Häufige Fragen

Wie kann ich System-E-Mails anpassen?

Unter Vorlagen > E-Mail-Vorlagen findest du alle automatischen E-Mails, die kutego^® verschicktDu kannst jede dieser Vorlagen direkt im Text bearbeiten – suche einfach nach dem Betreff der E-Mail, die du ändern möchtest, und passe die entsprechende Vorlage an. Durch deine Änderung wird automatisch eine zusätzliche “Eigene” Systemmailvorlage erstellt, die beim Versand stets Priorität hat. Dadurch wird sichergestellt, dass Systemmails nicht versehentlich gelöscht werden.

Wie erstelle ich Kurszertifikate oder Teilnahmebestätigungen?

Über die Funktion „Vorlagen > Zertifikate“ kannst du für deine Teilnehmer individuelle Teilnahmebescheinigungen, ZPP-Zertifikate oder Urkunden erstellen. Dabei ist es möglich, Platzhalter zu verwenden, die beim Generieren automatisch mit den entsprechenden Daten für einen Kurstermin ausgefüllt werden. Nachdem du dein gewünschtes Dokument unter „Vorlagen > Zertifikate“ gespeichert hast, kannst du die Zertifikate entweder direkt aus der Terminübersicht oder aus der Teilnehmerliste erstellen. Die Zertifikate können anschließend heruntergeladen werden, um sie auszudrucken und persönlich zu überreichen, oder sie können automatisiert per E-Mail an die Teilnehmer versendet werden.

Kann ich Zertifikate nicht nur für Kursteilnehmer, sondern auch für Mitglieder erstellen?

Ja. Zertifikate lassen sich direkt aus Mitgliedschaften und Verträgen generieren – z. B. als Mitgliedsausweis, Nachweis oder individuelle Urkunde. Die Funktion ist sowohl einzeln über den Aktions-Button in der Mitgliederübersicht als auch als Massenaktion über den grünen Tools-Button verfügbar. Vorlagen werden wie gewohnt unter Vorlagen > Zertifikate angelegt und verwaltet.

Muss ich für Mitgliedschaftszertifikate eigene Vorlagen anlegen?

Nein. Du kannst dieselben Vorlagen verwenden, die du bereits für Kurszertifikate nutzt. Es gibt keine getrennten Vorlagentypen – eine Vorlage funktioniert für alle Einsatzbereiche.

Welche Platzhalter stehen bei Mitgliedschaftszertifikaten zur Verfügung?

Die verfügbaren Platzhalter werden dir direkt im Zertifikat-Editor angezeigt. Kursbezogene Platzhalter wie Kursstart oder Kursende stehen bei Mitgliedschaftszertifikaten nicht zur Verfügung. Stattdessen werden mitgliedschaftsbezogene Daten befüllt, z. B. Name, Vertragslaufzeit oder benutzerdefinierte Felder.

Wo in der Mitgliederübersicht finde ich die Funktion zum Zertifikat generieren?

Du findest sie an zwei Stellen: einzeln über den Aktions-Button am Ende der jeweiligen Zeile in der Mitgliederübersicht, oder als Massenaktion über den grünen Tools-Button oben rechts, nachdem du mehrere Mitgliedschaften über die Checkboxen markiert hast.

Kann ich Zertifikate für Mitgliedschaften auch automatisch versenden lassen?

Aktuell erfolgt die Generierung manuell – entweder einzeln über den Aktions-Button oder gesammelt als Massenaktion über den Tools-Button. Beim Generieren kannst du direkt entscheiden, ob das Zertifikat per E-Mail versendet oder heruntergeladen werden soll.

Wofür kann ich Mitgliedschaftszertifikate einsetzen?

Die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig: Mitgliedsausweise, Zugangsnachweise, Teilnahme- oder Leistungsbestätigungen, personalisierte Urkunden, Krankenkassenbescheinigungen, Nachweise für externe Stellen oder Dankesschreiben. Du gestaltest die Vorlage im Zertifikat-Editor frei nach deinen Anforderungen.

