Kursrücktrittsversicherung

Die Kursrücktrittsversicherung ist ein optionales Zusatzangebot, das du deinen Kursteilnehmern direkt über kutego® anbieten kannst.
kutego® hat gemeinsam mit der Würzburger Versicherung eine eigene Rahmenvereinbarung abgeschlossen – du musst dich also nicht selbst bei der Versicherung registrieren oder separate Verträge abschließen. Alles läuft direkt über dein kutego®-Konto.

Einrichtung der Versicherung auf Kategorieebene

Du steuerst die Versicherung auf Ebene deiner Kurskategorien > Reiter “Einstellungen”. Dort legst du zwei Dinge fest:

ob für diese Kategorie überhaupt ein Versicherungsschutz angeboten werden soll,
und ob die Versicherung im Kurspreis inklusive ist oder ob deine Kunden sie optional dazu buchen können.

Schnellverwaltung über die Kategorie-Übersicht

Du musst dafür nicht jede Kategorie einzeln öffnen. In der Kategorie-Übersicht kannst du über den Tools-Button die Kursrücktrittsversicherung als Massenaktion für alle Kategorien gleichzeitig aktivieren oder deaktivieren. Das ist besonders praktisch, wenn du das Angebot unternehmensweit ein- oder ausschalten möchtest, ohne jede Kategorie manuell durchzugehen. Möchtest du die Einstellung stattdessen nur für eine einzelne Kategorie ändern, machst du das weiterhin gezielt in der jeweiligen Kurskategorie im Reiter “Einstellungen”.

Abrechnung der Kursrücktrittsversicherung

Die anfallenden Versicherungsprämien werden mit deiner monatlichen kutego®-Rechnung verrechnet und direkt an die Würzburger Versicherung weitergeleitet. Du musst dich um nichts Weiteres kümmern.

Konkret läuft die Abrechnung so ab:
kutego® rechnet die Kursrücktrittsversicherung monatlich mit der Würzburger Versicherung ab. Bei deiner monatlichen kutego®-Rechnung werden dabei alle Zugänge und Abgänge des Abrechnungszeitraums geprüft – also alle neu abgeschlossenen sowie alle stornierten Versicherungen. Der sich daraus ergebende Betrag wird mit deiner monatlichen Rechnung eingezogen und 1:1 an die Würzburger Versicherung weitergeleitet.

Umsatzsteuer und Versicherungssteuer

Auf die Kursrücktrittsversicherung wird kein normaler Umsatzsteuersatz angewendet, sondern ein fester Versicherungssteuersatz. Dieser ist bereits im Preis der Kursversicherung enthalten – du musst also nichts zusätzlich einkalkulieren oder gesondert abführen.
Auf der Rechnung wird transparent ausgewiesen, wie sich der Bruttopreis der Versicherung zusammensetzt: Es wird jeweils angegeben, wie viel Umsatzsteuer und wie viel Versicherungssteuer im ausgewiesenen Bruttopreis enthalten ist. So ist für dich und deine Kunden jederzeit nachvollziehbar, welcher Steueranteil in der Versicherungsprämie steckt.

Was ist versichert?

Die Versicherung besteht aus zwei Bausteinen, die beide automatisch mit abgeschlossen werden: der Kursrücktrittsversicherung (Schutz vor Kursbeginn) und der Kursabbruchversicherung (Schutz während des laufenden Kurses).

Kursrücktrittsversicherung – wenn der Kurs nicht angetreten werden kann
Kann ein Teilnehmer den gebuchten Kurs bzw. eine einzelne Teilveranstaltung eines Dauerkurses nicht antreten, weil eines der unten genannten versicherten Ereignisse eintritt, übernimmt die Versicherung die vertraglich geschuldeten Stornokosten. Das gilt auch, wenn der Kurs deshalb verspätet angetreten oder umgebucht werden muss.
Kursabbruchversicherung – wenn der Kurs nicht planmäßig beendet werden kann
Kann ein Teilnehmer einen bereits begonnenen Kurs aufgrund eines versicherten Ereignisses nicht wie geplant fortsetzen oder beenden (Abbruch), leistet die Versicherung ebenfalls. Erstattet werden dabei je nach Fall z. B. die Kosten für nicht genutzte Kurstage, notwendige Mehrkosten durch eine Verlängerung des Aufenthalts oder zusätzliche Rückreisekosten.

