Häufige Fragen

Wie lege ich eine neue Mitgliedschaft an?

Gehe zu Mitglieder > Übersicht und klicke oben rechts auf „Anlegen“. Wähle den Kunden aus, gib die gewünschte Mitgliedschaftsvorlage an und wähle die Teilnehmer für die Mitgliedschaft aus. Nach dem Speichern ist die Mitgliedschaft angelegt und mit dem Kundenkonto verknüpft (Reiter “Verträge”). Die zugehörige Rechnung wird am Folgetag automatisch erstellt und versendet.

Wie kann ich das Startdatum einer Mitgliedschaft ändern?

Öffne die gewünschte Mitgliedschaft. Dort kannst du das Startdatum anpassen. Das System korrigiert daraufhin automatisch das Vertragsende sowie das Datum der nächsten Rechnungsstellung entsprechend. Wenn du Änderungen speicherst, aktualisiert kutego^® automatisch die zugehörigen Abrechnungszeiträume und zukünftigen Rechnungen. Bereits gestellte Rechnungen bleiben unverändert.

Wie kann ich eine Mitgliedschaft pausieren oder unterbrechen?

Unter Mitglieder > Übersicht Mitglieder kannst du über den Tools-Button die Option “Verschieben” auswählen. Dort kannst du einen Zeitraum festlegen, in dem die Mitgliedschaft pausiert wird (nur bei Monatslaufzeiten möglich). Durch das Verschieben eines Vertrags werden das Vertragsende und das Datum der nächsten Rechnungsstellung automatisch angepasst. Während der Pause werden keine neuen Rechnungen erstellt. Nach Ablauf des festgelegten Zeitraums wird die Mitgliedschaft automatisch reaktiviert.

Wie kann ich eine Mitgliedschaft kündigen?

Öffne den Vertrag und trage im Feld „Kündigung zum“ das gewünschte zukünftige Datum ein. Nach dem Speichern bleibt die Mitgliedschaft bis zum angegebenen Stichtag aktiv und endet anschließend automatisch. Die Kündigung kannst du im Kundenportal einsehen. Der Kunde kann über diesen Vorgang optional per Mail informiert werden. Möchtest du die Mitgliedschaft rückwirkend kündigen, so setze einfach den Vertragsstatus auf “beendet”.

Wie kann ich die Kündigungsfrist einer Mitgliedschaft anpassen?

Unter Mitglieder > Laufzeit Vorlage kannst du für jede Vorlage die gewünschte Kündigungsfrist definieren (z. B. 4 Wochen zum Monatsende). Wenn du die Frist nachträglich für eine laufende Mitgliedschaft ändern möchtest, öffne die Mitgliedschaft manuell und passe das Kündigungsdatum im Feld “Kündigung zum” an.

Kann ich eine Mitgliedschaft nach der Kündigung wieder aktivieren?

Solange das Kündigungsdatum noch in der Zukunft liegt, kannst du die Kündigung problemlos widerrufen. Öffne den Vertrag und lösche das eingetragene Datum im Feld “Kündigung zum”. Nach dem Speichern wird die Kündigung aufgehoben, und die Mitgliedschaft läuft mit den bisherigen Konditionen weiter. Rechnungen sowie Abrechnungsintervalle werden entsprechend fortgesetzt.

Wie kann ich den Mitgliedsbeitrag ändern?

Öffne die Mitgliedschaft und klicke auf „Bearbeiten“. Dort kannst du den monatlichen Beitrag für diese Mitgliedschaft individuell anpassen.
Möchtest du die Änderung für alle Mitgliedschaften übernehmen, bearbeite die Laufzeitvorlage und trage den neuen Betrag ein. Beim Speichern wirst du gefragt, ob diese Änderung auch auf bestehende Verträge angewendet werden soll. So kannst du entscheiden, ob die Preisanpassung nur für zukünftige oder auch für bestehende Verträge gelten soll. kutego^® integriert den neuen Betrag automatisch in die zukünftigen Rechnungen.

Wie kann ich eine Mitgliedschaft beenden oder rückwirkend kündigen?

