Notizen & Wiedervorlagen

Kundennotizen und Wiedervorlagen verwalten

In jedem Kundenaccount kannst du eine Kundennotiz hinterlegen, die mit Datum und Zeitstempel versehen wird.
So hast du stets eine übersichtliche Dokumentation von Informationen, Absprachen oder anderen wichtigen Inhalten in der Kundenakte.

Notiz mit Wiedervorlage und Aufgabenfunktion

Beim Anlegen einer Notiz hast du die Möglichkeit:

• Ein Datum zur Wiedervorlage zu setzen.
• Einen Mitarbeiter zur Information auszuwählen, der über die Notiz informiert werden soll.
  Am Datum der Wiedervorlage wird die Notiz als Aufgabe für den angegebenen Mitarbeiter angezeigt.
  Überfällige Aufgaben werden oben rechts in der Header-Leiste neben deinem Profil angezeigt, sodass du keine wichtigen Erinnerungen verpasst.

Übersicht über Notizen und Wiedervorlagen

Unter Kunden > Notizen und Wiedervorlagen findest du eine Übersicht aller erstellten Notizen.
Hier siehst du auch, welche Aufgaben mit einer Notiz und einem bestimmten Datum verknüpft sind.
Diese Funktion hilft dir, wichtige Kundeninformationen und Fristen im Blick zu behalten und gezielt nachzuverfolgen.

Notizen auf Kunden- und Teilnehmerebene

In kutego^® kannst du Notizen sowohl auf Kunden- als auch auf Teilnehmerebene hinterlegen. So bleiben wichtige Informationen genau dort gespeichert, wo sie hingehören.

Teilnehmernotizen

In der Kundenakte im Reiter „Teilnehmer“ kannst du individuelle Notizen zu einzelnen Teilnehmern anlegen.

• Notizen beziehen sich immer auf einen konkreten Teilnehmer
• Beim Anlegen kannst du die Notiz anpinnen
• Angepinnte Notizen werden priorisiert angezeigt und erscheinen immer zuerst an relevanten Stellen
  • Geeignet für z. B.: besondere Hinweise zum Teilnehmer, Absprachen, interne Vermerke

Kundennotizen

Zusätzlich kannst du kundenbezogene Notizen direkt im Kundenkonto > Notizen hinterlegen.

• Diese Notizen gelten für den gesamten Kunden
• Auch hier kannst du Notizen anpinnen
• Angepinnte Kundennotizen werden ebenfalls immer zuerst mit Priorität angezeigt
  • Ideal für z. B.: allgemeine Kundeninformationen, wiederkehrende Besonderheiten, wichtige interne Hinweise zur Betreuung

tipp

Nutze angepinnte Notizen gezielt für besonders wichtige Informationen – so stellst du sicher, dass diese im Arbeitsalltag sofort sichtbar sind.