Häufige Fragen

Was ist ein E-Mail-Funnel und wozu brauche ich ihn?

Ein E-Mail-Funnel ist eine automatisierte Abfolge von Nachrichten, die ausgelöst werden, sobald ein bestimmtes Ereignis eintritt – etwa eine Buchung, ein Kursstart oder ein auslaufendes Paket. Du richtest den Funnel einmalig ein und kutego^® übernimmt die Kommunikation mit deinen Kunden vollautomatisch zum richtigen Zeitpunkt.

Wie lege ich einen neuen Funnel an?

Navigiere im Menü zu Marketing > Funnel und klicke oben rechts auf den blauen Button Funnel anlegen. Vergib eine Bezeichnung, setze den Status auf aktiv und lege über das Feld Position fest, in welcher Reihenfolge der Funnel in der Übersicht erscheinen soll.

Wie füge ich einem Funnel eine Aktion hinzu?

Öffne den gewünschten Funnel und klicke auf das blaue Plus-Icon. Vergib eine Bezeichnung für die Aktion, wähle einen Auslöser und konfiguriere den Inhalt sowie den Zeitpunkt der Ausführung.

Welche Auslöser stehen zur Verfügung?

Du kannst unter anderem folgende Ereignisse als Auslöser nutzen: Geburtstag Kunde oder Teilnehmer, erstellte Rechnung oder Buchung, Newsletter-Anmeldung, Kunden-Registrierung, Kurs Start oder Ende, 1:1 Termin Beginn oder Ende, Ticket Beginn oder Ende, Vertragsbeginn oder -ende, Mitgliedschaft Beginn oder Ende sowie ablaufende Pakete.

Kann ich festlegen, wann genau eine Aktion ausgeführt wird?

Ja. Im Feld Ausführung kannst du wählen, ob die Aktion unmittelbar beim Eintreten des Auslösers stattfinden soll oder mit einem zeitlichen Versatz – zum Beispiel 15 Minuten, mehrere Stunden oder Tage später.

Kann ich einen Funnel nur für bestimmte Kurse oder Angebote einrichten?

Ja. Über den Gültigkeitsbereich lässt sich eine Aktion gezielt auf bestimmte Kurse, Kategorien, Termine oder Vertragslaufzeiten einschränken. Lässt du das Feld leer, gilt die Aktion für alle Fälle, in denen der gewählte Auslöser zutrifft.

Welche Arten von Aktionen kann ich innerhalb eines Funnels einrichten?

Pro Aktion kannst du einen E-Mail-Versand, einen SMS-Versand und einen Webhook aktivieren – auch alle drei gleichzeitig und unabhängig voneinander.

Wozu dient der SMS-Versand im Funnel?

Der SMS-Versand eignet sich für kurze, zeitkritische Nachrichten, die den Empfänger sicher erreichen sollen – etwa eine Terminerinnerung kurz vor einem 1:1-Termin oder eine Benachrichtigung über ein ablaufendes Paket.

Was ist ein Webhook und wann ist er sinnvoll?

Ein Webhook übermittelt Daten automatisch per POST an eine externe URL, sobald eine Aktion ausgelöst wird. Das ist nützlich, wenn du kutego^® mit anderen Tools verbinden möchtest – zum Beispiel um neue Buchungen in einem CRM zu erfassen, externe Datenbanken zu aktualisieren oder Prozesse in Tools wie Make oder Slack anzustoßen.

Wie kann ich eine E-Mail inhaltlich und gestalterisch anpassen?

Im Formular der Aktion hinterlegst du Betreff und Absendernamen. Über den Button E-Mail gestalten öffnet sich der Layout-Editor, in dem du ein eigenes Design erstellen oder eine bestehende Vorlage anpassen kannst. Über das Schildchen-Icon lassen sich Platzhalter einfügen, um die Nachricht zu personalisieren.

Kann ich einer E-Mail einen Dateianhang hinzufügen?

Ja. Im Bereich Dateianhänge kannst du Dateien in den Formaten jpg, jpeg, png, bmp, gif, pdf, zip und rar anhängen. Die maximale Dateigröße beträgt 10 MB pro Anhang.

Wie erstelle ich ein eigenes E-Mail-Layout?

Navigiere zu Vorlagen > E-Mail-Layouts und klicke auf Anlegen. Wähle eine passende Vorlage aus, passe Sektionen, Texte, Farben und Schriften nach deinen Wünschen an und ergänze bei Bedarf weitere Inhaltselemente wie Bilder, Videos, Buttons oder Social-Media-Links per Drag-and-drop. Du kannst auch direkt beim Anlegen eines neuen E-Mail-Funnel das Layout designen.

Was bedeutet die Warteschlangen-Bereinigung?

Beim Anlegen einer Aktion kannst du festlegen, ob beim Ausführen dieser Aktion andere bereits geplante Aktionen des Kunden aus der Warteschlange entfernt werden sollen. Du hast die Wahl zwischen keiner Bereinigung, dem Löschen offener Aktionen aus bestimmten Funnels oder dem Löschen aller offenen Aktionen des Kunden.