Kann ich aus einem Kursvertrag ein Zertifikat generieren?

Ja. Gehe zu Kurse > Verträge, klicke in der gewünschten Zeile auf den Aktions-Button und wähle „Zertifikat generieren”. Wähle die passende Vorlage aus – das Zertifikat kann direkt per E-Mail versendet oder heruntergeladen werden.

Kann ich Zertifikate für mehrere Verträge gleichzeitig erstellen?

Ja. Markiere in der Vertragsübersicht unter Kurse > Verträge die gewünschten Einträge über die Checkboxen und klicke auf den grünen Tools-Button. Wähle dort „Zertifikate generieren” – die Zertifikate werden für alle markierten Verträge auf einmal erstellt.

Welche Zertifikat-Vorlagen kann ich für Verträge nutzen?

Alle Vorlagen, die du unter Vorlagen > Zertifikate angelegt hast. Dieselben Vorlagen stehen für Kurse, Verträge und Mitgliedschaften zur Verfügung – du brauchst keine separaten Vorlagen.

Kann ich eine angepasste System-E-Mail-Vorlage auf den Original-Zustand zurücksetzen?

Ja. Wenn du eine System-E-Mail-Vorlage individuell angepasst hast, wird automatisch eine eigene Vorlage erstellt, die beim Versand Priorität hat. Möchtest du zur Original-Vorlage zurückkehren, lösche einfach deine eigene Vorlage – kutego® verwendet dann automatisch wieder die Standard-Systemvorlage. Die Original-Vorlage bleibt dabei stets erhalten und kann nicht versehentlich überschrieben werden.

Wo hinterlege ich eine E-Mail-Signatur und wo erscheint sie?

Deine Signatur hinterlegst du unter Kommunikation > Einstellungen. Sie wird automatisch an jede ausgehende System-E-Mail angehängt – also an alle automatisierten Nachrichten wie Buchungsbestätigungen, Erinnerungen oder Rechnungen. Typische Inhalte einer Signatur sind Unternehmensname, Kontaktdaten, ein Abschiedsgruß oder Links zu deinen sozialen Netzwerken. Du musst die Signatur nur einmal einrichten – sie wird danach bei allen System-E-Mails automatisch verwendet.

Kann ich Zertifikate auch automatisch über einen Funnel versenden?

Aktuell nicht direkt. Der automatische Versand von Zertifikaten über einen Funnel ist nicht möglich. Zertifikate werden manuell generiert – entweder einzeln über den Aktions-Button in der jeweiligen Übersicht oder als Massenaktion über den Tools-Button. Beim Generieren kannst du direkt entscheiden, ob das Zertifikat per E-Mail versendet oder heruntergeladen werden soll. Sobald ein Abzeichen mit einem Zertifikat verknüpft ist, steht das Zertifikat nach Erfüllung aller Pflichtbedingungen automatisch im Kunden-Login zum Download bereit.

Kann ich ein Zertifikat in mehreren Sprachen erstellen?

Mehrsprachige Zertifikate sind nicht als eine einzelne Vorlage umsetzbar. Du kannst jedoch für jede Sprache eine separate Zertifikat-Vorlage anlegen und beim Generieren die passende Vorlage auswählen. So kannst du zum Beispiel eine deutsche und eine englische Version vorhalten und je nach Teilnehmer die entsprechende Vorlage nutzen.

Wie erstelle ich ein zweiseitiges Zertifikat?

Zweiseitige Zertifikate erstellst du, indem du zwei separate Vorlagen anlegst – eine für jede Seite. Beim Generieren wählst du beide Vorlagen nacheinander aus. So kannst du beispielsweise auf der Vorderseite das eigentliche Zertifikat und auf der Rückseite ergänzende Informationen oder rechtliche Hinweise unterbringen.

