Kursterminübersicht
In der Übersicht unter Kurse > Kurstermine findest du alle von dir
angelegten Kurstermine.
Diese Liste kannst du individuell anpassen: Blende dir die Spalten ein,
die für dich relevant sind, und blende andere aus. So bekommst du alle
wichtigen Informationen auf einen Blick.
Navigation und Bearbeitung
Kursnummer: Mit einem Klick auf die Kursnummer in der ersten Spalte
öffnest du den jeweiligen Kurstermin zur Bearbeitung oder
Einsicht.
Kurskategorie: Mit einem Klick auf die Kurskategorie gelangst du
direkt in die Kurskategorie und kannst dort Anpassungen vornehmen.
Bezeichnung: Wir empfehlen dir, die Bezeichnung deiner Kurstermine
eindeutig und individuell zu gestalten. Das hilft dir später z. B.
bei Massenmitteilungen, wenn du mehrere Kurse gleichzeitig anschreiben
möchtest. Du wählst dann anhand der Bezeichnung aus, daher lohnt sich
ein internes, für dich logisches System zur Kennzeichnung.
Teilnehmerliste öffnen und nutzen
Teilnehmerzahl (Spalte “Max”): Über den blauen Kasten in der
Spalte „Max“ öffnest du die Teilnehmerliste des Kurstermins.
Anwesenheiten verwalten: In der Teilnehmerliste siehst du, welche
Teilnehmenden zum nächsten Kurstag angemeldet sind. Über das
Fragezeichen-Symbol rechts in der jeweiligen Zeile kannst du die
Anwesenheit pflegen. Zur Auswahl stehen:
- Teilgenommen
- Krank (nur relevant bei Kursrücktrittsversicherung, ansonsten rein informativ)
- Entschuldigt
- Unentschuldigt
- Zur Nachholung abgemeldet (wird auf das Kontingent zurückgebucht oder zur Nachholung freigegeben)
Weitere Aktionen in der Teilnehmerliste
Drei-Punkte-Menü hinter einem Teilnehmer:
- Abonnement hinzufügen (für Kursreihen / Blockkurse)
- Stufe ändern
- Teilnehmer verschieben (nur in Blockkursen – in Dauerkursen erfolgt die Verschiebung über den Vertrag)
- Terminliste versenden oder ansehen
- Tagesliste oder gesamte Teilnehmerliste ausdrucken
Tools für Massenaktionen stehen dir ebenfalls zur Verfügung (z. B. Statusänderung, Terminliste versenden etc.).
Weitere Funktionen in der Kursterminübersicht
Zurück in der Übersicht findest du am Ende jeder Zeile den „Aktion“-Button, über das du weitere Möglichkeiten hast:
- Teilnehmerliste ansehen
- Bearbeitungsmodus öffnen
- Zertifikate generieren (für den gesamten Kurszeitraum)
- Kurstermin kopieren: Besonders praktisch, wenn du einen ähnlichen Kurs zu anderen Zeiten erneut anbieten möchtest. Alle Angaben werden übernommen – du änderst nur die relevanten Parameter, generierst neue Kurstage und speicherst den neuen Termin. Wenn du in der Kategorie das Abonnement aktiviert hast und mit Kursreihen arbeitest, kannst du den Folgekurs des ausgewählten Kurses über die Funktion “Kopieren” anlegen.
- Kurs verschieben: Alle Kurstage werden 1:1 um eine bestimmte Wochenzahl verschoben. Optional kannst du den Kurs auch verlängern.
- Kurstermin absagen, löschen oder archivieren
Archivfunktion
Wenn du einen Kurs archivierst:
- wird er automatisch inaktiv gesetzt,
- ins Archiv verschoben,
- Teilnehmer und Daten bleiben erhalten,
- du kannst den Kurs auch nachträglich noch anschreiben und bei Bedarf
wieder reaktivieren.
Das Archiv erreichst du über den weißen Button „Archiv“ oben rechts. So bleibt deine Kursterminübersicht immer aufgeräumt und zeigt nur die aktuell relevanten Termine an.
