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Vermietungen - Vertragsvorlagen

Vertragsvorlagen​

Im Menüpunkt Vertragsvorlagen legst du die Konditionen fest, zu denen eine Einheit als Vertrag (wiederkehrende Buchung) angeboten werden kann. Eine Vertragsvorlage bildet damit die Grundlage für alle Verträge, die auf Basis dieser Vorlage abgeschlossen werden (siehe Abschnitt “Verträge”).

Vertragsvorlage anlegen​

Über den blauen Button Anlegen legst du eine neue Vertragsvorlage an:

  • Status – schalte die Vorlage auf “Aktiv”, damit sie verwendet werden kann
  • Bezeichnung – vergib eine aussagekräftige Bezeichnung, z. B. “3 Tage Hundebetreuung / Woche bis 15kg”
  • Laufzeit – lege die Mindestlaufzeit über Monate, Wochen und/oder Tage fest

Verlängerungsoptionen​

  • Automatische Verlängerung – die hinterlegte Laufzeit verlängert sich 1:1, bis der Kunde kündigt
  • Anschlusslaufzeit – falls du eine abweichende Erst- und Anschlusslaufzeit anbieten möchtest (z. B. Erstlaufzeit 3 Monate, danach monatliche Verlängerung), kannst du hierüber eine abweichende Kündigungsfrist sowie einen abweichenden Anschlussbetrag und Anschlussrabatt hinterlegen. Sobald die Erstlaufzeit endet, wird automatisch die Anschlusslaufzeit herangezogen und in Rechnung gestellt – so lange, bis der Kunde kündigt
  • Stille Verlängerung – normalerweise wird der Kunde vor der automatischen Vertragsverlängerung per E-Mail an die anstehende Verlängerung erinnert. Über den Schalter Stille Verlängerung kannst du diese Erinnerungsmail deaktivieren – unabhängig von der gewählten Zahlungsart. Zusätzlich sorgt der Schalter bei Lastschriftzahlungen dafür, dass keine erneute Rechnungszustellung an den Kunden erfolgt, sondern nur der automatische Lastschrifteinzug im Hintergrund erfolgt.

Preise​

Im Reiter Preise legst du fest:

  • Betrag (Brutto) – der Standardpreis für die Vertragslaufzeit
  • Preisberechnung – wähle, ob der Preis pro Mieter oder pro Vertrag berechnet wird
  • Anschlussbetrag (Brutto) – abweichender Betrag für die Anschlusslaufzeit (falls definiert)

Falls Kunden zu abweichenden Konditionen mieten sollen, kannst du zusätzlich eine Preisgruppe hinzufügen und für bestimmte Kundengruppen einen anderen Preis hinterlegen. Die Software erkennt die Zugehörigkeit des Kunden automatisch und berechnet den hinterlegten Preis.

Startgebühr (optional)​

Hinterlege optional eine frei benennbare Startgebühr, z. B. eine “Aufnahmegebühr” oder ein “Startpaket”. Diese Gebühr wird einmalig bei Abschluss des Vertrags erhoben.

Zahlungsarten und -optionen​

Lege fest, wie die Zahlung für die Vertragslaufzeit erfolgen soll, z. B. bei einer Laufzeit von drei Monaten monatlich oder als Gesamtbetrag. Bleibt die Zahlweise auf “optional”, werden dem Kunden alle aktivierten Zahlungsmethoden aus den Finanzeinstellungen zur Auswahl angeboten.

Optionen beim Vertragsbeginn​

  • Ab Buchungsdatum – der Vertrag startet unmittelbar nach der Buchung
  • Zum nächsten Ersten des Kalendermonats – der Vertrag beginnt ab dem 1. Tag des kommenden Monats
  • Anteilig bis zum nächsten Ersten des Kalendermonats – der Kunde startet ab dem nächsten freien Termin und erhält eine anteilige Erstabrechnung; jede weitere Abrechnung erfolgt zum 01. des Kalendermonats
  • Frei wählbar durch den Kunden – der Kunde kann den Startzeitpunkt selbst festlegen

Änderungen am Berechnungszeitraum in der Vertragsvorlage gelten nur für zukünftig erstellte Verträge. Rückwirkende Änderungen sind nur manuell möglich.

Kündigungsfristen​

Definiere flexible Kündigungsoptionen:

  • Zum Ende der Laufzeit
  • Zum Ende eines Quartals
  • Zum Jahresende

Vertragsbedingungen​

Im Reiter Vertragsbedingungen kannst du die Inhalte und Nutzungsbedingungen der Vertragsvorlage verbindlich beschreiben, z. B. Besonderheiten zur Laufzeit, Kündigung oder sonstige Sondervereinbarungen. Diese Beschreibung wird automatisch in das Vertrags-PDF übernommen, das der Kunde mit seiner Buchungsbestätigung per E-Mail erhält. Zusätzlich wird der Button zu den Vertragsbedingungen bereits im letzten Checkoutschritt angezeigt, sodass der Kunde die Bedingungen schon vor Abschluss der Buchung einsehen kann.