Häufige Fragen

Was ist ein E-Mail-Funnel und wozu brauche ich ihn?

Ein E-Mail-Funnel ist eine automatisierte Abfolge von Nachrichten, die ausgelöst werden, sobald ein bestimmtes Ereignis eintritt – etwa eine Buchung, ein Kursstart oder ein auslaufendes Paket. Du richtest den Funnel einmalig ein und kutego^® übernimmt die Kommunikation mit deinen Kunden vollautomatisch zum richtigen Zeitpunkt.

Wie lege ich einen neuen Funnel an?

Navigiere im Menü zu Marketing > Funnel und klicke oben rechts auf den blauen Button Funnel anlegen. Vergib eine Bezeichnung, setze den Status auf aktiv und lege über das Feld Position fest, in welcher Reihenfolge der Funnel in der Übersicht erscheinen soll.

Wie füge ich einem Funnel eine Aktion hinzu?

Öffne den gewünschten Funnel und klicke auf das blaue Plus-Icon. Vergib eine Bezeichnung für die Aktion, wähle einen Auslöser und konfiguriere den Inhalt sowie den Zeitpunkt der Ausführung.

Welche Auslöser stehen zur Verfügung?

Du kannst unter anderem folgende Ereignisse als Auslöser nutzen: Geburtstag Kunde oder Teilnehmer, erstellte Rechnung oder Buchung, Newsletter-Anmeldung, Kunden-Registrierung, Kurs Start oder Ende, 1:1 Termin Beginn oder Ende, Ticket Beginn oder Ende, Vertragsbeginn oder -ende, Mitgliedschaft Beginn oder Ende sowie ablaufende Pakete.

Kann ich festlegen, wann genau eine Aktion ausgeführt wird?

Ja. Im Feld Ausführung kannst du wählen, ob die Aktion unmittelbar beim Eintreten des Auslösers stattfinden soll oder mit einem zeitlichen Versatz – zum Beispiel 15 Minuten, mehrere Stunden oder Tage später.

Kann ich einen Funnel nur für bestimmte Kurse oder Angebote einrichten?

Ja. Über den Gültigkeitsbereich lässt sich eine Aktion gezielt auf bestimmte Kurse, Kategorien, Termine oder Vertragslaufzeiten einschränken. Lässt du das Feld leer, gilt die Aktion für alle Fälle, in denen der gewählte Auslöser zutrifft.

Welche Arten von Aktionen kann ich innerhalb eines Funnels einrichten?

Pro Aktion kannst du einen E-Mail-Versand, einen SMS-Versand und einen Webhook aktivieren – auch alle drei gleichzeitig und unabhängig voneinander.

Wozu dient der SMS-Versand im Funnel?

Der SMS-Versand eignet sich für kurze, zeitkritische Nachrichten, die den Empfänger sicher erreichen sollen – etwa eine Terminerinnerung kurz vor einem 1:1-Termin oder eine Benachrichtigung über ein ablaufendes Paket.

Was ist ein Webhook und wann ist er sinnvoll?

Ein Webhook übermittelt Daten automatisch per POST an eine externe URL, sobald eine Aktion ausgelöst wird. Das ist nützlich, wenn du kutego^® mit anderen Tools verbinden möchtest – zum Beispiel um neue Buchungen in einem CRM zu erfassen, externe Datenbanken zu aktualisieren oder Prozesse in Tools wie Make oder Slack anzustoßen.

Wie kann ich eine E-Mail inhaltlich und gestalterisch anpassen?

Im Formular der Aktion hinterlegst du Betreff und Absendernamen. Über den Button E-Mail gestalten öffnet sich der Layout-Editor, in dem du ein eigenes Design erstellen oder eine bestehende Vorlage anpassen kannst. Über das Schildchen-Icon lassen sich Platzhalter einfügen, um die Nachricht zu personalisieren.

Kann ich einer E-Mail einen Dateianhang hinzufügen?

Ja. Im Bereich Dateianhänge kannst du Dateien in den Formaten jpg, jpeg, png, bmp, gif, pdf, zip und rar anhängen. Die maximale Dateigröße beträgt 10 MB pro Anhang.