Datumsfilter in der Spalte „Teilnehmer“
In der Kursterminübersicht kannst du in der Spalte „Teilnehmer“ optional nach einem Datum filtern. Sobald du einen Tag auswählst, passt sich die Übersicht wie folgt an:
- Es werden nur die Kurse angezeigt, die an diesem Datum stattfinden – alle anderen Kurstermine werden ausgeblendet.
- Du siehst direkt, wie viele Teilnehmer für diesen Kurstag eingebucht sind, statt der Gesamtteilnehmerzahl über den ganzen Kurszeitraum.
- Mit einem Klick auf die Teilnehmerliste springst du direkt zum ausgewählten Kurstag – ein manuelles Suchen des passenden Termins ist nicht mehr nötig.
Besonders hilfreich für Auswertungen und Auslastungsanalysen: So kannst du z. B. gezielt prüfen, wie viele Teilnehmer an einem bestimmten Kurstag eingebucht sind – etwa um die Auslastung einzelner Wochentage oder Uhrzeiten zu vergleichen, Personalbedarf (Kursleiter) besser einzuschätzen oder freie Kapazitäten für Nachbuchungen zu identifizieren.
Teilnehmer in einen anderen Kurstermin umbuchen
Manchmal kommt es vor, dass ein Teilnehmer nicht wie geplant an einem Kurs teilnehmen kann und in einen anderen Kurstermin wechseln möchte. In kutego® gibt es dafür verschiedene Wege, die je nach Kurstyp und Konditionsänderung unterschiedlich ablaufen. Damit du den Überblick behältst, schauen wir uns die drei Varianten nacheinander an.
Welche Umbuchungsvariante brauche ich?
- Variante 1: Teilnehmer wechselt von einem Blockkurs in einen anderen Blockkurs, Konditionen bleiben gleich → Umbuchung über Teilnehmerliste.
- Variante 2: Teilnehmer wechselt von einem Dauerkurs in einen anderen Dauerkurs, Konditionen bleiben gleich → Umbuchung über den Vertrag.
- Variante 3: Teilnehmer wechselt in einen Kurs mit geänderten Konditionen → Rechnung stornieren und neue Rechnung erstellen.
Variante 1: Umbuchung Blockkurs → Blockkurs (gleiche Konditionen)
In diesem Fall ändert sich am Rechnungsbetrag nichts. Eine Stornierung
der bestehenden Rechnung ist nicht erforderlich.
Schritte:
- Öffne die Teilnehmerliste des aktuellen Kurses.
- Klicke beim gewünschten Teilnehmer auf den Button mit den drei Punkten.
- Wähle den Menüpunkt Teilnehmer in anderen Kurstermin verschieben.
- Wähle den neuen Kurstermin aus und lege das Wechseldatum fest:
- Standard: aktuelles Datum belassen → Teilnehmer wird sofort vollständig umgebucht. Nur, falls der Teilnehmer erst ab einem bestimmten Kurstag wechseln soll, gib hier ein Datum ein.
Variante 2: Umbuchung Dauerkurs → Dauerkurs (gleiche Konditionen)
Bei Dauerkursen erfolgt die Umbuchung nicht über die
Teilnehmerliste, sondern über den Vertrag des Kunden.
Schritte:
- Öffne den Vertrag des Teilnehmers.
- Gehe in den Reiter Vertragsdaten und wähle den neuen Kurstermin aus, in den der Teilnehmer wechseln soll. Speichere den Vertrag.
Du kannst nur in Kurstermine wechseln, die mit der gleichen
Vertragslaufzeit verknüpft sind.
Wenn du in einen Kurs wechseln möchtest, der mit einer anderen
Vertragslaufzeit verknüpft ist, handelt es sich um geänderte
Konditionen. In diesem Fall ist die Vorgehensweise wie bei Variante 3
(aktuellen Vertrag kündigen oder beenden und neuen Vertrag
abschließen).