Wenn eine Mitgliedschaft sofort beendet werden soll, kannst du sie bearbeiten und den Status auf “beendet” setzen. Damit wird der Vertrag unmittelbar geschlossen, unabhängig von der Kündigungsfrist. Es werden keine weiteren Rechnungen erstellt, und der Kunde verliert automatisch den Mitgliedsstatus im Kundenlogin.

Kann ich Mitgliedschaften für Familien oder Gruppen anlegen?

Ja. Du kannst in deiner Laufzeitvorlage definieren, ob eine Mitgliedschaft für Einzelpersonen oder Gruppen gültig ist. Bei der Anlage einer Gruppenmitgliedschaft kannst du mehrere Teilnehmer hinzufügen. Jeder Teilnehmer wird dann automatisch mit der Mitgliedschaft verknüpft, und alle Zahlungen laufen über den Hauptkunden.

Wie kann ich eine Mitgliedschaft auf einen anderen Kunden übertragen?

Eine direkte Übertragung ist nicht möglich, da jede Mitgliedschaft an den ursprünglichen Kunden gebunden ist. Wenn ein Mitgliedsvertrag auf eine andere Person übergehen soll, kündige die bestehende Mitgliedschaft und lege für den neuen Kunden eine neue Mitgliedschaft an. So bleibt die Dokumentation vollständig und rechtlich korrekt.

Wie kann ich nachvollziehen, wann und von wem eine Mitgliedschaft angelegt oder geändert wurde?

Im letzten Tab des Vertrags findest du die “Historie”. Dort wird automatisch dokumentiert, welcher Mitarbeiter die Mitgliedschaft angelegt, geändert oder beendet hat. Diese Informationen sorgen für eine klare Nachvollziehbarkeit aller Vertragsänderungen.

Können Mitglieder ihre Mitgliedschaft selbst kündigen?

Ja. Im Kundenlogin finden Mitglieder im Reiter „Mitgliedschaften“ ihre aktiven Verträge. Dort können sie diese fristgerecht kündigen. kutego^® prüft automatisch die hinterlegte Kündigungsfrist und bestätigt dem Kunden den Eingang der Kündigung per E-Mail. Die Kündigung ist danach im System hinterlegt und der Eigentümer wirst automatisch per Mail über diesen Vorgang informiert. Falls du nicht möchtest, dass Kunden ihre Mitgliedschaften eigenständig kündigen können, deaktiviere diesen Bereich im Kundenkonto unter Kunden > Einstellungen > Kundenaccount.

Wie kann ich Mitgliedschaften mit Rabatten oder Sonderpreisen anlegen?

Wenn du einem Kunden einen Sonderpreis einräumen möchtest, öffne beim Anlegen der Mitgliedschaft den Bereich „Preise“. Dort kannst du den Standardpreis manuell überschreiben oder einen prozentualen Rabatt vergeben. Die Rabattierung wird dauerhaft gespeichert und automatisch in zukünftige Rechnungen übernommen.

Wie kann ich Mitgliedschaften automatisch verlängern lassen?

Wenn du möchtest, dass Mitgliedschaften automatisch weiterlaufen, aktiviere in der Laufzeitvorlage die Option „Automatische Verlängerung“. Nach Ablauf der ursprünglichen Laufzeit verlängert kutego^® den Vertrag automatisch um den hinterlegten Zeitraum (z. B. weitere 12 Monate). Kunden werden rechtzeitig per E-Mail über die anstehende Verlängerung informiert - diese Option kannst du deaktivieren, indem du die “Stille Verlängerung” aktivierst.

Warum kann ich den Vertragsbeginn einer Mitgliedschaft nicht mehr ändern?

Der Vertragsbeginn kann nur geändert werden, solange für den Vertrag höchstens eine Rechnung existiert.
Sobald mehrere Rechnungen erstellt wurden, würde eine nachträgliche Verschiebung des Vertragsbeginns dazu führen, dass sich Abrechnungszeiträume überschneiden oder bereits abgerechnete Zeiträume verändert werden. Um solche Inkonsistenzen zu vermeiden, ist eine Änderung in diesem Fall nicht mehr möglich.