Wie erstelle ich ein eigenes E-Mail-Layout?

Navigiere zu Vorlagen > E-Mail-Layouts und klicke auf Anlegen. Wähle eine passende Vorlage aus, passe Sektionen, Texte, Farben und Schriften nach deinen Wünschen an und ergänze bei Bedarf weitere Inhaltselemente wie Bilder, Videos, Buttons oder Social-Media-Links per Drag-and-drop. Du kannst auch direkt beim Anlegen eines neuen E-Mail-Funnel das Layout designen.

Was bedeutet die Warteschlangen-Bereinigung?

Beim Anlegen einer Aktion kannst du festlegen, ob beim Ausführen dieser Aktion andere bereits geplante Aktionen des Kunden aus der Warteschlange entfernt werden sollen. Du hast die Wahl zwischen keiner Bereinigung, dem Löschen offener Aktionen aus bestimmten Funnels oder dem Löschen aller offenen Aktionen des Kunden.

Wo sehe ich, welche Nachrichten bereits geplant sind?

Im Bereich Warteschlange findest du alle Nachrichten, die durch aktive Funnels terminiert wurden und noch auf ihren Versand warten.

Wo sehe ich, welche Nachrichten bereits versendet wurden?

Im Bereich Historie findest du ein vollständiges Protokoll aller Nachrichten, die über deine Funnels bereits erfolgreich versendet wurden.

Kann ich eine Aktion vor dem Speichern testen?

Ja. Über den Button Automation testen kannst du prüfen, ob die Aktion wie gewünscht funktioniert, bevor du sie endgültig speicherst und aktivierst.

Wie viele Funnels kann ich einrichten?

Es gibt keine Begrenzung. Du kannst beliebig viele Funnels mit jeweils eigenen Aktionen, Auslösern und Gültigkeitsbereichen anlegen, um deine gesamte Kundenkommunikation zu automatisieren.

Wo finde ich den Newsletter-Bereich in kutego^®?

Den Newsletter-Bereich findest du in der Navigation unter Kommunikation > Newsletter.

Benötige ich das Marketing-Modul, um Newsletter zu versenden?

Nein, Newsletter können auch ohne das Marketing-Modul versendet werden.

Kann ich für jeden Newsletter ein eigenes Design erstellen?

Ja – unabhängig davon, ob du das Marketing-Modul gebucht hast.
Wenn du einen neuen Newsletter anlegst, öffnet sich der Layout-Editor, in dem du entweder eine bestehende Vorlage anpassen oder ein komplett eigenes Design von Grund auf erstellen kannst – mit deinem Logo, deinen Farben, Bildern, Buttons und weiteren Inhaltselementen.

Welche Inhaltselemente kann ich in einem Newsletter verwenden?

Per Drag-and-drop kannst du Texte, Bilder, Buttons, Videos, Social-Media-Links, Banner, Timer und HTML-Blöcke frei in deinem Newsletter anordnen. Eine vollständige Übersicht der verfügbaren Elemente findest du im Handbuch unter E-Mail-Layouts.

Kann ich Empfänger im Newsletter personalisiert ansprechen?

Ja. Über das Schildchen-Icon im Editor stehen dir Platzhalter zur Verfügung, mit denen du beispielsweise den Namen des Empfängers automatisch einfügen kannst.

Kann ich Newsletter-Vorlagen wiederverwenden?

Ja. Du kannst jederzeit auf bestehende Vorlagen zurückgreifen und diese als Ausgangspunkt für neue Newsletter verwenden, anstatt jedes Mal von Grund auf neu zu starten.

Was ist der Unterschied zwischen einem Newsletter und einer Mitteilung?

Newsletter richten sich in der Regel an einen breiteren Empfängerkreis und werden als gestaltete E-Mail-Kampagne versendet. Im Rahmen des E-Mail-Marketings willigt der Empfänger im Double-Opt-In-Verfahren in den Empfang ein.
Mitteilungen sind hingegen terminierte Nachrichten, die du kursbezogen an spezifische Kundengruppen versenden kannst. Da sie rein der Information dienen und nicht für E-Mail-Marketing gedacht sind, solltest du für werbliche Inhalte den Newsletter nutzen. So stellst du sicher, dass du rechtlich stets abgesichert bist.