Wo sehe ich, welche Nachrichten bereits geplant sind?

Im Bereich Warteschlange findest du alle Nachrichten, die durch aktive Funnels terminiert wurden und noch auf ihren Versand warten.

Wo sehe ich, welche Nachrichten bereits versendet wurden?

Im Bereich Historie findest du ein vollständiges Protokoll aller Nachrichten, die über deine Funnels bereits erfolgreich versendet wurden.

Kann ich eine Aktion vor dem Speichern testen?

Ja. Über den Button Automation testen kannst du prüfen, ob die Aktion wie gewünscht funktioniert, bevor du sie endgültig speicherst und aktivierst.

Wie viele Funnels kann ich einrichten?

Es gibt keine Begrenzung. Du kannst beliebig viele Funnels mit jeweils eigenen Aktionen, Auslösern und Gültigkeitsbereichen anlegen, um deine gesamte Kundenkommunikation zu automatisieren.

Wo finde ich den Newsletter-Bereich in kutego^®?

Den Newsletter-Bereich findest du in der Navigation unter Kommunikation > Newsletter.

Benötige ich das Marketing-Modul, um Newsletter zu versenden?

Nein, Newsletter können grundsätzlich auch ohne das Marketing-Modul versendet werden. Mit aktiviertem Marketing-Modul hast du jedoch die volle gestalterische Freiheit und kannst jeden Newsletter vollständig nach deinen eigenen Vorstellungen designen.

Kann ich für jeden Newsletter ein eigenes Design erstellen?

Ja, wenn du das Marketing-Modul gebucht hast. Wenn du einen neuen Newsletter anlegst, öffnet sich der Layout-Editor, in dem du entweder eine bestehende Vorlage anpassen oder ein komplett eigenes Design von Grund auf erstellen kannst – mit deinem Logo, deinen Farben, Bildern, Buttons und weiteren Inhaltselementen.

Welche Inhaltselemente kann ich in einem Newsletter verwenden?

Per Drag-and-drop kannst du Texte, Bilder, Buttons, Videos, Social-Media-Links, Banner, Timer und HTML-Blöcke frei in deinem Newsletter anordnen. Eine vollständige Übersicht der verfügbaren Elemente findest du im Handbuch unter E-Mail-Layouts.

Kann ich Empfänger im Newsletter personalisiert ansprechen?

Ja. Über das Schildchen-Icon im Editor stehen dir Platzhalter zur Verfügung, mit denen du beispielsweise den Namen des Empfängers automatisch einfügen kannst.

Kann ich Newsletter-Vorlagen wiederverwenden?

Ja. Du kannst jederzeit auf bestehende Vorlagen zurückgreifen und diese als Ausgangspunkt für neue Newsletter verwenden, anstatt jedes Mal von Grund auf neu zu starten.

Was ist der Unterschied zwischen einem Newsletter und einer Mitteilung?

Newsletter richten sich in der Regel an einen breiteren Empfängerkreis und werden als gestaltete E-Mail-Kampagne versendet. Im Rahmen des E-Mail-Marketings willigt der Empfänger im Double-Opt-In-Verfahren in den Empfang ein.
Mitteilungen sind hingegen terminierte Nachrichten, die du kursbezogen an spezifische Kundengruppen versenden kannst. Da sie rein der Information dienen und nicht für E-Mail-Marketing gedacht sind, solltest du für werbliche Inhalte den Newsletter nutzen. So stellst du sicher, dass du rechtlich stets abgesichert bist.

Welches Layout wird für Mitteilungen verwendet?

Mitteilungen verwenden automatisch das Standard-E-Mail-Layout, das du (bei aktiviertem Marketingmodul) unter Vorlagen > E-Mail-Vorlagen als Standard definiert hast. Du musst das Design also nicht jedes Mal neu festlegen – es wird einheitlich für alle Mitteilungen übernommen.

Was ändert sich bei Mitteilungen mit dem Marketing-Modul?

Mit aktiviertem Marketing-Modul stehen dir im Editor erweiterte Gestaltungsmöglichkeiten zur Verfügung. Du kannst unter anderem mit individuellen Farben und Highlight-Kästen arbeiten, um wichtige Inhalte gezielt hervorzuheben und deine Mitteilungen visuell ansprechender zu gestalten.

Muss ich das Standard-E-Mail-Layout vor dem ersten Versand einrichten?

Wenn du das Marketingmodul aktiviert hast, passe das Standard-E-Mail-Layout einmalig unter Vorlagen > E-Mail-Vorlagen nach deinen Wünschen an, bevor du Mitteilungen versendest. Dieses Layout wird automatisch für alle ausgehenden Mitteilungen verwendet und sorgt für ein einheitliches Erscheinungsbild.