Was passiert mit der Rechnung, wenn ich den Vertragsbeginn der Mitgliedschaft ändere?

Wenn du den Vertragsbeginn verschiebst und bisher nur eine Rechnung existiert, passt kutego^® automatisch auch den Abrechnungszeitraum der Rechnung an.

Wo finden Kunden ihre Mitgliedsbescheinigung?

Im Kundenlogin – dort steht die Bescheinigung als Download bereit.

Muss ich die Mitgliedsbescheinigung manuell erstellen?

Nein, das übernimmt das System automatisch für dich. Kunden können diese selbst in ihrem Login herunterladen. Du kannst sie auch als Mitarbeiter über Tools aus der Mitgliederübersicht heraus herunterladen oder versenden.

Was zeigt die Spalte „Mitglied seit” in der Teilnehmerübersicht an?

Die Spalte „Mitglied seit” zeigt das Datum an, seit wann ein Teilnehmer als Mitglied registriert ist. So erhältst du auf einen Blick eine schnelle Übersicht über die Mitgliedschaftsdauer.

Wo finde ich die Spalte „Mitglied seit”?

Die Spalte befindet sich in der Teilnehmerübersicht und wird dort als eigene Spalte angezeigt.

Kann ich die Teilnehmerübersicht nach „Mitglied seit” sortieren oder filtern?

Ja, die Spalte „Mitglied seit” ist sortierbar und lässt sich filtern. Du kannst die Liste z. B. nach den neuesten oder ältesten Mitgliedschaften ordnen.

Wofür ist die Spalte „Mitglied seit” nützlich?

Die Spalte hilft dir dabei, langjährige Mitglieder schnell zu erkennen, neue Mitglieder im Blick zu behalten und deine Teilnehmerverwaltung effizienter zu gestalten.

Wie kann ich ein abweichendes „Mitglied seit”-Datum eintragen, wenn ein Teilnehmer schon vor dem ersten Vertrag in Kutego Mitglied war?

Gehe im Kundenkonto auf den Bereich „Teilnehmer”. Dort findest du die Zeile „Mitglied seit”, in der du manuell einen abweichenden Wert eintragen kannst, der vom Startdatum des in kutego^® angelegten Vertrags abweicht.

Was passiert, wenn ein Mitglied schon länger Mitglied ist, als der Vertrag in kutego^® besteht?

In diesem Fall kannst du im Kundenkonto unter „Teilnehmer” in der Zeile „Mitglied seit” das tatsächliche Mitgliedschaftsdatum hinterlegen. So wird die korrekte Mitgliedschaftsdauer angezeigt, auch wenn der Vertrag in Kutego erst später angelegt wurde.

Wo kann ich das „Mitglied seit”-Datum manuell anpassen?

Das Datum lässt sich im Kundenkonto im Bereich „Teilnehmer” direkt in der Zeile „Mitglied seit” bearbeiten.

Wird das manuell eingetragene „Mitglied seit”-Datum auch in der Teilnehmerübersicht angezeigt?

Ja, der manuell hinterlegte Wert wird in der Teilnehmerübersicht in der Spalte „Mitglied seit” übernommen und ist dort ebenfalls filter- und sortierbar.

Muss ich bei jedem Teilnehmer das „Mitglied seit”-Datum manuell setzen?

Nein, nur wenn das tatsächliche Mitgliedschaftsdatum vom Vertragsbeginn in Kutego abweicht. Andernfalls wird das Datum automatisch aus den Vertragsdaten übernommen.

Wie lege ich eine neue Mitgliedschaft an?