Welches Layout wird für Mitteilungen verwendet?

Mitteilungen verwenden automatisch das Standard-E-Mail-Layout, das du unter Vorlagen > E-Mail-Vorlagen als Standard definiert hast – unabhängig davon, ob das Marketing-Modul gebucht ist.
Hast du kein eigenes Layout hinterlegt, wird automatisch das neutrale Standard-Design mit Logo und Kontaktdaten verwendet. Du musst das Design also nicht jedes Mal neu festlegen – es wird einheitlich für alle Mitteilungen übernommen.

Was ändert sich bei Mitteilungen mit dem Marketing-Modul?

Mit aktiviertem Marketing-Modul stehen dir im Editor erweiterte Gestaltungsmöglichkeiten zur Verfügung. Du kannst unter anderem mit individuellen Farben und Highlight-Kästen arbeiten, um wichtige Inhalte gezielt hervorzuheben und deine Mitteilungen visuell ansprechender zu gestalten.

Muss ich das Standard-E-Mail-Layout vor dem ersten Versand einrichten?

Passe das Standard-E-Mail-Layout einmalig unter Vorlagen > E-Mail-Vorlagen nach deinen Wünschen an, bevor du Mitteilungen versendest – unabhängig davon, ob das Marketing-Modul gebucht ist. Dieses Layout wird automatisch für alle ausgehenden Mitteilungen verwendet und sorgt für ein einheitliches Erscheinungsbild.
Legst du kein eigenes Layout an, wird automatisch das neutrale Standard-Design mit deinem Logo im Header und deinen Kontaktdaten im Footer verwendet.

Wann werden Aktionen in die Warteschlange eingetragen?

Terminierte Funnel-Aktionen werden erst am Vortag des geplanten Versandzeitpunkts in die Warteschlange eingetragen. Das stellt sicher, dass kurzfristige Änderungen an einem Kurs – etwa eine Anpassung von Start- oder Enddatum – noch berücksichtigt werden, bevor die Nachricht final eingeplant wird.
Aktionen mit direkten Auslösern wie Kunden-Registrierung oder Rechnung / Buchung wurde erstellt bilden eine Ausnahme: Sie werden unmittelbar beim Eintreten des Ereignisses in die Warteschlange aufgenommen und sofort abgearbeitet.

Warum erscheinen manche geplanten Funnel-Nachrichten erst am Vortag in der Warteschlange?

Damit kurzfristige Kursänderungen – zum Beispiel eine Anpassung des Kurs-Starts oder -Endes – immer berücksichtigt werden, fügt kutego® terminierte Funnel-Aktionen erst am Vortag in die Warteschlange ein. So wird sichergestellt, dass die Nachricht zum tatsächlich gültigen Zeitpunkt verschickt wird und nicht auf Basis einer inzwischen veralteten Planung.
Ausnahme: Aktionen mit den Auslösern Kunden-Registrierung oder Rechnung / Buchung wurde erstellt werden sofort in die Warteschlange aufgenommen und direkt abgearbeitet, da diese nicht von Kurszeiten abhängen.

Benötige ich das Marketing-Modul, um Funnels zu nutzen?

Ja. Einen echten E-Mail-Funnel mit automatisierten Aktionen, die durch Ereignisse wie Buchungen, Geburtstage, Kursstart oder Vertragsende ausgelöst werden, kannst du nur mit dem Marketing-Modul einrichten. Ohne Marketing-Modul hast du lediglich die Möglichkeit, terminierte Mitteilungen zu versenden – also Nachrichten, die zu einem fest definierten Stichtag verschickt werden, aber nicht ereignisbasiert ausgelöst werden.

Kann ich einen Funnel pausieren, ohne ihn zu löschen?