Variante 3: Umbuchung mit geänderten Konditionen (Blockkurs A → Blockkurs B)
Wenn sich durch die Umbuchung die Konditionen ändern (z. B. Preis), ist
eine reine Verschiebung nicht möglich. Stattdessen wird der Wechsel über
eine Stornierung der Rechnung und Neubuchung abgewickelt.
Schritte:
- Bestehende Rechnung stornieren: Dadurch wird der Teilnehmer automatisch aus dem bisherigen Kurstermin entfernt. Ein bestehender Vertrag kann automatisch beendet werden.
- Falls die Rechnung bereits bezahlt war: Über Finanzen → Stornierungen den Betrag dem Kundenguthaben gutschreiben.
- Lege anschließend eine neue Rechnung für den neuen Kurstermin mit den neuen Konditionen an. Falls Kundenguthaben vorhanden ist, kannst du dieses mit der neuen Rechnung verrechnen. Der Kunde zahlt dann nur noch den eventuellen Differenzbetrag.
Vorteil: Der Kunde erhält eine korrekte Abrechnung, die sowohl den alten Kurs storniert als auch den neuen Kurs zu den aktuellen Konditionen berücksichtigt.
Wenn ein Kunde zu neuen Konditionen in einen anderen Dauerkurs wechseln möchte, ist eine Stornierung der Rechnung nicht zwingend erforderlich. Der Wechsel kann gegebenenfalls erst zur nächsten Abrechnungsperiode erfolgen. In diesem Fall kannst du den bestehenden Vertrag kündigen oder beenden und den Teilnehmer über eine Rechnung zum gewünschten Stichtag in den neuen Kurs einbuchen. Eine Stornierung der bestehenden Rechnung ist in diesem Szenario nicht notwendig.
Kursterminübersicht individuell anpassen
Die Kursterminübersicht unter Kurse > Kurstermine kannst du ganz nach deinen Bedürfnissen gestalten. Du entscheidest, welche Spalten angezeigt werden, filterst gezielt nach Inhalten und sortierst die Liste so, wie du sie gerade brauchst. So hast du für jede Aufgabe, ob Kursplanung, Auslastungsprüfung oder Abrechnung, genau die Informationen im Blick, die du benötigst.
Spalten ein- und ausblenden
Klicke oben rechts auf den blauen Button Spalten. Es öffnet sich eine Liste aller verfügbaren Spalten. Eingeblendete Spalten sind schwarz dargestellt, ausgeblendete Spalten grau. Mit einem Klick auf einen Eintrag blendest du die Spalte ein oder aus, die Übersicht passt sich sofort an.
Folgende Spalten stehen dir zur Verfügung:
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| # | Die Nummer des Kurstermins. Mit einem Klick öffnest du den Kurstermin zur Bearbeitung. |
| Kurs | Die Kurskategorie. Mit einem Klick gelangst du direkt in die Kurskategorie. |
| Bezeichnung | Die individuelle Bezeichnung des Kurstermins. |
| Seite | Die Webseite bzw. Unterseite, auf der der Kurstermin eingebunden ist. |
| interne Notizen | Deine internen Notizen zum Kurstermin, die für Kunden nicht sichtbar sind. |
| Standort | Der Standort, an dem der Kurs stattfindet. |
| Kursleiter | Die hinterlegten Kursleiter. |
| Zeitraum | Start- und Enddatum des Kurstermins. Bei Dauerkursen ohne Enddatum steht hier „offen“. |
| Startzeit / Endzeit | Die Uhrzeiten des Kurstermins als separate Spalten. |
| Tage | Die Wochentage und Uhrzeiten, an denen der Kurs stattfindet. |
| Frei | Die Anzahl der noch freien Plätze. |
| TN’s abwesend | Die Anzahl der Teilnehmer, die als entschuldigt oder unentschuldigt markiert sind. |
| TN’s | Die Anzahl der eingebuchten Teilnehmer. |
| Max | Die maximale Teilnehmerzahl. Über den farbigen Kasten öffnest du die Teilnehmerliste. |
| Abos | Die Anzahl der Abonnenten bzw. vorgemerkten Teilnehmer bei Kursreihen. |
| WL | Die Anzahl der Interessenten auf der Warteliste. |
| Netto / Brutto | Der Kurspreis netto bzw. brutto. |
| Netto pro Einheit / Brutto pro Einheit | Der Preis pro Kurseinheit, zum Beispiel der Erstattungspreis pro Kurstag. |
| Umsatzsteuersatz | Der hinterlegte Umsatzsteuersatz. |
| Status | Die Statusanzeige des Kurstermins, zum Beispiel aktiv, sichtbar oder buchbar. |
Am Ende der Tabelle siehst du bei Zahlenspalten wie TN’s und Max eine Summenzeile. So erkennst du zum Beispiel sofort, wie viele Plätze und Teilnehmer insgesamt in den aktuell angezeigten Kursterminen vorhanden sind.