Du hast zwei Varianten:

1. Gehe zu Mitglieder > Übersicht und klicke oben rechts auf „Anlegen”. Wähle den Kunden, die gewünschte Mitgliedschaftsvorlage und die zugehörigen Teilnehmer aus. Nach dem Speichern ist die Mitgliedschaft angelegt und im Kundenkonto unter dem Reiter „Verträge” hinterlegt. Die erste Rechnung wird automatisch am Folgetag erstellt und an den Kunden versendet.
2. Öffne das Kundenprofil und wechsle in den Reiter „Rechnungen / Buchungen”. Klicke auf den blauen Plus-Button und wähle als Rechnungspositionstyp „Mitgliedschaft”. Wähle die gewünschte Vorlage und den Teilnehmer aus. Nach dem Speichern wird der Mitgliedsvertrag automatisch angelegt und die erste Rechnung generiert.

Wie kann ich eine Mitgliedschaft manuell für einen Kunden anlegen?

Du hast zwei Varianten:

1. Öffne das Kundenprofil und wechsle in den Reiter „Rechnungen / Buchungen”. Klicke auf den blauen Plus-Button und wähle als Rechnungspositionstyp „Mitgliedschaft”. Wähle die gewünschte Vorlage und den Teilnehmer aus. Nach dem Speichern wird der Mitgliedsvertrag automatisch angelegt und die erste Rechnung generiert.
2. Gehe zu Mitglieder > Übersicht und klicke oben rechts auf „Anlegen”. Wähle den Kunden, die gewünschte Mitgliedschaftsvorlage und die zugehörigen Teilnehmer aus. Nach dem Speichern ist die Mitgliedschaft angelegt und im Kundenkonto unter dem Reiter „Verträge” hinterlegt. Die erste Rechnung wird automatisch am Folgetag erstellt und an den Kunden versendet.

Kann ein Kunde eine Mitgliedschaft selbst online buchen?

Ja. Mitgliedschaften können direkt über deine Webseite gebucht werden, sofern du das Mitgliedschaftsmodul dort eingebunden hast. Nach der Buchung erhält der Kunde automatisch eine Buchungsbestätigung mit der ersten Rechnung, und das System legt einen Vertrag an, der die weiteren Rechnungen nach den Vertragsbedingungen generiert.

Was ist der Unterschied zwischen einer Mitgliedschaft beenden und einer Mitgliedschaft stornieren?

Das sind zwei grundlegend verschiedene Aktionen. Beim Beenden bleiben alle bisher gestellten Rechnungen bestehen, es werden lediglich keine neuen Rechnungen mehr generiert. Diese Option eignet sich, wenn eine Mitgliedschaft ab einem bestimmten Zeitpunkt enden soll, ohne bisherige Leistungen zu beeinflussen. Beim Stornieren hingegen werden rückwirkend alle bereits gestellten Rechnungen ebenfalls storniert. Diese Option eignet sich nur, wenn die Mitgliedschaft vollständig annulliert werden soll.

Wie kündige ich eine Mitgliedschaft fristgerecht?

Öffne den Vertrag und trage im Feld „Kündigung zum” das gewünschte zukünftige Datum ein. Nach dem Speichern bleibt die Mitgliedschaft bis zu diesem Stichtag aktiv und endet anschließend automatisch. Es werden keine weiteren Rechnungen erstellt, und der Kunde verliert automatisch den Mitgliedsstatus.

Kann ich eine Mitgliedschaft rückwirkend kündigen?

Wenn eine Mitgliedschaft rückwirkend beendet werden soll, setze den Vertragsstatus manuell auf „beendet”. Damit wird der Vertrag sofort geschlossen und es werden keine weiteren Rechnungen erstellt. Das vergangene Kündigungsdatum kannst du in diesem Fall lediglich für Dokumentationszwecke eintragen, es hat keine Funktion.

Kann eine eingetragene Kündigung rückgängig gemacht werden?

Ja, solange das Kündigungsdatum noch in der Zukunft liegt. Öffne den Vertrag und lösche das eingetragene Datum im Feld „Kündigung zum”. Nach dem Speichern ist die Kündigung aufgehoben und die Mitgliedschaft läuft mit den bisherigen Konditionen weiter.

Können Mitglieder ihre Mitgliedschaft selbst im Kundenlogin kündigen?

