Buchungen selbst vor. Er kann jedoch gezielt auf deine Buchungsseiten hinweisen und Kunden dorthin leiten. So unterstützt er den Buchungsprozess, ohne ihn zu ersetzen.

Brauche ich das Webmodul, um den ChatBot sinnvoll zu nutzen?

Jein. Das Webmodul ist keine Voraussetzung. Über den HTML-Widget-Code im Reiter „Widget” kannst du den ChatBot auf jeder beliebigen externen Webseite einbinden – unabhängig davon, welches Webseitensystem du nutzt.

Das Webmodul ist jedoch eine sinnvolle Ergänzung: Der ChatBot kann dann auf die Inhalte deiner Unterseiten zugreifen und diese in seine Antworten einbeziehen. Außerdem kannst du den FAQ-Bereich gezielt nutzen, um den ChatBot mit den häufigsten Fragen deiner Kunden anzulernen – und auch Blog-Beiträge werden vom ChatBot ausgelesen. So hast du viele Möglichkeiten, den ChatBot mit allen Informationen zu versorgen, die er für einen guten Support braucht. Ohne Webmodul kann er nur auf die Informationen innerhalb des kutego^®-Accouts zugreifen, um Fragen zu beantworten.

Wenn du das kutego®-Webmodul verwendest und den ChatBot aktiviert hast, ist er außerdem sofort auf deiner Webseite sichtbar – ohne dass du etwas einbinden musst.

Kann ich den ChatBot auch parallel auf mehreren Webseiten einbinden?

Ja. Der HTML-Widget-Code aus dem Reiter „Widget” kann auf beliebig vielen externen Webseiten gleichzeitig eingebunden werden. Der ChatBot greift dabei immer auf dieselben Daten deines kutego®-Accounts zu – du musst nichts doppelt pflegen.

Was hat der ChatBot mit dem internen Mitarbeiter-Chat zu tun – sind das nicht dasselbe?

Nein, das sind zwei voneinander getrennte Funktionen. Der KI-ChatBot ist für deine Endkunden auf der Webseite – er beantwortet Anfragen automatisch rund um die Uhr. Der Mitarbeiter-Chat ist ein internes Kommunikationswerkzeug ausschließlich für dein Team im Backend – für den Austausch untereinander, einzeln oder in Gruppen. Beide laufen vollständig auf unseren eigenen Servern in Deutschland und sind DSGVO-konform.

Reicht es, den ChatBot zu aktivieren, damit er direkt fundierte Antworten gibt?

Nein. Ein häufiger Irrtum ist die Annahme, dass der ChatBot nach der Aktivierung sofort präzise und fundierte Antworten liefert.
Tatsächlich muss er zunächst gezielt angelernt werden: Er beantwortet Anfragen ausschließlich auf Basis der Daten, die du ihm zur Verfügung stellst.

Zwar zieht der ChatBot automatisch Unternehmensdaten, Unterseiten sowie Kurs~~, Termin~~ und Ticketinformationen heran – die wichtigste Quelle für gute Antworten ist jedoch der FAQ-Bereich.
Dort kannst du typische Kundenanliegen gezielt schriftlich formulieren, die passende Antwort hinterlegen bzw. dem ChatBot den nötigen Zusammenhang erklären, damit er diesen sinngemäß an deine Kunden weitergeben kann.

Voraussetzung dafür ist das Webmodul, da der FAQ-Bereich darüber gepflegt wird.
Unser Tipp: Lege vor der Live-Schaltung zunächst eine möglichst umfassende FAQ-Sammlung an – so vermeidest du enttäuschte Kunden durch unpräzise erste Antworten.

Ohne Webmodul kannst du in den Kurskategorien die “ausführliche Beschreibung” nutzen, um zu der Kategorie Informationen für den ChatBot zu hinterlegen - in diesem Fall blende die Beschreibung in den Ansichtsoptionen aus, damit du dieses Feld nur intern nutzen kannst.