Nach Inhalten filtern
Unterhalb der Spaltenüberschriften findest du die Filterzeile. Je nach Spalte stehen dir unterschiedliche Filter zur Verfügung:
- Textfelder, zum Beispiel bei Kurs, Bezeichnung oder Standort: Gib einen Suchbegriff, eine ID oder einen Namen ein.
- Auswahlfelder, zum Beispiel bei Kursleiter, Tage oder Status: Wähle einen oder mehrere Einträge aus der Liste.
- Datumsfelder „von“ und „bis“, zum Beispiel beim Zeitraum: Grenze die Übersicht auf einen bestimmten Zeitraum ein.
- Wertebereiche „von“ und „bis“, zum Beispiel beim Preis: Zeige nur Kurstermine innerhalb einer bestimmten Preisspanne an.
- Datumsfilter in der Spalte TN’s: Wähle einen bestimmten Tag aus. Die Übersicht zeigt dann nur Kurse, die an diesem Datum stattfinden, und die Teilnehmerzahl für genau diesen Kurstag.
Starte die Filterung mit dem orangefarbenen Lupen-Button. Über den roten Button mit dem X setzt du alle Filter wieder zurück.
Du kannst mehrere Filter miteinander kombinieren, zum Beispiel alle Kurse eines bestimmten Kursleiters an einem bestimmten Standort.
Sortieren und blättern
Über die Pfeile neben den Spaltenüberschriften sortierst du die Übersicht auf- oder absteigend, zum Beispiel nach Kursnummer, Zeitraum oder Preis. Oben links legst du fest, wie viele Einträge pro Seite angezeigt werden, und blätterst zwischen den Seiten.
Drucken und Exportieren
Deine individuelle Spaltenauswahl wird auch beim Drucken und beim CSV-Export berücksichtigt. So erhältst du zum Beispiel eine Liste nur mit Kurs, Kursleiter und Tagen für die Wochenplanung deines Teams, ohne Preise oder interne Notizen.
Praxisbeispiele
Freie Plätze an einem bestimmten Tag finden
Blende die Spalten TN’s, TN’s abwesend, Frei und Max ein und wähle im
Datumsfilter der Spalte TN’s den gewünschten Tag. Du siehst sofort, in
welchen Kursen noch Plätze frei sind oder durch abwesende Teilnehmer
voraussichtlich frei bleiben. So kannst du gezielt Nachholer oder
Interessenten von der Warteliste einplanen.
Kursleiterplanung
Blende Kursleiter, Standort und Tage ein und filtere nach einem
Kursleiter. So siehst du alle Kurse, die dieser Mitarbeiter betreut, und
kannst Vertretungen einfacher planen.
Nachfrage erkennen
Blende die Spalte WL ein und sortiere danach. Kurse mit vielen
Interessenten auf der Warteliste zeigen dir, wo sich ein zusätzlicher
Kurstermin lohnen könnte.
Preise und Steuer prüfen
Blende Netto, Brutto und Umsatzsteuersatz ein. So kontrollierst du auf
einen Blick, ob bei allen Kursterminen die richtigen Preise und
Steuersätze hinterlegt sind.
Die Spaltenauswahl verändert nur die Darstellung der Übersicht. Die Daten deiner Kurstermine bleiben davon unberührt, du kannst ausgeblendete Spalten jederzeit wieder einblenden.