Ja. Im Kundenlogin finden Mitglieder unter dem Reiter „Mitgliedschaften” ihre aktiven Verträge und können diese fristgerecht kündigen. kutego prüft automatisch die hinterlegte Kündigungsfrist und bestätigt dem Kunden die Kündigung per E-Mail. Du wirst als Betreiber ebenfalls automatisch per E-Mail informiert. Wenn du diese Möglichkeit nicht anbieten möchtest, deaktiviere den Bereich „Mitgliedschaften” im Kundenlogin unter Kunden > Einstellungen > Kundenaccount.

Wie kann ich eine Mitgliedschaft pausieren?

Gehe zu Mitglieder > Übersicht Mitglieder und wähle über den Aktions-Button oder den Tools-Button die Option „Verschieben”. Lege dort den Zeitraum fest, um den die Mitgliedschaft verschoben werden soll. Das Vertragsende und das Datum der nächsten Rechnungsstellung werden automatisch entsprechend nach hinten verschoben. Während der Pause werden keine Rechnungen erstellt, und der Teilnehmer behält seinen Platz im Kurs. Die Pausierung ist nur bei Monatslaufzeiten möglich.

Wie kann ich mehrere Mitgliedschaften gleichzeitig pausieren oder beenden?

Markiere in der Mitgliedschaftsübersicht die gewünschten Mitgliedschaften über die Checkboxen und klicke auf den grünen Tools-Button. Dort stehen alle Aktionen auch als Massenaktionen zur Verfügung: Verschieben, Beenden, Stornieren sowie das Versenden von Bescheinigungen.

Wie ändere ich den Mitgliedsbeitrag für eine einzelne Mitgliedschaft?

Öffne die gewünschte Mitgliedschaft und klicke auf „Bearbeiten”. Dort kannst du den Beitrag für diese Mitgliedschaft im Reiter “Preise” individuell anpassen. Die Änderung wird automatisch in alle zukünftigen Rechnungen dieser Mitgliedschaft übernommen.

Wie ändere ich den Mitgliedsbeitrag für alle bestehenden Mitgliedschaften einer Vorlage?

Öffne die entsprechende Laufzeitvorlage unter Mitglieder > Laufzeit Vorlage und trage den neuen Betrag ein. Beim Speichern wirst du gefragt, ob die Preisanpassung auch auf bestehende Verträge angewendet werden soll. So kannst du entscheiden, ob die Änderung nur für neue oder auch für laufende Mitgliedschaften gelten soll.

Wie kann ich das Startdatum einer Mitgliedschaft ändern?

Öffne die Mitgliedschaft und passe das Startdatum an. kutego korrigiert daraufhin automatisch das Vertragsende und das Datum der nächsten Rechnungsstellung. Eine Änderung ist jedoch nur möglich, solange für den Vertrag maximal eine Rechnung existiert. Sobald mehrere Rechnungen erstellt wurden, ist eine nachträgliche Änderung des Startdatums nicht mehr möglich.

Warum kann ich den Vertragsbeginn einer Mitgliedschaft nicht mehr ändern?

Der Vertragsbeginn lässt sich nur anpassen, solange höchstens eine Rechnung für den Vertrag existiert. Bei mehreren bestehenden Rechnungen würde eine Verschiebung des Vertragsbeginns zu überschneidenden oder bereits abgerechneten Zeiträumen führen, was Inkonsistenzen in der Buchhaltung erzeugen würde. In diesem Fall ist eine Änderung systemseitig gesperrt.

Wie kann ich die Kündigungsfrist einer Mitgliedschaft anpassen?

Die Kündigungsfrist wird in der Laufzeitvorlage unter Mitglieder > Laufzeit Vorlage > Reiter “Verlängerung” hinterlegt. Beim Speichern wirst du gefragt, ob diese Änderung auf bestehende Verträge übernommen werden soll.
Du kannst auch einen einzelnen Vertrag bearbeiten und die Kündigungsfrist nur für diesen Vertrag anpassen.

Wie richte ich automatische Verlängerung für Mitgliedschaften ein?