Versicherte Ereignisse

Die Versicherung greift bei folgenden Ereignissen, sofern sie unerwartet eintreten und den Teilnehmer selbst oder eine Risikoperson betreffen:

Tod
Schwerer Unfall
Unerwartete Erkrankung
Unverträglichkeit von Impfungen
Schwangerschaft bzw. Komplikationen während der Schwangerschaft
Gebrochene Prothesen, gelockerte implantierte Gelenke
Unerwarteter Ausfall eines lebensnotwendigen Hilfsmittels (z. B. Herzschrittmacher)
Transplantation nach dem Transplantationsgesetz
Verlust des Arbeitsplatzes (betriebsbedingte Kündigung)
Aufnahme eines Arbeits- oder Ausbildungsverhältnisses
Wechsel des Arbeitsplatzes (innerhalb der Probezeit bzw. ersten 6 Monate)
Kurzarbeit (konjunkturbedingt, mind. 3 Monate, ≥ 35 % Gehaltsreduzierung)
Eröffnung eines Insolvenzverfahrens bei Selbstständigen
Adoption eines minderjährigen Kindes
Unerwarteter Beginn von Bundesfreiwilligendienst, FSJ oder FÖJ
Nichtbestehen und notwendige Wiederholung einer Prüfung (Schule, Hochschule)
Nichtversetzung eines Schülers bzw. Ausscheiden aus dem Klassenverband
Einreichung der Scheidungsklage
Unerwartete gerichtliche Ladung
Erkrankung, schwerer Unfall, Tod oder Impfunverträglichkeit eines angemeldeten und mitreisenden Hundes oder einer Katze
Erheblicher Schaden am Eigentum ab 2.500 € (Feuer, Explosion, Sturm, Hagel, Blitzschlag, Leitungswasser, Elementarschäden, vorsätzliche Straftat Dritter)
Panne oder Verkehrsunfall mit einem privat genutzten Fahrzeug auf dem Weg zum Kurs
Einsatz als Ersthelfer bei einem Unfall oder Notfall während des ursprünglich geplanten Kurszeitraums

Es besteht keine Selbstbeteiligung.

Was ist nicht versichert?

Kosten, die entstehen, weil ein Kurs abgesagt oder nicht angetreten wird, ohne dass ein versicherter Grund vorliegt.
Erneutes Auftreten einer Erkrankung, wenn der Teilnehmer deswegen innerhalb der letzten zwei Wochen vor Versicherungsabschluss bzw. Kursbuchung behandelt wurde.
Unerwartete Verschlechterung einer Erkrankung, wenn deswegen innerhalb der letzten sechs Monate vor Versicherungsabschluss bzw. Kursbuchung eine Behandlung stattfand.
Ein Ausfall oder eine Absage seitens des Kursanbieters – die Versicherung deckt ausschließlich den Rücktritt bzw. Abbruch durch den Teilnehmer.
Schäden durch Krieg, Bürgerkrieg, politische Gewalt, Kernenergie oder vorsätzliches Herbeiführen des Schadens.

Bei grob fahrlässigem Herbeiführen des Versicherungsfalls kann die Würzburger Versicherung die Leistung kürzen.

Wichtig: Die Kursrücktrittsversicherung gilt ausschließlich für den Rücktritt des Teilnehmers. Ein Ausfall oder eine Absage seitens des Kursanbieters ist davon nicht betroffen.

Preise und Kosten

Variante 1 – Optionale Auswahl durch den Kunden
Der Kunde kann beim Buchungsvorgang eine Kursrücktrittsversicherung optional hinzubuchen. Die Versicherungsprämie beträgt 6 % des Kurspreises und wird automatisch berechnet sowie auf der Kundenrechnung ausgewiesen.
kutego^® leitet den Prämienanteil an die Würzburger Versicherung ab.

Variante 2 – Versicherung inklusive (im Kurspreis einbepreist)
Der Anbieter schließt die Kursrücktrittsversicherung pauschal für alle Buchungen ein. Die Prämie von 6 % des Kurspreises wird nicht separat auf der Kundenrechnung ausgewiesen, sondern muss vom Anbieter in den Kurspreis einkalkuliert werden.
kutego^® leitet den Prämienanteil an die Würzburger Versicherung ab.

Die Kursrücktrittsversicherung erhöht die Zufriedenheit deiner Kunden, reduziert dein Haftungsrisiko bei Kursausfällen und macht deine Einnahmen planbarer.

Stornierung einer Rechnung mit Kursrücktrittsversicherung

Enthält eine Rechnung eine gebuchte Kursrücktrittsversicherung, gilt eine besondere Stornofrist: Die Versicherung kann bei der Würzburger Versicherung nur bis zum Tag vor Kursstart storniert werden. Nach diesem Zeitpunkt ist eine technische Stornierung der Position in kutego® zwar weiterhin möglich, eine Rückerstattung durch den Versicherungsanbieter erfolgt jedoch nicht mehr. Die Kosten verbleiben in diesem Fall bei dir als Anbieter.

