Verträge

Vertragsübersicht und -verwaltung

Unter Kurse > Verträge findest du eine Übersicht aller abgeschlossenen Vertragslaufzeiten.
Die Übersicht lässt sich durch individuell anpassbare Spalten und Filter nach Status (laufend, beendet, storniert) genau auf deine Bedürfnisse zuschneiden.
Gekündigte Verträge werden dir je nach Vertragsstatus als laufend/gekündigt oder beendet/gekündigt angezeigt.

Bearbeiten und Verwalten einzelner Verträge

Um einen Vertrag zu bearbeiten, klicke entweder auf die Vertragsnummer am Beginn der Spalte oder wähle im Aktionsmenü die Option Bearbeiten.Im Aktionsmenü stehen dir außerdem die folgenden Funktionen zur Verfügung:

• Bearbeiten: Öffnet den Vertrag, um Anpassungen vorzunehmen:
  > * Status ändern (laufend, beendet oder storniert).
  > Der Status beendet bedeutet, dass der Vertrag ruhend gestellt wird; es werden keine neuen Rechnungen generiert, und der Teilnehmer wird aus dem Kurstermin entfernt.
  > Storniert bedeutet, dass alle bisherigen Vertragsabrechnungen rückwirkend storniert werden – nutze diese Option nur, wenn keinerlei Forderungen bestehen.
  > * Kurstermin wechseln: Ändert den Kurstermin des Teilnehmers. Hier kannst du einen neuen Kurs auswählen und das Datum festlegen, ab wann der Wechsel wirksam sein soll.
  > * Vertragsbeginn ändern: Verschiebt den Vertragsbeginn, was automatisch das Datum der nächsten Rechnungsstellung und das Vertragsende anpasst. Dadurch bleibt der Vertrag zeitlich korrekt und konsistent.
  > * Kündigung vermerken: Trage in der Zeile Kündigung zum das Kündigungsdatum ein, sodass der Vertrag automatisch auf beendet gesetzt wird, wenn das Datum erreicht ist. Der Kunde wird dann aus dem Kurstermin entfernt.
  > Kunden können auch selbst im Login kündigen, sofern du dies zulässt. Möchtest du diese Option deaktivieren, entferne den Reiter Verträge im Kunden-Login.
  > * Rabatt und Rechnungstext: Du kannst in einem Vertrag einen individuellen Rabatt festlegen, der auch bei automatischen Verlängerungen berücksichtigt wird.
  > Zusätzlich kannst du einen Rechnungstext für die Vertragsrechnungen hinterlegen, um z. B. auf Rabatte hinzuweisen.
• Vertrag beenden: Setzt den Vertragsstatus auf beendet und entfernt den Teilnehmer aus dem Kurstermin.
• Vertrag stornieren: Storniert den Vertrag und alle dazugehörigen Rechnungen rückwirkend. Der Teilnehmer wird ebenfalls aus dem Kurstermin entfernt. Nutze diese Option nur, wenn keine Forderungen an den Kunden bestehen.
• Vertrag verschieben: Ermöglicht eine Pausierung des Vertrags für eine bestimmte Anzahl an Monaten, wodurch sich das Vertragsende und das Datum der nächsten Rechnungsstellung nach hinten verschieben.
  Der Teilnehmer bleibt in der Teilnehmerliste eingetragen, z.B. bei Betriebsferien.
• Teilnehmer überprüfen: Falls Änderungen an Kurstagen vorgenommen wurden und die Verbindung zwischen Vertrag und Kurstag verloren ging, prüft diese Funktion die Vertragsdaten und trägt den Teilnehmer in die korrekten Kurstermine ein.

warnung

Setzt du den Vertrag auf Status = storniert werden alle dazugehörigen Rechnungen rückwirkend storniert.
Der Teilnehmer wird ebenfalls aus dem Kurstermin entfernt.
*Nutze diese Option nur, wenn keine Forderungen an den Kunden bestehen.
*:::

Massenaktionen und Export

Über das Menü Tools lassen sich viele dieser Optionen als Massenaktionen ausführen.
Du hast zudem die Möglichkeit, bestimmte Kunden einer Empfängergruppe zuzuweisen sowie die Vertragsübersicht als CSV-Datei zu exportieren oder auszudrucken.