Aktiviere in der Laufzeitvorlage die Option „Automatische Verlängerung”. Nach Ablauf der ursprünglichen Laufzeit verlängert kutego den Vertrag automatisch um den hinterlegten Zeitraum. Kunden werden standardmäßig per E-Mail über die anstehende Verlängerung informiert. Falls du das unterdrücken möchtest, aktiviere die Option „Stille Verlängerung”.

Kann ich einen Sonderpreis oder Rabatt für eine einzelne Mitgliedschaft vergeben?

Ja. Öffne beim Anlegen oder Bearbeiten der Mitgliedschaft den Bereich „Preise” und überschreibe dort den Standardpreis manuell oder vergib einen prozentualen Rabatt. Die Rabattierung wird dauerhaft gespeichert und automatisch in alle zukünftigen Rechnungen dieser Mitgliedschaft übernommen.

Kann ich eine Probemitgliedschaft anbieten?

Ja. In der Mitgliedschaftsvorlage kannst du eine Probemitgliedschaft aktivieren. Diese ist pro Teilnehmer automatisch nur einmalig buchbar, sodass du klare Bedingungen festlegst und Interessenten gezielt in reguläre Mitgliedschaften überführen kannst.

Kann ich eine Aufnahmegebühr oder Startgebühr zusätzlich zum Mitgliedsbeitrag berechnen?

Ja. In der Laufzeitvorlage kannst du eine einmalige Bruttoaufnahmegebühr hinterlegen, die bei der ersten Buchung automatisch zusätzlich zum regulären Beitrag berechnet wird. Damit lassen sich auch weitere einmalige Zusatzleistungen wie Startpakete oder Vereinskleidung automatisch abrechnen.

Kann ich Mitgliedschaften für Familien oder Gruppen anlegen?

Ja. In der Laufzeitvorlage kannst du festlegen, ob eine Mitgliedschaft für Einzelpersonen oder Gruppen gilt. Beim Anlegen einer Gruppenmitgliedschaft können mehrere Teilnehmer hinzugefügt werden. Alle Teilnehmer werden mit der Mitgliedschaft verknüpft, und alle Zahlungen laufen über den Hauptkunden.

Kann ich eine Mitgliedschaft auf einen anderen Kunden übertragen?

Nein, eine direkte Übertragung ist nicht möglich, da jede Mitgliedschaft fest an den ursprünglichen Kunden gebunden ist. Kündige die bestehende Mitgliedschaft und lege für den neuen Kunden eine neue an. So bleibt die Dokumentation vollständig und rechtlich korrekt.

Kann ich bestimmte Kurse oder Angebote ausschließlich für Mitglieder buchbar machen?

Ja. In den Kursterminen, Terminvorlagen und Ticketvorlagen kannst du im Reiter „Einschränkungen” festlegen, dass ein Angebot nur für Kunden mit aktivem Mitgliedsstatus sichtbar und buchbar ist. Kunden ohne aktive Mitgliedschaft können diese Angebote nicht buchen.

Wie lege ich vergünstigte oder kostenlose Preise für Mitglieder fest?

Überall in der Software, wo Kundenpreise hinterlegt werden – z. B. in Blockkursen unter „Kundenpreise”, in Vertragslaufzeiten, Terminvorlagen oder Ticketvorlagen – kannst du eine spezielle Preisgruppe für Mitglieder hinzufügen und dort den gewünschten Preis oder 0 € eintragen. kutego erkennt bei der Buchung automatisch den Mitgliedsstatus des Kunden und wendet den hinterlegten Preis an.

Was ist der Unterschied zwischen „Preisgruppe für alle Mitglieder” und einer spezifischen Mitgliedschaft als Preisgruppe?

Bei der Preisgruppe „für alle Mitglieder” wird ausschließlich geprüft, ob der Teilnehmer überhaupt einen aktiven Mitgliedsstatus hat – eine Kontingentsprüfung findet nicht statt. Wenn du möchtest, dass das verfügbare Kontingent aus einer bestimmten Mitgliedschaft geprüft wird (z. B. bei Inklusivleistungen), musst du die spezifische Mitgliedschaft als Preisgruppe auswählen.