Kann ich den Zertifikat-Editor auch für externe Vordrucke nutzen – zum Beispiel für ZPP-Zertifikate?

Ja. Wenn du ein Zertifikat nach einem vorgegebenen Layout oder Vordruck gestalten musst, kannst du das Hintergrundbild des Vordrucks im Editor hochladen und die Platzhalter exakt an den vorgesehenen Positionen platzieren. Für die präzise Positionierung verwendest du Pixel-Koordinaten (x = Abstand vom linken Rand, y = Abstand vom oberen Rand). Ein praktisches Umrechnungstool von Zentimetern in Pixel findest du unter blitzrechner.de/pixel-zentimeter-umrechnen – bitte 72 dpi Bildschirmauflösung verwenden.

Wird eine Zertifikatsnummer automatisch vergeben?

Nein. Die Zertifikatsnummer wird nicht automatisch vergeben. Beim Generieren eines Zertifikats kannst du optional eine Zertifikatsnummer manuell eingeben, die als Platzhalter in die Vorlage eingesetzt werden kann.

Wie erstelle ich ein eigenes E-Mail-Layout?

Navigiere zu Vorlagen > E-Mail-Layouts und klicke oben rechts auf den blauen Button Anlegen. Du kannst entweder eine bestehende Vorlage aus der Bibliothek auswählen und anpassen, auf eine deiner gespeicherten Vorlagen zurückgreifen oder über „Leere Vorlage” komplett von Grund auf ein eigenes Design gestalten.

Benötige ich das Marketing-Modul, um eigene E-Mail-Layouts zu erstellen?

Nein. Die Erstellung eigener E-Mail-Layouts steht allen Accounts zur Verfügung – unabhängig davon, ob das Marketing-Modul gebucht ist.

Was passiert, wenn ich kein eigenes E-Mail-Layout anlege?

Dann wird automatisch unser neutrales Standard E-Mail Layout verwendet – mit deinem Logo im Header und deinen Kontaktdaten im Footer.

Wie lege ich ein eigenes E-Mail-Layout als Standard fest?

Klicke in der Übersicht unter Vorlagen > E-Mail-Layouts bei der gewünschten Vorlage auf das blaue Sternchen-Icon in der Aktionsspalte. Das Layout wird dadurch automatisch für alle System-E-Mails, Newsletter und Mitteilungen verwendet, für die kein spezifisches Layout separat ausgewählt wurde.

Warum kann ich manche Layouts nicht als Standard festlegen?

Das blaue Sternchen-Icon steht nur bei Layouts vom Typ „E-Mail” zur Verfügung. Layouts vom Typ „Marketing” oder „Newsletter” sind für einen spezifischen Einsatzzweck gestaltet und lassen sich daher nicht als Standardvorlage markieren. Das Standard-Layout selbst kann aber trotzdem als Ausgangspunkt für einen Newsletter verwendet werden.

Kann ich ein bestehendes E-Mail-Layout kopieren, statt es neu zu erstellen?

Ja. Über das Kopieren-Symbol (lila Icon) in der Aktionsspalte der Layout-Übersicht duplizierst du eine bestehende Vorlage. So kannst du sie unter neuem Namen weiter abwandeln, ohne das Original zu verändern.

Wofür genau brauche ich den Platzhalter [content]?

Der Platzhalter [content] sollte immer dann in deinem Layout verwendet werden, wenn die Vorlage als Standardvorlage für verschiedene Nachrichtentypen dienen soll. An der Stelle, an der du [content] platzierst, wird automatisch der individuelle Inhalt der jeweiligen Nachricht eingefügt – zum Beispiel der Text einer Terminerinnerung, einer Buchungsbestätigung oder einer Mitteilung.
So passt sich dein Layout automatisch an den jeweiligen Anlass an, ohne dass du für jede Nachrichtenart ein eigenes Layout anlegen musst.