Kursverschiebung und Umbuchung bei bestehender Versicherung

Die Kursrücktrittsversicherung wird fest für einen bestimmten Kurstermin und Zeitraum abgeschlossen. Verschiebst du einen Kurstermin oder buchst du einen Teilnehmer in einen anderen Kurs bzw. Kurstermin um, ist dies aktuell nicht mit der bestehenden Versicherung kompatibel – die Versicherung bleibt an den ursprünglich gebuchten Termin und Zeitraum gebunden und kann nicht automatisch mitverschoben oder übertragen werden.

info

Wenn du erfahrungsgemäß häufiger Kurse verschiebst oder Teilnehmer umbuchst, solltest du die Kursrücktrittsversicherung für die betroffene Kategorie deaktivieren. So vermeidest du Unstimmigkeiten zwischen dem tatsächlich stattfindenden Kurstermin und dem in der Versicherung hinterlegten Termin bzw. Zeitraum.

Versicherungsfall einreichen (Kundensicht)

Alle abgeschlossenen Versicherungen sind im Reiter „Versicherungen” in der linken Navigation des Kundenkontos sichtbar – allerdings erst, sobald die zugehörige Rechnung den Status bezahlt hat. Dort stehen zwei Aktionen zur Verfügung:

Grüner Button (Dokument-Icon): Lädt die Versicherungsbestätigung als PDF herunter.
Gelber Button (Schadensicon): Hierüber kann der Kunde einen Versicherungsfall einreichen.

Die weitere Abwicklung des Versicherungsfalls erfolgt direkt über die Würzburger Versicherung.

Kombination mit der Nachholfunktion

Hat ein Kursteilnehmer sowohl eine Kursrücktrittsversicherung abgeschlossen als auch ist für die Kategorie die Nachholfunktion aktiviert, kann er sich bei der Abmeldung von einem Kurstag aktiv entscheiden, wie er mit diesem Tag umgehen möchte:

Abmelden (Nachholung): Der Teilnehmer meldet sich vom Kurstag ab und erhält den Tag als Nachholanspruch gutgeschrieben. Er kann den Tag anschließend eigenständig in einem anderen Kurstermin nachholen.
Entschuldigen (Versicherungsfall): Der Teilnehmer reicht stattdessen einen Versicherungsfall ein. In Kombination mit einem entsprechenden Attest erhält er den Tag über die Kursrücktrittsversicherung zurückerstattet.

Der Teilnehmer trifft diese Entscheidung selbst im Kundenlogin über die Terminansicht im Kalender.

Voraussetzungen für die Anzeige des zweiten Buttons (“Entschuldigen”)

Der zweite Button für die Versicherung wird dem Teilnehmer nur angezeigt, wenn alle folgenden Bedingungen gleichzeitig erfüllt sind:

Die Versicherung ist für den jeweiligen Kurs (bzw. die Kategorie) aktiviert.
Der Teilnehmer ist an diesem Kurstag versichert.
Der Teilnehmer hat für diesen Kurstag noch keinen Anwesenheitsstatus hinterlegt.
Das Nachholsystem ist für diesen Kurs aktiviert.
Der Kurstag liegt in der Zukunft.

Ist auch nur eine dieser Bedingungen nicht erfüllt, sieht der Teilnehmer nur den regulären “Abmelden”-Button für die Nachholung – bzw. gar keine Auswahlmöglichkeit, wenn weder Nachholung noch Versicherung aktiv sind.

Buchhalterischer Umgang mit der Kursversicherung

Da auf die Kursversicherung Versicherungssteuer statt Umsatzsteuer anfällt, solltest du sie in deiner Buchhaltung von deinem normalen Kurserlös trennen.

So läuft die Versicherungs-Verbuchung ab

1. Rechnung an deinen Kursteilnehmer: Die Versicherungsprämie wird getrennt vom Kurspreis ausgewiesen und auf ein separates Buchungskonto gebucht – nicht auf dein reguläres Erlöskonto für Kurse. Auf den Kurspreis wird weiterhin dein regulärer Umsatzsteuersatz angewendet.
2. Monatliche kutego®-Rechnung: Wir stellen dir die im Abrechnungszeitraum abgeschlossenen und stornierten Versicherungen in Rechnung – ebenfalls mit ausgewiesener Versicherungssteuer. Diesen Betrag buchst du gegen dasselbe Buchungskonto.
3. Ergebnis: Einnahme vom Teilnehmer und Abgabe an uns gleichen sich auf diesem Konto aus. Aus der Versicherung selbst entsteht für dich kein Umsatz, kein Gewinn und keine eigene Steuerlast – nur der Kurspreis bleibt dein steuerlich relevanter Erlös.

info

Die Versicherungsprämie ist als echte Steuer keine Umsatzsteuer und darf nicht als Vorsteuer abgezogen werden. Du vereinnahmst sie lediglich als durchlaufenden Posten für die Würzburger Versicherung. In den gängigen Kontenrahmen sind dafür bereits passende Konten vorgesehen – z. B. Konto 8400 (SKR03) oder Konto 4400 (SKR04), alternativ ein spezielles Erlöskonto für Versicherungsvermittlung. Welches Konto in deinem konkreten Kontenrahmen das richtige ist, klärst du am besten mit deinem Steuerberater.