Was sind Inklusivleistungen bei einer Mitgliedschaft?

Inklusivleistungen legen fest, welche Buchungen ein Mitglied pro Verlängerungsintervall kostenfrei oder vergünstigt nutzen darf – ähnlich einem wiederkehrenden Kontingent. Du definierst im Reiter „Inklusivleistungen” der Vorlage, ob es sich um Blockkurse, Einzeltermine oder Tickets handelt, und kannst die Einschränkung auf Kategorieebene oder auf einzelne Angebote setzen. Das Kontingent erneuert sich automatisch mit jeder Vertragsverlängerung. Nicht genutzte Einheiten verfallen am Ende der Laufzeit.

Wo sehe ich das verbleibende Kontingent einer Mitgliedschaft mit Inklusivleistungen?

Das Restkontingent wird im Kundenkonto unter dem Reiter „Verträge” direkt bei der jeweiligen Mitgliedschaft angezeigt. So haben sowohl du als Betreiber als auch der Kunde selbst im Kundenlogin jederzeit den Überblick über die noch verfügbaren Einheiten.

Was passiert mit nicht genutzten Inklusivleistungen am Ende einer Laufzeit?

Nicht genutzte Einheiten verfallen am Ende der Laufzeit und werden nicht in die nächste Periode übertragen. Bei automatischer Verlängerung wird das Kontingent für die neue Laufzeit frisch freigeschaltet – eine Addition auf das Restkontingent findet nicht statt.

Wie kann ich nachvollziehen, wann und von wem eine Mitgliedschaft angelegt oder geändert wurde?

Im letzten Reiter des Vertrags findest du die „Historie”. Dort wird automatisch protokolliert, welcher Mitarbeiter die Mitgliedschaft angelegt, bearbeitet oder beendet hat – inklusive Zeitstempel.

Wie kann ich eine Mitgliedsbescheinigung an ein Mitglied versenden?

Öffne die Mitgliedschaftsübersicht unter Mitglieder > Übersicht Mitglieder und wähle über den Aktions-Button die Option „Mitgliedschaftsbescheinigung versenden”. Das System generiert automatisch eine PDF-Bescheinigung und versendet sie per E-Mail an den Kunden. Für mehrere Mitglieder gleichzeitig steht die Funktion auch als Massenaktion über den Tools-Button zur Verfügung.

Mitglieder können ihre Mitgliedsbescheinigung aber auch direkt und eigenständig im Kundenlogin herunterladen – ganz ohne dein Zutun. Die Bescheinigung steht jedem Kunden direkt in seinem persönlichen Account zur Verfügung und kann bei Bedarf sofort heruntergeladen werden.

Können Mitglieder ihre Bescheinigung selbst herunterladen?

Ja. Mitglieder können ihre Mitgliedsbescheinigung jederzeit selbst im Kundenlogin herunterladen – ohne dass du manuell eingreifen musst. Die Bescheinigung steht dort dauerhaft als Download bereit, z. B. für Arbeitgeber, Behörden oder Versicherungen.

Wie funktioniert der QR-Code für Mitglieder?

Jedes Mitglied erhält einen individuellen QR-Code, der während der gesamten Mitgliedschaft gültig bleibt. Dieser kann für den Einlass über einen QR-Code-Scanner oder den von kutego angebotenen Türöffner genutzt werden. Außerdem kann der QR-Code auf einem Mitgliedsausweis abgedruckt werden. Für die Nutzung muss ein Endgerät als QR-Code-Scanner unter Endgeräte registriert werden.

Kann ich einen geschützten Mitgliederbereich auf meiner Webseite einrichten?

Ja. Mit dem Webmodul kannst du einzelne Unterseiten deiner Webseite so einschränken, dass sie nur für Mitglieder sichtbar sind. In den Seiteneinstellungen lässt sich festlegen, welche Seiten ausschließlich für Kunden mit aktivem Mitgliedsstatus zugänglich sein sollen. So kannst du exklusive Inhalte oder Informationen gezielt für deine Mitglieder bereitstellen.