Ja. Du kannst den Status eines Funnels jederzeit von „aktiv” auf „inaktiv” setzen. Der Funnel bleibt mit allen Aktionen und Einstellungen erhalten, wird aber nicht mehr ausgeführt – bis du ihn wieder aktivierst. So kannst du Funnels saisonal einsetzen oder vorübergehend pausieren, ohne sie neu aufbauen zu müssen.

Kann ich eine einzelne Aktion innerhalb eines Funnels deaktivieren, ohne den ganzen Funnel zu pausieren?

Ja. Jede Aktion innerhalb eines Funnels hat einen eigenen Status. Du kannst einzelne Aktionen unabhängig voneinander aktivieren oder deaktivieren, ohne den gesamten Funnel zu beeinflussen. So lässt sich ein Funnel schrittweise aufbauen oder einzelne Nachrichten temporär aussetzen.

Was passiert mit bereits geplanten Aktionen in der Warteschlange, wenn ich einen Funnel deaktiviere?

Aktionen, die sich bereits in der Warteschlange befinden, werden auch nach einer Deaktivierung des Funnels noch ausgeführt – sie wurden bereits eingeplant und laufen durch. Nur neue Auslöser, die nach der Deaktivierung eintreten, erzeugen keine weiteren Einträge mehr in der Warteschlange. Wenn du verhindern möchtest, dass bereits geplante Nachrichten noch versendet werden, musst du die entsprechenden Einträge manuell in der Warteschlange löschen.

Kann ich denselben Funnel für mehrere Standorte nutzen?

Ja. Ein Funnel gilt standardmäßig für alle Angebote, sofern du im Feld „Gilt für” keine Einschränkung vorgenommen hast. Möchtest du standortspezifische Kommunikation, kannst du entweder separate Funnels je Standort anlegen oder die Einschränkung über Kategorien steuern, denen du die jeweiligen Angebote eines Standorts zugeordnet hast.

Wie viele Aktionen kann ein Funnel enthalten?

Es gibt keine Begrenzung. Du kannst einem Funnel beliebig viele Aktionen hinzufügen – mit unterschiedlichen Auslösern, Zeitpunkten und Aktionstypen. So lassen sich auch komplexe Kommunikationsabfolgen vollständig innerhalb eines einzigen Funnels abbilden.

Wird der SMS-Versand im Funnel separat berechnet?

Ja. Der SMS-Versand über Funnels ist ein kostenpflichtiger Zusatz und wird separat abgerechnet. Die aktuellen Konditionen findest du unter kutego.de/preise. Achte darauf, den SMS-Versand nur für Nachrichten einzusetzen, bei denen die direkte Erreichbarkeit des Empfängers – etwa bei zeitkritischen Terminerinnerungen – den Zusatzaufwand rechtfertigt.

Kann ich E-Mail-Layouts auch für Buchungsbestätigungen und andere System-E-Mails nutzen?

Ja. E-Mail-Layouts, die du unter Vorlagen > E-Mail-Layouts erstellst, stehen dir sowohl für Funnel-Aktionen als auch als Grundlage für System-E-Mails zur Verfügung. Das Standard-E-Mail-Layout wird automatisch für alle ausgehenden Mitteilungen verwendet. So sorgst du für ein einheitliches Erscheinungsbild in deiner gesamten Kundenkommunikation – von der Buchungsbestätigung bis zur automatisierten Funnel-Nachricht.

Wofür brauche ich das Marketing-Modul eigentlich genau?

Das Marketing-Modul ist ausschließlich für eigene E-Mail-Funnels erforderlich – also automatisierte, ereignisbasierte Nachrichtenabfolgen (z. B. ausgelöst durch Buchung, Kursstart, Paketbuchung, Vertragsende … usw. …).
Newsletter, Mitteilungen und die Gestaltung eigener E-Mail-Layouts stehen dagegen allen Accounts im vollen Funktionsumfang zur Verfügung – unabhängig davon, ob das Marketing-Modul gebucht ist. Ohne Marketing-Modul kannst du lediglich terminierte Mitteilungen zu einem festen Stichtag versenden, aber keine ereignisbasierten Funnels einrichten.