Was bedeutet das Datum „Mitglied seit” in der Teilnehmerübersicht?

Die Spalte „Mitglied seit” zeigt an, seit wann ein Teilnehmer als Mitglied registriert ist. Standardmäßig wird das Startdatum des in kutego angelegten Vertrags verwendet. Die Spalte ist sortierbar und filterbar, sodass du z. B. schnell alle neuen oder langjährigen Mitglieder identifizieren kannst.

Kann ich das „Mitglied seit”-Datum manuell anpassen, wenn jemand schon vor der Einführung von kutego® Mitglied war?

Ja. Bearbeite das Kundenprofil, scrolle in den Bereich „Teilnehmer” und trage in der Zeile „Mitglied seit” das tatsächliche Eintrittsdatum manuell ein. Dieses Datum wird dann auch in der Teilnehmerübersicht angezeigt und ist dort filter- und sortierbar. Eine manuelle Anpassung ist nur notwendig, wenn das tatsächliche Mitgliedschaftsdatum vom Vertragsbeginn in kutego abweicht.

Wie kann ich prüfen, welche Mitglieder demnächst kündigen oder deren Mitgliedschaft ausläuft?

Nutze in der Mitgliedschaftsübersicht unter Mitglieder > Übersicht Mitglieder die Filterfunktion. Du kannst nach Mitgliedsstatus, Laufzeit oder Startdatum filtern und so gezielt alle Mitgliedschaften anzeigen, bei denen ein Kündigungsdatum eingetragen ist oder das Vertragsende bevorsteht. Über die Spaltenanpassung kannst du zusätzliche Informationen wie das Kündigungsdatum einblenden.

Kann ich aus einer Mitgliedschaft ein Zertifikat generieren?

Ja. Öffne unter Mitglieder > Übersicht Mitglieder die gewünschte Mitgliedschaft, klicke auf den Aktions-Button und wähle „Zertifikat generieren”. Wähle anschließend die passende Vorlage aus. Das Zertifikat kann direkt per E-Mail versendet oder heruntergeladen werden.

Kann ich Zertifikate für mehrere Mitgliedschaften gleichzeitig erstellen?

Ja. Markiere in der Mitgliederübersicht die gewünschten Mitgliedschaften über die Checkboxen und klicke auf den grünen Tools-Button. Dort steht „Zertifikate generieren” als Massenaktion zur Verfügung – so kannst du in einem Schritt Zertifikate für mehrere Mitglieder auf einmal erstellen.

Welche Vorlagen kann ich für Mitgliedschaftszertifikate verwenden?

Du kannst alle Vorlagen verwenden, die du unter Vorlagen > Zertifikate angelegt hast. Dieselben Vorlagen stehen sowohl für Kurs- als auch für Mitgliedschaftszertifikate zur Verfügung.

Wo erstelle und verwalte ich Zertifikat-Vorlagen für Mitgliedschaften?

Unter Vorlagen > Zertifikate. Dort kannst du neue Vorlagen anlegen, bestehende bearbeiten, Vorlagen kopieren und eine Vorschau anzeigen lassen. Die gleichen Vorlagen werden für Kurse, Mitgliedschaften und Verträge genutzt.

Kann ich ein Zertifikat auch für einzelne Mitglieder erstellen, ohne eine Massenaktion zu starten?

Ja. Über den Aktions-Button am Ende der jeweiligen Zeile in der Mitgliederübersicht kannst du das Zertifikat gezielt für eine einzelne Mitgliedschaft generieren.

Wie versende ich ein generiertes Mitgliedschaftszertifikat per E-Mail?

Beim Generieren des Zertifikats kannst du direkt die Versandoption „Per E-Mail” wählen. kutego® versendet das Zertifikat dann mit der konfigurierten Begleit-E-Mail-Vorlage an den Kunden.

Kann ich das Zertifikat auch herunterladen, statt es zu versenden?

Ja. Beim Generieren kannst du das Zertifikat herunterladen und es z. B. ausdrucken oder manuell weiterleiten.